生产流程管理培训不.doc

前 言 今天，是公司2011年组织外贸接单员，销售接单员，生产部、技术部接单管理知识培训。这次培训关键是要你们掌握订单接受和确认流程，在今后的工作上按照程序开展工作。在培训之前，我向诸位宣布一下培训现场的纪律。1 请诸位把自己手机调到震动，如需要接电话的请到培训室外接听。2 请不要交头接耳，保持安静。3 在培训的内容中，如与某位有相同之处，敬请你保持配合现场。一、 订单的接受管理 接收、确认是订单管理的第一步，目的是取得客户的订货资料。1订单接收和确认流程客户发出订单外贸或销售接单员接受订单接单员对客户信用的调查财务提供客户资信填写订货单各部门经理审核名称、规格、数量、价格、付款方式、交货日期、客户和电话、包装方式、出货方式、质量标准、运输费用、商标、信用卡确定交易核审订单填写的形式审 批总经理或沈总签名向客户发出订单确认函客户签名、客户预付定金、财务部确认签名制定生产订单外贸订原单入档、另销售下单员制定生产订单、订单编号、各种要求要注明，送生产总监签名后交技术评审制生产单技术部制定生产单注明：规格、型号、数量、交货日期、硫化机号，提交一份订单材料清单。模具：规格、型号、上模齿数、下模齿数、中档（厘米）等。铁齿：规格、型号、数量、多少齿周长等。钢丝：规格、型号、数量、钢丝型号、圈数、周长/米等生产部排程计划按交货时间，急与不急，重要、次要，不重要的顺序来安排生产。订单分类汇总，计划使订单中原材料，外协件的供应时间和数量与生产的安排协调一致。 与客户洽谈修改订单或取消订单否是二、接 单、发货流程说明 1、客户以电话、传真来电的订购公司现有库存产品，由外贸或内勤接单员进行接单，报王总或沈总审批后。接单员再核实成品仓库库存情况，如有及时通知客户，全额货款将打到公司账户上，经过财务部核实签名后，外贸或销售部再开销货清单（销货清单由财务部核准签名），交物流部办理发货手续后再组织发货。 2、客户以电话、传真定做产品，接单员要及时根据客户的要求填写好订货单和对客户信用调查（由财务提供资信），确定交易核实订单填写的形式，如：名称、规格、数量、价格、付款方式、交货日期、包装方式、出货方式、商标等，清楚后再上报部门经理核审后呈王总或沈总审批后，及时传真至客户确认签字回传公司，待客户将货款预付定金到位后（经过财务部确认），接单员再下单呈生产总监审核签名后与技术部计划排程员交接订单，技术部接收到外贸或销售订单后，进行评审制定生产单（注明：规格、型号、数量、交货日期、硫化机号；制定一份订单材料清单。模具：规格、型号、上模齿数、下模齿数、中档（厘米）等； 铁齿：规格、型号、数量、多少齿周长等； 钢丝：规格、型号、数量、钢丝型号、圈数、周长（米）。和外贸或销售订单一起下到生产部做排程计划（按交货时间、急与不急、重要、次要，不重要的顺序来排程生产）和订单分类汇总，待产品包装时，由物流分单员协调接单员及时通知客户发货和结清剩余货款，接单员开出销货清单交给物流部，成品仓库保管员根据外贸和销售部门开具的销货清单上的规定数量、产品型号，规格发货。 3、如出现需要改单的，由接单员亲自以排产单的形式上报生产总监批准后，再通知生产部改单。 4、货款未到公司需要发货必须先经部门经理审核后呈王总或沈总批准签名，才能按 程序发货。 5、发货后由接单员及时通知到客户，说明公司发货时间、数量、预计客户收到货物后接单员要及时向客户了解到货对产品的意见进行回访。接单员做好回访意见记录后，上报生产总监。 6、当物料供应商由于非预见因素造成物料延期时，影响生产交货期，采购部要提前与技术部协调，由技术部与接单员协调后，接单员与客户沟通。 7、生产部向接单员提交的订单生产进度，接单员向客户报告订单生产进度。三、外贸或销售人员在接受订单时，要进行对以下确认 1、产品名称、规格、数量、商标的审核，要求准确无误，明确。2、单价、金额、预付定金审核，要求符合企业规定或报价一致，合计金额准确。