ERP管理系统物资采购管理在漳山发电有限责任公司的应用.doc

ERP管理系统物资采购管理在漳山发电有限责任公司的应用摘要：本文主要是介绍了北京能源投资（集团）有限公司下属某企业在ERP管理系统应用前物资管理方面存在的问题和ERP管理系统物资采购管理方面应用和推广过程，供读者参考。abstract : for readers ,this paper mainly introduces materials management problems the Beijing energy investment Holding co., LTD subordinate enterprises appeared before applicating the EnterpriseResourcePlanning system and the experience the subordinate enterprises applicated and extended the EnterpriseResourcePlanning system.关键词：管理现状 应用推广 数据共享一、概述：ERP是企业资源计划系统EnterpriseResourcePlanning的简称，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策及员工提供决策运行手段的管理平台。由于ERP系统以其集信息技术与先进的管理思想于一身的特点，所以北京能源投资（集团）有限公司决定在集团内部企业管理中推广和应用ERP管理系统。本文主要是简单介绍了北京能源投资（集团）有限公司下属某企业物资管理方面存在的问题和ERP管理系统物资采购管理方面应用和推广过程，供读者参考。由于ERP管理系统物资管理共涉及二十几项内内容，相当庞大，因本文篇幅有限，这里主要就物资管理中的物料和采购等几项进行简要介绍。二、ERP管理系统应用之前物资管理现状：2012年之前，山西漳山发电有限责任公司曾先后应用MIS系统，U890系统对物资进行管理，物资管理没有一套完整的系统支持，物资计划申请审批、物资采购询报价，招投标及审批、物资采购到货，收货，验收，入库管理、物资采购结算、合同的审批和签订等各项管理工作，各个流程相对独立，无法达到信息共享，彼此之间的信息只能通过人工汇总，整理，物资管理基本上是一种粗放式管理。因此，物资管理不能有效地为公司高层提供一些及时，准确的数据统计，制约着公司高层的决策。山西漳山发电有限责任公司在应用ERP管理系统之前，物资管理存在问题主要表现在下面几个方面，严重制约物资管理走上精细化管理： 1. 物料数据方面：物料数据名称、规格、单位等数据不完整，不规范，存在许多重码，错码，乱码的问题，一码多物，多码对应一物的现象时有发生，由此造成仓储物资货位管理比较混乱。2. 供应商管理：对于供应商的相关资料保存基本采用纸质收集或电子版保存，收集整理后由专人负责保管，在查询时非常不方便，供应商进入采购供应链的审查等程序不规范，后续监督管理相对滞后，没有一套较先进的管理系统支持来对供应商进行行之有效的制约和评价。3. 询报价管理:由于没有一个较好的询比价和招投标平台，采购询价的方式多采用单一的传真询报价和邀请招标方式，供方市场面较窄，所以在实施过程中，往往无形中会发生一些采购成本高，采购环节出现管理漏洞等问题。4. 仓库管理：仓库收发货虽然有一套管理制度，但由于没有一套比较可靠的管理系统支持，仓库管理受工作人员的职业素质影响较大，工作效率整体比较低。例如，仓库借出的物资，是由手工制成的凭证，一旦保管和整理不善，查找非常不便。仓库发货时，由于没有一套较为先进和完善的数据库，查找物料时，从原来的管理系统查找货位时非常繁琐，有时还没有靠库管人员的记忆来的方便，如果仓库管理人员不在，则无从查找。尤其是机组大修时，常常会出现仓库外面排队领料的场面，另外，在仓库盘库时，也经常出现盘亏，盘盈，但经过再查找，却发现一码多位或多码一位。