Word与Excel实用技巧(二).docVIP

利用WORD制作好的请柬难点分析：我们在从事文秘工作时，经常需要编辑和打印简历、宣传稿、贺卡等文档。这些文档往往需要具有优美的外观，那么怎么使用office来迅速制作出这类文档呢？下面我们就以制作请柬为例，来看一下这类文档的制作。 页面设置一般的请柬往往不使用普通大小的纸张，如：A4或B5纸。下面我们首先定义请柬所使用的纸张。单击“文件”菜单，选择“页面设置”命令，进入“页面设置”对话框后选择“纸型”选项卡，单击“横向”单选框，在“纸张大小”下拉列表里选择“自定义大小”，在“宽度”和“高度”文本框中输入请柬的宽度和高度数值，这里请柬的宽度是26cm，高度是20cm，这时对话框右面的预览区中给出了纸张的大概形状，单击“确定”按钮。保证WORD处于页面视图中，在“常用”工具栏的“显示比例”下拉列表里选择“整页”。我们就在工作区看到请柬页面的全部了。 边框的使用在一张白纸上写请柬的内容过于平白，我们来修饰一下纸张。单击“格式”菜单，选择“边框和底纹”命令，进入“边框和底纹”对话框，单击“页面边框”标签，在设置部分选择“方框”，单击“艺术型”下拉列表，选择边框图案，单击“确定”按钮，您看文档的页面就多了一个边框了。我们现在把页面分为两栏，这样请柬的文字可以分为左右两个部分。我们现在单击“格式”菜单，选择“分栏”命令，进入“分栏”对话框，在“栏数”文本框中输入2，单击“确定”按钮，注意标尺的变化，现在标尺有了两段白色的部分，说明页面已经分成了左右两栏了。 插入图形为了使页面更加丰富多彩，插入图形是必不可少的，我们可以插入一个自己编辑的图形文件，也可以插入office自带的剪贴画，还可以使用自选图形。现在我们单击“视图”菜单，选择“工具栏”选项，单击“绘图”，在Word窗口下面就会显示出“视图”工具栏。我们单击“矩形”按钮，在页面上画一个狭长的矩形，在矩形上右单击鼠标键，选择“设置自选图形格式”，进入“设置图形格式”对话框，单击“填充颜色”下拉列表，选择“填充效果”，在“颜色”下拉列表里选择绿色。底纹样式选择“纵向”，在“变形”框里选择突出效果，单击“确定”按钮。选择“线条颜色”为深灰色。单击“线形”下拉列表，选择最细的线型，单击“大小”选项卡，将宽度设置为0.2cm。单击“确定”按钮。您看这就出现了一个有突出效果的线条。实际上它不过是一个有突出效果填充的矩形。我们用鼠标把它拖动到页面的中央，为了更细致地移动它，我们按住“ctrl键”用上下左右键进行进一步的调整，直到满意为止。好了现在我们输入请柬的正文，并设置具体的字体字号，就得到下面的结果。 插入艺术字很显然，现在页面的左下脚有太多的空白，我们可以在这一片空间里放一些贺词，不过我们不是简单地输入文字，而是使用艺术字体。这样有两个好处：一个是可以设置文字的特殊效果，另一个是字的大小可以任意的调整。我们单击“绘图”工具栏“艺术字体”按钮，选择一种艺术字体式样，单击“确定”按钮。输入贺词，选择合适的字体，单击“确定”按钮。现在艺术字已经插入到页面中了，不过它的位置和大小还需要进一步调整，我们用鼠标拖动它到合适的位置，拖动艺术字体的四周控点改变它的大小，直到合适为止，在默认情况下随着艺术字体框的变大，字也会随着变大。 使用背景 现在的页面已经相当紧凑了，唯一的不足就是页面的背景不足以很好地配合文字。单击“绘图”工具栏上的“矩形”按钮，拖动鼠标，在页面上画出一个大的矩形，然后打开“绘图”工具栏的“填充颜色”下拉列表，选择“填充效果”，进入“填充效果”对话框，单击“纹理”选项卡，选择合适的纹理，单击“确定”按钮。在矩形上右单击鼠标键，选择“设置自选图形格式”命令，在“颜色和线条”选项卡里将线条颜色设置为“无”。