基于工作流的采购物流业务管理通用模型研究.doc

基于工作流的采购物流业务管理通用模型研究 龙制田 ，尹屹 (湖南信息职业技术学院，湖南 长沙 410200)摘要：本文以集中供应链管理(EC_ISCM)软件开发项目为背景,通过分析工作流管理系统的设计思想和基本理论,重点研究了工作流技术与物流采购业务融合支持业务重组(BRP),建立基于工作流的采购物流管理通用业务模型,对于具体采购物流管理系统的开发具有很好的实用价值.关键字: 工作流;采购物流管理;业务模型中图分类号：TH873.7 文献标识码： A 30 引言传统企业的物流管理体系分为采购物流,生产物流和销售物流,但它们之间处于独立状态,影响了企业整体的运行周期,为了使购,产,销物流一体化并更好的实现企业与外部供应商与分销商客户的联系和协调,将企业内部流程和其他企业的流程整合在一起,形成供应链管理模式1,而采购物流是供应链上极其核心的重要组成部分,为了提高其管理效率,采用工作流技术实现采购业务过程的自动化管理与集成,构建基于工作流的采购物流管理通用模型使其在采购业务过程发生变化时迅速进行业务重组满足需求.1 工作流管理系统的设计思想 工作流是一类能够完全或部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则,文档,信息能够在不同的执行者之间传递和执行2.工作流管理系统完成工作流的定义和管理,并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行.工作流管理系统涉及的核心元素以及它们之间的关系如图(1)所示：2 采购物流管理业务流程分析与重组 采购物流管理业务流程较为复杂,涉及到以下主要通用采购环节:生成采购计划:根据库存采购和MRP采购以及企业其他部门零星采购计划，将物料号和需求日期相同者对数量求和合并形成统一的采购计划文件,输出到采购计划表.选择供应商:通过与供应商洽谈,将合格的洽谈报告读入供应商档案记录，并按供应商的供货数量,平均单价,一次交货合格率和准时到货率等考核因素,从供应商的档案选定供应商,将采购计划所确定的物料需求分配给不同的供应商.生成采购申请单:根据采购计划表和选定的供应商,生成采购申请单,采购申请单的目的主要是用来被相关部门进行审核.审核:提交采购申请单给相关部门进行审核确认,如主管审核,库存审核,财务审核等,若审核不通过，将反馈意见给反馈给相应的采购人员.生成采购订单:采购订单是发给供应商正式的采购文档，要求采购人员必须将物料的质量要求,数量要求及交货时间等要求准确无误的下达给供应商.采购跟踪:对采购流程进行跟踪,实时了解采购活动进行到了哪个环节.到货通知:当采购的物品到达时,填写到货通知单,完成到货登记处理.验收:对照相应的到货通知单对货物数量进行清点,检查其数量和规格是否符合要求,其次对货物的质量进行检查,符合要求的货物将被登记入库,否则反馈给供应商,进行协调,根据验收结果完成验收单的输入.货物入库:对质量合格的物品进行入库处理,填写入库单,并可输出到库存台帐.结算付款:批准入库后，要有相应的记账信息记录应该付给供应商的钱数,即填写结帐单. 3 基于工作流采购物流业务通用模型设计 根据工作流联盟组织(WfMC)提出了工作流管理系统参考模型3,遵循通用采购物流业务的需求,构建基于工作流采购物流业务通用模型框架如图(2)所示:如上框架的各个部分简要说明: 在图形化界面下,利用可视化采购业务过程建模工具,按照业务需求,由流程管理员完成实际的经营过程到计算机可处理的形式化过程定义的转化,得到过程模板,存于采购流程库,流程管理员可新建,修改,删除,查询采购业务流程,负责业务流程的维护.此可视化建模工具提供了建立业务过程模板所需元素的工具栏,提供形式化视图显示业务流程,管理员对活动的属性进行编辑,设置活动代表的任务,引用人员信息库分配活动所需的人员角色,以及对流程的拓扑结构进行建立和调整,完成模型文件的保存. 人员信息库存放了人员/角色的信息,描述企业中人与人,部门与部门,以及人与部门之间的关系,完成企业员工的权限和职责的定义,按照人员、角色、职责和部门四个基本要素完成企业人员的身份定义4. 采购驱动引擎提供了采购流程执行服务和运行环境,为采购过程进行导航,完成对流程实例的创建,修改,状态设置等操作5.首先驱动引擎创建采购流程实例，解释存储于采购流程库中的采购流程,分析活动节点属性生成工作项,引用人员信息库将相应的工作任务添加到相应人员的采购任务列表中,采购人员完成个人任务列表中的任务,将处理结果反馈给采购驱动引擎,采购驱动引擎根据处理结果再进行后续的流程解析及任务分配,采购驱动引擎监控活动所需的数据存储于控制数据库中,通过它完成每个过程中活动的排序和调度功能，监控正在处理中的采购任务,查看某一次采购活动进行到了哪个环节,由谁负责处理,若发现采购活动有延期现象,管理员对采购人员进行催办,管理员可根据突发情况终止,暂停或恢复某一暂停的采购任务. 采购任务处理用户输入用户名和密码,登录个人任务管理界面,根据自己的权限,查看由采购驱动引擎分配的个人采购任务列表,选择要完成的采购任务,采购任务列表调用完成采购任务需要的客户应用处理程序(如审核，编制申请单),或者直接由系统调用外部应用程序与用户进行交互,采购任务完成后,将结果反馈回采购任务列表,采购任务列表将结果提交采购驱动引擎,触发驱动后续任务分配与执行,任务处理用户可以查看自己未处理的采购任务和已处理的采购任务,查看任务的详细信息,完成任务的过程中，采购业务程序与采购驱动引擎进行数据交换. 采购任务用到的采购数据信息存储于业务数据库中,用户与采购处理程序交互,完成采购业务数据的读取与修改.4 小结 本文针对企业采购业务不定性多,变化大的特点,为适应变化的采购业务流程,建立了基于工作流采购物流业务通用模型,该模型已在相关物流管理系统开发中获得很好的应用实践.5 参考文献 1沈小静,谭广魁,唐长虹.采购管理.中国物资出版社.2003.3 2范玉顺.工作流管理技术基础.北京清华大学出版社 3张少丁.基于工作流技术的办公自动化系统研究与应用.国防科学技术大学2002 4谢翠萍,刘江辉,傅秀芬.ERP环境下采购管理系统的设计与实现.微机与应用，2004，8 5彭财辉,程景云.基于UML的工作流引擎建模的研究.计算机辅助工程