Excel培训手册飞龙在天.docVIP

龙逸凡Excel培训手册之飞龙在天 【题解】： “飞龙在天”取意易经“乾卦”九五的爻辞“飞龙在天，利见大人”。其本意为龙得到天时地利，飞腾在天，拥有无限的活动空间，已经到了大展鸿图的时机。本手册以此命名，意指在学完第一部潜龙在渊的基础上，再学完本手册并掌握了其内容，你的Excel水平就已经达到了较高的水平，如飞龙在天，可以自由飞腾，但并不表明你已经进入高手行列。因为，高手从来不是教出来的，而都是通过自身努力成就的！声 明本手册根据本人使用Excel的经验并参照网上资料编写而成，免费提供给各位网友学习Excel之用，你仅可免费下载、阅读、基于非商业目的地传播本手册，本人享有且保留著作权法规定的本手册相关的所有权利，禁止将本手册用于任何商业目的，同时，请勿修改本手册的内容或格式。重庆&湖南 罗惠民QQ：171765401 Email：博客：代表作：逸凡账务系统 2007年10月18日内容提要你使用过剪贴板来复制粘贴数据，但你知道用剪贴板将单元格区域的数据合并到一个单元格吗？你会用剪贴板来将自定义格式的显示值粘贴为真正的值吗？你或许已经知道某功能的使用，但如何更好地使用此功能来快速巧妙地解决其它问题呢？本书就是从如何充分利用excel的各种功能的角度来阐述。本书还介绍了许多实用的技巧，例如：录入数据时光标自动跳至下一行行首的技巧、利用剪贴板复制粘贴自定义格式显示值、矩形单元格区域与一列数据互换的技巧、数据有效性下拉选项超过单元格宽度时完全显示的技巧。对一些典型的问题，本书进行详细的分析总结，提供多种解决技巧，例如：将文本格式的数值转换为数字型，本书分别介绍了选择性粘贴法、分列法、智能标记法、剪贴板法等五种方法。本书特点：1、 介绍了丰富实用的Excel操作技巧；2、 对常用的操作、典型问题进行总结，如双击的作用、Shift的作用、将文本格式的数值转换为数字型的方法；3、 不按菜单顺序介绍，而是按用户接触使用excel的顺序，由浅入深地介绍各种功能；4、 对相关的知识点或技巧提供链接，以对比学习，方便查阅；5、 本书的附录提供了所有技巧的索引。目 录第一章 善用鼠标与键盘111 操作Excel应具备的习惯112 鼠标操作技巧313 键盘操作技巧514 鼠标键盘联用操作技巧1015 【Shift】键作用总结1316 鼠标双击技巧总结15第二章 输入与编辑数据1721数据输入的基础知识1722手工输入数据2323复制及粘贴数据3324填充输入数据4925多人同时录入编辑5826导入外部数据6027语音输入6228数据的有效性63第三章 工作表常用操作70龙逸凡Excel培训手册之飞龙在天 作者：罗惠民 第一章 善用鼠标与键盘11 操作Excel应具备的习惯成功缘于良好的习惯，这句话同样适用于Excel应用，良好的操作习惯将使你事半功倍、不走弯路、直达目的；而不好的操作习惯将极大地降低你的工作效率，让你重复劳动，效率极低。下面是使用Excel应具备的一些基本习惯：一、 使用同一名称来表述同一对象，而不要混杂使用简写、别称，以便使用函数查找、引用。同理，公司不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。二、 不在字符串内、前后插入空格来排版，尽量使用对齐、缩进等功能，以便使用函数查找、引用。如果你使用过Vlookup等函数你就可体会到以上二条习惯的必要性。【链接】：可使用数据有效性对输入数据进行校验，限制输入包含空格的文本，具体方法参见第二章第八节的相关内容。三、 在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能，以便填充公式、排序、筛选等。【提示】：当仅合并同一行的单元格时可使用跨列居中功能来替代合并居中功能。四、 排版时请使用顶端标题行、标题列功能，而不必笨拙、野蛮地每隔N行强制性插入标题行、标题列。五、 排版时仅选定要排版的单元格区域，而不是选定整行或整列来设定格式，且尽量在要完工前再进行排版工作，以免重复劳动。六、 数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐、文本靠左对齐；数字使用千位分隔符。七、 表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格，以便数据更改时同步更新。八、 数据在要进行乘除等运算时，要养成使用ROUND函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。九、 在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成联用IF和ISERROR等函数来消除错误值的意识。十、 使用辅助列、辅助行来搭桥，化复杂为简单十一、 使用拆分窗口或冻结窗格功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。十二、 工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。