Office系列软件问题解答(Excel篇).doc

第七章 数据输入技巧7.1 如何在工作表中快速跳转单元格难度指数：如何在工作表中快速跳转单元格？在Excel 工作表中，可以使用如下的快捷键快速跳转单元格： 组合键“Ctrl Home”：快速跳转到工作表的第1 个单元格； 组合键“Ctrl End”：快速跳转到工作表的最后一个单元格； 组合键“Shift Ctrl Home”：快速选中工作表中第1 行的所有单元格内容； 组合键“ShiftCtrlEnd”：快速选中工作表中最后一行的所有单元格内容。7.2 如何快速、准确地选择大范围的单元格区域难度指数：由于屏幕大小的局限性，利用鼠标总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。有什么办法可以解决这个问题呢？要快速、准确地选择大范围的单元格区域（比如A6:Z66），只须在Excel 的“名称框”中输入该区域的范围，然后按键盘上的Enter 键，即可快速选中以这两个单元格为对角的长方形区域。7.3 如何设置按下Enter键时光标移动的方向难度指数：每次按下Enter键后，光标总是向右移动，而现在要输入的数据是行的方向，每次都要移来移去的很麻烦，有没有办法让它在按下Enter 键后往下移动，方便用户输入数据呢？要改变按下Enter 键时光标移动的方向，可以执行如下操作步骤：1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。2打开“编辑”选项卡。选中“按Enter 键后移动”复选框，然后在“方向”下拉列表中选择所需的方向。3单击“确定”按钮。这样，再单击Enter 键后光标将向下移动。7.4 如何快速选取包含公式的单元格难度指数：如果需要对工作表中包含公式的单元格加以保护，或将它填充成与其他单元格不同的颜色，以提醒其他用户不可以在公式单元格中输入数据，那么怎么快速选取这些包含公式的单元格呢？要快速选取包含公式的单元格，可以执行如下操作步骤：1执行菜单栏中的“编辑”“定位”命令，打开 “定位”对话框。2单击“定位条件”按钮，在打开的“定位条件”对话框中选择“公式”选项，然后再单击“确定”按钮即可。7.5 如何随意拖曳单元格难度指数：怎样在Excel 中任意地拖曳单元格？要实现在Excel 中任意拖曳单元格，可以执行如下操作步骤：1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。2打开“编辑”选项卡。在“设置”选项区域中，选中“单元格拖放功能”复选框（最好也选中“覆盖单元格内容前提出警告”复选框，以防止覆盖原有数据）。3单击“确定”按钮即可。7.6 如何正确显示百分数难度指数：在单元格中输入一个百分数（假如66），按下Enter 键后显示的却是0.66。怎样才能正确显示百分数呢？出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成“数值”类型了，因此，只要将它更改为“常规”或“百分数”类型即可。具体的操作步骤如下：1选中显示0.66 的单元格，执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。2单击“数字”标签，打开“数字”选项卡。在“分类”列表中选择“常规”或“百分数”类型，单击“确定”按钮即可。7.7 如何在Sheet1 和Sheet2 同一位置输入相同的数据难度指数：在进行数据输入时，Sheet1和Sheet2中的部分数据是完全相同的，请问可以同时在Sheet1和Sheet2 的同一位置输入完全相同的数据吗？要在Sheet1 和Sheet2 的同一位置输入相同的数据，可以执行如下操作步骤：1先按住键盘上的Ctrl 键，再分别单击Excel 底部的“Sheet1”标签和“Sheet2”标签，这样即可把两个工作表变成一个“工作组”。2在表格的指定位置输入数据即可。此时，两个工作表中的数据会同时变动，并保持数据的一致性。7.8 如何在单元格中输入一又三分之一难度指数：请问如何在Excel 的单元格中输入数学符号（比如一又三分之一）呢？如果要在单元格中输入数学符号一又三分之一，可以使用以下两种方法： 选中要输入数学符号一又三分之一的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡。在“分类”列表中选择“自定义”选项，在“类型”列表中选择“# ?/?”选项。然后单击“确定”按钮，在设置好的单元格中输入“1 空格1/3”即可。 如果要输入一又三分之一，只须直接在单元格中输入“0 空格4/3”，然后系统会自动进行转换。7.9 如何自动填充文字难度指数：在表格中，有些数据是一模一样的，有什么快速的方法可以提高输入的效率呢？例如要让G7、G8 和G10 单元格中填入的文字与G5 单元格中的文字一样，可以执行如下操作步骤：1先选中G5 单元格，然后按住Ctrl 键，再分别选中G7、G8 和G10 单元格。2执行菜单栏中的“编辑”“填充”“向下填充”命令，即可将G5 单元格中的文字，添加到G7、G8 和G10 单元格中。注意如果利用“编辑”“填充”命令，则所选取的范围一定要是同一栏或同一列，否则将不能进行填充。