单击“确定”按钮，这样矩形就没有边框了。调整矩形的大小和位置使它覆盖整个页面，右单击鼠标键，选择“叠放次序”，单击“衬于文字下方”，这样矩形就不会覆盖住文字了。单击文字的末尾，这时插入点切换到了文档的结尾处，我们单击“插入”菜单，选择“分隔符”命令，在“分页符”单选按钮被选中的情况下，单击“确定”按钮，这样就新建立了一个页面。用同样的方法，我们编辑该页面，它将作为请柬的封面。现在背景图片是一个插入的图形，但是由于它太鲜艳，所以页面不协调，我们单击背景，单击图片工具栏的减小对比度按钮，直到整个封面协调为止。 请柬的打印我们编辑的两个页面实际上是一张纸的两面。由于在打印完一面时要将纸翻过来打印另外一面，所以第二页的“请柬”二字是放在右面的，这样在纸翻过来打印封面时才可以保证方向正确。那么怎么打印呢？我们单击“文件”菜单，选择“打印”令，进入“打印”对话框，在“打印范围”文本框中输入1，打印第1页。在打印完第一页之后要将纸翻过来，并将纸的上缘送入打印机的进纸口，再打印第二页，这样，才不会把纸的方向搞反。举一反三：会编辑请柬之后，类似的文档比如：贺卡、选票等等都可以用同样的方法来制作。您看，这就是我们用类似的方法制作出来的选票，它也有正反面，每一张纸其实是两张选票，我们把正反面打印出来之后，再将纸从中间裁开就可以了。 日常费用统计目标：根据公司日常费用记录表，使用Excel进行人员费用的统计。实例：这是已经制作好的公司日常费用记录表，表中主要包括编号、日期、姓名、部门、摘要、入额、出额、余额等。难点分析：1)数据表能统计什么？使用Excel建立日常费用记录表是很容易的，每多一项入额或出额，就将这一记录输入到表中。日积月累，数据就很多了，您可以按各种不同的办法进行统计。下面我们看一下能够统计出一些什么信息：这是“部门-摘要”表，表中统计出了每个部门的各种费用的总开支。比如，企划部门的办公费用总计764元，销售部门的差旅费共3700元。这是“摘要-时间”表，表中统计出了每个月各种费用的总开支。比如一月份办公费用总计760元，而1-4月份办公费用总共为3064元，我们还可以看到，一月份各种费用开支总计2760元。这是“部门-时间”表，表中统计出了每个月各个部门的总开支。比如一月份生产部门费用总计580元，而1-4月份生产部门费用总共为10540元，我们还可以看到，一月份各部门费用开支总计2760元。怎么样，有了一个原始的数据表，就可以统计出这么多信息来，是不是很神奇？如果您想当一名好秘书、好管家，就和我一起学一学如何建立这样的统计表吧！2)如何进行数据统计？下面我们切换到原始数据表中，一起建立一个“部门-时间”工作表。在“数据”菜单中选择“数据透视表和图表报告”命令，进入“数据透视表和数据透视图向导”对话框，单击“下一步”；这一步要指定汇总数据的区域，单击“选定区域”文本框右侧的拾取按钮；在当前工作表中选取“A3”到“J33”单元格，这时文本框内出现“Sheet1!$A$3:$J$33”字样，再单击拾取按钮，然后单击“下一步”；下面我们单击“版式”按钮，来规划设计自己的数据透视表；然后将右侧的“年”按钮拖到“页”区域，将“月”和“日”按钮拖到“行”区域，将“部门”按钮拖到“列”区域，将“出额”按钮拖到“数据”区域，“出额”就显示为“计数项：出额”，双击它，选择“汇总方式”为求和；单击“确定”按钮，再单击“确定”按钮，最后单击“完成”按钮，新的数据透视表建成了。单击工具栏上“显示比例”按钮旁的下拉箭头，在弹出的下拉列表中，选择“75%”，所有的数据就都能看到了。举一反三：以上以“部门-时间”工作表的建立方法为例介绍了如何利用已有的数据表进行数据的统计分