【提示】：通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。十三、 在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能，以提高效率【链接】：具体使用方法参见本章第三节“键盘操作技巧”。十四、 要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。十五、 当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。十六、 操作时尽量使用快捷键，提高工作效率。十七、 养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。十八、 遇到问题到Excel帮助找答案，因为Excel现有的功能可以满足你80%以上的需求，Excel帮助对所有的功能进行了详细地讲解；看了帮助还解决不了的问题使用百度或Google搜索答案；搜不到答案再到或发贴求助。12 鼠标操作技巧鼠标操作是现代软件最常规的操作方式。在Excel中除了用鼠标点击各功能菜单给Excel下达操作指令外，还能用鼠标左键或右键的拖拉实现部分特定功能，这比点击菜单的命令或使用键盘快捷键更方便快捷。下面介绍鼠标操作的一些常用技巧： 移动单元格选定要移动的单元格区域，将鼠标移到选定单元格区域的边缘，拖动至目标区域。 在同一行或列中填充数据用鼠标左键拖动填充柄经过需要填充数据的单元格，然后释放鼠标按键。如果要按升序排列，请从上到下或从左到右填充。如果要按降序排列，请从下到上或从右到左填充。【提示】：如果复制的数据类型是 Excel 中可扩展的数据序列，如数字、日期或其他自定义填充序列，在复制过程中这些数据将在选定区域中递增而不是原样复制。如果发生了这种情况，请重新选定原始数据，再按住 【Ctrl】，然后拖动填充柄进行复制。【技巧1.1】可通过选择“自动填充选项” 来选择填充所选单元格的方式。例如，可选择“仅填充格式”或“不带格式填充”。如果旁边列有数据，那么向下填充数据时也可双击填充柄来向下填充。【技巧1.2】让数字填充时递增的方法：一种方法是按着【Ctrl】拖动填充柄，一种方法是输两个数（比如A1里输入1，A2里输入2），同时选两个单元格（A1和A2），再拖动填充柄。 以更多其他的填充方式填充数据用鼠标右键拖动填充柄经过需要填充数据的单元格，然后释放鼠标按键，在弹出菜单中看到有以天数、工作日、月、年、等差、等比等多种填充方式。 删除单元格内容选定要删除的单元格区域，用鼠标向左或向上拖动填充柄经过需要删除的单元格，然后释放鼠标按键，即可删除单元格内容。【链接】：按住【Shift】向左或向上拖动填充柄可删除单元格（即右边单元格左移，上边单元格上移）。 将单元格区域的公式计算结果转换成数值参见本书第二章【技巧2.11】使用拖动法将单元格区域的公式计算结果转换成数值。 将单元格区域复制（移动）插入到目标区域选定要复制的单元格区域，右键拖动至目标区域，松开鼠标，在弹出的快捷菜单中选取相应的功能。 快速移动至数据边界将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指击变成四向箭头时双击鼠标左键即可。双击左边缘快速跳至当前数据区域的最左边，其余类推。 设定合适行高列宽如果某单元格未完全显示，双击该列列标题的右边界，可以设置为“最适合的列宽”。同理，双击某行行标题的下边界，可将此行设置为“最适合的行高”。 鼠标双击的作用参见本章第六节“鼠标双击技巧总结”。13 键盘操作技巧Excel提供了丰富的快捷键，很多功能都可用键盘快捷键实现。记住一些常用的快捷键并在操作时使用它们将大大提高工作效率。下面是一些常用的Excel快捷键： 【Ctrl】+箭头键 功能一：移动到当前数据区域的最后（前）一列或最上（最下）一行，再按一次即跳到当前表格的最后（前）一列或最上（最下）一行。【链接】：用鼠标实现此功能的方法参见本章第二节“鼠标操作技巧”。功能二：打印预览中，按下【Ctrl】+()组合键，滚动到第一页（等同于Home），按下【Ctrl】+()组合键时，滚动到最后一页(等同于End)。功能三：选定绘图对象，使用【Ctrl】+方向键，以单个像素的微移量来微移绘图对象。但不能用箭头键来移动图表中的对象。 【Ctrl】+【Shift】+箭头键 将选定的区域扩展到当前数据区域与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格。再按一次，再扩展到下一数据区域的第一行或第一列，如无下一数据区域，则扩展到本表格的最后一行或最后一列。 【Home】移动到行首。 【Ctrl】+【Home】移动到工作表的开头。 【Ctrl】+【End】移动到工作表曾经编辑过(即便后来已删)的最右下角单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。【链接】：定位功能中的“最后一个单元格”功能与此相同。 【Enter】 在选定区域内从上往下或从左往右移动。