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红字票通知单管理系统技术培训红字票通知单管理系统技术培训 技术服务中心 目 录 第一章 系 统 介 绍 第二章 开票端新增功能 第三章 常见问题解答 第一章 系统介绍 1.1 背景介绍 1.2 实现方法 1.1 背景介绍 国家税务总局对增值税专用发票使用 规定进行了修订，专门下发了国税发 2006156号及200718号文 规定要求，一般纳税人在取得专用发票 后需开具红字发票时，需要执开具红字增 值税专用发票申请单到税务机关先开具 开具红字增值税专用发票通知单，再由企 业在开票系统中开具红字发票 1.1 背景介绍 为了进一步加强对红字专用发票的 管理，航天信息依照总局业务需求，对原 防伪税控系统进行功能改进，开发了红字 票管理系统，增加了对通知单和申 请单的电子信息化管理。在报税时，税 务端会对红字发票与系统中记录的通知单 进行比对，从而更有效地对红字发票进行 监管。 1.1 背景介绍 根据国家税务总局要求，开发好的 红字票管理系统于2007年6月、2008年2月 在宁波和浙江省的嘉兴市、绍兴市进行了 两个阶段的试运行。 试运行后，根据用户建议对软件进 行了修改完善，目前具备向全国推行的条 件。 1.1 背景介绍 1.2 实现方法 开票子系统升级到6.13 新增“开具红字增值税专用发票申请 单 ”开具和导出功能。 改进红字发票开具功能，提供“直接 开具”和“导入红字发票通知单”两种方 式开具。 1.2 实现方法 第二章 开票端新增功能 3.1.1 红字发票申请单 3.1.2 红字发票填开方式 增加红字票申请单模块：实现开具、查询、修改、删除和增加红字票申请单模块：实现开具、查询、修改、删除和 导出申请单功能导出申请单功能 3.1.1 红字发票申请单 开具红字发票申请单 申请单修改查询 申请单导出 【第一步第一步】进入进入“发票管理发票管理”界面，点击界面，点击“红字发票红字发票 申请单申请单/ /申请单填开申请单填开”菜单，弹出申请单信息选择界菜单，弹出申请单信息选择界 面。面。 开具红字发票申请单 开具红字发票申请单 【第二步第二步】在红字发票申请单信息选择界面中，可以选在红字发票申请单信息选择界面中，可以选 择两种方式：购买方申请和销售方申请。择两种方式：购买方申请和销售方申请。 当选择购买方申 请，且已抵扣时 ，只需选择发票 种类，不需要填 写对应蓝字发票 代码和发票号码 （无法输入） 开具红字发票申请单 【第二步第二步】在红字发票申请单信息选择界面中，可以选在红字发票申请单信息选择界面中，可以选 择两种方式：购买方申请和销售方申请。择两种方式：购买方申请和销售方申请。 当选择购买方申 请且未抵扣时， 应根据实际情况 选择对应的具体 未抵扣原因，然 后选择发票种类 ，并填写对应蓝 字发票代码和号 码 开具红字发票申请单 【第二步第二步】在红字发票申请单信息选择界面中，可以选在红字发票申请单信息选择界面中，可以选 择两种方式：购买方申请和销售方申请。择两种方式：购买方申请和销售方申请。 当选择销售方申 请时，应根据实 际情况选择对应 的申请开具原因 ，然后选择发票 种类，并填写对 应蓝字发票代码 和号码 开具红字发票申请单 【第二步第二步】在红字发票申请单信息选择界面中，可以选在红字发票申请单信息选择界面中，可以选 择两种方式：购买方申请和销售方申请。择两种方式：购买方申请和销售方申请。 开具红字发票申请单 【第三步第三步】购买方申请时，直接进入如上图所示的申请购买方申请时，直接进入如上图所示的申请 单填开界面，填写信息后即可打印并保存。销售方申请单填开界面，填写信息后即可打印并保存。销售方申请 时，进入第四步。时，进入第四步。 1.1.购买方申请时，必需填写销方信息和要开具购买方申请时，必需填写销方信息和要开具 红字发票的商品信息。红字发票的商品信息。 2.2.商品信息最多可以开商品信息最多可以开8 8行行。 3.3.商品数量和金额必须为负数。商品数量和金额必须为负数。 开具红字发票申请单 【第四步第四步】系统显示可以开具负数发票的提示信息，点系统显示可以开具负数发票的提示信息，点 击击“确定确定”按钮。按钮。 