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关于财务管理和物资采购的有关规定（讨论稿）关于财务管理和物资采购的有关规定（讨论稿） 2010 年 11 月 29 日上午，党委书记、校长李公平同志在行政中 心三楼会议室就我校财务管理工作以及如何提高物资采购工作效率 等问题召开校长办公扩大会，在听取相关部门工作汇报后，根据宿迁 市教育局宿教发2008114 号文件精神，结合我校实际情况，会议对 2009 年第 001 号校长办公会议纪要及关于基本建设、物资采购等专 项工程的实施办法进行了修改，现形成初步意见，并整理如下，以 供讨论。 一、财务管理一、财务管理 （一）成立民主理财小组（一）成立民主理财小组 组 长：张大勇 成 员：丁淑霞 张长江 初佩侠 （二）明确财务管理的任务和原则（二）明确财务管理的任务和原则 学校财务管理的主要任务是做好各项财务收支的计划、控制、核 算、分析和考核工作，合理、及时筹集资金，积极参与学校经营投资 决策，有效利用学校各项资产，努力提高办学效益。 基本原则是建立健全学校内部财务管理制度，做好财务管理基 础工作，如实反映学校财务状况，合理计算办学成本,合理安排各项 办学费用，保证师生的权益不受侵犯，保证学校的利益不受损失，厉 行节约，最大限度提高教育经费的使用效益。 （三）完善财务管理制度（三）完善财务管理制度 1 1、收支预算制度、收支预算制度 学校及内部各部门，凡涉及收费和支出经费的，必须事先做好预 算，履行审批手续，做到无预算不列支、有预算不超支。 一是编好年度收支预算。每年 11 月底，各处室和系部要将下一 年度的收入项目、收入款额和支出项目、支出款额，以书面形式报财 务处。由学校分管领导牵头，编制年度收支预算表，经校长办公会议 讨论后，以校长办公会议纪要形式予以公布执行。凡新增收费项目或 提高收费标准，需报上级部门批准的，财务处要做到超前了解，提前 报批。 二是具体实施项目预算。各部门工作期间，为完成具体项目需支 出费用的，必须提前做好单项预算。经批准的预算，要及时到财务处 登记备案。财务处定期对预算进行梳理，提前调度资金，以便及时兑 付，认真做到所有费用该收必收、该支必支。 2 2、申报审批制度、申报审批制度 （1）市外出差。包括参加会议、学习、培训、办事，不论是否有上 级部门的通知，当事人必须先提出书面申请，写清事由和支出金额， 系部或处室负责人签字后，送交分管领导签核，最后报校长签批。没 有申报审批手续的出差发票，一律不予报销。 （2）物资采购和零星工程。凡系部、处室需添置设备、加工修理、 物资采购或进行零星工程等业务时，事先必须以书面形式提出申请， 并填写宿迁应用职业技术学校专项工程申请表，经校分管领导审 批后由纪检监察室汇总报校长审批，余下手续由校专项工程办公室 按宿教发2008114 号文件规定的价格标准和审批程序，及时到市教 育局和财政局履行报批手续。 （3）凡加班，按规定提前履行审批手续，并于加班前将手续送人 事处备案（特殊情况在一周内补齐手续），否则不予办理加班费用。 （4）后勤承包、服务外包、车辆维修和接待管理等严格按照宿教 发2008114 号文件相关条款履行审批手续。 3 3、月清月结制度、月清月结制度 学校实行月清月结制度，当月发生的财务支出，必须当月结清。 每月 5 日前，财务处要将上月的财务收支情况书面报给校领导。如因 资金周转问题不能及时报销的发票，各部门要在履行完签批手续后， 到财务处登记收存，待资金周转过来后按顺序报销。确需跨月结清的 发票，要事先向校领导报告情况，否则对迟于每月 5 日报批的上月支 出的发票不予审批。所有发票经校长最后审批后，必须从每周二起公 示 7 天，且财务人员应集中在周二至周四到上级财政部门报帐。预算、 核算、报帐、监督人员等具体分工由财务处领导负责安排。 各部门统计的与考核挂钩的本部门人员津贴发放数额须在每月 3 日前将规定材料报送人事处汇总，人事处须在每月 5 日左右将上一 月涉及的工资、津贴、奖金、福利等经费完成报批手续，并于 8 日前 送财务处执行。 4 4、发票集中会签制度、发票集中会签制度 一是集中时间会签。每周一下午为学校主要领导与民主理财小 组成员集中对单据进行审核会签时间。 二是集中人员会签。