【提示】： 可以在【工具】菜单选项中的“编辑”选项卡中设置按【Enter】键的移动方向。 【Shift】+【Enter】 在选定区域内从下往上或从右往左移动，即与【Enter】的移动方向相反。 【Tab】在选定区域中从左向右移动。如果选定单列中的单元格，则向下移动。 【Shift】+【Tab】在选定区域中从右向左移动。如果选定单列中的单元格，则向上移动。 【Alt】+【Enter】 在单元格中强制换行。 【提示】：这个功能很实用，一定要记住！不要再去用空格将文本挤到下一行了！ 【Ctrl】+【Enter】 先选定单元格区域，输入完后按住【Ctrl】回车将当前输入项填充至选定的单元格区域。【链接】：同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据按住【Ctrl】选定需要输入数据的工作表(可多张), 再选定需要输入数据的单元格或单元格区域， 键入或编辑相应的数据，回车。【链接】：在其他工作表中输入相同的已有数据选中含有输入数据的源工作表，以及复制数据的目标工作表，选定包含需要复制数据的单元格，在【编辑】菜单上，指向填充，再单击“至同组工作表”。 【Ctrl】+D 向下填充。【链接】：用鼠标实现此功能的方法参见本章第二节“鼠标操作技巧” 【Ctrl】+R 向右填充。 F4 或 【Ctrl】+Y 重复上一次操作。【链接】：在编辑公式时选择要更改的引用，按F4可切换引用类型（指绝对引用、相对引用） 【Ctrl】+Z 撤消上一次操作。 【Ctrl】+;（分号） 输入系统当前日期。 【Ctrl】+【Shift】+:（冒号） 输入系统当前时间。 【Alt】 + =（等号） 用 SUM 函数插入“自动求和”公式。 【Ctrl】+C 复制选定的单元格。 连按二次 【Ctrl】+C 显示 Microsoft Office 剪贴板（多项复制与粘贴）。 【链接】：剪贴板的巧妙应用参见本书第二章第三节相关知识点。 【Ctrl】+X 剪切选定的单元格。 【Ctrl】+V 粘贴复制的单元格。 【Ctrl】+在显示公式和计算结果之间切换。【提示】：在英文、智能ABC输入状态下有效，极品五笔、全拼状态下无效,其他输入法未测试。 【Ctrl】+F9 将工作簿窗口最小化为图标。 【Ctrl】+F10 最大化或还原选定的工作簿窗口。 【PrtScr】将屏幕图片复制到剪贴板中。 【Alt】+【PrtScr】 将当前窗口的图片复制到剪贴板中。【链接】：要复制单元格区域为图片请使用“照相机”或复制图片（按【Shift】点编辑菜单）功能。 【Ctrl】+空格键 选定整列。【提示】：如果与输入法切换的快捷键相冲突时，输入法切换优先。 【Shift】+空格键 功能一：选定整行。【提示】：此快捷键与全角半角切换的快捷键相冲突时，输入法切换优先。功能二：在自选图形上编辑文字。 【Ctrl】+A 选定整张工作表。 【提示】：微软在联机帮助中的关于【Ctrl】+A快捷键功能的表述不完全准确。准确地说法请参见Excelhome会员一束阳光所补充的表述（红色部分文字）。光标所在单元格经过延伸，区域如果得不到扩大(四周空空如也)，按【Ctrl】+A，则选定整表。经过延伸，区域如果得以扩大，按【Ctrl】+A，则选当前区域，此时如果再按【Ctrl】+A，则肯定选定整表，因为区域没得到扩大。这与Word不同，为安全起见，最好按两次。）当前区域：当前单元格向相邻单元格(四面八方)延伸，如果遇到非空单元格，则非空单元格与原单元格一起再向四面八方延伸，直至无法延伸，即四面八方全为空单元格，最终所圈定的矩形区域即为当前区域。请在右侧附件里做试验。链接：要选定整张工作表也可用鼠标点行号列标的交叉处（名称框下面） 【Ctrl】+【Shift】+（双引号） 将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏。 【Ctrl】+【Shift】+8选定当前区域【提示】：等同于使用“定位当前区域”功能。 【Ctrl】+（撇号） 将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏。 【Ctrl】+9 隐藏选中单元格所在行（取消隐藏用【Ctrl】+【Shift】+9） 【Ctrl】+0 隐藏选中单元格所在列（取消隐藏用【Ctrl】+【Shift】+0） 【Shift】的其他作用参见本章第五节“【Shift】键作用总结”。14 鼠标键盘联用操作技巧鼠标键盘联用来完成某些功能将大大提高操作效率，下面是一些常用的鼠标键盘联用的操作技巧： 快速选定单元格区域按住【Shift】键，将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指击变成四向箭头时双击活动单元格（区域）的边缘，可快速选定活动单元格区域至此行或此列中下一个空白单元格为止。 选取连续单元格区域先选取单元格的起始单元格，再按住【Shift】，点击目标单元格区域的最后一个单元格，将选取一个以起始单元格为左上角，最后单元格为右下角的矩形区域。