在销方开票系统 中查找到的对应 的蓝字发票信息 开具红字发票申请单 【第五步第五步】系统进入如上图所示的申请单填开界面，填写系统进入如上图所示的申请单填开界面，填写 信息后即可打印并自动保存。信息后即可打印并自动保存。 1.1.销售方申请时，系统会自动根据蓝字发票调销售方申请时，系统会自动根据蓝字发票调 出购方信息和商品信息。若找不到蓝字发票，出购方信息和商品信息。若找不到蓝字发票， 则需要手工填写购方信息和商品信息。则需要手工填写购方信息和商品信息。 2.2.手工填写商品信息最多可以开手工填写商品信息最多可以开8 8行行。 3.3.手工填写商品数量和金额必须为负数。手工填写商品数量和金额必须为负数。 开具红字发票申请单 申请单修改查询 申请单导出 申请单修改查询 【第一步第一步】点击点击“红字发票申请单红字发票申请单/ /申请单修改查询申请单修改查询” 菜单项，系统弹出红字发票申请单查询界面。菜单项，系统弹出红字发票申请单查询界面。 申请单修改查询 【第二步第二步】设置好查询月份后，点设置好查询月份后，点“确定确定”按钮，系统显按钮，系统显 示申请单查询界面，在此可进行查看明细、修改和删除。示申请单查询界面，在此可进行查看明细、修改和删除。 目前开票系统对 已开具申请单的 修改与删除没有 时间限制，但企 业应根据实际情 况进行修改或删 除 。 开具红字发票申请单 申请单修改查询 申请单导出 申请单导出 主要功能：主要功能：申请单导出成功后，在保存路径下申请单导出成功后，在保存路径下 可找到导出的可找到导出的xmlxml文件，将该文件通过苏州国税文件，将该文件通过苏州国税 绿色通道系统上传给主管税务机关，关于如何绿色通道系统上传给主管税务机关，关于如何 使用绿色通道的上传功能详见该文章的附件使用绿色通道的上传功能详见该文章的附件3 3， 本文是附件本文是附件2.2. 申请单导出 【第一步第一步】点击点击“红字发票申请单红字发票申请单/ /申请单导出申请单导出”菜单菜单 项，系统弹出红字发票申请单导出界面。项，系统弹出红字发票申请单导出界面。 申请单导出 【第二步第二步】选择月份后点击选择月份后点击“确定确定”按钮，系统显示该按钮，系统显示该 月已开的所有红字发票申请单的列表，选择需要导出的月已开的所有红字发票申请单的列表，选择需要导出的 申请单，点击申请单，点击“导出导出”按钮，系统提示是否继续。按钮，系统提示是否继续。 申请单导出 【第三步第三步】点击点击“确认确认”按钮，选择导出申请单的保存按钮，选择导出申请单的保存 路径，点击路径，点击“确定确定”按钮即可。按钮即可。 说明： 1、导出申请单时，可以一次导出一个，也 可以利用“Ctrl”键和“Shift” 键一次导出多个 。 2、每个申请单对应导出一个xml文件，文 件命名规则是：税号_ 开票机号 _年月序号。 申请单导出 3.1.1 红字发票申请单 3.1.2 红字发票填开方式 直接开具方式：指销方在获得通知单后， 采用手工输入通知单编号等信息的方式开具 红字发票。无论是购方申请还是销方申请， 销方都可以在取得通知单后利用该功能开具 红字发票。 3.1.2 红字发票填开方式 导入红字发票通知单方式导入红字发票通知单方式：指销方采用直：指销方采用直 接导入从税务端获得的通知单电子文件来接导入从税务端获得的通知单电子文件来 开具红字发票。只有在销方申请开具红字开具红字发票。只有在销方申请开具红字 发票的情况下，才能从销方税务机关获得发票的情况下，才能从销方税务机关获得 通知单电子文件的下载。通知单电子文件的下载。 直接开具方式 导入红字发票通知单方式 （目前不推荐此种开票方式 ，故不做介绍） 直接开具方式 【第一步第一步】在发票填开界面中，点击在发票填开界面中，点击“负数负数”按钮，在按钮，在 下拉菜单中选择下拉菜单中选择“直接开具直接开具” ” 。 直接开具方式 【第二步第二步】系统弹出通知单编号输入窗口，输入两遍通系统弹出通知单编号输入窗口，输入两遍通 知单编号后，点击知单编号后，点击“下一步下一步”按钮。按钮。 