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联通公司文档影像系统实施方案建议书 - 19 -北京有线电视台技术图纸文档影像系统方案建议书一、 概述文档影像技术是随着计算机网络技术、数据库技术、影像技术、行为科学技术等多门类边缘学科的发展而逐步发展起来的新一代管理技术；文档影像是指以先进的影像技术为基础，配合相关的系统硬件，将纸面文档转换成电子影像文件；文档影像管理系统是指对经影像化处理的文档完成索引、查询、调阅、批改、存储等功能的一整套解决方案，通过方案的实施能有效地解决传统手工纸面凭证管理所无法解决的难题。二、 目的通过建立文档影像管理系统，引入新一代的文档管理技术，为北京有线电视台建立技术图纸的影像资料库，以达到加强原始技术图纸资料的管理、提高管理效率、降低管理成本、实现资料的快速查询及共享的目的。通过技术图纸资料影像文档管理系统的建立，为日后北京有线电视台的其他资料和内部的纸面文档的影像化管理树立一个参考范例。三、 客户需求分析北京有线电视台希望通过本项目的实施，对电视台的技术图纸进行一次整理，并将技术图纸进行影像处理，文档影像的处理包括了技术图纸的拍照、扫描、索引、保存、归档、查询等，具体需求如下：3.1. 文档录入需求：目前北京有线电视台需要处理的技术图纸约10万份，预计新增的技术图纸不多，所以文档的录入需求约10万份。3.2. 归档需求：为方便以后查找原始技术资料，每批资料录入之前建立批号，录入后的资料放入对应编号的盒子或箱子送往仓库保管。这些编号将存入系统，在需要原始资料时可以尽快的查找它的位置。3.3. 影像资料存储需求：现有技术图纸约10万份，预计有少量增加。文档影像系统必须有足够的容量存储所有的图纸影像并能提供安全的方案使这些资料保存至少20年。3.4. 查询需求：系统能以技术图纸上的要素和用途为依据，快速检索所需要的资料，并能利用电视台的内部网实现共享查询。3.5. 流程需求：结合系统设备的特性和北京有线电视台的具体要求，能提出科学的流程，使用较少的人手和较短的时间内完成现存的技术图纸的录入。3.6. 扫描要求：每日可扫描处理800份以上的技术图纸，以实现在本年内完成现存资料录入工作，扫描设备应有较强的容错性，能处理残破的单据，能处理A0图纸，较少出现卡纸现象。3.7. 存储要求：由于技术图纸大小不一，要求处理的效果也不一致，所以估算平均每份资料的影像文件大小约500K，10万份图纸约需要50GB的容量。所以系统存储容量必须大于50GB，并可以升级至100G以上。并有足够容量的备份方案。3.8. 响应时间：本地在线查询响应时间为2秒。本方案建议系统可支持同时访问影像数据的用户数量不少于是45个。3.9. 兼容性：系统不但能管理图纸的扫描影像，还能与兼容管理现有的电子技术图纸（如CAD文件），使管理统一。影像允许添加标注，使图纸能反映改动的需要。四、 XX文档影像系统介绍4.1.概述4.1.1图像扫描技术 图像扫描技术是随着计算机的发展而出现的一种输入新技术。图像扫描仪能将各种文件档案，照片等资料以点阵图像的方式扫描输入进计算机，再由软件进行图像处理，文字识别，图文挡案管理等工作。扫描到计算机中的文档图像可以在屏幕上逼真地显示出来，也可以通过激光或喷墨打印机打印出来。因此，通过图像扫描技术计算机可以对各种文件档案进行原件扫描，原件显示和原件打印。目前广泛使用的平台式扫描仪能以黑白，灰度和彩色三种方式扫描，可针对不同原件由用户自己设定。缺点：扫描速度慢，需要大量的人工干预。工程图纸扫描仪是专门用于扫描工程技术图纸，支持去底色，大幅面。缺点：单页扫描，人工干预。高速扫描仪是九十年代出现的新型专业扫描仪，主要针对大量文档的高速扫描。和普通平台式扫描仪相比，高速扫描仪有以下几个方面的特点： 扫描速度快，一般每分钟可扫描3080页，最快的可达200多页，而平台式扫描仪每分钟在3页以下。 