【链接】：扩展选定的单元格区域按下F8，再点击鼠标或按下方向键，可增加或减少单元格选定区域。按Esc或F8退出扩展模式。【链接】：选取两张或多张相邻的工作表先选中第一张工作表的标签，再按住 【Shift】 单击要选取的最后一张工作表的标签 选取不连续单元格区域先选中第一个单元格或单元格区域，再按住 【Ctrl】 选中其他的单元格或单元格区域。也可按下组合键“【Shift】+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住【Ctrl】键不放。【链接】：选取两张或多张不相邻的工作表单击第一张工作表的标签，再按住 【Ctrl】 单击其他工作表的标签。【技巧1.3】选中某单元格后按住【Ctrl】键，再次单击这个单元格，此单元格会出现一个实线框。输入数据以后回车，活动单元格不会发生移动，仍停留在原单元格。此技巧用于反复输入数据进行测试非常有用。 插入单元格按住【Shift】，向下或向右拖动填充柄 删除单元格按住【Shift】，向上或向左拖动填充柄，可删除单元格，即下边（右边）的单元格上移（左移）【提示】：注意与不按【Shift】反向拖动的区别， 跨工作表移动单元格将鼠标移到单元格区域的边缘，按住【Alt】拖动鼠标到目标工作表的标签后至目标区域后释放鼠标。 复制单元格选定目标单元格区域，将鼠标移到单元格区域的边框，按住【Ctrl】拖动至目标区域。 调换单元格的顺序按住【Shift】，将鼠标移到单元格区域的边缘拖动单元格至目标单元格。 改变显示比例按住【Ctrl】向下或向上拨动鼠标的滚轮，即可改变工作表的显示比例。 旋转自选图形时限制旋转角度旋转自选图形、图片或艺术字。若要将对象的旋转角度限制在 15 度，在拖动旋转控点时按住 【Shift】。 使插入的文本框与单元格完全重合在使用“视图”菜单“工具栏”“绘图”工具中的“文本框”或“矩形框”时，按住【Alt】键的同时插入文本框，可以使文本框的边界与单元格或单元格区域的边缘重合。按住【Alt】键使用“椭圆”工具栏，可绘制与单元格或单元格区域边缘相切的椭圆。 绘制正方形、圆形、等边三角形按住【Shift】键，拖动矩形、椭圆、三角形图形工具可绘制为正方形、圆形、等边三角形。 限制对象只在水平垂直方向移动按住【Shift】拖动对象，可将对象限制在水平或垂直方向移动。 以中点为中心向两端延长线段按住 【Ctrl】拖动线段的端点，则将某线段向两端延长（以中点为中心向两端延伸）。15 【Shift】键作用总结在英语中“Shift”单词的本意为转换、移动、转变，在Excel中使用【Shift】键就可实现功能变换的作用，如按住【Shift】即可将输入大写字母、按住【Shift】拖动单元格区域即可实现单元格区域的互换。下面对【Shift】键在Excel中具有的“特异功能”进行总结：151 菜单工具栏操作时【Shift】键的作用1. 工具栏保存和打开按钮功能交换；2. 打印和打印预阅功能交换；3. 升序和降序功能交换；4. 文字加下划线时直接加双线；5. 左对齐右对齐功能交换；6. 居中对齐与合并居中功能交换（不能先点居中再点SHEFT+居中）。7. 增加小数位和减少小数位数功能交换；8. 增加缩进量与减少缩进量功能交换；9. 增大字号和减少字号功能交换；10.“工作表从左到右”按钮功能变为双击有效；【提示】：“工作表从左到右”按钮在工具菜单自定义对话框的“命令”选项卡里面的“格式”类添加。11.插入符号栏功能变为插入符号并插入标注；12.插入与删除行功能交换。152 工作表操作时【Shift】键的作用 1 按住【Shift】键拖滚动条快速翻页；2 选定【Shift】，然后点击滚动条某位置，可快速定位至点击处；3 按住【Shift】键单击滚动条的不同位置可快速滚动至相应位置，如按【Shift】单击滚动条最下端，效果等同于【Ctrl】+，可快速滚动至第65536行；4 【Ctrl】+【Shift】+箭头键将选定的区域扩展到当前数据区域与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格；5 将【Enter】的移动方向反向；6 将【Tab】的移动方向反向；7 按住【Shift】加空格，可选定整行；8 按住【Shift】键，双击活动单元格（区域）的边缘快速扩展单元格区域；9 按住【Shift】，向下或向右拖动填充柄插入单元格；10 按住【Shift】，向上或向左拖动填充柄删除单元格；11 按住【Shift】，拖动单元格至目标单元格可调换单元格的顺序；12 旋转自选图形时按住 【Shift】限制旋转角度在15度；13 按住【Shift】键，拖动矩形.椭圆.三角形图形工具可绘制为正方形、圆形、等边三角形；14 按住【Shift】拖动对象，可将对象限制在水平或垂直方向移动。16 鼠标双击技巧总结1、双击选项对话框的选项快速确认；Excel对话框中有很多选项，可以直接用鼠标双击它，使选择和确认选项同时进行。例如，双击“页面设置”对话框中页边距选项卡中的“横向”选项，系统直接将当前表格设置为横向，并退出对话框；又如，双击“选择性粘贴”对话框中其中的某个选项，无须单击“确定”按钮就可以直接执行操作。