浅析如何做好社会保险业务档案管理工作.docx

浅析如何做好社会保险业务档案管理工作 摘 要：通过对社会保险业务档案管理能够对社会保险业务档案进行收集、整理、编制和鉴定等工作，属于社会保险经办管理工作的基础。现代人们对社会保险情况越来越重视，对此人们加强了对社会保险业务档案的管理工作。本文对社会保险业务档案管理的意义进行阐述，对社会保险业务档案管理存在的问题和提高档案管理的对策进行研究分析。 关键词：社会保险；业务档案；管理 随着我国社会保险业务的发展，人们加强了对社会保险制度的改革，人们的参保意识越来越强，社会保险业务档案的记录和业务的办理也越来越重要。通过对社会保险业务档案的规范化管理能够促进我国社会保险事业的发展，能够更好的保证参保人员的权利。 1 社会保险业务档案管理的意义 （一）保障保险人员缴费数据统计收据 通过社会保险业务档案能够对投保人缴纳费用的具体情况进行详细的记载，能够对社会保险业务的运行情况进行真实的反映，能够对投保人的参保情况和待遇等方面进行清楚的记录，所以说社会保险业务档案的管理具有非常重要的作用。 （二）减少管理漏洞 作为社会保险工作中的一个重要组成部分，社会保险业务档案管理工作需要加强管理水平来减少内部管理的漏洞。通过管理能够对投保人的信息进行集中管理业务，从而方便保险公司的设计和监督。 （三）促进社会保险事业的发展 面对社会保险业务档案中大量的个人信息、劳动保险、基金管理等方面的数据，只有保证管理水平才能减少客户和社会保险部门的恐慌。用过社会保险业务档案的管理能够提高社会保险事业的竞争力，保证社会保险事业的发展。 （四）保障社会保险行业行走可持续发展道路 社会保险业务中会对参保单位和职工的参保过程、个人资料和账户信息等方面进行记载，会对参保人员的利益有直接的关系，通过对参保人员利益的维护能够促进社会保险行业的发展。 2 社会保险业务档案管理中存在的问题 （一）社会保险档案管理的标准不一 我国当前的社会保险档案在进行归档时不能按照明确的范围和分类来进行正确的归档，不能充分的保证文件资料收集的全面性，会造成档案管理方法的不健全等等。社会保险业务档案管理不能保证规范性，不能再材料纸张形式、装订和归类等方面进行统一标准，影响后续的档案的查阅等等操作，正是这种社会保险档案管理的规范化和标准化的欠缺会造成重要档案的丢失或者错误等情况。 （二）社保档案管理软硬件应用设施不足 社会保险档案管理的软硬件主要是场地和经费等方面，这些应用设施的不足影响了社会保险档案管理参与到社会保险经办机构的重视部分中去。我国多数的社会保险经办机构没有进行固定场所的建设来进行档案的存放，这些档案会由经办人进行单独的保管，而在保管的过程中不能保证存放环境的良好。 （三）专职社会保险业务档案管理人员的缺乏，专业素质水平较低 社会保险行业在不断的发展，增加了社保档案的存放量，这对社保档案管理人员的技术水平是一个巨大的挑战，而我国当前在专业档案管理人员方面较为匮乏，并且管理人员的专业水平较低，不能保证档案管理的质量。档案人员如果不能专注的进行档案管理的工作，就不能保证人员的稳定性，而兼职人员在管理水平上又不能进行保证，所以说档案管理工作的质量得不到保障。 （四）管理手段落后，不能适应社会保险制度的改革 虽然我国的信息化分布越来越广泛，但是在大多数的社会保险机构中不能对社保业务档案进行电子信息化的管理，还会采用传统的手工操作的管理模式，不能保证业务档案归纳、总结和分类等方面的效率，然而当前社保档案越来越多，采用传统的管理方式必然会影响参保单位和个人对参保业务的查阅和核对等等需求，会对管理的效率产生影响，不能充分的对社保档案的管理效能进行充分的发挥。 3 提高社会保险业务档案管理的对策 （一）社保业务档案的标准化管理 只有保证社保业务档案管理的规范化，才能对社保业务档案的完整、有效和安全性进行保证，对此应该加强对档案管理的统一和标准化建设。在进行管理工作制度、档案室建设和整档标准等方面进行规范的制定，通过对完整制度体系的建设，使得社保业务档案的收集、管理和存档等方面能够有章可循，促进社保业务的发展。 （二）加强档案管理的软硬件设施建设 应该加强对档案管理的基础设施的建设，通过对档案管理的软硬件设施的建设，能够实现档案的存放、查阅和办公三方面的分开进行，并对各种专用设备和防护设备进行建设，对档案进行安全、系统、科学的管理。 （三）社保业务档案的动态管理 参保人员从参保手续的办理到社会保险的享受的整个过程中都需要进行详细的个人档案的记载，通过对全过程的记录能够确定最后的社会保险待遇。面对人生全过程的记录、追踪和服务，应该切实为参保人员进行负责，当保障对象出现信息的变动时，档案管理人员应该及时准确的进行调查核实，保证能够对档案信息的内容进行及时的更改，保证档案的有效性。 （四）社保业务档案的信息化管理 面对社保经办机构业务办理过程中出现的大量的纸质的材料和证明，如果仅仅对这些纸质的材料这证明进行管理的话，会因为众多方面的限制而不能保证这些材料完整性。对此可以利用图像扫描工具将纸质档案转化为数字档案，不但能够方面存放，而且在分类和检索等操作上还非常的方便。通过信息化的管理能够实现对参保人员个人档案的及时更新，方便参保人员对各方面信息的查阅。 （五）加大建立社会保险档案管理的人才培养 通过对档案管理人员专业知识和业务水平的培养能够保证社保业务档案工作的有效性，可以在条件允许的情况下进行业务档案管理部门的建设，能够对档案管理专职人员、计算机和法律等方面的人才进行吸纳，加上业务培训和上岗培训等方式能够增加档案管理人员的管理水平，更好的保障社保业务档案的专业化、电子化管理。 4 结语 综上所述，社会保险业务档案管理在社会保险经办管理工作中有着很重要的作用，通过社保业务档案能够作为参保人维护权益的依据，对此应该加强对社会保险业务档案管理工作的完善，及时的发现档案管理中出现的问题并进行解决，切实保证社保业务档案管理工作的有效性。 参考文献 肖杰. 浅析如何做好社会保险业务档案管理工作J. 经济师，2008，11：218-219. 孙艳梅. 浅析如何做好社会保险业务档案管理工作J. 办公室业务，2013，11：161-162