单、双面扫描：平台式扫描仪都只能单面扫描；如果文档两面都有内容，高速扫描仪可以一次同时扫描两面。 A3幅面，高速扫描仪最大扫描幅面可达A3。黑白图像扫描质量高，高速扫描仪针对文字，图纸和图表档案扫描采用了特殊的二值化技术，使得它对黑白图像的扫描质量优于普通的台式扫描仪。 产品质量更高，使用寿命长。 高速扫描仪可以连续扫描几十万页文档而不出故障，这样的扫描强度是普通平台式扫描仪无法比拟的。 价格高，购买普通平台式扫描仪 一般只需几干元，而高速扫描仪需要十几万，甚至几十万元。 高速扫描仪是专门针对大量文档扫描而设计的专业扫描仪。其高速度，高质量的扫描输入使得对大量文件档案的电子化工作变得轻松自如，而且电子化后的文档是原件存储，能够真实地再现原始稿件。缺点是处理幅面不大于A3。4.1.2.文档管理软件 文档管理软件负责电子化文档的扫描，压缩，存储，分类，查询，打印，备份和安全性管理等工作。其中对电子化文档的压缩和查询是整个文档管理软件的关键技术。 文档压缩，计算机存储文档的原始图像需要较大的存储空间。以A4幅面的文字稿件为例，如果以200DPI扫描，存储一页文档图像大约需要450KB（未压缩）存储空间。使用图像压缩技术可以将之压缩5倍到50倍，文档内容越少，压缩倍数越大经过图像压缩后，一页A4幅面的文档存储量在4KB至100KB之间（根据扫描模式黑白/灰度确定大小）。 文档查询，文档管理软件能够管理几百万甚至上千万页文档，如何快速地对这些文档进行分类查询是文档管理软件一项很重要的技术，基于微软Windows平台开发的文档管理软件采用多项界面查询新技术，使用户能很容易地查找到所需要的文档、并能根据需要随时打印出这些文档的复印件。除了文档管理功能之外，还可以实现电子邮件， Internet查询，工作日程安排以及工作流管理等工作。 4.1.3.海量存储技术 大量文档的存储管理离不开海量存储技术。目前主要采用MO，CD和DVD光盘库，光盘塔技术和外置磁盘阵列。 4.1.3.1.CD-R，也就是常说的CD-ROM，一张CD盘片的存储容量为650MB。 100张650MB的CD盘片可存储300万张A4文档原件。读CD盘需要为计算机配备CDROM驱动器。如果既需要读也需要写CD盘片，那就需要配备刻录机（CD-R）。 4.1.3.2.DVD光盘库，是今后发展的趋势。5.25英寸盘片大于1.3GB的容量。目前的最小光盘库是100片。4.1.3.3.光盘塔是CD-ROM技术的扩展，一个光盘塔可同时装载几十片甚至上百片CD盘片，容量也在几十GB以上光盘塔内有若干个刻录驱动器，读写时光盘塔能自动将要读写的CD盘片放入刻录驱动器中。 4.1.3.4.MO光盘库，是采用光磁介质，技术比较成熟，速度较快。每张盘的最大容量是5.2GB，支持可擦写、一次性写入（CCW）及LIMDOW（直接重写）等方式，使用比较方便，槽数由20至278不等，但盘片的价格略高。电子化文档原件管理需要配备海量存储设备。单机使用时可采用MO或只读CD设备，由人工选择插入盘片。网络共享使用时需要采用光盘库或光盘塔设备，实现文档原件的网络共享。 4.1.3.5.外置磁盘阵列，采用硬盘的磁盘阵列的技术，技术成熟，读写速度最快，可以满足网络多用户的在线访问要求。不同于内置的磁盘阵列，与服务器的操作系统结合度不高，容量更大，扩充性更灵活，可以组合成SAN、ENS等存储网络。4.2. 硬件配置：4.2.1 高速扫描仪：COPISCAN 8000 系列产品是BELL&HOWELL最先进的文档影像产品。COPISCAN 8000 系列具有state-of-the-art进纸技术，这可以有效的消除其他扫描仪经常出现的塞纸现象。它支持小到名片大小，大到A3纸的文档在其上进行扫描。COPISCAN 8000系列的扫描速度最快可达100页每分钟，并具有内在特征来保证图像的清晰易读性。