2、双击工具栏右侧的空白处，快速打开“自定义”对话框；3、双击浮动工具栏的标题栏，将使该工具栏添加到格式工具栏下；4、双击标题栏，Excel窗口在最大化和原始状态之间切换；5、双击菜单栏左上角中工作簿的图标，可以关闭当前工作簿；双击标题栏中的Excel图标，可以关闭Excel；6、双击某项菜单，即可将菜单中所有的菜单项（包括不常用的菜单项）全部展开（如果已勾选上“始终显示整个菜单”，则此双击功能无效）；7、双击“格式刷”按钮，格式刷可以反复多次使用，再次单击“格式刷”按钮，或者按Esc键，可以取消“格式刷”功能；8、双击绘图工具栏中的线、矩形、圆等图形时也可以连续绘图；9、双击工作表标签，即可对工作表名称进行“重命名”；10、双击单元格，则单元格进入编辑状态；11、双击填充柄可快速填充；12、双击拆分窗格的分割条，可以按当前单元格上下左右拆分；拆分后再双击分割条的任意部分可以恢复；13、双击列标交界处，即可快速将左侧列设置为“最适合的列宽”，同理，可设置最适合的行高，利用此功能还可快速显示隐藏的行或列；14、双击选定单元格的边缘，可以移动到数据区域的边缘；如果按住【Shift】再双击，可快速选定活动单元格区域至此行或此列中下一个空白单元格为止。15、双击EXCEL中的透视表中的数据，可在新的工作表中列出该数据的明细情况。16、双击文本框或自选图形的边框（出现十字箭头时），可以设置文本框或自选图形的的格式。17、双击图表的不同区域，如：空白处、坐标轴、图例区、网格线、数据区，均可以设置相应区域的格式。18、双击艺术字的边框（出现十字箭头时），可以编辑艺术字。第二章 输入与编辑数据数据输入的方法有多种，不同的情况下选用适当的方法来输入数据将提高操作效率。本章除了系统地介绍各种输入方法，还要介绍一些非常实用的相关技巧，掌握这些技巧可以巧妙地解决工作中令你头疼的问题，例如：同时在多个单元格或多个工作表输入数据、文本型数字快速转换成数值、将某矩形单元格区域快速转换至一列数据、将多单元格的内容合并到一个单元格。21数据输入的基础知识211 概述数据输入的方法主要有以下几种：手工录入、复制粘贴、下拉填充、外部导入。而手工录入从方式上来分又可分为直接在单元格录入和通过记录单录入。手工录入时如果要录入本列已经存在的数据也可通过记忆式键入或从下拉列表选取的方式来提高录入的速度。为了防止输入错误数据，可以使用数据有效性来限制数据的输入。还可使用工作表和工作簿保护来防止其他用户修改工作表。212 可使用的数据类型单元格可使用的数据类型有：数值、文本、公式。数值可以为数字，也可以为日期或时间。以数字开头或结尾的字符串不是数值，仍为文本，如“123wps”。文本不可以直接进行算术运算，但有一个情况例外：某些特殊文本可以进行运算，如逻辑值“TRUE”和“FALSE” ，运算时Excel会将TRUE视为1，FALSE视为0。公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式也可以包括下列所有内容或其中之一：函数、引用、运算符和常量。【链接】：如果为了特定需要，既要在数值后加上计量单位，如“156公斤”，又要对其进行运算，一个简单的方法就是使用自定义格式。具体操作方法请参见第四章的“自定义格式”部分。213 控制单元格指针的移动在Excel单元格中录入数据，录入完毕后通常是按【Enter】键（或按编辑栏的输入图标）确认，系统自动将单元格指针移动至下一单元格。数据输入时发现录入错误，如果已经按【Enter】键确认，可以使用撤消按钮撤消刚才的输入，如果没有按【Enter】键(即光标没有跳至其他单元格)，则可按【Esc】键或编辑栏的取消图标就可以撤消刚才的输入。【链接】：可以根据自己的使用习惯来设定单元格指针的移动方式或方向（向右或向下），具体操作方法请参见第三章的“自定义及选项介绍”部分。虽然我们可以根据实际需要，通过选项菜单来设定单元格指针的移动方向，但这并不能完全满足我们的需要，例如：在工作中经常会在工作表中录入多条记录，当一条记录录入完毕，Excel并不会自动跳至下一记录的第一个字段，而是需要手工移动单元格指针至下一记录，这会影响数据录入的速度。可以使用以下两个技巧来解决这个问题：【技巧2.1】选定单元格区域以控制单元格指针的移动先选定要录入数据的单元格区域，然后输入数据，输完数据直接回车。单元格指针会在选定的单元格区域中依次移动。当一行/列录入完毕会自动跳至下一行/列。在录入数据时可使用【Tab】、【Shift】+【Tab】和【Shift】+【Enter】来控制单元格指针的移动。此三种快捷键的用法请参见第一章的相关内容。此方法的优点是可在不规则单元格区域的单元格中依次输入。【技巧2.2】录入数据到最后一列自动跳至下一行行首的技巧在单元格指针是向下移动的情况下，输入数据后按Tab键，至最后一列时再按回车，此时单元格指针会自动跳至下一行行首。【链接】：按住【Ctrl】键再次点击活动单元格则可固定单元格指针，用于在某单元格反复输入数据以供测试。【技巧2.3】通过记录单来输入数据使用记录单输入数据时，一条记录输入完毕自动输入下一条，不用换行。