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第二章 公文写作的一般原理 第一节 公文写作要素与要求 一、公文主旨 （一）什么是主旨 即主题 主题-基本意见或中心思想。 （二）确立公文主旨的原则 （基本要求） （1）主旨必须正确 （2）主旨必须务实 （3）主旨必须单一 （4）主旨必须鲜明 县教育局会议通知 各中、小学： 根据上级要求，对全县中小学状况进行一次 全面大检查。我们拟召开中小学负责人会议，现 将有关事项通知如下： 一、会议时间：1999年10月5日先在教育 局报到，会期三天。 二、参加会议人员：各中小学校长各一名。 县教育局 一九九九年九月九日 县教育局关于召开卫生工作会议的通知 各中小学、各乡（镇）教办： 市教育局年月日的通知要求：为了迅 速改变中小学存在的严重的卫生状况，各县要在近期内对 所属的中小学卫生状况进行一次全面大检查，以便找出有 效的整改措施。为此，我局决定召开全县中小学和乡（镇 ）教办负责人会议，学习有关文件，布置有关工作。 会议时间：月日上午9：00-11：00 会议地点：教育局第一会议室 出席人员：各中小学和乡（镇）教办负责人1名 县教育局 一九九九年九月九日 关于对各中小学卫生状况进行大检查的通知 各中小学、各乡(镇)教办： 按照市教育局X X X X年X月X日X X X X X X通知的要求和我局的有 关安排，我们决定用3天时间组织各中小学和各乡(镇)教办负责人对全县中小学 的卫生状况进行一次大检查。现将有关事宜通知如下： 一、时间3天(1999年10月5日7日)，具体安排如下： 15日上午10时前，参加会议人员到教育局会议室报到； 10时30分开会 ，由X X X副局长说明大检查的有关事宜； 25日下午2时30分5时30分在局会议室继续开会，由各乡(镇)教办按 我局X月X日通知要求汇报各乡(镇)中小学自我检查情况； 36日全天，分4个组分别到重点检查的中小学进行检查； 47日，上午在局会议室由各组负责人汇报检查情况，然后由X X X局长作 检查总结并布置今后工作。下午，大检查结束。 二、参加大检查人员：各中小学负责人1名，各乡(镇)教办负责人1名。 三、参加检查人员在检查进行期间的食宿由教育局统一安排。 X X县教育局 一九九九年九月九日 二、公文材料 公文材料的最大特点客观存 在性 （一）材料的类型 1、事实材料是指社会生活中真实 的事件、现象和行为。 2、理论材料包括基础理论、知识 常识、政策思想、法规依据、领导意图 等。 3、数据材料以数据、图表为主的 信息材料。 （二）收集材料的要求“多 ” 占有材料，提倡“以十当一”， 以“多”为佳。 方法：直接积累、间接积累 （三）选择和使用材料的要求 “严” 选择材料，则提倡“以一当十” ，以“严”为上。 应用文选材的要求： 1、材料要真实（要防止：断章取义、以偏 概全；夸大其词、任意拔高；移花接木、任 意挪用） 2、材料要准确（材料确凿可靠；材料确切 体现主旨） 3、材料要典型（以少胜多） 4、材料要充分（理由充足、材料充分） 5、材料要新鲜 关于建宿舍楼的请示 区人民政府： 我局下属的单位多、职工多，老职工更多。过去因无资金 从未建过一间职工宿舍。职工的住房非常困难，再不解决就会 影响职工的工作积极性。但是过去我们无条件建房，现在我局 在党的正确路线指引下，经过改革，企业有了活力。自去年来 ，我局除向国家上缴利税外，还有一些盈余。我们准备用这笔 钱，将一处商店撤消，并入附近商店，自筹资金、地皮，建一 栋三门六层的职工宿舍楼。这样既可以解决职工的住房困难， 安定职工的工作情绪，也不会因撤消商店影响附近居民购买商 品。 以上请示，恳请批准。 X X区二商局 一九九七年六月四日 关于建职工宿舍楼的请示 区人民政府： 我局下属单位有X X个、职工有X X X人，其中35岁以上的老职工有X X X人，过去因无资金我局从未建过一间职工宿舍。现在职工的住房非常困难。X X X人中住房有困难的有 X X X人，其中没有住房投亲靠友的有X X人，两代同 堂、三代同堂的有X X人。这不仅严重影响职工的生活，也影响职工的工作积极 性。 改革开放以来，在党的正确路线指引下，我们搞活了企业，去年开始，我 局除向国家上交利税X X X万元外，还有X X万元盈余。我们准备将这笔钱用于 解决职工的住房困难问题。经过充分论证，我们拟在不影响居民购物的前提下， 将X X处X X商店撤消并入附近的X X商店。在X X商店的X X X平方米的地基 上建一栋三门六层的宿舍楼。