技巧如果在G5 单元格中还没有输入文字，可以先选中G5、G7、G8 和G10 单元格，输入“营业员”字样，然后先按Ctrl 键，再按Enter 键，这样所选单元格就全部填上“营业员”字样了。7.10 如何启用记忆功能难度指数：在一些网页填写注册信息时，如果输入的内容以前曾经输入过，只要输入前面一个或几个字符，系统就会自动输入其余的内容。在Excel 中有这样的功能吗？这种功能叫做自动记忆功能，在Excel 中也是可以实现的。具体的操作步骤如下：1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。2选择“编辑”选项卡。在“设置”选项区域中选中“记忆式键入”复选框。3单击“确定”按钮即可。7.11 如何在Excel中为中文添加拼音难度指数：由于工作的需要，经常要为中文添加拼音，这样可以为某些生僻的汉字加上拼音注释。如果是在Word 中就比较简单了，在Excel 中应该怎么添加呢？要在Excel 中为中文添加拼音，可以执行如下操作步骤（下面以Excel 2003 为例进行介绍）：1选中需要输入拼音的单元格区域，执行菜单栏中的“格式”“拼音指南”“显示或隐藏”命令，这样就可以在该单元格激活拼音信息的显示模式，否则即使输入后也处于隐藏状态。2输入正常的中文文字，然后执行菜单栏中的“格式”“拼音指南”“编辑”命令，此时就可以直接在单元格的上半部区域输入相应的拼音了。3一般情况下，由于拼音缺省使用半角字符，而且又缺省使用左对齐模式，因此看起来不是那么美观。因此可以执行菜单栏中的“格式”“拼音指南”“设置”命令，在 “拼音属性”对话框的“字体”选项卡中可以调整拼音的字体、字形、字号、下划线、颜色等格式；在“设置”选项卡中重新设置拼音与文字的对齐状态，比如左对齐、居中、分散对齐等，建议选择“分散对齐”，这样拼音与文字就可以一一对应了。7.12 如何在单元格中输入10位以上的数字难度指数：有时需要在单元格中输入15 位或者18 位的身份证号码，但是在Excel 中输入超过11 位数字时，会自动转为“科学计数”的方式，比如身份证号为输入后就变成了1.301E+17。如何解决这个问题呢？相信在Excel中输入15位或18 位身份证号码的问题已经困挠了许多人，下面介绍两种比较简单快速的方法，可以让用户在单元格中输入10 位以上的数字：1在单元格中输入号码时，先输入“”号，即，这样单元格会默认该单元为“文本”方式，完整显示出18 个身份证号码来。2如果已经输入了大量的号码，并已经全部以科学计数显示，而又懒得按照上面的方法一个一个重新输入的话，可以按照如下方法进行操作：（1）假设已在单元A1：A100 中输入了大量的身份证号码，选中A1：A100 的单元格。（2）单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框。（3）打开“数字”选项卡。在“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“0”（4）单击“确定”按钮即可。7.13 如何为单元格添加批注难度指数：有些文档需要多人协助完成，有的问题不能说得很清楚且容易忘记，有没有什么办法可以解决这个问题呢？这个问题很多人在工作过程中都遇到过，其实只要为所需的单元格添加上批注信息，其他人一看就一目了然了。如果要为单元格添加批注，可以执行如下操作步骤：1将光标放置在要添加批注的单元格上。2执行菜单栏中的“插入”“批注”命令，此时会在此单元格的右上角出现一个红色三角形和一个文字方块。3在文字方块中输入要说明的文字即可。4如果要设置文字方块内的文字，可以单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“设置批注格式”命令，打开“设置批注格式”对话框。提示只要提示的文字方块在选定状态下，且光标在文字方块边框的边缘时变成“ ”，你就可以对它进行“移动”、“删除”等操作了。7.14 如何一次删除多个批注难度指数：以前设置了很多个批注，现在用不到了，可否一次将它们全部删除呀？如果要一次删除多个批注，可以执行如下操作步骤：1执行菜单栏中的“编辑”“定位”命令，打开“定位”对话框。2单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。3选中“批注”单选按钮，单击“确定”按钮。此时，所有的批注将呈选中状态。4执行菜单栏中的“编辑”“清除”“批注”命令，即可将全部批注删除。7.15 如何自动填充日期难度指数：输入不同月份的相同日期（如1 月5 日、2 月5 日等）可有快速的方法？可以使用“自动填充”功能快速输入这些日期。具体的操作步骤如下：1输入1/5（它会自动变成1 月5 日）。2选取范围（如A2:A13），然后执行菜单栏中的“编辑”“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框。3在“序列产生在”选项区域中，选中“列”单选按钮；在“类型”选项区域中，选中“日期”单选按钮；在“日期单位”选项区域中，选中“月”单选按钮。4单击“确定”按钮，即可将不同月份的相同日期添加到所选的单元格中。