某大型工程局工程项目签证索赔管理工作指引.pdf

- 1 - 中国建筑一局（集团）有限公司 工程项目签证/索赔管理工作指引 中国建筑一局（集团）有限公司 工程项目签证/索赔管理工作指引 第一章 总则 第一章 总则 第一条 目的 第一条 目的 为进一步规范、加强项目签证/索赔管理，确保项目合法权益的 实现及有效地控制工程项目成本，集团公司依据中国建筑股份有限 公司工程合同签证、索赔管理工作指引及中建一局集团现场签证 索赔管理办法（试行） （建一合字2010175 号） ，制订本工作指引。 第二条 适用范围 第二条 适用范围 本工作指引适用于集团公司工程项目签证/索赔管理。 第三条 定义 第三条 定义 3.1 工程签证 指在工程合同履行过程中，合同主体一方当事人因合同约定的 应当调整工作量、价、工期或认质认价的情形发生时，按合同约定的 程序和原则向另一方提出书面报告，要求确认增减工作量、调整合同 价款、延长施工工期或确认材料品质与价格的行为。工程签证包括承 包方向发包方申请的签证、分包分供方向承包方申请的签证。 3.2 工程索赔 指在工程合同履行过程中，合同主体一方当事人由于另一方不 履行或未能正确履行合同规定义务或因应该由对方承担的风险而遭 - 2 - 受损失时，向另一方提出时间、经济或名誉等方面的权益补偿或赔偿 要求的行为。工程索赔包括承包方向发包方的索赔、发包方向承包方 的索赔、承包方向分包分供方的索赔、分包分供方向承包方的索赔。 第四条 管理原则 第四条 管理原则 4.1 对业主签证/索赔管理 4.1.1 勤签证、精索赔的原则。签证/索赔工作应遵循先签证，若 签证不成再进行索赔的原则。努力将有关问题以补充协议、洽商、签 证形式解决，减少索赔事件发生。 4.1.2 一事一签、月结月清的原则。签证/索赔应坚持及时有效， 在合同约定期限内及时提出签证/索赔申请；发生一次，办理一次， 做到“一事一签，月结月清” ；减少总签证、总索赔事件发生。 4.1.3 责任明确、跟踪到位的原则。对于实际发生的签证/索赔事 件，一定要将责任分解落实到专人，并持续跟踪和追溯，直至解决。 4.2 对分包分供方签证/索赔管理 4.2.1 实事求是的原则：在与分包分供方签证的办理中须本着实 事求是的原则，严格责任制管理，切实维护企业利益。 4.2.2 规范审核流程的原则：项目部应编制详细的分包分供方签 证/索赔流程，明确签证/索赔实施责任人和审核人，严格控制分包分 供方签证。 第二章 组织机构及管理职责 第二章 组织机构及管理职责 第五条 集团公司 第五条 集团公司 负责集团项目签证/索赔管理体系的建设，负责对集团各单位签 - 3 - 证/索赔管理工作的监督、检查，负责重大签证、索赔策划的指导工 作。 第六条 集团各单位 第六条 集团各单位 6.1 公司总经济师或商务主管领导：总经济师或商务主管领导是各单 位签证、 索赔的责任领导， 负责公司签证、 索赔的协调、 监督和指导， 负责重大签证、索赔的决策工作。 6.2 公司主管部门：各单位主管部门，作为本单位签证、索赔的责任 部门，具体负责签证、索赔的监督、检查、指导工作，负责组织项目 重大签证/索赔的策划工作，负责本单位各项目签证/索赔成效评价， 负责对项目签证/索赔工作进行考核。 第七条 项目部 第七条 项目部 7.1 项目经理：为项目签证/索赔工作的第一责任人，组织项目各部 门完成项目对业主的签证/索赔、业主提出的索赔、分包分供方提出 的签证/索赔及对分包分供方的索赔工作， 并负责签证/索赔申请费用 的审批确认。 7.2 项目现场经理（机电经理） 、总工程师：负责组织落实对业主的 签证/索赔、业主提出的索赔、分包分供方提出的签证/索赔及对分包 分供方的索赔的事件确认及相关资料收集、分析。 7.3 项目商务经理：负责依据合同组织对业主签证/索赔费用的申报、 确认和对分包分供方签证/索赔费用审核工作；负责组织对业主提出 索赔的回复工作；负责对分包分供方提出的签证/索赔费用的审核确 认工作，以及对分包分供方索赔费用的计算工作。 - 4 - 7.4 项目工程部/项目机电工程人员：负责对业主的签证/索赔、业主 提出的索赔、分包分供方提出的签证/索赔及对分包分供方的索赔工 作。负责基础资料的收集、分析，并及时提供给项目商务合约部门或 项目负责资料管理的部门，确保签证/索赔资料的完整性、准确性、 有效性；协助项目商务合约部门做好索赔费用确认工作。 