“差旅费报销单(实报实销)”的填表说明.doc

“差旅费报销单（实报实销）”的填表说明本表单适用于执行差旅费“实报实销”管理的员工报销差旅费，即凭发票实报实销，无发票不予报销。本表单适用的费用范围，局限于员工因公出差期间所发生的各项费用，如交通费，食宿费、客户招待费以及其他必须的合理费用。但不包括差旅期间发生的礼品费用。员工在非差旅期间所发生的任何费用的报销均不适用于本表单。本表单包括六部分内容，具体说明如下。一、 个人信息1 “申请人姓名”、“部门”及“事业部（成本中心）”，原则上个人的差旅费由个人申请报销。因此姓名、部门及所属的事业部（成本中心）均为本人的信息。特殊情况下，需要代为其他员工申请报销的，申请人的信息应为实际发生差旅费用的员工的相关信息。2 “出差类型”，按照目的地分为国内、国外两种类型。对于一次出差目的地同时包括国内和国外两种情况的，需要分别两张表单填写。3 “币种”，指出差期间所实际使用的货币。对于一次出差使用了两种以上的货币，需要分别依据不同币种，分别填写两张以上的表单。4 “汇率”，指员工结汇（兑汇）水单所使用的汇率，财务部门有权对汇率予以最终核定。5 “出差申请”，指员工出差前所获得的经相关领导批准的出差申请表单，申请人须通过OA系统的链接将被批准的出差申请表单挂入本格内。6 “开户行”和“银行帐号”，指申请人指定的报销款汇入的银行和帐号。按照公司开户银行的要求，此处填写的银行信息，对天津员工而言，必须是员工在天津工商银行开立的本人的银行卡信息；对北京员工而言，必须是员工在北京招商银行开立的本人的银行卡信息；对于京津以外的员工，由公司财务部另行通知。非申请人本人的银行账户，将不能作为申请人收取报销款的银行帐户。二、 差旅行程信息1 “出发地点”，指员工开始本次出差的始发地，原则上应为员工的工作地。2 “目的地点”，指员工本次出差须到达的地点，根据情况可能需要填写一个以上的地点（即包括途经地点）。而且目的地点的信息需要与下一部分的“费用明细”信息中的地点信息相吻合。3 “出发日期”和“返回日期”，须按照年月日的格式填写。4 “出发时间”和“返回时间”，须按照小时分钟的格式填写，具体时间需与交通工具的发票时间相符。5 “出差夜晚数”和“出差白天数”，指申请人按照公司的“出差费用（差旅费）报销管理制度”和“出差费用（差旅费）报销管理制度实施细则”计算出的本次差旅所包括的夜晚数和白天数。6 “住宿定额”和“餐费定额”，指申请人按照公司的“出差费用（差旅费）报销管理制度”和“出差费用（差旅费）报销管理制度实施细则”所规定的每日每夜的定额标准。7 “住宿报销上限”和“餐费报销上限”，只由公式自动计算得出，无需申请人填写。三、 费用明细信息1 “日期”和“地点”，指本次出差所经历的日期和途径的地点，申请人需逐日、逐地填写，本处信息对下面的各项费用（项）具有约束力，即下面各项费用的填写必须与费用发生的日期、费用发生的地点一一对应（即，某日在某地发生的某项费用须填写在同一行中）。2 “住宿”和“餐费”，指申请人依据本次出差所实际发生、并取得正规发票的住宿和就餐费用的金额据实填写。3 “长途交通费”和“短途交通费”，指申请人依据本次出差所实际发生、并取得正规发票的交通费用的金额据实填写。原则上长途交通费是指城市之间的交通工具产生的费用，短途交通费是指同一城市内的交通工具产生的费用。4 “招待费”，指出差期间因工作需要招待客户所发生的餐饮费用。申请招待费报销，申请人须按照公司的“出差费用（差旅费）报销管理制度”和“出差费用（差旅费）报销管理制度实施细则”的规定填写“招待费报销单”（格式及填写方法与以往的方法一致），并通过下面的“其他信息”中的“上传附件”功能挂入本表单中。5 “扣减项”，指申请人在出差期间发生的可予报销的费用中，应由申请人个人承担的那部分费用。如与“招待费”对应的个人餐费补助应予扣减。6 “其他费用”，指申请人在出差期间发生的除上述费用以外的合理费用，须凭正规发票据实填写。7 差旅费用“合计（原币）”、“合计（人民币）”，均由公式自动计算，无需申请人填写。8 上述费用如果是以外币支付的，填写时也以外币原币为单位直接填写到相应的位置。四、 项目费用分摊信息本部分信息仅适用于为项目提供管理和服务的项目部人员以及售后应用服务工程师，其他员工不需填写此部分信息。1 “项目”，指本次出差所服务的项目名称，如果涉及多个项目，需逐行填写，每行只能填写一个项目。2 “项目号”和“合同号”，指本次出差所服务的项目号和对应的合同号。3 “金额”，指本次出差所发生的费用中应分配到相应项目上的费用金额。如果涉及多个项目，需要申请人按照工时等合理方式将差旅费用分配到各个项目。分配后的各项目的金额合计不得超过本次差旅费报销总额。五、 结帐信息1 “预支借款”，指申请人在本次出差前预支的差旅费借款。但不包括作为备用金管理的差旅借款。2 “可予报销金额”和“应付公司/应付员工”，由公式自动计算，无需申请人填写。3 “报销金额”，由财务审核人员审核无误后填写。4 “现金/银行”，由财务审核人员根据公司支付结算制度选择填写。5 “员工签收”，指财务付款人员以现金方式支付时，收款人签字确认。六、 其他