这栋宿舍楼建好以后，可以使我局 X X住房有困 难的职工的困难得到解决，有效地缓解我局职工住房困难状况。 建筑这栋职工宿舍楼，经建筑部门的匡算共需资金X X万元，全部由我局自 行解决。 恳请区政府批准我们自筹资金、地皮建一栋三门六层职工宿舍楼的请求。 特此请示，请批复。 X X区二商局 一九九七年六月四日 三、公文结构 公文的结构要素文头、标题、 称呼、正文、落款、文尾 （一）文头 主要指公文标题以上的有关格式成分。 狭义的通用公文和简报有文头。 （二）标题 公文式标题的三种形式： 1、完全性标题：发文机关+事由 +文种 2、省略性标题：事由+文种或发 文机关+文种 3、文种性标题：文种 国务院发布的国家行政机关公文处理办法中规定：公 文标题。除法规、规章性文件外，一般不加书名号。请看 下面几个公文标题，说明哪几个需加书名号。 （1）国务院批转国家税务总局关于进一步推进依法治 税加强税收管理报告的通知 （2）国务院办公厅转发国务院住房制度领导小组关于 全面推进城镇住房制度改革意见的通知 （3）国务院关于发布中华人民共和国野生动物保护实 施条例的通知 （4）国务院办公厅转发国家国有资产管理局等部门关 于1992年在全国范围内开展国有资产产权登记工作请示 的通知 （5）国务院批转国家计划委员会、国家经济委员会关 于人造板分配的暂行办法的通知 （三）称呼 又叫主送机关或行文对象、发文对 象、受文对象。 不是所有的公文都有称呼。 （四）正文 1、篇段合一式 即通篇只有一段，一段即为一篇。这种结构适用 于批转、转发、印发公文的通知或内容单纯，行 文简短的批复等公文。 2、分层表达式 通常由开头、主体、结尾三个部分组成。适合于 内容比较复杂、篇幅较长的公文。 3、分条列项式 即通篇采用条款说明的方式，主要适用于规章制 度类公文。 可分为章断条连式、总述条款式、一 条到底式。 （五）落款 通常由发文单位名称、印章、日期三部分构成。 即文件生效的日期，成文日期生效的原则是： （1）领导人签发的，以签发日期为准； （2）联合行文，以最后签发机关的领导人签发日 期为准； （3）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为 准； （4）法规性文件以文件批准日期为准； （5）一般电报、信函等以实际发出日期为准。 成文日期在文面上的位置有两种安排方式 ： 一是安排在标题之下，年月日用括号括起 来，这是经过会议集体讨论通过批准无主 送标示的公文； 二是安排在公文正文的下方。行政公文要 用汉字小写，“零”写为“O”。 （六）文尾 指落款以下的有关结构成分。在狭义的通 用公文和简报中较为常见，而其他文书中 一般不用。 四、公文语言 重要会议 请君出席 全体职工同志们： 啊，今天的会议该是多么重要啊！ 大家一定会群情振奋，踊跃参加的。 地点就在宽敞明亮、让人爽心悦目的东二楼 大礼堂。 时间是午睡后精力充沛、神清气朗的三点整 。 欲知会议内容多么重要，开会以后自见晓。 X X市经委办公室 X X年八月六日 （一）公文语言的主要表达方式 公文语言的主要表达方式为叙述、 说明和议论。 公文语言风格平直、朴实、凝 炼、简洁、庄重、得体 当上级红头文件最后一个字的音波敲击人们的耳鼓之后 ，那宽大得显然有点令人感到空旷严肃的会场，顿时像开了 锅似的。那些还在睁大眼睛、张着口舌，或者是屏住气息， 闭目凝神的不多的听传达的人们，“轰”的一声沸腾了。宽大 的会场，似乎马上狭窄了许多许多，上级的决定，真像一阵 和煦的东风，吹开了人们紧闭的心扉，宛如一轮春日的朝阳 ，驱散了人们心头笼罩的阴霾。人们笑了，活动了，雀跃起 来，水分子在瞬间获得了足以腾升的动力。角落里，两位在 闭目养神的老年人，突然年轻了10岁，不，年轻了30岁， 他们从座椅上弹了起来，眼眶里润着点点泪花，手拉手，异 口同声地进出了只有他们两人才能听得分明的一句话：“上级 决定道出了我们心声，伏枥以待的愿望就要实现了，春风吹 过了玉门关啦!” (摘自春风来了) X X厂关于传达市委加速企业改革 的决定情况的报告 本月20日下午，我们传达了市委19日下达 的关于加速企业改革的决定，全厂车间主任 、技术员以上同志到会。大家听完文件，一致表 示：文件精神完全符合我厂实际，深受鼓舞，决 心发扬改革精神，积极开拓我厂新局面。老工程 师杨X X和周 X X当场激动不已，说：“市委文 件讲出了我们的心里话，我们总算是盼到了今天 。” XXXX年X月X日 关于819库房火灾情况的报告 XXXX： 市XX仓库819库房在本月6日晚8时失火。