每周一下午，所有中层以上干部和民主理财 小组成员，原则上不得安排其他事务（上课、出差、外出开会除外）， 无特殊情况，不得离开办公室，便于教职工签批票据或办理其他事务。 有特殊情况确需离开，要在门外写明，告知去向。办公室不在行政楼 的行政处室负责人，周一集中到行政楼三楼会议室办公。部门安排活 动要避开周一下午。 三是集中票据会签。各系部由系部秘书负责收集、整理系内所有 人员每周需报批发票，所有发票经系部领导审核签字后先交与财务 处领导及学校分管领导签核，然后于每周一由系部领导携同秘书前 往校长室进行审批。系部领导负责解释发票来源、开支理由等有关事 项。 办公室、后勤、学工处指定专人负责收集、整理相关处室所有人 员每周需报批发票，所有发票经处室领导审核签字后交与财务处领 导及学校分管领导签核，然后于每周一由处室领导携同专门负责票 据人员前往校长室进行审批。处室领导负责解释发票来源、开支理由 等有关事项。 机关其它处室票据较少，可以不安排专人报批发票。负责报批发 票的指定人员要认真学习财务相关规定，严格按照宿迁应用职业技 术学校财务审核报帐程序要求，规范书写、粘贴票据，耐心、细致、 及时为本部门服务。 5 5、发票签批责任制度、发票签批责任制度 符合规定的发票，要经过下列准备和审批程序： 经办人准备齐全附件并签字：经办人要确认该事项事前已经完 成预算报批手续，并将相关支出依据附后。工程项目、设备和大宗物 资采购、服务外包、加工修理等业务，均要附政府采购处批复的“申请 表”。 系部或处室领导签字：审核该事项有没有按审批要求办好，如属 于购物项目发票，要检查物品与审批表是否相符，并确定登记入库后 方可签字。如属于工程项目发票，要有工程验收合格单，要到工程现 场检查确定后方可签字。 财务处领导签字：检查发票和支出是否符合财务制度。如属购货， 要核验请购审批单订货单到货单入库验收单付款合同等。 做到按合同承付有据、拒付有理。 校分管领导签核：审查支出与申报是否相符。如属工程项目发票， 要核查工程验收合格单，要到工程现场检查确认后方可签字；如属购 物项目发票，要看到所购物品与审批表相符和验收入库人是否签字 后方可签字。 校长最后审批：视情况抽查、检查上述环节是否按要求履行职责。 如发现工作马虎了事，有失职渎职情况，将视情节轻重给予严肃处理。 6 6、接待费用处理制度、接待费用处理制度 （1）费用年度定额包干制度 为简化程序，有利于部门工作，对处室、系部接待费实行年度定 额包干制度。额度标准根据各处室、系部工作的覆盖面大小及实际需 求予以确定，其费用主要用于处室、系部单独接待有关单位的参观、 交流、联系工作和上级有关职能部门前来调研、检查、接洽工作等， 目的在于提高处室工作效率和系部的教育教学质量，促进学校发展。 （2）接待申报审批制度 如果来客需要学校接待，来客与谁联系的，就由谁提前向校长作 客情报告（客情报告包括来客的单位、具体时间、人数、是否需要住 宿、接待标准等内容），经校长签字批准后，由校长办公室根据校长 批示意见予以安排，此部分费用由学校列支。如果校长来不及签批的， 由来客联系人电话向校长报告，经校长批准后，由校长办公室统一安 排，事后，来客联系人要在 5 个工作日内，补办校长签批手续。 如果来客是由部门单独接待的，就由部门负责人向分管校长报 告，经分管校长签字批准后，由部门单独安排接待，接待总费用原则 上不超过 500 元/次，此部分费用由部门包干经费列支。 7 7、学生实习实训材料费包干使用制度、学生实习实训材料费包干使用制度 各系部每学期收取学生的实习材料费用主要用于实习支出，以 系部为单位包干使用，可续收、可退还，每学期节余费用也可移至下 一学期使用。实习费用管理权限与支出权限均在系部，但采购的实习 设备必须入库，各项支出及报账必须按学校财务程序执行，提倡节约， 严禁超支。系部需安排专门人员负责实习费用管理，并制定费用使用 计划与相关管理制度，明确监管职责、注重过程监督。财务处对各系 上缴的实习费要专项存储、专款专用，做到及时、规范。 8 8、货币资金管理制度、货币资金管理制度 （1）财务处设置专职出纳员，负责办理货币资金（现金、银行存款） 的收付业务。会计不得兼任出纳，出纳不得兼任其它业务工作，除登 记现金、银行存款、日记账外，不得保管凭证和其他账目。 （2）所有现金和银行存款的收支，经办会计都必须在审核原始凭 证无误后填制收付款凭证，然后由出纳检查所属原始凭证是否完整 后办理收付款，并在收付款凭证及所付原始凭证上加盖“收讫”或“付 讫”戳记。 （3）对零用现金，按市局规定实行定额备用金管理制度。 （4）所有现金业务收入当日送存开户银行。所有系部、班级在开 学初收费必须当日送缴财务处。班主任在每学期开学第一个月内必 须将规定收缴的费用向学生收齐、收全，任何系部、班级负责人都不 得擅自改变收费标准与政策，并且未经学校批准不得随意向学生允 诺减免费用。如因家庭贫困等特殊情况缴费困难的，需事先向校长口 头汇报，经校长同意后，方可以书面形式履行审批手续。 所有支付的现金，从库存现金限额中支付或从开户行提取，不得 坐支。因办学急需要从开户行提取现金的，应主动向市局财务处请批， 并据实写明用途。 （5）支票付款必须坚持经两人或两人以上的签章。支票和财务专 用章，必须分别保管，不得由一人管理。不准签发空白支票，如确属 需要，要填写签发日期和款项用途，并规定最高限额。必须按顺序号 签发支票，签发支票要在备查簿上签名登记。不准出租、出借银行账 户。 9 9、有纸与无纸化相结合办公制度、有纸与无纸化相结合办公制度 财务处在做好财务管理工作的同时，要充分发挥现代信息技术 的作用，利用最先进、最适用的软件管理财务。做到每个系、每个年 级、每个班级、每个学生、每位教职工在学校的费用收支情况清楚明 了，便于及时公布。 1010、学习培训制度、学习培训制度 一方面财务专职人员要坚持学习上级文件精神、学习兄弟学校 财务管理经验；另一方面要定期对学校各部门报账员进行常规培训。 二、物资采购二、物资采购 （一）成立物资采购工作领导小组（一）成立物资采购工作领导小组 组 长：李公平 副组长：石安平 徐云龙 成 员：吴康健 倪绍安 丁淑霞 钱 峰 王万甫 王春凯 各系主任或相关技术人员 （二）界定工作内容（二）界定工作内容 学校的基本建设、设备和大宗物资采购、零星工程，加工和修理 业务、服务外包、后勤承包、资产出租与转让等属于学校专项工程的， 均适合本制度。 （三）明确工作职责（三）明确工作职责 李公平校长对学校各项采购总签批，负总责；张广周副校长负责 把关初审教学设备各项采购事项；张大勇副校长负责把关初审后勤 保障各项采购事项，并负责组织到货后验收入库，编制货款支付方案； 石安平同志负责组织人员办理采购手续和组织具体采购；倪绍安同 志还要负责组织办理请购审批手续、固定资产登记手续，并负责组织 人员对到货进行验收、入库、发放；丁淑霞同志还要负责核对货物与 采购计划是否相符，购货付款手续是否完备，及时掌握购货业务的请 款、报销及在途物资情况，按合同做到承付有据，拒付有理；其他采 购小组成员要各司其职（具体职责由石安平同志另行确定）。 确定采购事项须指定相关系部或处室一名副主任为固定采购人 员，并通过与有关技术人员研究、协商的办法确定需采购的设备名称、 数量、规格、型号等内容；具体采购须预先准备采购材料，确定采购 行程，并由校分管领导亲率有关人员前往，采购时应力求信息准、质 量好、价格低、数量清、供货及时、运输方便，具体采购实行每周四集 中办公制度。 采购过程中凡不能确定事项均须报校长审批。 （四）工作程序（四）工作程序 1、属于学校专项工程和物资采购等业务的，系部、处室提出书 面申请，填写宿迁应用职业技术学院专项工程申请表，经分管领导 审批后，报纪检监察室郭莉娟处，汇总后报校长审批。 2、经学校领导审核后，由郭莉娟送后勤处汇总。凡是设备价值 在 500 元以上，加工和修理业务、物资采购单批价值在 2000 元以上， 单个零星工程单位价值在 5000 元以上，加工业务与服务外包单位价 值在 10000 元以上的，须填写宿迁市级政府采购计划申请表。 3、报批。采购小组安排专人将相关采购申请及时报市教育局招 管办、市财政局科教文处、政府采购管理处或市招标中心审批，进行 招标采购程序。 4、学校增加或变更固定资产的，在专项工程建设、购置完成后， 分别填写增加固定资产备案监督表、固定资产登记核查监督表、 固定资产变更核查监督表，并送监察室备案。 （五）操作过程（五）操作过程 1、学校工作小组（至少二人以上）全程参与市政府招标办或市教 育局招管办的招投标活动。