当列项目较多时超过了屏幕宽度，用普通的方法输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便。此方法的优点:可直观地输入或显示一条完整的记录，且可用于查找特定条件的记录。记录单是一种对话框，利用它可以很方便地在区域或列表中一次输入或显示一行完整的信息或记录。要创建记录单，需先单击需要向其中添加记录的区域或列表中的单元格。然后在数据菜单上，单击记录单。在记录单对话框单击新建按钮。参见图21：图2.1 通过记录单输入数据记录单的特点： 数据表单一次最多只能显示32个字段。 按【Enter】键为输入下一条记录，在各字段间切换请使用Tab； 不必自己键入记录中的公式，记录自动填充相应公式；含有公式的字段将公式的结果显示为标志。这种标志不能在表单中更改，如图2.1中的销售额。 如果更改包含公式的记录，则直到按下【Enter】或单击关闭按钮更新记录之后，公式才被计算。 如果某字段设定了数据有效性，在记录单输入时不会检验，但添加记录到工作表时会予以检验； 可使用记录单的条件按钮来查找符合条件的记录，查询条件可使用通配符？和*。单击下一条或上一条按钮来翻阅符合条件的记录。查询完毕返回数据表单，请单击表单按钮。 可以通过记录单删除记录。需要注意的是：在“记录单”对话框中进行的删除操作是无法撤销的。 如果为数据清单区域（包括列的标题）命名为“DATABASE”这一特定名称，那么EXCEL会自动调整“DATABASE”这一名称的所指的单元格区域，使其包含用数据菜单记录单的新建按钮在清单中所添加新记录。如果命名为其它名称，则不会自动调整以包含新增记录；如果不使用记录单来新增记录而是手工输入数据也不会自动调整。214 对输入数据的编辑数据录入完毕后，如需对其进行修改，可以采用以下方式： 用鼠标双击需要编辑的位置，就会在双击处插入十字光标； 选定需修改的单元格按F2键，则在单元格内容尾部插入光标； 选中单元格，然后在编辑栏编辑。你可以根据使用习惯和编辑需要来选择以上方式。如果需要在单元格数据的尾部添加数据，建议使用F2键，既准确又快速。【提示】：为了防止误操作改动单元格数据，可以关闭“在单元格内部编辑”的功能。方法：工具菜单选项命令，单击“编辑”选项卡，然后清除“单元格内部直接编辑”复选框。当清除了“单元格内部直接编辑”复选框后，无法在单元格内部直接编辑数据，但可以在编辑栏中编辑修改数据。 当单元格处于编辑状态时，状态栏会显示“编辑”字样，同时会在公式编辑栏显现“输入”和“取消”两个图标。参见图2.2：图2.2 输入数据时的状态栏及编辑栏单元格处于编辑状态时，用户可以使用方向键来控制插入点的移动，还可以使用【Home】键或【End】键来将插入点移动至单元格内容的开始处或尾部。如果要选定字符请按住【Shift】键移动方向键，也可以使用鼠标来选定一个或多个字符。如果要修改某字符或字符串可以先选定它，然后直接键入正确的字符，而不必先删除再输入。215 删除单元格的数据在单元格输入数据后发现数据有误，可以将其删除。删除方法有以下四种： 选定某单元格，然后按【Backspace】键。此法仅可删除一个单元格的数据； 选定单元格或单元格区域，然后按【Delete】键，或鼠标右键，点“清除内容”；【提示】：此法的优点在于：可用于一次性删除多个单元格区域的数据。 选定单元格区域，编辑菜单点“清除”命令。可以选择清除内容、格式、批注或全部。 选定某矩形单元格区域，然后向左或向上拖动填充柄，但是拖动时勿超出选定区域，否则为填充；参见图23：图2.3 使用填充柄清除数据22手工输入数据221 输入文本和数值数值和文本是Excel数据中最常见的。数值主要包括数字和时间、日期。在Excel中能使用的数值是有一定的范围限制的。具体限制见下表。数字的最大精度为15位，超过15位的数字以科学记数法来表示。数字精度15 位单元格中可键入的最大数值9.99999999999999E307最大正数1.79769313486231E308最小负数-2.2250738585072E-308最小正数2.229E-308最大负数-2.2250738585073E-308公式内容的长度1,024 个字符文本主要是一些描述性和说明性的文字。以数字开头的字符串，Excel仍将其视为文本。一些以文本格式储存的数字Excel也将其视为文本，但此类文本可以用一些巧妙的方法将其转换成数值型，具体方法请参见本章【技巧2.5】。一个单元格可以储存32,767 个字符，但单元格中只能显示 1,024 个字符；而编辑栏中可以显示全部 32,767 个字符。【提示】：尽管一个单元格可以储存32,767个字符，但复制工作表时仅保留前255个字符。如果既要复制单元格全部内容又保持工作表格式（如行高、列宽）请勿使用复制工作表的方法，可以使用复制单元格区域的方法。具体操作方法请参见本章第三节【技巧2.12】“使用选择性粘贴100%原样复制单元格区域”。& 输入文本选定单元格，然后输入相关文本，然后按【Enter】键、点选其它单元格或点编辑栏的输入图标均可。在一般情况下，输入的文本默认的格式为左对齐。