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浅析提高工程项目档案文档质量的措施和办法 摘 要：随着我国信息化社会建设水平的不断提高，在社会生产经营活动中建立起一个科学合理的档案管理工作体系越来越重要。而建设工程档案资料是工程建设过程中形成的各种形式的纪录，反映建设过程的完整信息，是工程质量的客观见证，是建设工程竣工验收、质量等级核定的必要条件而且，为建设工程质量问题提供准确、直接的责任信息。但是，目前由于我国工程项目档案工作方面还存在一定的问题，因此就需要企业相关管理人员正确认识档案管理中存在的问题，并积极探讨解决的方式。 关键词：工程项目；档案文档；质量措施 1 工程档案?Y料质量管理的内容 工程建设项目档案（也简称为项目档案）是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。它是指工程建设项目在提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中经过鉴定、整理、归档后形成的对国家、社会和工程有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、电子、声像等不同形式和载体的各种历史记录。 项目档案是由建设单位（即项目法人、业主、发包人的统称，下同）、监理单位和各参建单位共同形成的，是整个工程建设的真实记录，是印证工程建设整个过程的原始凭证，是对工程建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及运行、维护、改建和扩建的重要依据，贯穿于建设工程全过程。始于建设工程立项、贯穿于审批、招标、投标、勘测、设计、施工、运营、决算、验收、审计等全过程。 2 工程档案资料管理中存在的问题 2.1 对档案资料管理重视不够 各工程参建单位遍存在“重建设、轻档案”的思想，认为工程建设质量以实体为主，忽视工程档案资料的管理工作，错误地认为工程档案资料是为应付建设单位、质监站等检查的，工程档案资料管理与工程质量关系不大，有些单位没有领导分管负责；没有或虚设档案资料管理制度；管理人员无证上岗，人员变动频繁或无专人管理；不是随工程施工进展收集整理档案资料，而是在项目竣工验收时突击补编填充资料有的甚至在竣工验收后补资料，严重影响档案资料真实性、准确性、严肃胜 2.2 档案资料管理制度不完善 在工程档案资料管理方面，国家和地方政府部门均有相应标准、规定、规程和规范等但在工程施工承包合同中，关于工程施工档案资料的收集和管理没有明确、具体的约定在工程项目的各参建单位中，档案资料管理制度没有或形同虚设施工过程中不认真按照国家规定和合同约定，对档案资料的收集和整理进行认真的检查结果是施工过程中缺失的档案资料，在检查或验收时临时制作，并非施工过程中的记录整理，因而真实性就无法保证。 2.3 从业人员综合素质有待提高 参建单位的档案资料管理人员不熟悉业务，缺乏相关的档案资料专业管理知识在建筑行业中绝大部分是兼职资料人员，有的是施工员兼职，有的是临时安排的在校实习人员，有的还兼职多个工地资料员的工作等，大多是未经培训的无证上岗人员不熟悉工程建设相关法律、法规和技术标准，对工程档案资料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的专业知识，导致收集、整理档案资料不符合标准，反复修改，不仅保证不了档案资料的质量，而且还延误了归档时间。 3 提高工程项目档案文档质量的措施和办法 3.1 设计文件质量的控制 资料人员要了解各设计院的特点，做好验核工作。验核的要求包括：清单与实物是否相符及目录与内容是否一致；图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致；本次来图与历次的来图有无矛盾或错误；代材单、变更单、工程联络单是否规范、有无重号或空号。接收移交目录时要验核该目录及目录下的所有文件，接收移交分目录时要验核整个专业的所有文件，接收移交总目录或总分目录时要验核整个单元的所有文件。在验核目录过程中若发现问题要及时进行汇总、处理，不能及时处理的要做好跟踪。 3.2 厂家档案质量的控制 厂家档案资料是由厂家提供，经采购方验核后厂家移交的合格证、检验报告、使用说明书、图纸等不同类别的资料。这样会出现两种情况，一种情况是资料复杂繁多，涉及厂家又多，且各厂家提交的资料又各有其特点，情况复杂，因此厂家资料的验核工作有不少难度。另有一种情况就是在厂家提交资料时，采购人员不予把关，将资料发给使用单位和管理部门后，这些部门也很少核实其完整性，造成长期以来工程管理部门只能是被动地接收资料，即交什么收什么。为避免厂家移交的档案资料不齐全，给归档工作增加难度，因此，对厂家移交的资料应做到：规范合同内容；全面了解施工图纸中应采购的设备仪器仪表情况，并进行汇总；要求厂家单位及时移交商务合同及其技术附件，并把资料内容补充到汇总表中；要求供使用单位及专业管理部门的资料提前移交，以掌握厂家资料、提供的进度和初步审核资料的情况，及时做好反馈和督促，以便做好厂家现场安装调试资料的及时收集。 3.3 施工文件质量的控制 做好施工文件的质量控制，档案资料管理人员、项目经理、监理工程师等都要各尽其责，档案人员从档案的角度进行把关，其他方则从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，不仅从档案的角度把关，要从工程的角度把关。档案资料管理是工程管理的一部分，工程的内容体现在项目图纸之中，若干套图纸构成一个完整的项目，这一点，项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚，因而，项目管理单位应做到图纸发放要严格按计划，资料要严格根据图纸的发放情况归档，如此，才能做好资料的收集工作。 4 总结 为了提高建筑企业对于各项建筑工程建设活动开展的科学管理水平，就需要企业做好工程项目档案的管理工作，面对目前存在于我国工程项目档案文档质量中的问题，需要我们立足于实际情况，积极探讨相应的解决方法。如何在项目管理过程中进行档案资料质量的控制，对国内的工程项目管理来说是一个盲点，还需要有一个循序渐进的过程。或许解决的根本还在于，只有将档案意识灌输给每一位管理者和参与者，在规范管理和完善制度的同时，正确对待资料收集工作，才能更好地做好项目档案的归档工作，通过建立完善的档案管理