登记簿记载说明.doc

为进一步规范临柜业务手工登记簿的管理和使用，根据总行对临柜业务手工登记簿清理、整合有关规定，结合我行实际，省行编写了13种临柜业务手工登记簿的使用说明，具体如下：一、会计主管工作日志（一）取代我行目前使用的营业网点运行工作日志。（二）用于记载会计主管履行日常监督职责中的重要事项、异常情况。（三）按营业机构设置，由会计主管登记和保管，会计主管离岗时由会计主管指定的代行主管职责的人员登记、保管。（四）“记录人”处由会计主管（或代班会计主管）签字。（五）监控设备运行情况，会计主管只负责查看是否能够正常运行。发现异常情况时，会计主管要及时通知有关管理人员进行处理。（六）登记项目所列事项如有“异常”、“有”、“不符”、“超限额”等情况的，要将具体情况在“问题描述及处理情况”栏内登记，做到文字简练、具体明确。1、综合应用系统、会计监控系统签到情况：如有“异常”情况，应登记系统名称、异常起始时间、异常表现、处理情况、处理结果和恢复时间。2、计算机、监控设备运行情况：如有“异常”情况，应登记设备名称、异常起始时间、处理情况、处理结果和恢复时间。3、上日报表审核及科目使用情况：如有“异常”情况，应登记科目名称、金额、原因、处理结果和相应会计传票号。4、“错账冲正处理情况”不须登记，按照关于调整部分登记簿记载事项的通知（农银鲁会200888号）文件执行。5、99999科目、专用账户挂账及代理业务单边账处理情况：如有该类情况，应登记科目或账户名称、金额、原因、处理结果和相应会计传票号。6、柜员（含自助设备）长/短款情况：如有该类情况，应登记柜员或自助设备名称、类型（长款或短款）、金额、原因、处理结果和相应会计传票号。7、手工计提应付利息情况：如有“异常”情况，应登记科目名称、类型（多提、少提或错提）、金额、原因、处理结果和相应会计传票号。8、大额资金往来情况：如有“异常”情况，应登记科目名称、类型（汇入或汇出）、相应会计传票号、金额、原因和处理结果。9、运营申请变动（如数据修改等）处理情况：如有该类情况，应登记申请原因、内容和处理结果。10、接受上级行或外部监管检查情况：如有该类情况，应将具体情况登记在“其他重要事项”栏，列明检查单位、检查内容、检查结束时间（应在结束日填写）。11、“一日三碰箱”情况：如有“不符”情况，应登记柜员名称、时间、金额、原因、处理结果和相应会计传票号。12、库存现金限额管理情况：如有“超限额”情况，应登记实际库存余额和超限额金额。13、网点、柜员平账报告表及传票连续性核对情况：如有“不符”情况，应登记报表名称、具体情况、相应会计传票号、原因和处理结果。14、综合应用系统、会计监控系统签退情况：如有“异常”情况，应登记系统名称、异常起始时间、异常表现、处理情况、处理结果和恢复时间。15、柜员轮岗、休假情况：如有该类情况，应登记类型（轮岗、休班或休假）、柜员姓名和柜员号。其中短期休班（7天以内）的柜员，对休班情况要每日登记；对长期休假（超过7天）的柜员，只在休假开始日和休假结束日登记。16、柜员密码重置情况：如有该类情况，应登记被重置柜员姓名、柜员号、原因、处理结果和相应会计传票号，并由会计主管和被重置柜员双方签字确认。（七）其他重要事项记载各级检查情况、业务疑难问题反映、差错事故及处理情况、定期监督检查情况等。（八）该登记薄必须逐日登记，对于节假日等未营业的特殊情况，应在“其他重要事项”栏说明。（九）待会计内控管理系统优化后，通过将有关情况录入系统形成电子会计主管工作日志,由会计主管按月打印、保管，按年装订。（十）保管期限：5年。二、业务印章、钥匙、密码及安全认证卡保管使用登记簿（一）取代我行目前营业机构使用的业务印章、联行机具、库房及保险柜钥匙保管使用登记簿和金库使用的金库钥匙交接登记簿。（二）用于记载营业机构所有业务印章（含汇票专用章印鉴卡、结算专用章印鉴卡、本票专用章印鉴卡和个人名章）、库房及保险柜钥匙与密码（含备用钥匙与密码）、自助设备钥匙与密码（含备用钥匙与密码）、柜员安全认证卡、网上银行操作员证书、联行机具等保管使用情况。