7.16 如何自动填充数值难度指数：想输入10001100 的编号，可有什么快速的方法？如果要自动填充10001100 的编号，可以有多种方法，下面一一进行介绍。一、利用菜单命令如果要利用菜单命令填充10001100 的编号，可以执行如下操作步骤：1在所需单元格中输入起始数值，例如在A2 单元格中输入1000。2将光标放置在A2 单元格上，执行菜单栏中的“编辑”“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框。3在“序列产生在”选项区域中，选中“列”单选按钮；在“类型”选项区域中，选中“等差序列”单选按钮；在“步长值”文本框中输入“1”；在“终止值”文本框中输入“1100”。4单击“确定”按钮，即可将所需的序列填充到单元格中。提示如果输入起始数值后选定一个范围的话，就可以在“序列”对话框中不输入“终止值”了。二、利用右键快捷菜单在“起始值”的右下角“控点”上单击鼠标右键，这时光标由“ ” 符号变成“ ”符号，且状态栏中会显示。往下拖曳鼠标到所需的位置，此时会自动弹出一个快捷菜单，执行“以序列方式填充”命令即可。三、利用鼠标左键填充也可以在“起始值”的“控点”上按住鼠标左键，然后按住Ctrl 键（此时光标会由“”变成“ ”，往下拖曳即可。7.17 如何输入分数难度指数：在Excel 中输入分数时，它总是要变成日期，要怎样才可以正确输入分数呢？这个问题有多种解法，主要看最终要得到的是“数值”（可以计算）还是“文字”（不可以计算）。下面分别进行介绍。一、数值如果要得到的是“数值”，最简单的方法就是在分数前多加一个“0”。如要得到“3/5”，那就要先输入一个“0”，然后按一下空格键再输入3/5，单击Enter 键即可变成“3/5”。如果要的得到“数值”，还可以使用菜单命令来实现。具体的操作步骤如下：1将光标放置在要输入分数的那个单元格上（如A2）。2执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。3打开“数字”选项卡。在“分类”列表中选择“分数”，在“类型”下拉列表中选择所需的分数格式。4单击“确定”按钮即可。二、文字若输入的分数不做计算用的话，可以直接在分数前先输入一个 “数字”选项卡 “”符号，然后紧接着输入“3/5”即可。这样输入的分数靠左对齐，表示它是“文字”而不是“数值”。7.18 如何输入以“0”为开头的数据难度指数：要在单元格中输入以“0”为开头的数据，但是每次输入后“0”都不见了，应如何解决呢？解决这个问题的方法有两种，一种是得到的结果为“数值”（可以计算），另一种是得到的结果为“文字”（无法计算）。下面分别进行介绍。一、数值1选中要输入数值的单元格。2执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。3打开“数字”选项卡。在“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入3 个“0”。4单击“确定”按钮，这样就可以在单元格中输入以“0”开头的数值了。提示输入的数值为3 位数，因此在“类型”文本框中输入了3 个“0”。如果要输入的数值为4 位数，那么在“类型”文本框中就要输入4 个“0”了，依此类推。二、文字若要输入文字的话，可以直接在输入数字之前先输入一个“”符号，然后再输入数字即可。这样输入的数字靠左对齐，表示它是“文字”而不是“数值”。7.19 如何在连续单元格中自动输入等比数据序列难度指数：如何在连续单元格中自动输入等比数据序列呢？要在连续单元格中自动输入等比数据序列，可以利用Excel 的“填充”功能实现。具体的操作步骤如下：1在第一个单元格中输入该序列的起始值，比如“1”。2选中要填充的所有单元格（本例为A1:A100），然后执行菜单栏中的“编辑”“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框。3在“类型”选项区域中选中“等比序列”单选按钮，再在“步长值”文本框中输入等比序列的比值；在“终止值”文本框中输入一个数字（不一定是该序列的最后一个值，只要是一个比最后一个数大的数字就可以了）。4单击“确定”按钮，系统即可自动将序列按照要求进行填充。7.20 如何利用“记录单”为行或列添加数据难度指数：如果工作表文档中数据较多，由于屏幕大小的限制，在输入超过显示区域单元格的数据时，一般都是要利用滚动条来定位显示区域，非常麻烦。请问有什么办法可以解决这样的问题？要解决这样的问题，可以利用“记录单”直接输入数据，而无须理会单元格位置的变化。本例以添加工资表中的数据为例进行介绍：1选中要记录数据的列标题区域，本例为A3:L3。2执行菜单栏中的“数据”“记录单”命令，即可在打开的对话框中直接输入员工的工资信息了。3单击“新建”按钮，即可将该记录单中的信息添加到所对应的单元格中，然后继续输入其他员工的工资信息。4全部输入完成后，单击“关闭”按钮即可。注意不管是行输入还是列输入数据，由于系统默认是将第一行和第一列作为记录名称和字段名称，所以所有输入的数据都是从第二行和第二列开始的。