完善高校内部控制的思考.docx

完善高校内部控制的思考 当前，随着我国教育体制改革的深化，高等学校办学规模不断扩大，教育资金投入越来越多，经济活动日趋复杂频繁。这一方面给高校的发展提供了很好契机，另一方面使得高等学校部分意志薄弱的领导干部迷失了方向，他们凭借权利的优势，营私舞弊、贪污腐败，校园内腐败案件频繁发生。因此如何预防和惩治腐败已成为高校管理者的一项重要任务。高校反腐必须加强制度建设，完善内部控制，从源头上预防和治理腐败，不断铲除腐败现象 下载 滋生蔓延的土壤。 一、高校内部控制的概念 内部控制整体框架是美国反欺骗性财务报告委员会经过三年的研究和讨论于1994年发布的一项成果。该成果将内部控制定义为：内部控制是一个要靠组织的董事会成员、管理层和其他员工去实现的过程，实现这一过程的目的是为了合理地保证经营的效果性和效率性，财务报告的可信性以及对有关的法律和规章制度的遵循性。 比照美国反欺骗性财务报告委员会对内部控制的定义，我们可以将高等学校内部控制定义为，高等学校内部控制是一个要靠高等学校的管理者以及全体教职员工去实现的过程，实现这一过程的目的是为了合理地保证高等学校教学科研活动的正常开展，保护高等学校财产物资的安全完整以及对国家方针政策、法律法规的遵循性。 二、高校内部控制的作用 （一）有利于党和国家的方针政策以及法规制度的贯彻执行 健全有效的内部控制是保证高校各项任务圆满完成的重要手段。通过内部控制所形成的相互协调与相互制约机制，能够及时地反映、检查、揭示和纠正管理中违法乱纪行为，从而有效地保证党和国家的方针政策以及法规制度在高校得到贯彻执行。 （二）有利于单位目标的实现和管理活动高效而有序地进行 建立健全高校的内部控制，可以促使高校内部各职能部门之间，人员之间工作的协调，并通过各项活动，不断将高校内部各职能部门执行政策、计划以及内部管理制度的情况反映给校领导，使其做到心中有数，及时发现工作中出现的偏差，从而保证各项活动有秩序、高效率的进行。 （三）有利于保护财产物资的安全完整 健全有效的内部控制可以加强对财产物资的采购、检验、入库、入账、保管、维修、领用等活动的严密控制，有效地防止和减少财产物资的损失浪费和贪污盗窃等违法违纪行为的发生，防止各种舞弊行为，从而保证财产物资的安全与完整。 （四）有利于提高会计信息质量 目前，不少高校内部控制不严密，表现在会计弄虚作假、账外有账、收入不上交单位财务统一管理，而是留在各院校、系部，形成“小金库”，以各种名目发到个人手里。要杜绝这种现象，确保会计记录的真实、完整，就必须制定和执行适当的业务控制程序，合理科学地划分职责范围，建立相互协调，相互制约的机制，可使会计活动得到有效的控制，尽量避免差错和舞弊的发生，从而可以保证和提高会计信息的质量水平。 三、目前高校内部控制存在的主要问题 （一）内部控制在概念上不统一 在实际工作中，有的人把内部控制仍局限于内部会计控制上，当提到内部控制时，人们往往误以为就是内部会计控制，或者说这仅是财会部门的事，与其他部门无关；有的人认为内部控制就是一堆制度和程序的组合；还有的认为内部控制就是不相容职务的分离等等。所有这些对内部控制的错误的理解，直接影响内部控制作用的发挥。如果我们把内部控制概念外延，可以这样说，组织的一切经营管理活动都是内部控制，其最终目的都是为了增加组织的价值。 （二）对内部控制的重要性认识不足 内部控制是现代组织的重要特征，健全的内部控制对于有效地防止和纠正高校日常经济活动中存在的错误和舞弊具有十分重要的作用。长期以来，这种重要性一直没有被高校重视，特别是没有得到高校管理层的重视。相反，由于内部控制不能直接产生价值，间接效益也需要较长的时间才能看出，而且需要多设置人员岗位，需要制定大量的规章制度，需要增加办事环节和程序。因此，有人认为加强内部控制，束缚了自己的手脚，影响了办事效率；还有人认为建立健全内部控制就是对自己人的不信任，容易制造内部矛盾，影响同志团结。这是目前我国高校内部控制整体比较薄弱的重要原因。 （三）内部控制执行不力 从目前大多数高校执行现有内部控制的整体情况来看，存在明显的执行不力的情况，突出表现为有制度不依，执行制度不到位。