8000 系列 是一种复式扫描仪，它可以同时进行双面扫描。不象其他复式扫描仪，8000 系列的扫描速度不会受单面和双面的影响。8000 系列具有一个增强的扫描软件，它提供易用及其它软件不可比的功能。它支持多页显示、图像增强、旋转、扭正及其他功能。它还允许用户通过重扫描、删除和重排页面等选项来进行模拟质量检查。FB系列扫描仪是Bell&Howell提供适应不同扫描要求的文档影像产品，包括横向进纸扫描速度为34页/分钟的500型，46页/分钟的1000FB型，和双面65页/分钟的2000S/D型。本系列内置全自动进纸器（ADF），能够处理最大达12x17英寸的纸张，而且不同厚薄，甚至是有折痕的纸张也能得到很好的处理。同时它的扫描平板，能自如地处理装订成册和破损的文件。4.2.2 工程图纸扫描仪：CONTEX公司的FSS8300，单色，800dpi, 支持高度效正，支持对比度效正。4.2.3 数据库和图像服务器：数据库服务器用来存储索引数据。数据库服务器的核心是一个Oracle 数据库，它用来存储所有图像的索引信息。图像服务器用来存储影像文档。图像通过扫描工作站上的扫描仪被扫描，他们在虚拟的QC过程中被下令提交时送到图像服务器。为了确保图像的完整性，服务器中的图像不能被删除和修改。数据库服务器我们的建议配置为Pentium III800、512M内存、磁盘冗余。4.2.3. 存储设备和备份设备：用于存储和备份影像文件，由于是海量数据，必须选用容量足够大和便于管理的设备，如磁盘阵列、CD/DVD库和MO库等。4.2.4. 用户工作站：用户工作站是指在WIN NT平台上运行思迅索图客户端程序的个人电脑。我们的建议配置为Pentium II、128M内存、10G硬盘。另外，大屏幕（19”或21”）高分辨率的显示器将有助于提高显示图像的质量。4.3. 软件系统：4.3.1. 索图软件：将通过对由高速扫描仪批量扫描生成的大量有逻辑关系的Tiff、BMP、GIF、JPG等格式的影像文件按用户自定义的数据格式，自动地或人工地建立索引、进行归档处理，从而实现对大批量客户或业务资料影像文件的存储、管理和查阅等功能。本系统为Client/Server结构，同时支持以浏览器为前端的三层Web结构。其主要功能有：快速索引、表单生成器、查询界面生成器、影像查看器、权限管理。4.3.2. 一扫通软件：于系统前端的基于高速扫描仪的扫描仪驱动和条码、图像识别软件产品，支持任何品牌的扫描仪。对条码的识别率高达99%，给后面对图像文件的处理、建立索引和归档提供了良好的保证。对扫描图像处理的功能使用户可以调整图像质量。4.4. 数据备份方案4.4.1. 数据库备份：占用数据库空间主要的数据量是影像文件的索引记录。若以每个记录的大小是500B，10万份资料的数据库空间约是50MB，备份的方法有很多种，最简单易用的是CDR。4.4.2. .影像文件备份：若每页文档的影像文件大小是500KB，10份的空间是50GB，对影像文件的备份，为节省投资，可以采用分散备份的方案，有CDR/DVDR永久备份影像文件。4.5. 系统结构拓扑图：DB数据库服务器文件服务器索引客户端扫描客户端Web 服务器Windows NTIISWeb 插件Web BrowserWindows 98影像系统Windows 98影像系统数据库大容量存储设备文件管理器扫描仪扫描软件Windows NTWindows NT查询客户端Windows 98影像系统4.6. 系统功能描述我们设计的解决方案，由以下几个子系统功能组成： 4.6.1. 扫描处理由于北京有线电视台的技术图纸大小不一，从4号到0号图纸都有，从而对扫描仪提出了较高的要求。对于大幅面的技术图纸的扫描，如0号、1号、2号图纸，采用CONTEX公司的FSS8300，人工单页扫描，每天可处理几百张图纸。