[农业]规划部档案管理制度.doc

规划部档案管理制度一、文书档案立卷归档制度(一)总则第一条 为加强规划部资料档案管理工作，特制定本制度。第二条 归档的图纸、文件材料必须按年度立卷，本部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件材料以及根据工作需要购买或收集的书籍、资料等，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交资料员归档。工作变动或因故离职时应将借阅的图纸、资料向资料员办理归还手续，经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。(二)文件材料的收集管理第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。资料员应为部门专职管理人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。第五条 凡本部门缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律交资料员统一收集管理；图纸及变更应由相关责任人验收后交资料员统一管理。第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第七条 资料员的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向公司档案室办好交接签收手续。3.承办人员借用图纸、资料及其他文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。(三)归档范围第八条 部门接收的设计文本、图纸、变更等。第九条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、会议所用方案文本及图纸、会议决议、总结、会议简报、会议记录等。第十条 公司下发来的与本部门有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十一条 本部门对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十二条 本部门的请示与上级机关的批复。第十三条 本部门反映主要职能活动的报告、总结（如审图意见等）。第十四条 本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十五条 本部门负责办理的公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 (四)平时归卷第十九条 部门内要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职资料员集中统一保管。第二十条 部门内资料员根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职资料员归卷。第二十二条 专(兼)职资料员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记薄上注明。(五)立卷(案卷质量要求)第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室专(兼)值资料员在公司档案室档案人员指导下组卷、编目。第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十六条 归档的图纸、文本，应分项目、阶段、专业分别归类，图纸按顺序整理后整体归档，不得分拆借阅，归还时资料员应查证图纸的完整性。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第三十五条 本制度自印发之日起实施。二、电子档案管理办法(一)总则第一条 为加强本部门电子文档的管理，特制定本办法。第二条 本部门的电子档案是指本部门工作中各种成果的电子文档的表现形态。第三条 电子档案是本公司全宗的组成部分，必须由实行集中统一管理。部门资料员是专职档案管理人。(二)电子档案资料的收集第四条 收集范围1.公司各项目方案、施工图、变更、设计任务书、建设和装修标准、交底记录、各种原始设计条件图纸审查意见等所有与设计工作相关的文件的电子版本。2.其它具有保存价值的电子文件资料。第五条 收集时间1.电子档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的电子资料。第六条 收集要求1.图纸、文本和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；3.电子资料的内容要完整，版本更新要及时且要求版本编号明确区分。第七条 电子档案资料的征集1.档案部门有责任随时征集重要电子资料；2.在征集的电子资料中，凡涉及国家和行业重大变化，或将对公司运营发展产生重大影响的，应向公司档案主管领导报送目录和样本。第八条 电子档案费用的报销本部门按本办法第四条形成电子档案的发生费用，责任人将档案资料按要求向档案管理人归档，经档案管理人签字认可，部门主管领导签字批准，财务部门应给予核报费用。(三)电子档案的整理第九条 电子档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。第十条 电子档案的整理由相关各专业设计师负责，资料员协助。第十一条 分类、编号1.图纸、文本档案按项目、阶段、专业、版次、时间分类、编号，变更加编流水号和日期。2.格式：（例）XXXX（项目）-BG(变更)-JG(专业)-000-2009/10/20第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。第十三条 文字说明的编写1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、记录者等。2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)按资料的自然张编写文字说明。(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。(四)电子档案的保管第十四条 电子档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十五条 保管条件磁盘、光盘应在室温下存放保管，并避免存放在潮湿的环境中。磁盘库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁盘盒与盒的间距不小于3mm；存放磁盘最好不用铁皮柜。磁盘及光盘应立放存放。第十六条 对库存的电子档案，要两年检查一次。第十七条 归档保存的电子档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁电子档案必须经过鉴定，须经主管领导审批，登记造册。第十八条 建立健全电子档案统计制度，做好电子档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。(五)电子档案的开发利用第十九条 编制电子档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。第二十条 建立电子档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据电子档案的机密程度，确定利用范围。第二十一条 具有专利的电子档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。第二十二