7.5 项目技术部/项目机电技术人员：负责编制网络计划图，确定工 程关键线路，为工期索赔提供有效支持；负责提供签证/索赔所需技 术支持资料并进行技术资料的收集、分析。 7.6 项目商务合约人员/项目机电商务人员：及时会同工程、技术人 员办理对业主的签证/索赔、业主提出的索赔、分包分供方提出的签 证/索赔及对分包分供方的索赔的费用确认工作。 负责签证/索赔费用 的计量及申请报出后的跟踪催办工作。 7.7 项目法务顾问或法务人员：负责对签证/索赔资料的时效性、完 整性、合法性进行审核确认。 第三章 对业主的签证/索赔管理 第三章 对业主的签证/索赔管理 第八条 管理要求 第八条 管理要求 8.1 集团各单位 8.1.1 公司应明确项目签证/索赔工作主管领导、 主管部门及协管 部门。 8.1.2 公司应加强对项目签证/索赔具体工作的指导， 定期对项目 - 5 - 进行签证/索赔工作检查及成效的考核。 8.2 项目部 8.2.1 在项目实施运作前，应针对项目业主及合同状况，明确对 业主签证/索赔办理流程，明确责任部门及责任人。 （参考附件一：对 业主签证办理流程、附件二：对业主索赔办理流程 ） 8.2.2 项目部在实施前应对项目合同、项目实际状况进行详细分 析，列出可能引起对业主签证/索赔的事项（参考附件三-1、三-2） 。 并在项目实施过程中不断进行修订完善。 8.2.3 在项目部的职能中，应当明确签证/索赔管理，并通过文件 或授权方式明确项目部的审批权限。 第九条 对业主签证/索赔的工作要求 第九条 对业主签证/索赔的工作要求 9.1 在签证/索赔事件发生后，相关责任人应及时向项目经理或授权 委托人报告，项目经理根据签证/索赔事项牵头组织项目部班子成员 及相关人员收集整理资料，并根据需要召开策划会，分析并提出经项 目部评审的合理的签证/索赔报告。 9.2 按照“一事一签，月结月清”原则。在签证/索赔事件发生后， 项目部应及时找业主或监理相关人员办理签证/索赔单签字，包括核 实工程量、准备相关照片或影像等证明资料的确认，并做好相关费用 的申报及确认工作，做到一事一签，月结月清。 9.3 签证/索赔费用申请报告的主要内容： （参考附表四：签证索赔费 - 6 - 用申报表） 签证/索赔申请、事件陈述（叙述变更过程、不可抗力情况及对 方失误等） 、签证/索赔理由（可作为签证/索赔依据的合同条款、法 律法规等依据） 、签证/索赔明细表（将签证/索赔总额细分、编号， 每一条目写明签证/索赔内容的名称和签证/索赔额） 、 签证/索赔时间 详述、签证/索赔事件结论、合同细节和事实情况、分包分供方对我 方的签证/索赔文件（如有） 、工期延长的计算和损失费用的估算。 9.4 签证/索赔计算 9.4.1 签证/索赔的计算根据具体事件内容， 包括费用计算和工期 计算，由项目部组织相关部门依据合同约定、事件发生状态、造成的 损失、对其它工作的影响以及双方认可的其它因素，进行费用和工期 签证/索赔计算。 9.4.2 为了提高签证/索赔的成功机会， 计算应包含对应的经济补 偿额度和（或）工期顺延时间具体的计算方法和过程，应包括签证/ 索赔总额和各分项签证/索赔额的详细计算。 9.5 签证/索赔证据 9.5.1 签证/索赔证据应保证及时、真实、全面、关联并具有法律 证明效力。证据的取得及提出应当及时，符合合同约定，并确实在实 施合同过程中存在和发生；对签证/索赔申请涉及的理由、事件过程、 影响、索赔数额等都应有相应证据，并应当能够互相说明，相互具有 关联性，不能互相矛盾；证据一般应是书面文件，有关记录、协议、 - 7 - 纪要应是双方签署的；工程中重大事件、特殊情况的记录、统计应由 合同约定的发包人现场代表或监理工程师签证认可。 9.5.2 签证/索赔证据包括招标文件、合同、各类记录文件、变更 指令、信函、通知等。 （参考附件五：对业主分包现场签证索赔资料 清单） 9.6签证/索赔申请发出后,项目部责任部门负责保存该事件的同期记 录,并有专人负责签证/索赔申请的追溯工作，直至解决。在签证/索 赔办理中，要注意签证/索赔单办理的时效性和合理性； 9.7 项目部须设置专人负责项目签证/索赔的资料管理工作，包括收 集整理资料、建立完整台帐等。所有签证/索赔基础资料必须保留原 件并保存完好，在项目完工后存档备查，项目的相关人员工作关系发 生变化时，基础资料应一并移交。 