对于大量的3号、4号图纸，采用“一扫通”和FB500来连续高速扫描，每天可处理几千张图纸；而且FB500的平板功能，还可以处理易破损和破损的图纸。 4.6.2. 质量检验及索引录入影像质量检验与部分索引录入是把影像质量有问题和电话号码不正确的影像资料找出来。由质检员使用。索引的资料将会分别放在影像数据库中和 Oracle数据库中。 4.6.3. 系统管理本系统提供的维护和生产情况查询功能，由系统管理员使用。 4.6.4. 安全管理本系统分系统管理员、高速扫描员、质检员和查询客户。其中系统管理员负责整个系统的管理，拥有系统的所有权限。高速扫描员、质检员有相对应的工序使用权。而查询客户只拥有影像资料的查询权。 4.6.5. 生产日志查询可统计和查询系统或每个操作员在每一个工序的生产；可统计和查询在各工序间的未处理资料情况；可统计和查询资料保存到影像数据库的情况。 4.6.6. 出错处理如果在使用过程中发现有错单的情况，系统管理员将可把错单删除，并把相应的存放地中的资料找出来重新扫描和建立索引。 4.6.7. 影像查询本系统提供资料影像查询功能，使业务人员可以随时查找需要的影像数据，供业务部门使用；按索引查询相应的影像文件，用户可从新到旧一页一页查看，也可以随机指定一页查看；影像文件在查看时可以有放大、缩小、旋转、打印的功能；需要记录查询日志。 4.7. 系统优势我们建议的解决方案将确保所有操作简单易用。特别需要指出的是，我们的方案还具有以下优点：l 拥有成功案例和开发、实施经验，有成型稳定的软件产品。l 可以基于与现有客户系统平稳结合进行开发。 丝毫不影响现有的工作模式，并利用已有的与各地连接、传输数据方式，简化系统实施成本和周期；l 实现单证系统的电子化。 既大力推进了现在业务处理电子化的工作进展，也可借助现有系统工作终端处理应用服务器批处理时的出错情况。l 安全性。企业开发的的应用服务器首先检查是否是合法用户，再检测是否有适当权限。送到企业开发的应用服务器，服务器经过解密可以确认用户的合法性。文件加密，防止非法系统的查阅。五、 实施方案建议整体方案的实施分建立系统、开展扫描加工服务两大部分。5.1.基础数据从项目开始到年底，北京有线电视台的技术图纸有约10万份。需要在今年内完成数据处理，查询系统投入运行。5.2.处理模式对北京有线电视台的技术图纸处理，我们建议集中处理。各部门的技术图纸，统一集中在数据加工中心进行，数据统一存放在，原始技术图纸统一存档。5.3.系统结构为了节省投资和有效利用系统，建议北京有线电视台的技术图纸集中扫描处理和存放，索引数据和影像文件服务器集中在客户服务中心的数据中心管理，然后各网点的通过的内部宽带网络连接到数据中心，查询所需要的技术图纸。5.5.建立文档影像管理系统：5.5.1.系统功能及结构建议如上所述，系统主要配置见下表：项 目北京有限电视台说 明数量A硬件部分CONTEX工程扫描仪FSS 8300 大幅面扫描1Bell&Howell 高速扫描仪FB 500 高速扫描、平板扫描1*数据库服务器P700 RAM256M 29.1GB RAID11*文件服务器P700 RAM256M 29.1GB RAID11*扫描工作站P450 RAM128M 9.1GB2*索引工作站P450 RAM128M 9.1GB2*磁盘阵列100GB 文档存放，在线查询1*查询工作站P450 RAM128M 9.1GB 网点查询若干B软件部分索图软件1个服务器端，15个客户端用户许可证1一扫通高速扫描管理程序1注1：以上配置中带“*”号的设备可由用户自行准备。 注2：为更清晰显示图像文件，工作站的显示器建议在19英寸以上。5.5.2扫描服务：本公司为客户提供的扫描服务是以为客户节省投资、提高效率、保障质量及保证工期四点为原则。5.5.2.1.