尚为酒具外贸工作流程.doc

深圳市尚为酒具有限公司工作流程为了公司业务操作上的规范性、延续性，将工作程序化，杜绝工作中的遗漏、衔接不当，特制定如下工作流程，有未完善之处，随时增补内容：一、 打样流程：1、 收到客人要求打样的信息；2、 经过分析了解，彻底弄清客人的要求；需收样板费或者模具费的，同公司确认清楚费用，并且同客人确认好费用问题，待收到样板费或者模具费后，进行下一步工作3、 制作打样通知单，详细注明样品尺寸、用料、款式及功能要求、样品品质要求（比如客人要求低价位的产品，需跟公司协商样品用料，在不影响功用、外观的情况下采用便宜的材料打样）、打样数量（一般公司需有留底样）、要求交期等资料；4、 跟工厂确定样品细节、样品交期；5、 回覆客人样品交期（如客人要求有不能实现的，需及时跟客人沟通，商量一个最终解决方案，以免浪费打样时间及物料）；6、 完成样品后，进行样品拍照、登记工作，核实完成的样品是否符合客人的要求（其中包括量尺寸、核对颜色及材质、检查样品功能是否完善、品质是否良好, LOGO是否正确）； 7、 将样品图片传送给客人，确定是否寄样、寄样地址、到付账号，特殊情况需我方付费的，应向公司申请，批准后方能寄出；8、 寄件包装时，要考虑到运输过程中样品的安全问题，妥善包装样品，并尽量为客人节省运费；9、 寄样后，及时通知客人速递公司名称、寄件单号、查询电话，以便客人查询。10、 有时候报价会在打样之前，在打样完成后，需请工厂重新核算价格及包装尺寸；如报价在打样之后，需在样品完成后的第一时间，向工厂索要报价（当然需事先向客人询问包装方式及要求、意向订单数量等，以便工厂有针对性报价），及时报价给客人；11、 随后就是及时跟进项目进行的程度了，不定期与客人联络，尽可能多地得到客人反馈信息（比如报价是否有竞争性，样品是否受欢迎，是否需要改进等）。二、 订单跟进流程：1、 一般客人会在下正式订单前，确认订单数量，交货日期、货物单价、付款方式、运输条款、详细包装资料等，业务员需跟工厂确定后，再回覆客人；2、 收到客人正式订单，核对订单内容无误后，请部门主管签字后回传，同时请客人确定包装细节（如外箱及内盒纸质，唛头内容及字体、字号，标贴或吊牌内容、款式、颜色等）；3、 根据客人的订单，做一份Proformal Invoice, 请公司负责人签字盖章后方可发给客户。4、 制作生产安排单，根据客人订单要求制订，包含货号、单价、数量、交货期（需在客人订单交货期基础上预留几天时间，以备意外情况发生）、包装要求等，交由部门主管和总经理签字，然后传给工厂相关人员；5、 跟工厂确定是否收到生产安排单，并务必请工厂邮件回复确认有无收到；6、 确定包装细节后，请工厂做出纸箱样箱或唛头内容效果图，标贴或吊牌文字稿、印刷样将纸箱样箱，再发邮件给客人最终确认(此条可根据具体情况是否执行)；7、 如客人有要求签样，需在大货生产前即请客人签样，以便工厂按签样来生产大货，签样交由公司业务员及QC保存；如客人没有要求签样，也需请工厂打出两套产前样，核对无误后，由相关人员签字认可后，一套产前样留在工厂，另一套相关业务员和部门主管留存；8、 在大货生产前即与公司QC人员确定品管细节、包装要求，并将详细的文字资料提供给QC人员；9、 大货安排生产后，经常与公司QC人员及工厂沟通，了解生产进程，有时间需直接到工厂生产线上查看生产情况；10、 根据具体情况，采取不同的方式确定验货日期，比如：客人未确定验货日期，就先跟工厂确定是否可以如期完成大货，然后再确定一个适合的验货日期；如客人有指定验货日期，需事先通知工厂，并提请工厂按时完成大货；如有意外情况，需及时与工厂，与客人沟通，争取达到一个平衡点；一般来说，验货通过客人才允许出货，所以验货后需第一时间拿到客人的验货报告、验放单等文字资料，并妥善保存。如验货未通过，需及时与工厂联系，根据客人验货时提出的要求尽快返工，并确定重新验货的时间，尽量能达到原定的交货日期。11、 收到客人出货通知后，通知工厂，联系船公司订舱、拖车公司、报关公司，制作各种相关单据（所有单据需请同事复核）并及时提供给相关单位；12、 收到客人验货OK的通知后，则按合同或PI条款进行相关的回款，如无需验货的，则需按出货时间至少提前5天向客人请款付清余额。 13、 如客人有要求提供大货样，可直接在大货中抽取品质良好的货品寄出（大货样的品质很重要，一般会作为一种大货品质的凭证）；14、 出货前，需确定公司收到全款后，做一份出货通知，注明生产安排单号，产品，数量，出货时间等，并由部门主管签字后给到工厂，15、 出货后，第一时间将INVOICE, Packing list等资料传给客人16、 可不定期向客人询问货品销售情况及其他反馈信息，促进了解及沟通，增进客人对我们的信任度。三、 单据管理流程：1、 报价单：了解客人关于报价方面的要求后，及时要求工厂按要求报价；收到报价后，核对工厂报价是否准确；制作报价单并请同事复核，经过部门主管确认后，同时输入“外贸专家”，再发送给客人；最后打印一份存档。2、 订单：订单回签后，原件送交部门主管存档，业务员可复印一份留底 (订单包括客人发的PO，公司出给客人的PI等)，同时复印一份交给总经理。3、 生产安排单：签名后，一份留底，原件交部门主管存档，同时复印一份交给总经理。 4、 报关单：因我司已成为一般纳税人，报关资料须单单相符，所以报关单须准确无误，报关单制作完成后，交由部门主管及财务人员审核后（确定好核销单号、合同号、发票号等），再传给报关公司。5、 箱单：一般会在出货前提供给客人，用于确定柜型，订舱用，资料必须准确；出货后，按客人的具体要求来确定是否寄送正本（签字并盖有公章），同时送交一份给部门主管，一份交由财务人员留底，一份相关业务员存档。6、 商业发票：出货后，按照实际出货数量来制作发票，先传给客人确认无误（因有些客人对发票格式会有要求），并向客人确定是否寄送正本，如需要签字并盖上公章后寄出正本给客人，如无需正本，则扫描电子档给客人，同时送交一份给部门主管，一份相关业务员存档。7、 提单：确定验货期后，向船公司订舱。验货通过，拖柜后按实际数量，重量，柜号，封条号等补料给船公司，或者经客人确认补料后发给船公司。核对提单无误请船公司出单。收到提单后，复印留底（如有要求要背书）。提单三正三副连同发票箱单各三