3、交货期的审核，根据企业的生产能力和客户具体要求，确认交货时间、明确，做到企业能满足或分批次满足。4、付款方式的审核，确认付款方式是否为企业所接受，如果不能接受，应与客户协商。5、包装要求的审核，审核客户的包装要求企业是否能满足，客户提供的包装资料是否齐全。特别是外销单的包装要求更需要仔仔细细地确认特别要求。6、交货方式的审核，交货方式主要有海运、陆运，需要明确运输方式，运输费的承担情况以及违约责任与经济赔偿要明确。7、客户信用度和外贸信用卡是公司接受订单时应该考虑的一个重要因素，这是对企业风险的把握。四、接受订单的技巧 接单员在接受订单的过程中，不仅要考虑企业所能生产的产品品种，企业已经接受任务的工作量，生产能力与材料的纳入，品质保准状况以及交货期的要求，还要衡量企业的先质量证能力等。接单员对于企业的整体情况需要全面掌握，做到有的放矢与客户进行有效沟通，赢得客户的信任，从而得到客户的订单。接单时，要求客户传真书面订单，尽量避免受理口头订单，口头订单应详细记录，并由王总或沈总审核后方可下单。五、对接单员的要求接单员应该诚信为本，用真诚打动客户，并把握好自己的行为。从另一角度来看，接单人员就是企业代表，是企业的一面镜子，客户通过接单人员来了解企业。因此接单员应该做到是企业与客户的桥梁。1、 态度：能让客户感受到自己的诚恳和实在。2、 气势：在平等合作的基础上获取订单。3、 方法：先锁定双方期望的结果，然后循环渐进。4、 内心：对于和订单相关联的各项事务做到胸有成竹。5、 做法：张弛有度，步步为营。六、特殊订单的接受技巧特殊订单包括海外订单、软单、问题单等。对于此类订单的处理技巧如下：1、 海外订单的接受技巧（1） 给客户提出最初查询本企业产品的回忆参考点，这样会增加客户与企业合作的兴趣与信心。（2） 向客户证实企业实力，并说明与企业合作能获得的益处。（3） 切记企业不是向客户索取而是为客户服务。（4） 善用一切手段，包括企业网站、电话沟通、个人素质等赢得海外客户的信任。（5） 写一封完整的感谢信，吸引客户回复你。 接收海外订单需要注意许多订单细节，同时需要具备外贸知识。2、 软单的接单技巧 软单是指哪些产品，数量、交货期、品质、价格等只有定性而没有定量的订单。 （1） 对于来自企业优质客户的软单可直接接收，可在合同评审前或生产过程中随时沟通。如果是来自企业的一般客户，则需要签订协议，明确关联责任后再接收。实际上还是建议在生产之前一定要明确，否则出现问题处理起来相当麻烦。（2）对于新开发的客户的软单，必须先规定合作条件和订立协议，并明确关联责任后再接单。（3）尽量少接收或不接收来自陌生客户和有不良信誉客户的软单。3、 问题单的接受技巧问题单包括订单数量小，利润小的“鸡肋单”，客户太挑剔的订单，以及有不良记录的客户的订单等。（1） 鸡肋单，以不放弃为主，接收后也可以采取外发的方式处理，以拓展企业的业务空间。（2） 客户太挑剔的订单，要理解不是客户太挑剔，而是企业自己做的不够好。应尽量进行长远考虑，实际上挑剔的客户是企业成长的好老师。（3） 有不良记录的客户的订单，原则上能不接收就不接收。不得不接收的，在这之前一定需要签订协议，明确责任，并及时沟通。七、对订单认识订单是联系客户与公司的纽带，可以说订单就是客户的化身。处理订单就是跟客户打交道，忽视订单就等于冷落客户。而订单管理周期中的每一个环节，都是客户亲身体验交易过程的关键时刻，直接决定他们对公司满意与否。要真正让客户满意，首先必须踏踏实实做好订单管理这项基本工作。所有客户必须设立相关档案，当订单完结后，与当天存档，做到日清日毕。八、生产订单管理 包括订单接收管理；订单协调管理；订单计划管理；订单作业进度管理；紧急插单管理；外协订单管理等六大标准。1、 订单接收管理（1） 寻找优质订单、根据客户信息，进行合理分类，重点管理有潜力，订购量大的客户，要与其进行沟通，尽力满足其要求。