7.21 如何一次打开多个工作簿难度指数：如果有3个相关的工作簿分散在不同的文件夹中，每次要用时都要一个一个地开启，很麻烦也很没有效率，有没有办法一次开启这3 个工作簿呢？要解决上面的问题必须用到“保存工作区”。具体的操作步骤如下：1先打开3 个工作簿，如本例中的“药费记账系统.xls”、“工资表.xls”和“员工通讯录.xls”。2执行菜单栏中的“文件”“保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框。3在“保存位置”下拉列表中选择任意文件夹；在“保存类型”下拉列表中选择“工作区（*.xlw）”，在“文件名”文本框中输入任意的文件名（本例为“test.xlw”），然后单击“保存”按钮即可。4这样，在“保存位置”下（本例为E:Book）会出现一个test.xlw 的文件。5双击test.xlw 文件，即可快速打开本例中的3 个工作簿。如果所要打开的多个工作簿放置在同一个文件夹中，可以执行下列任一方法：一、Excel 2003 程序已经打开，且文档放置的位置是连续的1执行菜单栏中的“文件”“打开”命令，出现“打开”对话框。2用鼠标拖动选取的方式选中要打开的多个文档，或者先选中第1 个文档，然后按住Shift 键，至最后一个文档处单击鼠标左键。3单击“打开”按钮即可。二、Excel 2003 程序已经打开，且文档放置的位置是不连续的1执行菜单栏中的“文件”“打开”命令，出现“打开”对话框。2选中第1 个文档后，按住Ctrl 键，再依次选择所要打开的多个文档。3单击“打开”按钮即可。三、Excel 2003 程序未打开1首先用鼠标先选中要开启的第一个文档，然后按下Shift 键（或者Ctrl 键），选择其他要打开的文档。2等全部文档都选择好后，单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“打开”命令即可。四、启动时自动打开文件夹中的所有文件1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。2打开“常规”选项卡。在“启动时打开此目录中的所有文件”文本框中输入要打开文件放置的位置。3单击“确定”按钮。这样，以后再打开Excel 程序时，就会自动打开“E:Book”中的所有文件。提示放在“启动时打开此目录中的所有文件”内的文件不管是不是.xls都会被同时开启，且放在里面的文件要全部开启完毕后，它才会把主控权交还给你，所以在使用上要特别小心！7.22 如何在Excel 中直接获取Internet 上的数据难度指数：由于业务需要，每天都要到Internet 上查找当天的外汇牌价，再把它复制到Excel 中。这种重复性的工作能不能变得更简单点呢？要将这些重复性的日常工作变得既简单又有效率，可以执行如下操作步骤：1打开Excel 文档，执行菜单栏中的“数据”“导入外部数据”“新建Web 查询”命令，打开“新建Web查询”对话框。2在“地址”栏中输入能访问到外汇牌价的Internet网址（本例为“中国银行”），再单击“转到”按钮，就会显示该网页中的信息。3把鼠标指针移动到希望导入的数据区域的左上角，选中“ ”标记，会变为对钩状态。4单击“导入”按钮，打开“导入数据”对话框。此时可以指定导入的数据在Excel中的放置位置，默认值是当前单元格的位置。5单击“属性”按钮，打开“外部数据区域属性”对话框。在“刷新控件”选项区域中，选中“打开工作簿时，自动刷新”复选框，这样每次打开这个Excel 文件，都会自动从网站上获取外汇牌价的数据。6完成以上这些设置后，单击“确定”按钮，数据随即就被导入到Excel 中。如果希望立即刷新数据，可以在“外部数据”工具栏中单击“刷新数据”按钮。现在，每天打开Excel 文件时，当天的外汇牌价就已经自动填好了。第八章 工作表及单元格的美化8.1 如何在多个工作簿之间快速切换难度指数：如何在多个工作簿之间快速切换呢？要在多个Excel 工作簿之间切换，可以执行以下方法： 按组合键“Ctrl Tab”，可以在打开的工作簿之间切换。 按组合键“Ctrl PageDown”，可以切换到工作簿的下一个工作表。 按组合键“Ctrl PageUp”，可以切换到工作簿的上一个工作表。8.2 如何在Excel中获得最适合的列宽难度指数：在Excel 单元格中输入数据时，经常会遇到单元格列宽不够的情况，如何调整才是最快的方法呢？快速调整列宽的方法有以下几种： 如果需要调整某一列的列宽以获得最适合的宽度，可以用鼠标双击该列列标的右侧边界。 如果需要将多列调整到最适合的宽度，可以同时选中多列，然后鼠标双击任一列的右侧边界部分，这样所有选中列的宽度就会自动适应内容了。8.3 如何快速修改工作表的名称难度指数：工作簿中的工作表名称在默认的情况下都是Sheet X，可不可以快速地将它改成较有意义的名称呢？要快速修改工作表的名称，只须双击“工作表标签”，此时，“工作表标签”会自动反白显示，此时，只要输入适当的名称即可。提示用户也可以执行菜单栏中的“格式”“工作表”“重命名”命令，或者在要修改名称的“工作表标签”上单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“重命名”命令来更名。