合同管理办法.doc

目目 录录 第一章第一章 总总 则则5 5 第二章第二章 合同管理组织及职责合同管理组织及职责 6 6 第三章第三章 合同标准范本的管理合同标准范本的管理 8 8 第四章第四章 合同编号管理合同编号管理1010 第五章第五章 合同签署管理合同签署管理1111 第一节第一节 合同的起草合同的起草1111 第二节第二节 合同的审核与批准合同的审核与批准1212 第三节第三节 合同的签章管理合同的签章管理1313 第四节第四节 外来合同的签署管理外来合同的签署管理1515 第五节第五节 合同的特殊签署管理合同的特殊签署管理1616 第六章第六章 合同履行管理合同履行管理1717 第一节第一节 合同的变更、中止、解除合同的变更、中止、解除 1717 第二节第二节 合同的纠纷处理合同的纠纷处理1919 第七章第七章 合同留存与归档管理合同留存与归档管理 1919 第八章第八章 附附 则则2020 附件一：合同登记表附件一：合同登记表2121 附件二：合同范本管理表附件二：合同范本管理表2222 附件三：合同审核表附件三：合同审核表2323 附件四：合同特殊签署申请附件四：合同特殊签署申请 2424 附件五：合同变更审核表附件五：合同变更审核表2525 合同管理办法（第一版） 第一章第一章 总总 则则 第一条 目的 为规范合同管理，防范和控制合同风险，达到业务类合同签订、 履行的规范化、流程化、制度化，维护公司的合法权益，根据国家 相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条 定义 本办法中所称的合同，是指本公司与以下主体之间设立、变更、 中止相互权利义务关系的协议： （一）其他法人、非法人主体及自然人之间； （二）行政事业单位之间的平等业务合同； （三）其他主体的合作类合同。 第三条 适用范围 本管理办法适用于公司对外签订的各类合同，自合同谈判开 始，包括合同的草拟、合同的审核、合同的签订直至合同履行完毕 归档均适用本管理办法。劳动合同不适用于本管理办法之规定。 第四条 管理原则 （一）合法性原则 合同中涉及的条款必须遵守国家的法律法规。 （二）风险可控原则 通过流程性控制，对可能发生风险的管理点进行有效控制。 （三）效率性原则 通过明确操作流程与权限，提高合同管控的时效性。 合同管理办法（第一版） 第二章第二章 合同管理组织及职责合同管理组织及职责 第五条 合同管理者 公司审计监察管理中心设立专门法务人员，负责合同管理办 法的拟定并监督执行，同时提供合同管理过程的咨询支持。 出现合同需求时，合同的起草人、签约人、履约人、复核人、审 核人、审批人、保管人同为当次合同的管理者： （一）起草人指负责起草待签合同文稿的人，起草人通常为公 司负责对外从事经营活动的部门。 （二）签约人指负责对已确认的合同文稿履行签约过程的人， 签约人通常为公司负责对外从事经营活动的部门。 （三）履约人指对已签订的合同实际履行的部门。 注：起草人、签约人、履约人在一般情况下为同一主体。 （四）复核人指业务的主管领导、业务经理。 （五）审核人指对合同中各自所负责条款进行审核的人。 （六）批准人指事业部总监、总经理及董事长。 （七）各部门负责临时保管合同的人员、法务专员及公司档案 管理人员均属于合同保管人。 第六条 合同管理者职责 由于公司各部门在合同管理的不同阶段具有不同的责任，为 了保证上述各合同管理者在不同阶段行使管理职责时有一个标准 的参照依据，实现对合同的有效管理，对合同管理职责规定如下： （一）审计监察管理中心职责 1、组织、宣传、贯彻合同法等相关法律法规制度，负责本合 合同管理办法（第一版） 同管理办法的修订、完善及解释。 2、监督合同管理办法的执行并对违反本办法的行为进行处理； 3、定期完善、更新、补充合同标准范本并组织推广； 4、组织、参与或协调公司合同谈判和合同文书的起草或审查 工作； 5、负责合同严密性（条款、文字、权利和义务、相关手续等）、 可行性及格式审核； 6、负责督促合同执行单位履行合同，参与合同争议的调解、 仲裁和诉讼活动，处理合同索赔及理赔； 7、建立合同档案，填制合同登记表（附件一），对各类合同 信息进行登记、保管、统计。 （二）合同起草人职责 1、调查、了解对方当事人主体资格、经营范围、资质证书、专 营许可证、法定代表身份证（委托授权书）、资信和履约能力； 2、负责合同的谈判工作，组织合同的洽谈、订立、审核、修改， 保证合同的合法、有效、可行； 3、根据谈判结果确定具体合同条款； 4、选择已颁布的适用的合同模板或根据业务需要按照最大限 度有利于我方的理想标准重新拟定合同。 （三）合同签约人职责 1、办理拟定合同的公司内部合同审核手续； 2、办理通过公司内部审核的合同或经过特批手续的合同的签 订、外部公证、签证等工作； 合同管理办法（第一版） 3、签约后将相关原件提交审计监察管理中心。由审计监察管 理中心负责将相关原件及复印件转发合同履约部门及档案室。 （四）合同履约人职责 1、合同履行阶段根据合同要求执行合同条款，在规定的时间 和预算内保证合同的正常履行； 2、当合同发生变更时，要及时签订变更协议或增补协议，形 成书面材料，重新履行合同审核手续； 3、合同履行出现争议的，要积极保留并收集相关有利证据， 形成书面材料，由审计监察管理中心协助履约人（部门）处理； 4、对合同及相关资料的暂时性保管以及合同结束时的及时提 交。 （五）合同复核人职责 对合同的具体业务内容及合同的可行性进行复核。 （六）合同审核人职责 1、审核合同内本办法规定的其权限内的审核内容并在合同审 核表上审核人一栏签署审核意见； 2、监督其审核内容范围内的合同履约负责人履行职责情况。 （七）合同批准人职责 1、根据各合同管理者意见确认合同的签订与否； 2、对审核过程中的特殊情况进行特批。 第三章第三章 合同标准范本的管理合同标准范本的管理 第七条 合同范本的管理责任 为规范合同签订行为，降低合同签订风险，提高合同审核效率， 合同管理办法（第一版） 审计监察管理中心作为合同范本的管理部门，将结合相关业务部 门的意见，制定或修改公司的合同范本。 第八条 合同范本的拟定原则 （一）合同范本应做到文字规范，严谨。 （二）条款内容要清楚，专业术语应作专条定义。 （三）合同中涉及的条款内容，要以合同法为基准。 （四）以仲裁或诉讼作为争议解决方式时，要本着对公司有利 的原则，争取将仲裁机关或管辖法院确定在公司所在地。 第九条 合同范本的拟定申请 业务部门根据具体业务需要提出范本需求，填写合同范本管 理表（附件二），经总经理批准后，提交至审计监察管理中心。 第十条 合同范本的拟定 审计监察管理中心依据业务部门的意见，针对合同需求部门 申请，在对示范文本的通用性、使用频率等因素进行评估后，决定 是否制定范本，同意拟写的，进入范本的拟写程序和审批程序。 第十一条 合同条款分类 审计监察管理中心在制定合同范本内容时，应分为格式条款 和非格式条款。格式条款为制式条款，绝对不允许改动；非格式条 款为我方与合同相对方共同商议的合同具体内容，根据具体业务 需要，由合同起草人进行填写。 第十二条 合同范本的审核 审计监察管理中心拟写范本完成后，由审计监察长组织相关 部门对拟写完成的合同范本进行审核。 第十三条 合同范本的复核 合同管理办法（第一版） 经过审核的合同范本，审计监察管理中心应将合同提交至经 管会，由经管会对合同进行复核。 第十四条 合同范本的批准 复核完毕且各部门均无异议的合同范本，须提交至董事会。经 董事会批准的合同范本，方可按相关颁布程序执行。 第十五条 范本重拟 当合同范本不能满足合同签订需求，合同需求部门提出对合同 范本进行修改或重拟时，须填写合同范本管理表，按合同标准范 本管理的审批程序完成审批颁布后，按新的合同范本执行。 第十六条 合同范本的作用 公司合同的签订，应严格按照合同范本执行，对不符合合同范 本要求的，各合同审核部门应不予审核。 第四章第四章 合同编号管理合同编号管理 第十七条 合同编号 所有提交至审计监察管理中心审核的合同（包括使用公司范 本的合同和使用对方自带范本的合同），审计监察管理中心均应根 据合同的内容及种类对合同进行统一编号。 第十八条 合同编号规则 合同编号由六位英文字母与七位阿拉伯数字混编而成。编号 规定为： 、一、二位英文字母为公司汉语拼音缩写。 2、三、四位英文字母为事业部汉语拼音缩写。 3、五、六位英文字母为合同类别汉语拼音缩写。 合同管理办法（第一版） 、七、八位阿拉伯数字为合同签署年份后两位数字。 5、九、十位阿拉伯数字为合同签署月份。 6、十一、十二、十三位阿拉伯数字为合同签署流水号。 