火借风力迅速蔓延，一时浓烟滚滚火 光冲天。市消防大队接报后，马上出动6辆消防车风驰电掣般地赶到现场。消防队员 跳下车之后，个个都像进入了格斗场的斗士、人人都像山野的猴子那样机灵，占了有 利位置后立即灌救。十几条水柱就像十几条巨龙扑向大火。经过2小时的争分夺秒的 战斗，大火恶魔终于被降伏了，但此时偌大的库房，已断垣残壁、一片狼藉、雾气充 盈、焦味难闻。储存物资亦化为灰烬、让人痛心，据初步核算经济损失达数百万元， 值得庆幸的是无人员伤亡。 据查失火原因是819库房保管员李X X值班时违犯库房管理规定造成的。李X X已 是40多岁的人了，身体健壮，平时工作还是挺卖力气的，但是马虎随便的毛病也较突 出。昨天下午他带上5岁的女儿值班。下午7时多他在库房门口用炭炉煮饭，8时左右 吃过饭后将炭炉移入库房内，随手把一块硬纸皮盖在上面，锁上库房门抱着女儿哼着 小调到街上买东西了。约一个小时后，他回到库房区，感觉情况异常，将女儿放到一 旁后，慌张地打开库房门一看，里面烟雾弥漫、火苗直窜，吓得瘫在门口地上，连报 警也忘记了，女儿哇哇直哭似乎也不知道。直到总值班员闻讯赶来，才打电话呼救。 但此时已大火熊熊，整个库房都已着火。消防车赶到虽然灌救得力，但也不能挽回损 失了。 此次火灾暴露了我们管理上的严重问题。我的心情非常沉重。我们成立了以仓库 主任栗X X为组长的事故调查小组，有关情况我们会尽快详细汇报。 市X X仓库管委会 一九九七年六月九日 关于 819库房火灾情况的报告 X X X X： 市X X仓库819库房在本月6日晚8时左右发生火灾。消防队经 过两个多小时扑救，大火熄灭。但整个库房已被烧毁，库房内储存 的物资也变成灰烬。经济损失初步估计在500万元左右。所幸未造 成人员伤亡。 据查，这一火灾事故是由于库房保管员李X X违犯仓库管理规 定造成的。当天下午李X X带着5岁的女儿值班，7时多在库房门口 用炭炉煮食物，8时左右他将炭炉移入库房内并顺手把一块硬纸皮 盖在上面。随后他擅离岗位抱着女儿到街上买东西，以至灰烬引燃 纸皮酿成事故。9时左右，他回到库房打开大门，见里面浓烟弥漫 、火苗直窜，惊吓得忘了报警，致使耽误了扑救时机。 事故暴露了我们管理上的严重问题，我们已组成了以仓库主任 栗X X为组长的事故调查处理小组。有关情况我们将及时报告。 市X X仓库管委会 九九七年六月九日 （二）公文语言表达要求 1、准确性要求 2、规格性要求 3、简练性要求 4、鲜明性要求 从以下公文词语中选择合适的一个填入空中。 拟 请 特 遵照 承蒙 务求 兹经 业经 予以 妥 否 为盼 为荷 （1）下一步工作如何进行， 领导指示。 （2） 总公司领导的指示意见，我们于本月 初开始对XX问题进行了全面的调查，现报告如下： （3）希予协助 。 （4） 贵厂大力支持，特致谢意。 （5）请速研究并予回复 。 （6）以上意见 ，请批示。 （7）XX实施办法 董事会第二次全体会议 通过。现公布实行。 （8）关于XX问题 调查核实，现公布如下 ： （9）各部门要立即作出具体部署， 取得成 效。 （10）会议认为，2001年的预算安排是妥当的， 决定 批推。 函 X X大学校长： 首先让我们以X X电子工业学校的名义，向贵校表示衷心的感谢 。感谢你们为我校办学给予的很大帮助。目前我校又面临一个很难解 决的问题。 事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派X X位年 轻教师到贵校旁听进修一年。我校与贵校有关部门多次商量。但X X 位年轻教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关 键是师资。为提高我校教育质量，恳请贵校设法解决我校进修教师的 住宿问题。贵校府高庭阔、物实人济，且具宽大为怀、救人之危的美 德。以上区区小事，谅贵校不难解决。我们不知贵校还有什么实际困 难，如果这些困难我校能帮助解决的话，请尽管提出，我校会竭力去 办。再说一句，贵校如能解决我校进修教师的住宿问题，我们以我校 领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。万望函复。 X X电子工业学校 一九X X年X月X日 关于解决进修教师住宿问题的函 X X大学办公室： 我校派12名年轻教师到贵校进修一事，贵校在X月 X日的复函中表示可以安排。可是我们和贵校有关部门多 次联系，都因这些教师的住宿问题而使此事未能落实。 我校所派出进修的12位教师，都是准备下学年度开设新 课的，不落实他们的进修问题，我校下学年