（三）按机构（网点、金库）设置，由会计主管（金库使用时，由金库负责人）登记、保管。（四）涉及保管人员岗位变动交接时登记此簿；短期交接不登记此簿，应在柜面业务交接登记簿中登记。（五）业务印章、钥匙、密码、柜员安全认证卡、网上银行操作员证书、联行机具等要逐个登记，不得合并登记。（六）“移交情况”中的第一个“移交人”须与“使用人或保管人”一致；按年更换此簿时，本年度登记簿的“使用人或保管人”须与上年度登记簿“移交情况”中最后一个“接管人”一致；“移交情况”中的“移交人”、“接管人”和“监交人”均为签字，不得以盖章代替。（七）“收回日期”栏仅由管理机构填写，营业机构不须填写。（八）待会计内控管理系统优化后，通过将有关保管、使用情况录入系统形成电子业务印章、钥匙、密码及安全认证卡保管使用登记簿,由会计主管或金库负责人按月打印、保管，按年装订。（九）保管期限：15年。三、重要空白凭证、有价单证及其它有价值品保管使用登记簿（一）取代我行目前营业机构使用的有价单证柜员领用保管登记簿、重要空白凭证使用销号登记簿、有价单证、重要空白凭证保管登记簿、重要物品保管登记簿和金库使用的金库有价单证登记簿、金库贵金属登记簿、金库票样保管登记簿。（二）用于记载抵押物、质押物、代保管有价值品、有价单证、贵金属、票样及手工销号的重要空白凭证等保管使用情况。（三）按机构（网点、金库）、按使用人分别设置，按种类登记，由使用人保管。（四）在登记各项目栏时，应遵从所办理业务的具体规定，规定中没有要求记载的，不必在登记簿中记载。（五）“单位”按物品性质，以元、份、克、盎司等计量。（六）“保管人”为签章，“领取人”为签字。（七）保管期限：15年。四、柜面重要事项登记簿（一）取代我行目前使用的柜面服务登记簿。（二）用于记载大额现金预约、非柜台口头挂失、票据挂失、客户交款差错、同城票据交换退票（退客户）、支票影像交换退票（退客户）、营业机构开出的询证函等业务种类。（三）按营业机构设置，业务量大的机构可根据需要设置多本，由柜员登记，会计主管指定人员保管。（四）客户领取退票时在“备注”栏签字。（五）业务种类为退票时，“日期”栏记载退票发生时的日期，“处理内容及结果”记载客户领取退票时的日期和处理情况。（六）保管期限：5年。五、银行卡登记簿（一）取代我行目前使用的银行卡登记簿。（二）用于记载贷记卡、准贷记卡,以及密码封等的发放情况。（三）按营业机构设置，由会计主管指定专人登记、保管。（四）“种类”栏登记贷记卡、准贷记卡、密码封等。（五）“身份证件号码”栏登记领取人的身份证件号码。（六）“日期”栏记载取得贷记卡、准贷记卡以及密码封时的日期，“处理内容及结果”记载客户领取时的日期和处理情况。（七）保管期限：15年。六、电子银行证书管理登记簿（一）取代我行目前使用的网上银行证书发放登记簿、网上银行客户资料传递登记簿、网上银行客户管理登记簿和网上银行客户证书发放登记簿。（二）用于记载电子商务网上商户证书、网上银行企业客户证书、密码封（非当时领取）的新增、更新、补办和注销情况。（三）网上商户包括B2C、B2B、基金直销、电子账单、信用支付平台等。（四）按营业机构设置，由会计主管指定专人登记、保管。（五）“证书编号”栏填写印刷在K宝上的唯一序列号。（六）“操作员编号”栏填写企业客户操作员（商户操作员）编号。（七）“领取人”栏为客户签字。（八）“备注”栏填写办理新增、更新、补办、注销及领取日期等。（九）保管期限：15年。七、自助设备管理登记簿（一）取代我行目前使用的自助设备运行工作日志。（二）用于记载自助设备管理情况，包括自助设备日常维护及巡检、故障维修、吞卡及处理情况。（三）按自助设备管理单位设置，由自助设备管理员登记、保管。（四）日常维护及巡检中发现的异常情况，主要记载发现的异常情况及处理情况。（五）从自助设备上取回吞没卡后，应及时登记吞卡处理情况部分的“卡号”、“吞卡日期”、“设备号”栏。（六）吞卡处理情况部分的“处理结果”栏登记“交还客户”、“没收”、“作废”等处理结果，同时登记相应的“处理日期”；“客户身份证件号码”栏仅在客户领取吞卡时填写，“备注”栏由领取人签字。