这里既有制度执行者的原因，也有制度制定者的原因。前者表现为许多同志包括有的领导认为现有的制度碍事，实际中不带头遵守，或者在执行中大打折扣，从而使已有的内部控制不能很好地发挥其应有的作用。后者则表现为制度制定者只注重制度的制定，对制度的宣传、学习以及制度的执行不闻不问。制定的制度是“养在深闺无人识”，当然谈不上执行。 四、高校内部控制的设计原则 （一）全面性原则 内部控制贯穿于高校管理活动的各个方面。可以说，高校的活动延伸到那里，内部控制就应覆盖到那里。因此，必须充分调动全体教职工的主动性和积极性，从各方面防范错弊，以保证教学、科研工作协调有序进行。 （二）相互牵制原则 相互牵制原则要求，一项完整的经济业务，必须经过两个以上的有相互制约关系的控制环节对其进行监督和检查。就具体的内部控制措施来说，必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约，从横向来讲，需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约；就纵向来讲，需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，达到下级受上级监督，上级受下级牵制。 （三）成本效益原则 任何控制都需要一定的费用，同时，任何控制由于纠正了单位管理活动中存在的偏差，都会带来一定的经济效益。在设计内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，也就是成本效益原则。如果某些控制所需费用超过了防止错弊本身所造成的损失，则这些控制将会被管理者所放弃。 这一要求看似简单，但做起来常常较为复杂。在实际工作中，要避免两种错误倾向，一是把经营管理的目标定为“花费尽可能少的时间”，二是把控制的目标定为“任何情况下都要严格按规章办事”，这两种做法都是与组织的长远目标相违背。 （四）岗位责任原则 内部控制的设立是与单位的管理模式紧密联系的，单位按照其采用的管理模式设立工作岗位，并赋予责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。责任和权利是岗位责任原则中的关键因素，有什么样的岗位责任，就要有赋予此岗位完成任务必须的权利，没有相应的权利就会影响任务的完成，切忌出现岗位责任不明确、权利不清楚的现象。 （五）协调配合原则 协调配合原则要求各部门之间、人员之间相互配合，减少矛盾和内耗，避免只顾相互牵制而不管办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象，必须做到既相互牵制又相互协调，既分工又合作，保证经营管理活动连续、有效地进行。 五、高校内部控制框架的设计 （一）完善高校的内部控制环境 加强和完善高校内部控制，首先应注意高校内部控制环境的建设。影响控制环境的因素是多方面的。 1.管理者的素质。管理者的素质直接影响着单位的行为，进而影响到内部控制的效率和效果。在我国目前还未形成一个约束、监督与激励经理人员的外部机制，因此管理者自我完善和自我提高的动力和压力比较小。因此，应尽快提高管理者的素质。作为高校的管理者不仅要能够在学术上有所造诣，还必须具备一定的领导组织协调能力以及管理水平，管理者的素质还包括操守、道德观、价值观等方面。 2、管理者的品行及管理哲学。管理人员的操守、管理哲学与管理风格对于内部控制的效率和效果影响深远，直接影响到下级员工的道德行为、思维方式和品行。因此，作为高校的领导者除了自身起表率作用以外，还要引导其员工做道德范围内的事。 3、组织文化。管理者的素质、操守和管理哲学等对于塑造单位文化具有直接的影响。单位文化具有一种很强的凝聚力，不仅可以促进组织的发展，阻止组织的衰败，同时还可以推进组织隐入困境。高校在培养自身的文化时，应避免一种只注重内部和短期的文化，保持一种健康的文化氛围，使其与高校的发展目标趋于一致。组织文化包括道德及行为标准以及如何在实务中沟通与强化该标准。组织中正式的政策文件等只能书面表明管理阶层想让什么发生，而组织文化则决定什么会发生。 