、对于品质要求不清楚，频繁变更订单的客户，要与其做好事前沟通和订单评审工作，在订单接收前解决问题。 （2）订单要求与回应 、能满足客户的质量需求时，根据难易程度，所需成本，进行具体分析和报价，适时调整产品价格。不能满足客户需求时，与客户沟通。 、关于客户的降价要求，可直接回函，阐明所报价格不能再降低的理由。 、当客户对产品数量需求较大时，制定详细，准确的生产计划，并正确评估生产能力。 、回应交货期的问题时，根据产能分析，生产计划，物料供应情况和订单数量等具体确定。 2、订单协调管理 （1）、生产计划协调 、订单管理者检查，督促和协助相关职能部门，做好生产准备。 、由生产组织和协调生产过程中的各项环节。 、合理调配生产作业人员。 、检查零部件和半成品的产出进度。 、及时发现生产计划执行过程中的问题，并采取措施及时解决。 、分析工时损失记录，设备故障记录和生产能力变动记录。 （2）、交货协调 、交货协调涉及的部门包括采购部、生产部、技术研发部、销售部、物流部。 （3）、物料协调 、与采购部、物流部和仓库外协供应商做好物料协调。 、采购部及时采购适当品质的物料以配合生产需求。 、技术部依据用料预算和生产计划提出请购量，并上交请购单。 、采购部依据请购单采购物料，保证准确的采购数量。 、品管部控制物料品质，对不良物料进行处理和预防。 、仓库根据生产部的领料单提前备料，并进行物料收发与检验。 3、订单计划安排管理 （1） 订单计划制定 、制定车间作业计划，组织日常生产活动，实现均衡生产。 、根据产品结构、层次的从属和数量关系，以每个订单所需物料为计划对象，以交货期为时间基准。 、按提前期的长短，确定物料计划的先后顺序。 、根据订单生产需要，管理物料需求计划，监控物料供应情况。 、在固定时间，将进度落后的订单整理好，打印成报表，定期统一跟催。 （2） 订单排序 、根据各车间、班组及机器设备的能力或时间因素，安排作业次序。 、对重点客户的订单，予以优先安排。 、对半成品和成品生产线的生产速度相同，不会产生停工待料的订单，予以优先安排。 、对工艺复杂，制造时间长的产品，予以优先安排。 、对交期短、时间紧的订单，予以优先安排。 、按品种、规格、销量和利润，并综合考虑上述5种排序方法，排出订单顺序。 （3） 订单作业 、计算现有机器设备生产负荷，并调整产能。 、考虑生产同期与工艺流程原则、协调整天生产情况，提高生产效率。 、统计与分析生产数据，如产量、投入的资源、产品合格率、不良率、直通率、生产性等。 、了解作业进度，发现和排除生产流程中的问题，及时解决作业瓶颈。 4、 订单作业进度管理 （1） 生产进度平衡 、依据生产日程表进行生产准备及分配。 、进行作业人员工时管理、设备作业管理、进度管理和在过程管理。 、记录并统计每日实绩。 、针对进度异常，及时采取补救措施。 、当订单变更时，及时调整生产进度。 （2） 生产进度控制 、接单员根据产能负荷资料，决定是否接收订单，如超出负荷，需与生产部协商。 、生产部与销售部应共同制订合理的出货计划。 、生产部根据订单计划，制定月、周、日计划。 、采购部根据生产计划及库存状况，分析物料需求状况，提出采购计划。 、仓库、生产部根据采购进度计划及时跟催。 、品管部按规程检验物料和产品，一旦发现异常情况，及时处理。 、仓库在生产前及时备料，遇有异常情况，应及时反馈给部门领导。 、生产车间按生产计划实施生产，调控产能，并反馈生产进度。 （3） 生产进度督导 、通过生产日报表了解每天的完成数量，控制生产进度。 、将每日的实际生产数量与计划生产数量进行比较，确定是否存在差异。 、实际进度与计划进度存在差异是，追究原因，尽快进行补救。 、评估补救措施是否有效。 、如补救无效导致交期延误，与客户取得联系，争取延迟交货期。 （4） 解决产供失调问题 召开产供协调会议，了解上一周