9.8 如遇复杂或重大签证/索赔事件发生，项目部须提交书面报告至 上级单位；对于争议较大不能解决的索赔，由上级单位组织成立签证 /索赔小组进行接洽、谈判。必要时报请集团公司相关部门配合实施。 第十条 对业主提出的索赔工作要求 第十条 对业主提出的索赔工作要求 10.1 对项目履约过程中，由于我方原因业主提出索赔，项目部在接 到索赔通知后， 项目经理根据索赔事项牵头组织项目部班子成员及相 关人员收集整理资料，召开索赔事件策划会，分析提出经项目部评审 的合理的回复报告，并在合同约定时限内回复。 - 8 - 10.2 如遇复杂或重大索赔事件，项目部须提交书面报告至上级单位； 对于争议较大不能解决的索赔， 由上级单位组织成立索赔应对小组进 行接洽、谈判。必要时报请集团公司相关部门配合实施。 第四章 对分包分供方的签证/索赔管理 第四章 对分包分供方的签证/索赔管理 第十一条 管理要求 第十一条 管理要求 11.1 集团各单位 11.1.1 公司应明确项目签证/索赔工作主管领导、主管部门及协 管部门，并明确相应职责。 11.1.2 公司应加强项目分包分供方签证/索赔工作进行指导，定 期对项目进行签证/索赔工作检查及成效的考核；对于超出权限、无 理由或不合理给分包分供方办理签证的责任人， 应根据所签出的签证 单涉及费用，对责任人实施经济处罚，情节严重的要承担相应的法律 责任。 11.2 项目部 11.2.1 在项目部的职能中，应当明确签证/索赔管理，并通过文 件或授权方式明确项目部的审批权限。 11.2.2 在项目实施运作前，应针对项目状况，明确分包分供方签 证/索赔办理审批流程，明确责任部门及责任人（参考附件六：分包 分供方签证索赔办理流程、附件七：分包分供方工程签证单） 。 11.2.3 对分包分供方在履约过程及结算中提出的索赔， 确实由于 - 9 - 我方原因造成的，应尽量降低赔偿费用。 11.2.4 对于分包分供方提出的索赔非我方原因造成， 应及时收集 证据资料向业主或第三方提出索赔， 必要时会同分包分供方一起实施 索赔工作。 第十二条 对分包分供方提出的签证/索赔工作要求 第十二条 对分包分供方提出的签证/索赔工作要求 12.1 分包分供方办理签证/索赔时须按项目所制定的签证/索赔表格 格式认真填写，并附相关说明；要求签证/索赔单具备完整性，包含： 签证/索赔事实发生日期或完成日期、签证/索赔提交日期、执 行签证/索赔事实的依据（工程指令等、包括口头指令） ；签证/索赔 事实及完成情况简述；涉及经济或工期索赔的数量或天数（数量应有 逻辑关系清晰的计算式） ； 12.2分包分供方提出的签证/索赔单须有相关的责任师签字并应得到 总包方现场（或机电）经理或工程部经理对签证事件的签字认可；分 包分供方提出的签证/索赔费用须得到项目商务经理和项目经理的认 可。 12.3 在项目实施中，严格控制分包分供方提出的签证/索赔: 根据合同，在合同中已经约定的内容，不能以签证形式出现； 凡造价包干内容，原则上不再签证；分包分供方提出的签证/索赔单 必须在合同约定时限内提交，分包分供方逾期提交，而又无法说明签 证/索赔事实及完成情况的，应视为无效签证/索赔； 12.4 分包分供方提出的签证/索赔避免以点工或台班计算。如确需以 - 10 - 点工或台班计算， 应具体说明工作量情况、 工人施工起止时间及人数、 机械设备运转时间及数量，否则不予办理； 12.5 分包分供方提出的签证/索赔的审核依据包括分包分供方合同、 会议纪要、工程指令、施工任务书以及实际施工情况等； （参考附件 五：对业主分包现场签证索赔资料清单） 12.6 所有资料均要求签字齐全、有效，一切未签字确认及签字不齐 全的资料不能作为签证/索赔的结算依据； 签证/索赔资料要求保留原 件，涂改后的签证/索赔及复印件不得作为结算依据； 12.7 项目部须设置专人负责项目签证/索赔的资料管理工作，包括收 集整理资料、建立完整台帐等。所有签证/索赔基础资料必须保留原 件并保存完好，在项目完工后存档备查，项目部相关人员工作关系发 生变化时，基础资料应一并移交； 12.8 对于性质重要、金额对成本影响较大的分包分供方提出的签证/ 索赔，项目部应及时上报上级单位，由上级单位组织实施签证/索赔 工作。 第十三条 对分包分供方的索赔工作要求 第十三条 对分包分供方的索赔工作要求 对分包分供方履约过程中出现的违约行为，造成我司或第三方 损失的，要及时收集证据资