第十九条 如使用对方合同，且对方已出具合同编号的，为规 范合同管理实行双编号管理，也应出具公司的合同编号，在进行合 同登记时于备注栏标注对方合同编号便于查找。 第五章第五章 合同签署管理合同签署管理 第一节第一节 合同的起草合同的起草 第二十条 合同起草的条件 为保证合同管理的效率，合同起草人应与合同相对方就合作事 宜进行充分磋商，并就各项具体事宜达成共识后，方可进行合同的 起草，避免经审批后的合同反复更改。 第二十一条 合同范本的选择 合同起草人对于合同范本的选用应坚持以下原则： （一）对于包含在公司统一范本中的合同，合同起草人必须采用 符合业务实际的公司合同范本； （二）暂无标准合同范本的，须按合同范本管理程序制定合同范 本。 （三）如合作关系中必须使用对方合同范本的，业务部门主管应 在合同审核表的审核意见栏中明确标注。 第二十二条 合同条款填写要求 合同起草人在填写合同具体条款时，合同范本中的格式条款不 合同管理办法（第一版） 允许改动，非格式条款的填写语言应准确、规范，避免产生歧义或 误解。 第二节第二节 合同的审核与批准合同的审核与批准 第二十三条 合同报审条件 合同签约人在完成各项准备工作后，应当在合同正式签订之前， 填制合同审核表（附件三），连同合同草稿和合同所需要涉及到 的资料送交相关部门进行审核。 第二十四条 合同复核 业务主管部门负责于一个工作日内完成合同中各条款的复核。 第二十五条 合同审核 （一）审计监察管理中心作为合同的最后审核者，主要负责审 核审批流程的正确性、审批资料的完整性和合同的合法性、法律上 的可行性、有利性。 审计监察管理中心法务人员审核后，需将合同草稿逐页加盖 合同审核专用章。 （二）对于审计监察管理中心审核通过的合同审核表及合同 草稿，交由合同起草人报公司合同批准人进行审批。 第二十六条 审核时限 使用公司合同范本的合同，审核人须于一个工作日内将合同 审核表审核完毕。非合同范本的，审核人须于两个工作日内审核完 毕，有特殊情况的需要与业务部门结合处理。 第二十七条 合同批准 合同管理办法（第一版） 对于使用公司合同范本且符合合同条款管理相关规定（以董 事会发文为准）的合同，由总经理批准；对于未使用公司合同范本 或不符合相关合同条款规定的，须经董事长特批。 第三节第三节 合同的签章管理合同的签章管理 第二十八条 正式合同文本的打印条件 对于通过合同批准人批准的合同，合同起草人应将合同电子 版与经过审批的合同草稿一并交至审计监察管理中心，由法务人 员对合同电子版与合同审批手续进行审核，符合下列条件的，方可 进行正式合同文本的打印： （一）已严格按照既定的合同审批流程完成合同审批； （二）合同草稿完整，且“合同审核专用章”齐全； （三）合同电子版与签批草稿一致。 第二十九条 打印要求 （一）按照统一合同格式打印； （二）使用合同打印专用纸，如不能使用合同专用纸时要加盖 法务人员的专用合同防伪标识； （三）根据合同编号管理规定出具合同编号，并同时打印于封 皮的右上角。 （四）如需重新打印合同的，签约部门应将原合同文稿交回审 计监察管理中心，由审计监察管理中心统一销毁。 第三十条 合同的签章 （一）正式合同文本打印完毕后，法务人员将合同专用章按印 章管理办法规定要求于正式合同文本上加盖合同章，所有合同均 合同管理办法（第一版） 应加盖骑缝章。 （二）合同内部签章完毕后，合同的签订人于审计监察管理中 心法务人员处办理支领手续取得合同文本，与合同相对方进行合 同的外部签订。 第三十一条 合同签订要求 （一）合同签订前，合同签订人应再次确定合同相对方身份，签 订时要求合同相对方加盖合同章（包括骑缝章）、当事人签字；合同 相对方不能盖章的，须出具法定代表人的授权委托书，方可由授权 代表人签字。 （二）为了便于合同的管理，一般情况下，合同签署要求我方留 存文本在三份以上（审计监察管理中心一份、档案室一份、业务部 门一份）。 （三）合同签订完毕后，签订人应第一时间将合同交回审计监 察管理中心，履行交回手续。审计监察管理中心法务人员应在回收 合同时审查合同的签订是否符合合同法要求（包括合同签订的相 关文件、授权书等）。 第三十二条 签订的时效性 一般情况下，签订人应于合同签订完毕后立即办理交回手续。 无故拖延的，依照员工违规处罚管理细则进行处理。 第三十三条 签订完毕 合同经过双方当事人盖章或是授权代表人签字之后，即为签 订完毕。 