8.4 如何快速查看工作表难度指数：如果一个工作簿中有十个左右的工作表，每次要查看都要一直按箭头一个一个地去找，比较麻烦而且没有效率，有没有较快速的方法呢？要快速查看工作表，可以执行如下操作步骤：1在“工作表标签”左侧的箭头上，单击鼠标右键，随即在打开的快捷菜单中就会列出该工作簿中的所有工作表。2要打开哪个工作表，只须单击它即可。8.5 如何改变工作簿中默认工作表的数量难度指数：一般开启新的工作簿时，预设工作表的数量都是3个，如果希望增加到6个，可以吗？要改变工作簿中默认工作表的数量，可以执行如下操作步骤：1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。2打开“常规”选项卡。在“新工作簿内的工作表数”的微调框中，设置为“6”。 提示在“新工作簿内的工作表数”微调框中输入的数值应在1255 之间。3单击“确定”按钮完成设置。这样，当我们重新打开一个工作簿时，它的工作表数量就会变成6个了。上面的设置是增加所有工作簿的工作表数目，另外还可以在特定的工作簿内增加工作表数目。如果要增加当前工作簿中的工作表数目，只须执行菜单栏中的“插入”“工作表”命令，新的工作表就将出现在当前工作表之前，编号按顺序编为最大的号码。例如，若工作簿中有3个工作表，而Sheet 2 为当前活动工作表，那么执行菜单栏中的“插入”“工作表”命令之后将添加工作表Sheet 4，同时新工作表将出现在工作表Sheet 1 和Sheet 2 之间。当然，用户也可以一次在工作簿中插入多个工作表（最多为工作簿中现有的工作表数量）。若希望在新工作簿中添加多个工作表，简单地按下Shift键可以选择任意多个的工作表，然后执行菜单栏中的“插入”“工作表”命令。这样就添加了与所选工作表个数一样多的工作表。例如，希望在工作簿中插入3 个工作表，按住Shift 键并单击3 个工作表标签（工作表标签选择后颜色将变化），3 个新的工作表将插入在活动工作表的左侧。提示尽管在打开新文件时有最多255个可用工作表的限制，而一旦文件打开后就可以无限制地添加新的工作表。但是要注意，添加的工作表越多，每次Excel 执行计算时花费的时间就越多。8.6 如何美化单元格的边框难度指数：为了使工作表更加美观，有时就需要对单元格的边框进行美化，该如何操作呢？与字体的美化一样，单元格的边框也是需要特殊定制的。选择要添加边框的所有单元格，如果需要应用最近应用的边框样式，可以直接单击“格式”工具栏中的“边框”按钮。如果用户需要其他样式的边框，可以单击“边框”按钮右侧的倒三角按钮，然后单击模板上的一种边框样式即可。Excel 还为用户提供了附加的边框样式，用户可以执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡。然后选择所需的线条样式后，单击“确定”按钮即可。若要设置含有旋转文本的单元格样式，可以使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮，这样边框就应用于单元格的边界，和文本旋转同样的角度了。8.7 如何为工作表添加底纹难度指数：工作表的背景都是白色的，感觉很没有生气，可不可以换成自己喜欢的图片呢？要将工作表的背景换成自己喜欢的图片，可以执行如下操作步骤：1执行菜单栏中的“格式”“工作表”“背景”命令，打开“工作表背景”对话框。2选择自己喜欢的背景图片后，单击“插入”按钮，这样，工作表的背景就变成我们喜欢的图片了。注意在“打印预览”状态下，所设置的背景图片将不会显示出来，当然也打印不出来。这个功能只是给你一个视觉效果而已。8.8 如何让单元格数据斜向排版难度指数：工作表文件中的某些标题单元格数据是倾斜显示的，这种效果如何实现呢？要实现这个效果并不难，因为这是Excel自身提供的一种排版模式。具体的操作步骤如下：1执行菜单栏中的“工具”“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。2在“类别”下拉列表中选择“格式”选项，在“命令”下拉列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮，将它们拖到工具栏的合适位置。3这样，只要选择需要斜排的单元格，然后单击相应的命令按钮就可以实现数据的斜向排版了。8.9 如何使用Excel的样式功能难度指数：在Excel 中，如何快速地对工作簿中的数字格式、对齐方式、字体字号、颜色、边框、图案、保护等内容进行设置呢？要对工作簿中的数字格式、对齐方式、字体字号、颜色、边框、图案、保护等内容进行设置，最快捷的方式就是使用“样式”。具体的操作步骤如下：1选定需要定义格式的工作簿范围。2执行菜单栏中的“格式”“样式”命令，打开 “样式”对话框。3用户可以从“样式名”下拉列表中选择适当的样式种类，也可以从“样式包括”选项区域中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容，选择完成后单击“确定”按钮，工作簿的格式就会按照用户指定的样式显示了。提示利用Excel 工作表中的样式功能，还可以增加新的样式或修改已有的样式，并且还可以从其他工作簿中将样式复制过来。