节省投资，在用户对于大量地配置高速扫描仪在完成原始文档的录入后，新增文档数量不足以满足高速扫描仪的工作量；用户对于原始文档的录入及系统的正式开始在日常业务中应用的有较急促的时间要求；用户本单位的人员不足或人员成本相对较高等几个条件下，本公司会向用户推荐由本公司对用户海量的原始文档提供扫描加工服务。这样做可以为客户节节省设备投入、多套的系统软件投入及人员成本等投资。5.5.2.2.提高效率，由于本公司人员对于相关扫描加工工作有相当的经验，成系列的管理方法以及成功应用的加工流程，聘用的工作人员是专职为加工服务进行工作的，工作的主要效率来源于工作量及完成的工作质量，所以工作效率比临时从客户单位中抽调人手或临时顾用的人手都要高得多。5.5.2.3.保障质量，除了上一点所论述的原因会提高工作质量的保障外，对于加工的成功的质量控制是本公司保障加工质量的重要依据，也是客户对加工服务工作的验收的重要前提之一。5.5.2.4.保证工期，由于可以应客户的时间要求，更合理地安排的扫描设备的投入及人员投入，及更高的工作率，对于定时定量保质地完成用户所要求的工作，所以能使工期的保证更容易实现。简单地讲，扫描加工服务是指为客户提供原始文档生成影像文档并建立索引的全过程，也就是从客户手中接过的是原始历史文件，经进加工服务后生成了一整套可以马上进入使用阶段的电子影像档案及经过重新编号及整理封存的原始文档。在这个过程中，SOEZ将应客户的具体需要提供足够的人员及扫描设备开展工作。5.6.该实施方案的费用由以下两大部分组成：5.6.1.搭建上述系统软件及系统硬件所产生的费用由用户一次性承担；5.6.2.每月按我公司完成的扫描服务的数量进行核算，即我公司按每张纸收取一定的处理费用，处理费用单价按实际需要处理的资料数量另行核算。5.7. 该实施方案的验收标准由两部分组成：5.7.1. 我公司向用户提供的文档影像管理系统按需求分析中的技术要求进行验收；5.7.2.提供的扫描服务按归档的影像文件的数量、图像质量、准确性及完整性进行验收。六、 实施工作安排及工作量6.1.文档影像系统实施6.1.1.为了顺利开始或完成预计的工作，需要客户及时提供下列依赖条件： 有关技术图纸管理与利用的方法； 及时提出意见并与SOEZ相关人员讨论； 在为企业开发的软件试运行时提供有关运行环境。6.1.2.实施进度根据实际需求，由双方协商，另行确定。6.1.3.实施过程：6.1.3.1.业务调研：对北京有线电视台的技术图纸管理业务进行调查分析。系统建立和修改的详细需求将通过讨论会和预备会议收集。所有的系统建立和修改的需求将列在系统客户化说明书上。用户会审核这个文档并将反馈意见给SOEZ。一旦双方确定并达成一致，所需作的修改将会并入文档。6.1.3.2.工作流程重定义：根据科学的管理方法，结合客户的实际业务，重新定义技术图纸管理的流程，为系统的顺利实施提供业务的可能性。6.1.3.3.软件客户化：SOEZ将根据需求说明对本系统软件进行必要的修改。在修改的软件提交到用户前，SOEZ将进行全面的测试以保证修改后系统的高质量性和稳定性。6.1.3.4.系统安装。系统安装包括服务器端安装和客户端安装。在数据中心，SOEZ技术顾问将系统软件和数据库安装到特定的WIN NT服务器和客户工作站上。在系统安装时SOEZ和用户共同完成用户标识符设置、存取控制定义和表定义。为便于扫描仪操作的测试，扫描仪功能也将同时设置。如果在影像系统的数据未建立完整时进行查询，会出现查询不到相应的影像文件，数据不全的对外查询系统，反而会影响系统的优质服务形象，所以对客户端的安装，建议在技术图纸资料基本处理完毕（只剩一个月的工作量），进行安装。6.1.3.5.用户培训。SOEZ采取间接培训的方法。在用户验收测试前挑选几个用户，通过一些简单的介绍课程和许多实际操作来学习这个系统。这些用户将参加用户测试并将在以后培训其他用户。6.1.3.6.用户验收测试支持。UAT 将由用户来执行。测试的目的是证实系统的安装和修改是否达到了说明书的要求。