仓库收货，发货，验收入库等不能实现实时监控，仓库物资帐面与财务帐面数据月月存在差异，需人工进行核对，致使物资管理帐面物资暂估数据居高不下，严重影响制约管理精细化发展要求。5. 物资采购结算:由于财务和物资没有一套资源共享的管理系统，因此财务和物资管理脱节，采购人员无法及时准许确掌握结算情况，物资采购合同款付款往往滞后甚或遗漏，极易引发合同违约责任等问题，给公司造成许多的负面影响。由于物资收发货没有一套较完整的管理软件，在物资库存出入库费用的统计不能全面正确的进行统计，物资帐面与财务帐面经常差异，帐务暂估数值长期居高不下，物资管理不能为公司高层提供准确的信息进行管理决策。三、ERP管理系统应用和推广：2012年年初，我公司为响应集团号召，决定引进ERP管理系统。公司领导高度重视，责成专人成立ERP项目组，在ERP软件开发公司埃森哲公司的技术人员的大力支持和帮助下，在公司各部门工作人员齐心携力，共同努力下， 2012年9月ERP管理系统已逐步替代原来的管理软件，在公司各管理层面实施和应用。ERP管理物资管理部门的推广和应用主要分三个阶段：第一阶段，准备阶段：在开始ERP管理系统应用之初，公司召开了一次全公司范围内“ERP管理系统应用”动员大会，将ERP管理系统应用列入公司年度工作中的一项重要的任务。公司在人力，财力，物力方面，给予了大力支持，先后投资采购一批电脑，并安排了专门的办公场地，作为ERP培训基地，并且从有关部室抽调技术股干，做为ERP管理系统应用专责人，赴京能集团总部参加为期二个月的ERP培训。公司结合ERP管理系统的特点，对工作标准、管理标准、技术标准三项标准重新进行修订，在保持原来比较成熟的管理模式，引入ERP软件开发公司软件的先进管理重新进行设计。公司在应用ERP管理系统之前，组织各有关人员对ERP管理系统基本知识和操作技能进行强化训练，摸拟ERP软件培训，通过多次培训，使有关人员基本掌握了ERP管理系统的基本知识，具备简单的操作技术。第二阶段：分段实施阶段：首先，由物资部牵头，对物资管理中的物资采购计划申请审批流程、物资采购询报价，招投标及审批流程、物资采购到货，收货，验收，入库流程、物资采购结算流程、合同的审批和签订流程等进行了认真细致的梳理，在公司现有管理模式基础上，结合ERP管理系统的先进的设计理念，对相关的物资管理流程进行了设计。第二，整理完善基础数据。首先将公司之前收集的物料基础数据，进行汇总，补充、修改完善，然后导入ERP管理系统；供应商数据等进行搜集整理，对之前与我公司长期合作，有着良好信誉的供应商收集有关的营业执照、税务登记、组织机构代码、以及代理证明等有关资料，进行重新评价后补入进ERP管理系统，对京能集团内有着较好业绩的供应商进行拓展转入漳山发电有限责任公司业务合作名录。仓库库储物资数据的整理，导入。对仓库存储物资，依据集团统一分类分别转入相应的仓库，对之前出现的暂估数据进行梳理，按照未入库、已入库、未结算，已结算进行摸查，消除了暂估，符合标准的全部转入正式库存。第三，继续开展培训教育，虽然在应用之前，对有关人员进行了培训，然而在实施过程中，依然会发生这样或那样问题，因此，邀请ERP软件开发公司埃森哲公司的技术人员，现场指导，在具体实施过程中，发生的问题，逐一解决。为了充分发挥ERP管理系统物资集约化，信息化的特点，进一步规范和优化计划、执行、控制、组织和获益等一系列管理行为，在ERP较件开发公司埃森哲公司的支持和帮助下，在公司各级人员的共同努力，经过几个月的实际操作，于2012年11月中旬，ERP管理系统已在物资采购计划管理、物资采购申请审批管理、物资采购询报价管理、物资收发货、物资仓库储存管理，物资预算管理、物资合同审批管理，物资采购结算等方面完全代替原有的管理软件，开始正式应用。通过应用，基本解决了公司在ERP管理系统之前存在的几个问题，物资管理工作走上精细化管理奠定了基础。主要表现在以下几个方面：1、物料数据录入建立了套审批程序，规范物料申请，审批环节，同时，对ERP管理系统内物料数据进行梳理，完善。