浅谈地质档案的信息化管理工作.docx

浅谈地质档案的信息化管理工作摘要：地质档案管理信息化需要由技术业务部门把技术文件材料按统一的标准化管理要求，组成了保管单位，随时或定期向技术档案室归档。有力地促进地质档案工作的发展，从而使地质档案资料管理工作在国民经济建设科学研究、社会主义现代化建设中更好地发挥作用。 作文 关键词：地质档案；信息化；管理 地质工作是一项基础工作，其主要任务是为经济社会发展提供全面服务，随着信息化建设的不断推进，各行各业都在应用或推广信息化管理，所以各专业管理系统在项目建设的基础性技术文件材料收集、整理、存储就显得尤为重要。 1地质勘查技术部门立卷的重要性 1.1部门立卷的重要性分析 部门立卷的重要性可以从如下方面来分析：（1）技术文件材料实行技术业务部门立卷。（2）技术业务部门立卷，必须坚持技术文件材料平时的形成、积累和管理，确保技术文件材料的齐全、完整和准确。（3）通过立卷使技术业务部门和有关人员熟悉了技术档案的组成情况，便于以后查找利用。（4）技术部门经过对技术文件材料的系统整理，从中吸取经验教训，有利于工作的改进。（5）档案室通过协助技术部门的立卷归档工作，有利于开展档案室的工作并能使档案人员集中力量做好档案室的其他各项工作。 1.2部门立卷档案室的责任 部门立卷档案室有四个方面的责任：（1）结合本单位的具体情况，制定统一的归档制度，统一本单位的立卷和归档工作方法和做法，使各个技术部门在立卷和归档工作中有所遵循。（2）经常深入各个技术部门，督促与协助他们做好立卷归档工作。（3）经常宣传技术档案工作，组织有关人员学习档案工作方针和档案业务的理论与实践知识，提高大家的认识水平和实际工作能力。（4）做好立卷的物质条件准备工作，随时为各立卷单位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目录、工具等。 思想汇报 1.3部门立卷的优势 部门立卷有四个优势：（1）实行技术业务部门立卷，立卷的环节应该在技术部门，在形成、积累和处理技术文件材料的每个环节都会考虑得十分细致。（2）财务部门的合同管理系统从合同项目的提出、多层次的审批、审核商务报告及技术报告，每一步、每一环节都考虑得十分细致。（3）地质资料采用计算机管理，极大地节省了存储空间，也为使用带来了方便。（4）立卷环节设在技术部门，设在形成、积累和处理技术文件材料的单位，是提高档案质量实现标准化的一个重要环节。 2 实现地质档案标准化 地质档案资料的标准化是指在地质档案工作领域中，由地质档案工作主管机关，以及有关部门共同协商，对档案工作的管理原则、方法、质量、概念、设施等制定出规范性全部运行活动过程。可采用ISO9001:2000来进行档案标准化管理，具体如下。 2.1编制档案质量手册 质量手册的主要内容是：（1）实施单位概况。（2）实施单位的质量方针和目标。（3）组织机构、职责和权限及其关系。（4）质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性。（5）质量管理体系过程（要素）概述。（6）质量管理过程之间的相互作用的表述。（7）支持性文件。 2.2编制档案程序文件 根据勘查的特点，其程序文件有如下6个：（1）文件控制程序文件。（2）记录控制程序文件。（3）内部审核程序文件。（4）不合格控制程序文件。（5）纠正措施程序文件。（6）预措施程序文件。 2.3编制档案作业指导书 指导作业人员实际操作的技术性文件即作业指导书。 按专业分别编制，又可分野外施工作业指导书和室内工作作业指导书。 标准化是实现地质档案工作现代化的基础，标准是通过制定和贯彻各种标准，使分工合作有了统一、科学的准则和依据，通过标准，把各部门业务，有机地联系起来。档案工作标准化可以提高地质档案资料工作的质量和效率，节约人力、物力。 3实现地质档案信息化 档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程。主要包括建立数据库、档案资料数字化、网络技术及密级管理等四个方面。 3.1建立档案数据库 参照成果地质资料目录数据库著录要求，结合原本地质档案的具体构成，对原本地质档案进行著录，建立相应的目录数据库，开发适合本单位原本地质档案目录检索系统，实现原本地质档案的计算机管理。 3.2档案资料数字化 实现传统室藏档案的数字化。档案数字化的第一步就是首先把室藏档案数字化；第二步就是将现有室藏纸质档案根据其特点和利用情况逐步进行数字化处理。对于重要的、利用率高的并且纸张出现破损和文字渐变模糊不清的档案逐步进行电子扫描与文字录入，并刻录成光盘作为永久保存，逐步达到了完善保护纸质档案原件的目的。 3.3网络技术 网络平台提供了各种专业管理系统运行的条件，建立档案管理系统，对技术业务管理网络是十分必要的。它具有四个方面的作用：（1）建立网络档案管理系统有利于专业管理系统的正常运行。（2）档案管理系统接收网络内专业系统的归档数据有利于数据的完整齐全。（3）建立档案管理系统减轻专业系统的压力，档案的提供利用、档案的安全保存有了可靠的保证。（4）建立网络档案管理系统有利于档案工作的健康发展，有利于网络建设的节省和正规发展，避免重复建设，重复投资。 3.4密级管理 如何做到地质资料的安全高效服务，是地质勘查单位档案信息化建设的一个核心问题。对此，可实行密级管理，根据地质资料的密级程度，分类分级分层次进行设密管理，建立查阅人员的访问权限，对需要复印下载的地质资料履行申报手续，达到规定要求，档案管理人员才能解密放行。 思想汇报 4结语 有了标准化的原始数据，当专业管理系统的数据传入档案管理系统后，无论档案管理系统是否对数据进行整合，都不影响查询利用，当档案管理系统做了数据整合归档后，在查询的信息中会增加实体材料的存放位置标准。这是由于缩微、计算机、光盘、网络技术手段具有经济、灵活、有效、先进等优势，加上在信息处理与远距离传递等方面的优势，对地质档案管理现代化起到了重要的作用，它也必将在档案管理中发挥愈来愈大的作用，有力地促进地质档案工作的发展，从而使地质档案资料管理工作在国民经济建设