浅谈项目采购管理——以人和国际花园项目为例.docx

浅谈项目采购管理以人和国际花园项目为例 摘要：2010年10月，本人参与了“某市人和国际商贸中心B1楼”的项目建设，担任此项目招标采购部项目负责人一职。该项目总建筑面积约39000平方米，主楼结构为框筒二十六层，裙楼为框架四层。项目建成后，将租给各政府部门或相关企业办公使用，因此项目实际投资由某市财政局为主，所以必须做到节约投资，同时因工期紧张，要求项目采购各环节层层紧扣，纵横合理搭配。 关键词： 做为项目采购负责人，本人在项目采购过程中，科学运用理论知识，结合自己实践，制订采购计划，有效选择建筑商和供应商，加强合同及后期变更的管理措施，有效控制成本，做到采购的建筑商水平高、可以保质保量地完成此项目，同时供应商做到适质、适价、适量、适时，保证了项目的成本、工期、质量，得到了建设方的一致好评。 项目采购管理是为实现项目采购目标而进行一系列的计划、组织、指导、控制和协调的工作，针对人和国际商贸城B1楼这个项目，我主要从以下几个方面予以安排，现与大家共同交流： 一、根据工程特点，合理组建了招标采购工作团队，确定了适当的组织模式。这项工作不仅仅关系到整体项目采购的成功与否，而且对我们公司来说，此项内容也是节约成本与否的关键。 首先，根据此项目特点确定相关技术力量。此项目大体概况为：总建筑面积38720平方米；地下一层，面积4067平方米，地上主楼二十五层，局部二十六层，裙楼四层，建筑面积34652平方米；建筑高度（室外地面至主要屋面板板顶）为主楼：96.3米，裙楼20.7米。主楼结构为框筒结构，裙楼为框架结构。因为此项目地下室面积大，涉及到整体消防、空调、新风、弱电等系统在地下交叉较多，地下室内结构复杂，设备种类杂，地上结构中玻璃幕墙、石材幕墙、外墙保温材料、室内装饰装修等专项工程也需通盘考虑，针对以上情况，就整体项目的招标与采购，我配备了三位招标师、两位造价师，外加一位资料员。 然后，针对公司整体配备的以上人员，我按照工作需要确定大体管理模式如下： （项目负责人）招标师，具备丰富的整体工招标采购经验 招标部 造价部 资料、合同部 土建及专项工程招标师 土建造价师 设备采购招标师 安装造价师 备注：项目负责人，从事招标代理、政府采购工作十余年，工作经验丰富，具体从以下几个方面予以落实职责：一是范围管理：界定招标范围和招标服务工作范围，合理划分标段与合同包；二是时间管理：确定招标工作各环节的顺序，测算所持续的时间，编制进度计划，按进度计划进行控制；三是成本管理：制定人力资源使用计划，作出各项成本估算，编制成本预算，进行成本控制；四是质量管理，分析招标采购项目的特点，确定质量计划，质量保证体系，技术文件，验收程序、标准，进行过程控制；五是人力资源管理：确定项目组织机构的形式，选派与项目相适应的人员，组建团队，分配任务；六是沟通管理，制定与政府监管部门、委托人等相关人员的沟通计划，利用或建立信息体系，编制沟通管理的措施，执行情况报告，制定团队成员之间交流与沟通计划并实施；七是风险管理：识别招标采购项目的风险，制定风险应对措施；八是采购管理：收集并分析市场信息，分析是否需要招标项目组织机构以外的资源（价格信息、咨询专家、合作企业），制订计划并实施；九是综合管理：编制招标采购计划，确定目标和任务，制定招标采购的管理流程计划和制定控制措施，协调各种资源并实施。 简历大全 招标部：按照项目负责人制订的九大任务，与招标采购有关的内容由招标部负责实施，比如：范围管理、时间管理、质量管理、风险管理、沟通管理、采购管理等； 造价部：主要根据招标部确定的招标范围或服务范围制订造价部的成本管理、时间管理、质量管理、内险管理、沟通管理、采购管理等内容。 资料、合同部：具体负责现场所有资料的收集、整理，协助招标部和造价部完善内部资料或外调各种资料，根据招标部和造价部意见汇总招标文件、合同及后期可能的变更情况所有内容，对法律法规相关要求必须予以完全的把握，保证主要文件不得有误。 二、在整个项目采购管理中，沟通因素是贯穿整个过程，同时也是非常重要的因素之一。沟通主要从几个方面： （1）委托代理合同确定。此合同涉及到委托内容、范围及日后可能会产生的争议和纠纷的界定。 （2）在项目进行中，对价格、时间、质量方面的把握，需做到事前与建设单位进行充分的沟通，事中严格把关控制，事后进行及时总结整理，不能过分强调某一方面，注重整体效果。 因为此项目的设计工作由建设单位直接委托，未经过我方管理，在项目进行中涉及到采购与设计之间的沟通显得尤为重要。比如，工程设计，出现了一是设计单位出具的图纸时间长，达不到建设单位工期时间要求；二是技术设计有问题，在进行工程量清单计算时需要沟通衔接的地方很多再比如设备采购中设计院出具的设备材料表不清楚，技术规格、参数不准确，均给采购工作带来很大的不便，对采购工作的价格、时间、质量有很大影响。 开题报告 t 沟通中还涉及到采购与后期施工单位之间的沟通，采购人员与工地库房管理人员、采购人员与供应商之间的沟通也都是必不可少的。 （3）建设单位提供相关的手续、备案、资料不全；在设备招标采购时提供的设备规格、型号技术要求、技术资料不全。 （4）与政府招标采购监督管理部门沟通，协调，确保整个项目能够及时、保质保量完成。 三、在整体采购中，采购管理的作用也十分显著，也就是我们平常说的信息因素。信息因素主要是因为平常工作中我们还没做到对各方面均完全了解掌握，比如：对市场价格（材料、设备、人力、储运）情况的了解；对各不同行业的潜在投标人的情况把握不是很准确；对相关政策调整和市场动态变化情况了解。 近几年，针对国内国外市场出现的各种动荡，项目的采购管理的要求也越来越高。针对人和国际花园这个项目，我主要从以下几个方面予以布置开展，并且到目前为止收到了很好的效果： （1）根据要采购的内容，提前对采购标的予以研究，若是已经熟悉的内容就按照常规由招标师拟订通常技术条款，若采购或招标的设备或工程是新型项目，则提前与建设单位协商，需要提前调查收集相关资料，需要考察要外 出考察，不需要考察要首先保证技术的可行性。这就需要大型信息库，由招标师为主，随时从公司内部抽取招标采购代理的人员予以开展此项业务。 （2）在公告发布之前，对每次招标采购的范围和时间予以明确之后，针对技术上的要求把投标对象的要求也一同明确，明确投标单位相关条件，要求招标师先把符合此条件的投标单位先列举，以供我参考，最后基本做到了在本市、在本省、在外省的情况均做一充分统计，为工作的正常开展也奠定了基础。 （3）公告前后期，安排造价工程师及公司造价部人员对符合技术条件的项目中设备、材料的价格予以广泛调查，根据公司内部土建、装饰、园林绿化景观、市政道路、设备、材料等分别予以统计、整理，针对此项目采购，也通常会出二至三种方案的报价，以供建设单位参考。 （4）根据项目进行期间不同的政策变化的信息整理，因为此项目要求最终按实结算，所以，对不同时期的造价、招标信息、采购策略均由资料员定期不定时地予以整理，及时上报。 通过这种信息管理，基本上做到了有备无患，用我们的智力成果为建设单位起到很好的参谋咨询作用。 四、采购或招标的效果最终以合同予以体现，某些程度上也可以说是质量管理、变更管理来确定。 合同条款约定的好坏，直接影响到后期建设单位与总包单位、各分包单位之间的利益分割，施工中能否顺利实施。针对人和国际花园项目，首先确定由资料合同部的人员在采购完后拿出合同初稿，分别报招标部、造价部予以审核，两部于三日内将审核意见共同返至资料合同部，最终返到采购负责人处签字。采购负责人签字后将转回公司总部法律顾问处审核后转公司总经理签字方能外发。 我对项目采购的要求是，能在前期明确必须要明确，防止日后的变更频繁发生；在中期执行中有任何问题及时上报，可以运用合同补充协议或现场签证及时予以解决，绝不允许将所有问题拖至工程结算进行反馈整理。在正式进行工程结算、竣工决算时，资料合同部必须把所有合同、补充协议、签证资料明确提交，这些资料不允许再让施工单位或供应商，再或者是建设单位提供，否则将根据公司内部规定对相关人员予以处罚。 在合同管理中，对于建设单位拨付款的条款约定及后期执行，也是非常重要、敏感的一个问题，根据本项目付款约定，工程进度达到30%付至工程款的20%，工程进度达到50%时付至工程款的30%等等，此工程进度我方按照工期要求，结合工程特点分别确定好几个付款点，在工程进展至第五层时一次，在工程主体完工时一次等等，根据此点分期进行初步结算，在付款前报至建设单位予以审核确定。 此项管理工作是涉及范围最广，责任落实最直接的一个环节，对此，我公司也把它做为工作的重中之重，对每一步均需上报公司总部予以批准。 五、综合管理等其他方面。做为项目招标采购负责人，对整体项目的掌控我也做了总体规划。 首先，编制整体招标采购计划，确定目标和任务。提前与建设单位、设计单位、监理单位做好碰头工作，对设计单位的图纸出具时间、内容进行了布置，同时要求监理单位将工期、技术要求详细提出计划，然后我制定了总体采购计划，包括有些项目外出考察等。 然后，对整体现在的质量管理提出明确要求。针对每次招标采购的范围、时间和需要成本的不同，要求招标部和造价部分别予以分析不同招标采购项目的特点，确定质量计划，质量保证体系，技术文件，验收程序，标准，以及过程控制等内容，将由我进行总体面上的把握。 最后，对整体项目的风险存在我也进行了充分地预测，并制定了相应的应对措施。 人和国际花园项目，是我从事的项目管理工程中与众不同的一个，因为建设单位并不是全部委托，而是所有工作内容均需建设单位的参与，这就对我个人的沟通、协调能力提出了很高的要求，通过与勘察、设计、监理、施工总包、分包单位之间的沟通，才能确定具体的工作计划，每走一步需与政府各部门之间予以沟通，为了整体工作的顺利进行，需与建设单位进行步步汇报，为整体工期、质量、成本的快速确定等等，总而言之，我的最大收获就是在整体沟通管理上的收获。 总结大全 通过此项目的管理，使我更深刻总结到：信息和积累在平时工作中的重要性，项目采购管理对此要求的更是如此，积累的内容主要包括“量”和“价”，“量”不仅仅是工作量、工程量，更是信息量，技术指标掌握的量，即招标部的主要工作；“价”就是对不同的内容价格的掌握，总结，即造价部的主要工作。我要求招标部和造价部每一个采购完成后均要折算成指标，统计汇总至我处，然后返公司予以全员掌握，从而提