第三十四条 签署规定 （一）绝对禁止在空白纸张、空白合同、缺项合同上加盖合同专 合同管理办法（第一版） 用章。 （二）合同条款应全部为打印条款，手填条款无效。 （三）采用电子邮件形式订立合同的，应严格遵照中华人民共 和国电子签名法的有关规定执行。 （四）在签订合同时，应依法律法规的有关规定进行，不得存在 违反法律法规及公序良俗的行为。 第四节第四节 外来合同的签署管理外来合同的签署管理 第三十五条 外来合同的定义 外来合同特指合同签订所用文本为相对方所出具的合同文本， 而非公司已颁布合同范本。 第三十六条 外来合同文本的起草 使用外来合同时，合同起草人应首先取得相对方合同文本的 样稿，在合同审核表“合同来源”一栏填制“外来合同文本”字样。 第三十七条 外来合同文本的复核 合同的复核人在复核外来合同时，除按本章第二节规定认真 履行职责外，还应对是否使用外来合同于合同审核表上签署明确 意见。 第三十八条 外来合同文本的审批 外来合同的审批，依据本办法中第五章第二节执行。 第三十九条 外来合同的签章管理 外来合同的签订，依据本办法中第五章第三节执行。 第四十条 对于使用频率低、适用范围小、通用性不强，且公 合同管理办法（第一版） 司尚无合同范本的合同，考虑到业务实施的时效性，可根据业务实 际情况拟定合同，按外来合同的管理流程执行。 第五节第五节 合同的特殊签署管理合同的特殊签署管理 第四十一条 合同的特殊签署定义 合同的特殊签署是指由于特殊原因不能按本办法规定履行正 常的合同复核、审核、批准手续，但根据业务实际情况仍需及时签 订合同时，可以进行合同的特殊签署。 第四十二条 特殊签署申请 合同的需求部门不能按正常审批程序履行合同的审批手续时， 须首先向合同的批准人递交合同特殊签署申请（附件四），申请 中将合同内容包括签订的相关情况叙述清楚。 第四十三条 特殊签署的批准 合同的签订人或相关人员将填写好的合同特殊签署申请直 接上报合同的批准人。合同的批准人根据业务实际情况对是否签 订本次合同做出决定。 第四十四条 特殊签署的实施 合同特殊签署申请获批后，合同的签订人或部门相关人员 即可按印章管理办法于法务人员处支领合同专用章，进行合同 的签订。 第四十五条 特殊签署的复核与审核 合同签订完毕后，合同的签订人应第一时间将所签订的合同 交回公司。交回时根据本章第二节规定填制合同审核表，将合 同特殊签署申请与已签订的合同文本附于合同审核表后履行 合同管理办法（第一版） 合同的正常审批程序。 第四十六条 合同章的外借管理 原则上合同章一律不得外借，但考虑业务的实际需要，如必须 外借合同章签订合同时，按印章管理办法执行。 第六章第六章 合同履行管理合同履行管理 第一节第一节 合同的变更、中止、解除合同的变更、中止、解除 第四十七条 合同的变更 （一）定义 合同变更是指合同在执行过程中，对当事人约定的合同的内 容发生变化和更改的情况。 （二）合同变更的程序 1、由签约人/履约人填写合同变更审核表（附件五），上报 合同批准人。 2、批准人对合同变更审核表进行详细审阅，必要情况下可 召开经管会/董事会对合同变更情况进行审议。 3、 合同变更审核表获批后，签约人/履约人依据批示，拟定 变更协议； 4、变更协议按正常的合同审批程序执行。 第四十八条 合同的中止 （一）定义 合同的中止指在合同义务履行前或履行过程中，由于某种客 观情况的出现，使得当事人不能履行合同义务而只能暂时停止 合同管理办法（第一版） 的情况。合同中止根据相对主体不同，分为主动中止与被动中 止。 （二）合同中止的程序 1、主动中止的程序 （1）由签约人/履约人拟写合同中止情况报告，上报合同批准 人。 （2）批准人针对合同中止情况组织相关人员进行全面评估，确 定是否中止与中止的相关安排。 （3）签约人/履约人依据安排进行合同的中止。 2、被动中止的程序 （1）签约人/履约人确定相对方已中止合同时，拟写合同中止 情况报告，上报合同批准人。 （2）批准人针对合同中止情况制定防范性与补救性方案。 （3）签约人/履约人依据方案执行，尽量减少公司损失。 注：合同中止过程中如与相对方发生纠纷，按法务管理办法 程序进行。 第四十九条 合同的解除 （一）定义 合同的解除是指合同有效成立后，在一定条件下通过当事人 的单方行为或者双方合意终止合同效力或者溯及地消灭合同关系 的行为。 （二）合同解除的操作程序同合同中止程序。