输入的文本长度如果大于单元格的宽度，如果右侧单元格内容为空，则Excel会将内容显示在右侧单元格的上方。参见图24；如果右侧单元格不为空，则Excel会按现有字体尽可能地显示，直到不能显示为止，除非你将单元格格式设定为自动换行或缩小字体填充。如果事先将单元格的格式设定为文本格式，然后输入数字时，或者在输入的数字前加英文单引号“”，则输入的Excel会自动在单元格的左上角加一绿色错误指示符，提醒你此数字为文本型。选择此单元格时，在单元格旁边会出现一个按钮，单击按钮，再单击“转换为数字”即可将文本型的数值转换为数值型。图2.4 输入文本【提示】：如果包含文本型数字的单元格的左上角未出现错误指示符，请在工具菜单选项命令的“错误检查”选项卡，将规则区的“数字以文本形式存储”勾选上即可。强烈建议将其勾选上，此功能的巧妙应用参见本章本节的【技巧2.5】。& 输入数字选定单元格，然后输入相关文本按【Enter】键、点选其它单元格或点编辑栏的输入图标即可。在一般情况下，输入的文本默认的格式为右对齐。输入的数字长度如果大于单元格的宽度，在未设定过单元格列宽的情况下，Excel会自行扩大单元格的宽度，以适应数字长度，如果已设定过单元格宽度，Excel将数字以科学记数法显示或显示“#”。如果在数值前加入负号或在前后加括号，Excel将其视为负数。如果加入其他符号，Excel将其视为文本。如果录入的数值的小数点后位数相同，在这个情况下可以将Excel设定为自动设置小数点。这时Excel自动根据所输入的常数（如果输入的数字含有小数点则此选项不发生作用）将小数点添加到常数中的特定位置。例如：将自动设置小数点位数设置为4，如果输入123456，则自动变为12.3456。如果“位数”框保留为空白或设置为 0（零），则需要手动输入小数点。操作方法如下：在工具菜单选项命令“编辑”选项卡，将“自动设置小数点”复选框勾选上，并在“位数”框中输入小数位数。【技巧2.4】完全显示超长数字在Excel 中输入的数字大于11位，那么它的显示自动使用科学计数法。如果您不需要这种效果，可以打开“单元格格式数字”选项卡，选择“分类”下的“自定义”，然后在“类型”下选择“0.00”即可。在Excel中输入分数的方法： 先设定单元格格式为分数，然后按“分子/分母”的格式输入，如“1/3”，如果不先将单元格格式设定为分数，Excel会将输入的“1/3”视为系统当前年度的1月3日； 或按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0 2/3 ”即可显示“2/3”，并按15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。在一个工作表中某些单元格中要输入数字，另一些单元格却要输入文本，在数字与文本输入模式之间切换来切换去，会降低录入速度。为了减少录入数据时切换输入法的次数，可以在数据菜单有效性命令中设定单元格的输入法模式。具体方法请参见本章第七节“数据有效性”的内容。一些Excel初级用户经常会遇到这种问题，某单元格的求和公式明明是正确的，但其求和结果就是不对，总是差某几个单元格的值，这种情况是因为部分单元格的数字为文本格式，求和公式将其视为文本而不予以运算。下面介绍几个将文本型数字转换成数值型的技巧。【技巧2.5】将文本型数字转换成数值型，解决不能正确运算的问题方法1：先将单元格格式设定为数值，然后双击单元格进入编辑状态后回车；方法2：智能标记法选择单元格或某矩形单元格区域，然后单击单元格旁边的图标，出现如下菜单，点击“转换为数字”。图2.5 转换为数字方法3：选择性粘贴法利用选择性粘贴的运算功能可以将文本型的数字转换为数值。具体操作方法请参见本章第三节中“选择性粘贴”相关内容。方法4：联用选择性粘贴和剪贴板图2.6 联用选择性粘贴和剪贴板转换数值格式选择要转换的单元格区域，将其格式设定为“数值”或“常规”，然后连按两次【Ctrl】+C，打开剪贴板，点击剪贴板中刚才复制的内容将其粘贴到原区域，保持原区域的选定状态，在选定的单元格区域点击鼠标右键【选择性粘贴】，在弹出的选择性粘贴对话框中选择粘贴方式“文本”。方法5：分列法数据菜单分列命令，在 “列数据格式”中将 “文本”选项勾选上（参见图2.7），可以将不能运算的文本格式的数字转换成可以运算，但并未将其格式转换成常规型或数值型，转换后的数字仍然靠左对齐，转换得不是很彻底，仍需手动设置成数值型格式。图2.7 文本分列向导同理，可以利用此功能将数值转换成文本型或日期型。关于分列的操作方法请参见第七章的相关内容。以上方法比较：方法1一次只能转换一个单元格，不建议使用。方法2尽管只能转换一个矩形单元格区域，如果此区域左上角的单元格不是以文本形式的数字，则无法转换，但我们还是可以巧妙地利用此功能。如图2.8：图2.8 转换单元格区域文本格式的数值操作时不必一个单元格一个单元格的转换，分两次即可将所有的文本形式的数字转换成数值，如：分两次分别选定并转换A2：A8、B1：E8单元格区域即可。一般来说，几次操作即可将单元格区域的文本形式的数字都转换成数值。