4、组织结构与权责分派体系。高校组织结构建设的好坏直接影响到高校的控制效果及其发展。构建组织结构的一个重要方面，在于界定关键区域的权、责以及建立适当的沟通管道。但是，组织结构只是给高校的经营运作与控制提供了一个合理的框架，真正进行这些工作的主要还是教职员工。因此，高校组织设立的一项重要任务就是权责分派。权责分派包括指派进行营运活动的权与责以及建立沟通管道和设立授权方式等。此项规定关系到个人和团队在遭遇和解决问题时的主动性，也关系到员工所享有权利的上限，高校的某些政策和关键员工需要具备的知识及经验，以及高校应给予员工的资源等。 5、信息系统。高校应设立一个良好的信息与沟通系统。一个良好的信息和沟通系统可以使高校的管理者及时掌握自身所处的状况。信息系统的好坏直接影响到内部控制的效率和效果。比如，会计系统的每个环节都是一个控制的过程。一般而言，单位的信息系统包括财务信息系统和管理信息系统；财务信息系统以会计为主，提供有关企业财务方面的信息，而管理信息系统还提供很多非财务的信息。一个健全的信息系统应该能够提供质量较高的信息，所谓高质量，是指内容适当、及时、正确且可取得。 6、人力资源政策及实务。一个单位的人力资源政策直接影响到组织中每一个人的业绩和表现。良好的人力资源政策，对培养高校的员工，提高高校员工的素质，更好地贯彻和执行内部控制有很大的帮助。 (二)进行全面的风险评估 每个组织都面临来自组织内部和外部的不同风险，这些风险必须加以及时的评估。风险评估重在辨识并分析影响组织目标实现的风险，是决定如何应对风险的基础。在风险评估中可以采用如下的风险管理模型。 工作目标-风险评估-控制风险的措施 工作目标是风险评估的起点，只有明确工作目标，才能识别哪些因素存在影响工作目标实现的风险，通过对风险程度的评估，采取积极有效的控制措施，保证其工作目标的实现。 (三)设立良好的控制活动 控制活动是单位为实现内部控制目标而制定的各项政策、程序和规定，并予以执行。控制活动出现在整个组织内的各个阶层与各职能部门，涉及的控制对象包括人、财、物等各个方面，通常是针对各关键控制点而制定的，因此，高校在制定控制活动时关键就是要抓住关键控制点。 (四)建立广泛的信息与交流 信息与交流，就是向组织内各级管理人员、其他相关人员，以及组织外的有关部门(人员)及时提供信息，通过信息交流，使组织内部的员工能够清楚地了解组织的内部控制制度，知道其所承担的责任，并及时取得和交换他们在执行、管理和控制过程中所需的信息。高校要建立一个广泛而有效的信息与交流系统，应该遵循以下原则： 1、一个有效的内控系统需要充分的和全面的内部财务、管理和遵从方面的数据。这些信息应当可靠、及时、可获，并能以前后一致的形式规范地提供使用。 2、有效的内控需要建立可靠的信息系统，涵盖高校的全部重要活动。 3、有效的内控系统需要有效的交流渠道，确保所有员工充分理解和坚持现行政策和程序，影响他们的职责，并确保其他的相关信息传达到应被传达到的人员。 (五)加强内部控制的监督与评审 整个内部控制的过程必须施以恰当的监督与评审。监督活动主要通过日常的管理监督活动及内部审计来进行，以便及时发现并解决内部控制中出现的问题。其内容包括日常的管理监督活动和内部审计。 1、日常的管理监督活动 通常，在实施管理活动中，高校的管理者获得了一些内部控制系统发挥作用的证据，在与财务或其他部门进行协调时，就很可能及时发现重大差错或与计划的重大差异。而通过及时、全面地披露和解决这些差异，内部控制系统的有效性就能得到加强。例如，为了保证教学到课率，高校都采取很多控制措施，指派各个班级的学习委员对每节课考勤，要求院系、教学管理部门不定期抽查出勤率，然后分别向院系及学校管理层反馈，通过这些日常的管理活动，高校的管理者掌握了学生的到课情况，为下一步的决策提供依据，促进内部控制的有效执行。 2、内部审计 内部审计是组织自我独立评价的一种活动，它通过对组织内部控制系统的适当性和有效性进行检查和评价，达到其改善组织运作、帮助组织成员有效的履行职责的目的。基于此，内部审计必须独立于被审计部门，并且必须直接向单位行政负责人或权利机构负责并报告工作。当前，很多高校的管理者还没有认识到