因此我们极力建议用户的IT人员参与UAT的规划过程。SOEZ将为用户提供技术支持以解决UAT过程中发现的问题。6.1.3.7.系统运行。使用系统进行资料的扫描、索引建立、数据维护、业务查询。6.1.3.8.售后服务。在开始实施其间，SOEZ将提供现场支持以消除实施过程中的问题。软件升级，保护用户投资。6.1.4.文档影像处理的具体工作流程是：6.1.4.1. 文档整理。对需要扫描的技术图纸进行平整，清洁，清理杂物，拆封装，排放整齐，纸张数数。6.1.4.2. 扫描。通过工程扫描仪对技术图纸进行扫描，核对扫描数量是否准确，防止漏扫。6.1.4.3. 扫描QC。对扫描出来的图像进行检查，在图像质量差时重新扫描。6.1.4.4. 文档封装。把扫描好的文档进行装订、封装、入库保存。6.1.4.5. 索引。通过自动或手动建立索引记录。6.1.4.6. 索引QC。对索引数据进行检查，防止数据出错。6.1.4.7. 索引入库。把索引数据写入服务器数据库，影像文件写入文件服务器。6.1.4.8. 归档。把积累的影像写入光盘保存，进行归档备份。6.1.6. 系统实施工作量及人员估算：系统顾问与客户化工作量：约2个人月，由索引的技术人员负责，具体工作量需要在项目实施前进一步论证。6.2.扫描服务工作实施6.2.1. 为了顺利开始或完成预计的工作，需要客户按时提供下列依赖条件： 提供工作所需要的相关硬件设施； 提供可容纳7个人同时工作的工作空间及相关资料的临时库房； 对资料的装订、保存及入库作明确的规定； 及时提出意见并与SOEZ相关人员讨论； 及时向SOEZ提供需要处理的相关资料。本系统的扫描服务预计需要3个月左右，主要依据客户现有原始技术资料10万份和每周的工作日安排。6.2.4.实施过程：6.2.4.1.业务调研：对北京有线电视台的技术资料管理业务进行调查分析。系统建立和修改的详细需求将通过讨论会和预备会议收集。所有的系统建立和修改的需求将列在系统客户化说明书上。用户会审核这个文档并将反馈意见给SOEZ。一旦双方确定并达成一致，所需作的修改将会并入文档。6.2.4.2.工作流程的定义：根据科学的管理方法，与本公司的工作经验，结合客户的实际业务，重新定义开户资料扫描工作的流程，为服务的顺利实施提供可能性。6.2.4.3.制定相关的验收标准，以用户对相关档案的要求为主要依据。6.2.4.4.工作人员准备SOEZ对有电脑操作水平和有相关纸张处理工作经验的人员分别进行为期一周的上岗培训，采取直接的培训的方法。通过一些现场的的介绍课程和实际操作来学习这个系统。对本项目的实施，管理人员以及系统支持人员由SOEZ直接从公司内部抽调。6.2.4.5.场地、相关设备及耗材的准备，包括能容纳6名工作人员同时工作的工作场地，临时库房，相关的常用工具，工作站，扫描仪易损件，包装材料等。6.2.4.6.开展扫描工作，在开始实施其间，SOEZ将严格按照相关验收标准及公司对质量控制的相关制度开展扫描工作。6.2.4.7.售后服务，对已进行扫描录入的影像文档及相关原始开户资料的重新编排和入库的相关问题，在本公司内部资料中予以存案，随时准备解决用户在使用过程中遇到的相关问题。6.2.5.文档影像处理的具体工作流程：6.2.5.1.文档整理。对需要扫描的文档进行整理，清理出杂物，拆封装，排放整齐，纸张数数，6.2.5.2.扫描。通过高速扫描仪对文档进行扫描，核对扫描数量是否准确，防止漏扫。6.2.5.3.扫描QC。对扫描出来的图像进行检查，在图像质量差时重新扫描。6.2.5.4.文档封装。把扫描好的文档进行装订、封装、入库保存。6.2.5.5.索引。通过自动或手动建立索引记录。6.2.5.6.索引QC。对索引数据进行检查，防止数据出错。6.2.5.7.索引入库。把索引数据写入服务器数据库，影像文件写入文件服务器。6.2.5.8.归档。把积累的影像写入光盘保存，进行归档备