方法3和方法4不适用于有公式的单元格区域。方法5分列法较麻烦且不支持多列操作，不鼓励使用。【结论】：比较以上方法可知，第二种方法最好，效率高且适用面广，强烈推荐。【链接】：将数值转换成文本型数字的技巧参见本书第四章的相关内容。某单元格区域的公式为文本格式，不能计算，将其转为常规公式的方法参见第五章中的“常见公式错误及处理”。在公式中将字符串型数字转换成数值的方法请参见本书第六章的相关内容。222 输入日期和时间只要输入的日期或时间值符合Excel的格式，Excel就会自动转换为相应的日期或时间格式，如在单元格中输入“2007-1-1”、“2007/1/1”、“2007年1月1日”、甚至“1-1”、“1/1”，Excel均会将其视为日期数据。在Excel中，时间的默认的格式为24小时制，如果要按 12-小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 AM或a（表示为上午）、PM或 p（表示为下午），例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel 将按 AM（上午）处理。日期和时间可以使用加减运算，如：A1单元格为“2007-1-1”，A2单元格为“2007-3-31”，要求出两者相差的天数，直接在单元格输入公式“=A2-A1”即可。同理，在单元格中输入公式“=A1+1680”就可求出在“2007年1月1日”1680天以后的日期为“2011年8月8日”。223 批量、快速输入数据大多数Excel操作者不是专业打字员，打字速度有限，在录入数据时要尽量使用Excel提供的功能来加快数据的录入速度，提高工作效率。提高录入速度的途径主要有：一、减少键盘的敲击。二、提高键盘录入的效率。现简述如下：一、 减少键盘的敲击1、 使用已有数据 记忆式键入：如果在单元格中录入数据的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel 可以自动填写其余的字符。但只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受建议的录入项，请按【Enter】键。如果不想采用自动提供的字符，请继续键入。如果要删除自动提供的字符，请按 【Backspace】键。 使用下拉列表：如果要输入单元格所在列已经存在的数据项，可以使用下拉列表功能。操作方法：请用鼠标右键单击单元格，然后在出现的右键菜单上点击“从下拉列表中选择”。 使用数据有效性：Excel的数据有效性的序列功能给单元格提供了一个下拉选项，我们可以利用此功能提高数据输入的效率。具体操作方法请参见本章的第六节的相关内容。2、 使用查找替换功能：如果某工作表中要多次录入某字符串，则可以先输入简写字符串，然后利用查找功能将其全部替换为所代表的字符串，以提高录入速度。如：某工作表中要多次录入“逸凡账务系统”，录入时可以只录入“YFXT”，最后使用查找功能将“YFXT”全部替换为“逸凡账务系统”。【链接】：查找替换功能的详细介绍请参阅本书第三章第一节的相关内容。3、 使用自动更正功能：Excel 中的“自动更正”功能可以在操作的同时更正常见的键入错误，在Excel系统中已设定一些常见错误，如果键入这些错误字符，Excel会自动将其更正，如将“their is”更正为“there is”、将“百练成钢”更正为“百炼成钢”。Excel还可以添加自定义的更正词条。如图2.9：图2.9 定义自动更正词条我们可以利用此功能来提高录入速度，只需在工具菜单自动更正选项命令，在“自动更正”对话框中添加上图中的自动更正词条，在录入时，只需录入“YFXT”，Excel即可自动将其更正为“逸凡账务系统”，大大提高录入效率。【提示】：在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如WORD）中同样可以使用。 如果确实需要输入上文中的“YFXT”文本时，可先输入“YFXT?”及后面的文本，然后删除?所指的文本即可，或者从其他地方复制过来。4、 使用填充功能：如果录入的数据与相邻单元格相同或成序列，则可使用填充功能来录入。关于填充功能的使用请参见本章第4节的相关内容。二、 提高键盘录入的效率如果多个单元格要录入的数据相同，则可以使用【Ctrl】+【Enter】来一次性在多个单元格中录入相同的数据，以提高键盘录入的效率，达到事半功倍的目的。操作方法：使用【Ctrl】键选择多个单元格或单元格区域，键入数据，然后按住【Ctrl】再按【Enter】键。我们还可使用此组合快捷键在多个工作表的多个单元格区域键入相同的数据。操作方法：按住【Ctrl】点选多个工作表后，然后使用【Ctrl】键选择多个单元格或单元格区域，键入数据，然后按住【Ctrl】再按【Enter】键。【链接】：也可使用“将数据填充至其他工作表”的功能来提高录入数据的速度。具体操作方法请参见本章第4节相关内容。224 输入数据的校验数据的正确性是对数据录入的最基本的要求，如果录入的数据有大量错误，将严重影响数据的使用。那么如何保证录入数据的正确性和准确