8.10 如何在工作表中不显示零值难度指数：在实际工作中，经常会在单元格中显示“0”或“0.00”等此类数据，如何让这些数据显示为“空白”呢？在工作表的制作过程中，如果不希望在单元格中显示“0”或“0.00”等数据，而是使用空白显示的话，使用下面的方法即可：1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。2打开“视图”选项卡，将“窗口选项”区域中的“零值”复选项取消。3单击“确定”按钮，返回工作表。此时工作表中的零值就不会再出现了。提示本设置仅对当前工作表有效。8.11 如何让单元格中的小数点对齐难度指数：在Excel 中，如何能够使数字居中，而小数点又对齐呢？要使单元格中的数字居中，而小数点又对齐，可以执行如下操作步骤：1选中要设置格式的单元格，单击“格式”工具栏中的“居中”按钮使它居中。2执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡。在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“?.?”。3单击“确定”按钮，这样就可以看到小数点对齐后的效果了。8.12 如何快速去掉工作表中的网格线难度指数：在Excel 工作表中，如何快速去掉工作表中的网格线呢？在Excel 工作表中，去除网格线的方法有以下两种：一、利用“选项”对话框1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框中的“视图”选项卡。2在“窗口选项”区域中，去除“网格线”复选框前面的“”，以达到隐藏Excel 工作表网格线的目的。其实，这样的操作只是针对当前工作表的，如果一个工作簿中包含了多个工作表，一个一个地去修改的确是一件很繁琐的事情。二、利用“自定义”命令1执行菜单栏中的“工具”“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。2在“类别”列表中选择“窗体”，在右侧的“命令”列表中选择“切换网格”选项，然后将该命令按钮拖放到相应的工具栏中。3操作完成后，单击“关闭”按钮关闭对话框。以后需要将工作表中的网格线去除时，只需要单击一下工具栏中的这个按钮即可，如果需要恢复工作表中的网格线，只需要再单击该按钮就快速完成操作了。8.13 如何合并单元格难度指数：在进行文档编辑的过程中，只有第1行的第1个单元格有数据，第2行以后都是5列资料，请问要怎么编排才好看呢？如果要将表格编排得好看一些，可以使用“合并及居中”单元格的操作。具体的操作步骤如下：1选中第1 行的A1:E1 单元格。2单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮即可。注意如果要合并的单元格中有多个数值，那么利用“合并及居中”命令将无法将它们全部合并，因为它只保留最左上角单元格中的数据。要将“合并及居中”的单元格进行还原，可以执行如下的操作步骤：1将光标放置在要还原“合并及居中”的单元格。2执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。3打开“对齐”选项卡。在“文本控制”选项区域中，将“合并单元格”复选框前面的“”去掉。4单击“确定”按钮，即可将数据还原至左上角的那个单元格中。8.14 如何分割字符串难度指数：如何将Excel单元格中的一个字符串分割到各个单元格中呢？假如有一串字符“123456”，需要分割到6 个单元格中，分别是：“1”、“2”、“3”、“4”、“5”、“6”。假设字符串“123456”在A1 单元格中，现将它们分割至A1F1 单元格中，具体操作方法如下：1选中A1 单元格，执行菜单栏中的“数据”“分列”命令，打开“文本分列向导”对话框。在“原始数据类型”选项区域中选择“固定宽度”单选按钮。2单击“下一步”按钮，打开“设置字段宽度”步骤。在“数据预览”选项区域中，在需要建立分列线的位置单击鼠标。提示如果要删除分列线，只须双击分列线即可。3单击“下一步”按钮，打开“设置每列的数据类型”步骤。在“列数据格式”选项区域中选择所需的数据格式（本例选择“常规”）。4单击“完成”按钮，即可将该字符串分割到A1F1 单元格中。8.15 如何利用颜色给工作表分类难度指数：当你有很多工作表时，工作表标签就很重要，因为它可以帮助你辨别不同的工作表，但是当工作表上的文字很多时，也就不那么容易找了。有什么方法可以快速找到所需的工作表呢？从Excel 2002 开始，就有了让用户自定义工作表标签颜色的功能，有了这个功能用户就可以方便地辨别各个工作表。具体的操作步骤如下：1按住Ctrl 键或Shift 键选择相关的工作表的标签。2在选定的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“工作表标签颜色”命令，打开 “设置工作表标签颜色”对话框。3在“工作表标签颜色”选项区域中选择适当的颜色后，单击“确定”按钮。注意由于还不能选择文字的颜色，因此选择较浅的颜色较好。4以此类推，将所需的工作表标签加上颜色后，根据颜色就可以方便地查找工作表了。