必须输入两遍16 位的通知单编号 ，否则无法继续 开具红字发票， 输入后以密文显 示 通知单编号：通知单编号： 系统开具通知单时自动生成通知单编号、号码全国唯一系统开具通知单时自动生成通知单编号、号码全国唯一 第1-6位 主管税务机关代码 十六位编号： 第7-10位 年份和月份 第11-15位 开具的顺序号 11010111010111010108050805080500002700002000027 7 第16位 校验位 直接开具方式 说明： 1、如果企业仍持有不符合上述编号规则的 旧通知单，则在开具红字专用发票时需按下述 方式输入16位编号，其规则为：编号前十位固 定为1234569911，后六位为旧通知单编号的后 6位（若旧通知单编号超过6位，则取其后6位 ；若不足6位则前面填0补齐）。 直接开具方式 说明： 2、一张通知单只能对应开具一张红字发票 ，即不能使用同一张通知单重复开具红字发票 ，如果输入的通知单编号已经开具过红字专用 发票，则在输入编号后系统后提示申请单重复 ，不能继续开具。 直接开具方式 说明： 3、一张蓝字专用发票可以分多次进行红冲 ，所以也可对应多份通知单。在开具通知单时 ，系统自动校验对应同一份蓝字专用发票的多 份通知单的合计金额、税额不大于该份蓝字专 用发票的金额、税额时才允许开具 。 直接开具方式 直接开具方式 【第三步第三步】系统弹出正数发票代码号码填写窗口，根据系统弹出正数发票代码号码填写窗口，根据 需要决定是否输入发票代码号码后，点击需要决定是否输入发票代码号码后，点击“下一步下一步”按按 钮。钮。 通知单上有对应 蓝字专用发票代 码、号码的，则 需输入，否则， 不需要输入 。 直接开具方式 【第四步第四步】系统显示出本张红字发票对应的正数发票票系统显示出本张红字发票对应的正数发票票 面信息面信息 ，核对无误后点击，核对无误后点击“确定确定”按钮按钮 。 直接开具方式 【第五步第五步】系统显示出本张红字发票电子票面信息。系统显示出本张红字发票电子票面信息。 第三章 常见问题解答 常见问题解答 1.实现了红字专用发票的信息化管理后， 企业开具发票主要有哪些变化 ？ 答：主要是企业在开具红字专用发票（包答：主要是企业在开具红字专用发票（包 括废旧物资发票）时发生了变化，而开括废旧物资发票）时发生了变化，而开 具红字普通发票及各种正数发票均无变具红字普通发票及各种正数发票均无变 化。升级前开具红字专用发票必须输入化。升级前开具红字专用发票必须输入 对应的正数发票代码、号码，升级后开对应的正数发票代码、号码，升级后开 具红字专用发票时则必须输入通知单编具红字专用发票时则必须输入通知单编 号。号。 常见问题解答 2.如果企业的开票系统在升级为V6.13之前 已经取得了手工通知单，升级后需开具该张 红字发票，此时是否需要重新申请通知单？ 答：不需要，企业可以根据已获得的手工答：不需要，企业可以根据已获得的手工 通知单来开具该张红字发票，只需取手通知单来开具该张红字发票，只需取手 工通知单编号的后工通知单编号的后6 6位，并在其前加上位，并在其前加上 12345699111234569911即可。对于手工通知单编号即可。对于手工通知单编号 不足不足6 6位的手写通知单在其前填位的手写通知单在其前填0 0补齐。补齐。 常见问题解答 3.在开具红字专用发票时，点击“负数”后需选择 “直接开具”或“导入红字发票通知单”，这两者 有什么区别？分别在什么情况下使用？ 答答“直接开具直接开具”是指销方在获得通知单后，采用手是指销方在获得通知单后，采用手 工输入通知单编号等信息的方式开具红字发票。工输入通知单编号等信息的方式开具红字发票。 无论是购方申请还是销方申请，销方都可以在取无论是购方申请还是销方申请，销方都可以在取 得通知单后利用该功能开具红字发票。得通知单后利用该功能开具红字发票。 “导入红字发票通知单导入红字发票通知单”是指销方采用直接导入从是指销方采用直接导入从 税务端获得的通知单电子文件来开具红字发票。税务端获得的通知单电子文件来开具红字发票。 只有在销方申请开具红字发票的情况下，才能从只有在销方申请开具红字发票的情况下，才能从 销方税务机关获得通知单电子文件的下载。销方税务机关获得通知单电子文件的下载。 常见问题解答 4.在利用“导入红字发票通知单”功能开 具负数发票时，选择了XML文件，但系统提 示“通知单号校验未通过”，是何原因？ 答：这是由于选择的答：这是由于选择的XMLXML文件不是从税务端导文件不是从税务端导 出的通知单文件造成，例如可能选择的是出的通知单文件造成，例如可能选择的是 本企业开具后导出的红字发票申请单文件本企业开具后导出的红字发票申请单文件 。从开票系统中导出的红字发票申请单文。