2、在物资采购利用SRM系统实现了电子商务采购基础上，又将“修理加工”和服务类引入SRM管理系统内。大大增加了物资采购和修理加工类的采购的透明度，实现了物资采购和修理加工类实时监控和管理。3、物资计划管理和预算管理规范化，由于ERP管理系统的统一标准，统一流程，使得物资计划管理和预算管理得以顺利实施，4、加强以物资需求计划、资金支付、采购实施以及物资仓储等为主要内容的项目化、专业化管理，建立健全物资供应全过程各环节之间、物资供应部门与使用单位及相关部门之间的职责明确、相互配合、相互监督的运行机制。5、理顺物资供应管理，建立专业化分工合作、公开透明、相互制约、协调配合、高效运转、快速反应的物资供应管理运行机制，提升管理功能，从而实现了资源共享和信息透明。第三阶段：深化应用阶段：ERP管理系统物资管理在2016年年初进入深化应用阶段：一、通过主数据管理、采购管理和库存管理流程，实现物资管理职能的专业化分工；通过对系统内业务流程线内操作进行固化，实现物资管理的提升；通过与财务管理、项目管理和生产管理的集成，实现物资管理相关信息在系统内传递和共享。通过ERP管理系统物资管理，规范化和优化了的物资供应和集中采购管理标准业务流程，集集团整体优势于一体，一方面，充分挖掘物资采购市场，保证物资采购的成本最低；另一方面，将各下属发电企业，事故备件等做为集团整体储备，进而为各发电企业降低物资储备成本，提高物资储备周转率，降低发电成本。通过ERP管理系统，物资管理实现全过程可监控，对于有效提高管理，提供了最基础的技术支持。为了充分发挥集采优势，引用集采率，出入库冲销率，采购申请集成率，采购订单集成率等几项指标管理，（备注：采购SRM使用率计算公式为：SRM系统生成的、物料采购（不含框架协议）的采购订单/物料采购（不含框架协议）的采购订单。该指标反映物资采购过程中，使用SRM系统进行供应商招投标的执行情况，该数值越大越优秀。物资采购使用SRM可以在一定程度上保证物资采购价格来源的公开和透明，出入库冲销率计算公式为：物资出入库冲销数量/物资出入库总数量；该指标越小越优秀。出入库冲销率主要考核电厂仓库人员操作熟练度及准确性，集采率是根据金额去统计，物资另两项指标采购申请集成率（不通过需求计划产生的采购申请/总采购申请数量）以及采购订单集成率（不通过采购申请产生的采购订单数量）。使ERP管理系统在物资集中采购等管理上，充分发挥特性。二、优化物资到货在线验收，实现物资到货收验收的全程实时控制。由管库人员发起到货验收审批流，完成数量、质量、质量证明文件资料、供货进度要求、参与人员等数据四、ERP管理系统应用的意义ERP管理系统 以其集约化的物点，通过ERP管理系统上线运行，实现了高效协同，集中管理，统一标准，统一流程，数据共享，管理精细化，规范业务，节约成本等各种功能于一身 ，使我公司物资管理水平得到全面提升，集中而高效统一的管理机制得以实现，从而使公司执行力获得实实在在的增加。通过ERP管理系统，落实物资部门的分工和采购授权范围，统一物资管理平台，对物资进行严格计划管理和预算控制，物料标准化体系，统一物料编码，梳理公司各类物料，实现物资采购过程的全程管理和库存的实时管理。通过ERP物资模块系统在物资采购信息与物资的仓储等方面的信息集成，能够实现对物资集中采购的全过程管理，也能够全面提升企业物资管理的信息化水平。五、ERP管理系统应用过程中不足和需继续改进的几点：1、物料数据分类仍需优化。譬如对于一般的物资和修理加工类没有区别对待，影响整体物料数据的规范标准。对于一般采购物资，都有一整套较严格的标准，由低到高分别有企业标准，行业标准，国家标准，国际标准等，通过相关的数据就可以确定产品，而且产品具有通用性，具有很强的互换性，因此可以将物料数据规范统一固化。加工修理件，一般情况均是非标准件，需要提供图纸或现场测绘，在数据录入时强调图纸资料一项重要参数，采购方如有图纸则照图加工，如无图纸，则由供应商测绘，并且图纸做为产品的一部分进行收货。如果这两种混在一起，一方面造成整个ERP