坚持杜绝和否决有不良影响或过去与学 校合作不好的单位和个人投标，杜绝借用别人资质投标，以维护学校 利益。 2、经批准由学校组织招投标的，由工作小组具体安排人员并按 下列规程运作。 （1）确定样品（或式样）及制作标书 招标小组可根据招标项目确定是否选送样品（或式样），若需投 标单位选送样品（或式样），样品（或式样）由招标小组和职能部门共 同确定，样品（或式样）确定后由职能部门起草标书，标书中规定的质 量、规格等指标要与样品（或式样）一致，标书起草完毕后由职能部门 负责人、监察部门负责人、财务处负责人、法律顾问会签后报招标小 组组长审批。 （2）发放招标通知书 标书会签、审批后由招标小组在宿迁应用职业技术学院网上公 开发布招标信息（不少于 10 天），也可邀请相关单位参与投标，参与 投标的单位须有三家以上，不满三家时应重新招标，或经院长同意后 改为议标。 （3）投标单位资格审查 招标小组在发放招标通知书前要对投标单位进行资格审查，投 标单位必须提供相关行业资质证明、资信证明、法人营业执照、行业 “准入证”、经营实力、固定资产、质量信誉及其他有关证件等材料原 件（复印件装订在标书中），经审查符合标书要求后方可发放招标通 知书。坚持杜绝和否决有不良影响或过去与学校合作不好的单位和 个人投标，杜绝借用别人资质投标。 （4）投标单位投送标书并送样品 投标单位应根据标书要求选送样品。投标单位将标书和样品同 时送招标小组，招标小组在接收标书时应检查标书密封情况、是否加 盖投标单位公章等。 （5）开标 开标应按标书规定时间进行，招标小组所有成员准时参加。邀请 所有投标单位参加。标书当场拆封，并公布各投标单位报价、售后服 务、承诺等事项。投标单位若有需补充说明的事项可当场作补充说明。 在没有任何疑义后，投标单位离场。 （6）评标 招标小组成员应认真阅读标书，对各投标单位的资质、技术力量、 生产能力、工作实绩、服务承诺等进行分析比较，并结合样品和报价 情况，做出客观、公正的评价。也可视情况邀请使用部门参观样品， 发表意见。主持人综合各方面意见后，做出结论，确定中标单位。若 招标小组成员意见不统一，应暂缓确定中标单位。也可先确定一标单 位、二标单位，然后对一标单位、二标单位的生产规模、生产能力、科 技手段等进行考察，招标小组根据考察情况，进行综合分析，确定中 标单位。 招标小组可根据招标项目情况确定分项中标或多家中标。 3、签订合同 4、验收 5、经费结算 6、质量保证金支付 本规定自发布之日起执行，原 2009 年第 001 号校长办公会议纪 要及关于基本建设、物资采购等专项工程的实施办法同时废止。 附件一：宿迁应用职业技术学校专项工程申请表 附件二：宿迁应用职业技术学校财务审核报帐程序 附件三：单位公务接待用餐审批单 附件四：专项工程申请、招标、采购、使用流程图 参加会议人员： 校领导：李公平 张大勇 徐云龙 石安平 处室、系部负责人：吴康健 张长江 王 雷 薛 朋 郑明富 倪绍安 吴媛媛 徐 明 晏云威 张 峰 董振英 韩召成 张 勇 钱 峰 杨江涛 宿迁市应用职业技术学校办公室记录整理 二一年十二月三日 主题词：主题词：财务管理财务管理 物资采购物资采购 规定规定 会议纪要会议纪要 报送：宿迁市教育局 主送：各处室、系部 宿迁应用职业技术学校校长办公室 2010 年 12 月 3 日 共印:30 份 附件二： 宿迁宿迁应应用用职业职业技技术术学校学校财务审财务审核核报帐报帐程序程序 1、经办人员将各项开支取得的合法原始票据及相关附件进行分 类，并按照要求粘贴在单据粘贴簿上，准确填写单据粘贴簿报销内容 等栏目（特殊情况应详细填写用途说明），由经办人、部门或处室证明 人在单据粘贴簿上签字，送交财务部门审核和分管财务领导签字，领 导签批后的票据送交单位财务人员登记。 2、报账人员对原始票据的合法性、真实性及粘贴簿的填写进行 复核，在合规的票据上加盖“学校财务核讫章”，并根据经济业务类 型，在报销的原始票据（单据粘贴簿）上面粘贴一张财务支出备案监 督表，按项目要求填写会计科目、金额等，在“复核人”栏内签章。 3、报账人员将整理好的单据，定期提交单位民主理财小组审核 签字。审核合格的票据由报账人员将各经办人员的开支情况分类汇 总，打印市直教育系统财务支出公示表，支出公示表在单位公示七 天。经公示没有异议后，报单位主管领导审批。 4、最后由报账人员填写项