8.16 如何锁定工作表的标题栏难度指数：在工作表中编辑靠后或靠右的内容时，由于经常看不到表格的标题栏，搞不清对应于哪一个标题信息。请问可以将工作表的标题栏进行锁定吗？如果希望无论怎样滚动工作表，表格的标题栏始终位于屏幕的可视区域，可以执行如下操作步骤：1切换到要锁定标题栏的工作表。2如果要锁定的标题栏在“顶部”，则需要单击标题栏下面一行的行号，以选定该行；如果要锁定表格的标题栏在“左侧”，则需要单击标题栏右面一列的列标，以选定该列；如果要同时锁定表格“顶部”和“左侧”的标题栏，则需要单击两个标题栏相交处右下方的单元格，比如顶部的标题栏占用了工作表的第13 行，左侧的标题栏占用了工作表的第AB 列，则应单击C4 单元格。3执行菜单栏中的“窗口”“冻结窗格”命令。以后，无论怎样滚动工作表，标题栏都不会因表格移动而滚出屏幕的可视区域，这样大大地方便了对大工作表的编辑工作。如果要取消对标题栏的锁定，只须执行菜单栏中的“窗口”“撤消冻结窗口”命令即可。8.17 如何在输入人名时使用“分散对齐”难度指数：在Excel 表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。但是手工输入空格有时比较麻烦，有没有比较简单的方法？除了使用空格键的方法外，用户还可以使用Excel 的“分散对齐”功能。具体的操作步骤如下：1输入好名单之后，选中该列（本例以1 列为例进行介绍）。2执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格”对话框。3打开“对齐”选项卡，在“文本对齐方式”选项区域中的“水平对齐”下拉列表中，选择“分散对齐”。4单击“确定”按钮，即可将该列中的名单整齐排列。8.18 如何快速隐藏行或列难度指数：要实现行或列的隐藏，除了利用“隐藏”命令外，还有没有更为快捷的方法呢？要快速隐藏行或列，可以使用以下几种方法实现：一、利用组合键这种方法适用于隐藏的行或列比较少的情况下。先用鼠标选中要隐藏的行或列，然后选择如下操作： 如果要隐藏行，可以按组合键“Ctrl 9”。 如果要隐藏列，可以按组合键“Ctrl 0”。 如果要取消隐藏行，可以按组合键“Ctrl Shift 9”。 如果要取消隐藏列，可以按组合键“Ctrl Shift 0”。二、创建组适用于要隐藏的行或列比较多的情况。具体的操作步骤如下：1选中要隐藏的行或列（本例选择B 列），然后按组合键“Shift Alt （右方向键）”，打开“创建组”对话框。2由于本例要隐藏的是B 列，因此在“创建组”选项区域中选中“列”单选按钮。单击“确定”按钮，此时，在工作表的行序号的上面将出现一条黑线，它将刚才选择的列连接起来，同时在末端会有一个“”符号。单击该符号，则所选的列就会组成一个组，从而达到隐藏的效果，同时“”号会变成“”号。3如果要恢复隐藏，只要再单击该“”号即可。4如果要取消分组模式，只须按组合键“Shift Alt （左方向键）”，然后在打开的“取消组合”对话框中选中“列”单选按钮，再单击“确定”按钮即可。隐藏行的方法与隐藏列的方法完全相同，这里不再赘述。8.19 如何快速设置数据表格的阴影间隔效果难度指数：如何在Excel 中设置表格的阴影间隔效果？要在含有大量数据的表格中，使用阴影间隔来提高显示效果，可以通过以下两种方法实现。一、利用“选择性粘贴”命令具体的操作步骤如下（假如数据区域为A2:C20）：1先将A3:C3 的背景颜色设置为“淡蓝”。2选中A2:C3 区域，执行菜单栏中的“编辑”“复制”命令。3选中A4:C20 区域，执行菜单栏中的“编辑”“选择性粘贴”命令，在打开的“选择性粘贴”对话框的“粘贴”区域中选中“格式”单选按钮。4单击“确定”按钮，即可得到间隔阴影效果的数据表了。提示也可以在A3:C3 的背景颜色设置好后，选中A2:C3 区域，单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，然后用鼠标拖曳选择设置区域A4:C20 区域，实现同样的效果。注意此方法适用于数据输入完毕的表格处理，倘若在其中插入新的行，那么阴影效果就会被破坏，需要重新进行设置。二、利用“条件格式”命令1选中所要设置的区域，执行菜单栏中的“格式”“条件格式”命令，在打开的“条件格式”对话框中的“条件1”下拉列表中选择“公式”，然后在右侧的文本框中输入公式“=MOD(ROW(),2)=0”。2单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框中的“图案”选项卡。在调色板中选择合适的背景色（本例选择“淡蓝”）。3单击“确定”按钮返回“条件格式”对话框，再单击“确定”按钮退出“条件格式”对话框。此时，将得到“蓝白”相间（也可能是“白蓝”相间，这主要取决于所设置区域第一行的序号的奇偶性）的数据表格了。提示如果颠倒间隔的颜色，只须将“条件格式”对话框中的公式更改为“=MOD(ROW(),2)=1”即可。注意此方法更具智能化，它处理过的数据范围中无论是增加还是删减行，都不会影响效果，它会动态变化。8.20 如何在批注信息中插入图片并改变其外观难度指数：如何在批注信息中插入图片并改变其外观形状呢？如果要制作具有个性色彩的批注信息，可以执行如下操作步骤：1在Excel 工作表中先插入一个普通的批注信息。