从开票系统中导出的红字发票申请单文 件命名规则为：件命名规则为：税号税号_开票开票 机号机号_年月年月序号序号，而，而 从税务端导出的红字发票通知单文件命名从税务端导出的红字发票通知单文件命名 规则为：规则为：税号前税号前6 6位位年月年月序序 号号校验位校验位，对两者应加以区分。，对两者应加以区分。 常见问题解答 5.直接开具红字专用发票时必须输入通知 单编号，那正数发票代码、发票号码是不 是可以不输入？ 答：是否输入正数发票代码、号码需视通答：是否输入正数发票代码、号码需视通 知单内容而定，如果通知单上有对应的知单内容而定，如果通知单上有对应的 正数发票代码、号码，则需输入，否则正数发票代码、号码，则需输入，否则 ，不需输入代码、号码。，不需输入代码、号码。 常见问题解答 6.在开票系统V6.13中填开申请单时，什么 情况下需要输入蓝字发票的代码与号码？ 答：在购方申请开具并选择未抵扣与销方答：在购方申请开具并选择未抵扣与销方 申请开具时需输入蓝字发票代码与号码申请开具时需输入蓝字发票代码与号码 ，由购方申请开具且选择已抵扣时无需，由购方申请开具且选择已抵扣时无需 输入蓝字发票代码与号码。输入蓝字发票代码与号码。 常见问题解答 7.根据获得的通知单开具红字专用发票后 ，如果发现开具的红字发票有误，是否可 以作废该张红字发票？作废后如果仍要开 具此张红字发票，是否需要重新申请开具 ？ 答：可以作废已开具的红字发票。作废后答：可以作废已开具的红字发票。作废后 仍可根据原通知单开具正确的红字发票仍可根据原通知单开具正确的红字发票 ，无需重新申请开具。，无需重新申请开具。 常见问题解答 8.在什么情况下可以对保存后的申请单进 行修改与删除？ 答：开票系统答：开票系统V6.13V6.13对已开具申请单的修对已开具申请单的修 改与删除没有时间限制，但企业应根据改与删除没有时间限制，但企业应根据 实际情况进行修改或删除。实际情况进行修改或删除。 常见问题解答 9.在哪些情况应由购买方向主管税务机关 申请开具通知单？ 答（答（1 1）购买方获得的专用发票认证相符且）购买方获得的专用发票认证相符且 已进行了抵扣，之后因发生销货退回或已进行了抵扣，之后因发生销货退回或 销售折让需要做进项税额转出；（销售折让需要做进项税额转出；（2 2）购）购 买方获得专用发票后因以下问题无法抵买方获得专用发票后因以下问题无法抵 扣时：扣时：专用发票抵扣联、发票联均无专用发票抵扣联、发票联均无 法认证；法认证；专用发票认证结果为纳税人专用发票认证结果为纳税人 识别号认证不符；识别号认证不符；专用发票认证结果专用发票认证结果 为专用发票代码、号码认证不符；为专用发票代码、号码认证不符；所所 购货物不属于增值税扣税项目范围。购货物不属于增值税扣税项目范围。 常见问题解答 10.销方在哪些情况下可以向主管税务机关 申请开具通知单？ 答：答：由于开票有误购买方拒收专用发票由于开票有误购买方拒收专用发票 的，销售方必须在专用发票认证期限内的，销售方必须在专用发票认证期限内 向主管税务机关提出申请；向主管税务机关提出申请；由于开票由于开票 有误等原因尚未将专用发票交付购买方有误等原因尚未将专用发票交付购买方 的，销售方必须在开具有误专用发票的的，销售方必须在开具有误专用发票的 次月内向主管税务机关提出申请。（销次月内向主管税务机关提出申请。（销 售方应该及时发现开票错误，若开票当售方应该及时发现开票错误，若开票当 月发现的则作废处理，次月发现的需要月发现的则作废处理，次月发现的需要 开具红字发票，若下下月才发现错误则开具红字发票，若下下月才发现错误则 可与购买方协商按照拒收处理。）可与购买方协商按照拒收处理。） 常见问题解答 11.目前哪几类发票需要依据税务机关的通 知单才能开具红字发票？ 答：增值税专用发票和废旧物资专用发票答：增值税专用发票和废旧物资专用发票 受通知单的管理，其中对应废旧物资专受通知单的管理，其中对应废旧物资专 用发票的通知单上没有打印税率和税额用发票的通知单上没有打印税率和税额 ，左上角打印了，左上角打印了“废旧物资废旧物资”字样。增字样。增 值税普通发票可以直接开具红字发票，值税普通发票可以直接开具红字发票， 不受通知单管理的限制。不受通知单管理的限制。 常见问题解答 12.同一份通知单可以对应多份红字专用发 票吗？ 答：按