2执行“绘图”工具栏中的“绘图”“改变自选图形”“基本形状”“圆角矩形”命令，将批注框更改为“圆角矩形”。3保持批注框的选中状态，单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“设置批注格式”命令，打开“设置批注格式”对话框中的“颜色和线条”选项卡。4在“填充”选项区域的“颜色”下拉列表中，执行“填充效果”命令，打开“填充效果”对话框的“图片”选项卡。5单击“选择图片”按钮，在打开的“选择图片”对话框中选择所需的图片。6单击“插入”按钮，返回“填充效果”对话框的“图片”选项卡。7连续单击“确定”按钮后。8.21 如何在Excel中实现文本换行难度指数：在Excel输入文字的过程中，不像其他常用的编辑器那样会自动换行。怎样才能实现文本换行呢？在使用Excel的时候，大部分用户都遇到过在Excel单元格中不能自动换行的情况，当在单元格中按Enter 键时，光标移动到了下一个单元格，其实在Excel 的单元格中也是可以换行的，下面介绍4 种实现文本换行的方法：一、使用命令来实现自动换行首先用鼠标选定某一单元格，执行菜单栏中的“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡。在“文本控制”选项区域中选中“自动换行”复选框，然后单击“确定”按钮即可。二、使用组合键即时换行用户在输入时如果在单元格中需要换行，只须按组合键“Alt Enter”即可。三、在某个区域内进行换行假如需要将某个长行转换成段落并在指定区域内换行，例如A1 单元格里的内容很长，需要将该单元格中的内容显示在A 列至C 列之内，具体的操作步骤如下：1选中A1:C2 区域。2执行菜单栏中的“编辑”“填充”“内容重排”命令，这样A1 单元格中的内容就会分布在A1:C2 区域中了。四、利用文本框进行“虚拟”换行由于在Excel中允许插入文本框，而在文本框中可以自由换行，因此可以利用文本框进行“虚拟”换行。所谓“虚拟”，其实就是用文本框的换行来实现单元格的换行。具体的操作步骤如下：1执行菜单栏中的“视图”“工具栏”“绘图”命令，打开“绘图”工具栏。2单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，然后按住键盘上的Alt 键让文本框的边界与工作表单元格的网格线重合。3在插入的文本框中输入内容，这时就可以在这里自动地换行，表面上实现了单元格的自动换行。第九章 数据计算9.1 如何快速复制公式难度指数：在多个单元格中输入相同的公式时，如果要一个一个地复制比较麻烦，如何快速复制这些公式呢？复制公式最简单的方法就是通过拖动填充柄进行复制。不过如果复制的行太多，操作起来并不方便。此时可以选择双击填充柄完成复制。9.2 如何完成临时求和运算难度指数：在Excel 工作表中能够实现临时求和运算吗？如果可以，该如何操作呢？在Excel工作表中可以进行临时求和运算，并且可以对连续的数据进行求和运算，也可以对不连续的数据进行求和运算。下面分别进行介绍。一、对连续的数据进行求和运算如果要对连续的数据进行求和运算，可以拖动鼠标直接选择那些需要计算的数据单元格，然后查看Excel 窗口底部的“状态栏”，将会看到“求和=XXX”的字样，这个数据就是所需要的数据。二、对不连续的数据进行求和运算如果要对不连续的数据进行求和运算，可以按住键盘上的Ctrl键，然后用鼠标依次选择数据所在的单元格，这时，在“状态栏”中同样可以看到求和的结果。9.3 如何在编辑栏中直接输入公式难度指数：在输入公式或函数时，每次都要在编辑栏中先输入一个“”号，实在麻烦。请问可以直接输入公式吗？在编辑栏中可以直接输入公式，而不需要输入“”号。具体的操作步骤如下：1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框中的“1-2-3 的帮助”选项卡。2在“工作表选项”区域中，选中“转换Lotus 1-2-3 公式”复选框。3单击“确定”按钮完成设置。注意必须保证在编辑栏中输入的公式全部都是数字，不能包含有引用单元格的其他符号。否则必须加上“”号。9.4 如何消除缩位后的计算误差难度指数：有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只需一位，缩位后显示没问题，但计算结果有误差。该如何解决这样的问题呢？如果要消除缩位后的计算误差，可以执行如下操作步骤：1执行菜单栏中的“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。2打开“重新计算”选项卡，在“工作簿选项”区域中，选中“以显示精度为准”复选框。3单击“确定”按钮。这样，计算结果就没有误差了。提示事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入所致。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中出现的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel 会给你