（七）保管期限：5年。八、查库登记簿（一）取代我行金库目前使用的查库登记簿。（二）用于记载对现金、有价单证、重要空白凭证等库房业务的检查情况，库房安全检查不在此登记簿登记。（三）通过将查库情况录入会计内控管理系统形成电子查库登记簿。1、金库填写“库存现金”部分，人民币的正常券按券别填写金额，“库存现金”中人民币的损伤券、“库存现金”中外币只登记金额，不登记券别。2、营业机构填写“柜员现金”部分，各币种的现金，只登记金额，不登记券别。3、“外币”币种、“柜员”、“凭证种类”栏内容由系统自动显示。检查结束时，“柜员签章”、“管库员（柜员）签章”、“管证人员签章”由系统在相应栏进行自动登记。4、“贵金属、有价单证及代保管实物”栏登记对贵金属、有价单证及代保管实物的检查情况。5、查库人员应根据检查情况，形成检查结论，并在“检查意见”栏填写，通过录入检查单位、检查人信息，由系统在“检查单位”、“检查人签章”处进行自动登记。（四）按机构（网点、金库）设置，由查库人员在会计内控管理系统中登记，由会计主管（金库使用时，由金库负责人）按月打印、保管，按年装订。（五）保管期限：5年。九、会计档案登记簿（一）取代我行目前使用的会计档案登记簿。（二）用于记载纸质会计档案的保管、上缴、销毁等情况。（三）保管期限自档案所属年度次年1月1日起算；“保管期满日”根据档案的具体保管年限填写“XXXX年12月31日”（永久保管的会计档案“保管期满日”无须填写）。（四）按会计档案的保管期限、类别分页登记，页数必须填写。（五）“档案类别”填写会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类。（六）档案名称填写要规范，不得任意简化。（七）采用订本式，保管期限：永久。十、会计档案调阅登记簿（一）取代我行目前使用的会计档案调阅登记簿。（二）用于记载会计档案的调阅（包括系统内调阅和系统外调阅）。（三）档案编号适用于电子档案，保管编号适用于纸质档案，电子档案册数填“0”。（四）认真填写调阅证明（如有介绍信，应列出介绍信号码及开出单位名称）。系统外调阅时，要附上调阅人提供的相关证明。（五）调阅人签名确认，保管人、审批人签章确认。（六）页数必须填写。（七）采用订本式，保管期限：永久。十一、柜面业务交接登记簿（一）取代我行目前使用的柜员分工、短期离岗交接登记簿。（二）用于记载柜面人员短期交接，以及相关资料在部门之间传递时的交接情况。（三）按营业机构设置，会计主管指定专人保管。（四）交接事项需在交接内容栏做详细记载，由交出人填写。通过柜员现金内调、重要凭证内调交易办理的现金和重要凭证交接的，不在本登记簿中登记。（五）金库管库人员短期交接时，可使用此登记簿。（六）涉及岗位变动的交接不在本登记簿中登记，应在业务印章、钥匙、密码及安全认证卡保管使用登记簿中登记。（七）该登记簿手工登记时，“交出人”、“接收人”和“监交人”均为签字，不得以盖章代替。（八）待会计内控管理系统优化后，通过将有关短期交接情况录入系统形成电子柜面业务交接登记簿,按月打印、专人保管，按年装订。（九）保管期限：5年。十二、箱（包）交接登记簿（一）取代我行目前使用的金库箱包交接登记薄。（二）用于记载柜员及金库箱（包）交接情况。（三）按机构（网点、金库）设置，由会计主管(金库使用时，由金库负责人)指定专人保管。（四）管库员与随车业务员箱（包）交接时，在金库设置的箱（包）交接登记簿和随车业务员保管的箱（包）交接登记簿分别登记；网点主出纳与随车业务员箱（包）交接时，在网点设置的箱（包）交接登记簿和随车业务员保管的箱（包）交接登记簿分别登记。（五）社会化押运的，可使用约定的登记簿代替此登记簿。（六）“交接时间”栏填写办理交接时的具体日期和时刻；“箱（包）个数”一律为中文大写，不得使用中文小写、阿拉伯数字或其它形式；“交出人”、“接收人”栏必须为签字，不得以盖章代替。（七）保管期限：5年。十三、协助查询、冻结、扣划登记簿（一）取代我行目前使用的收到发出信息登记簿。（二）用于记载符合国家有关法律、法规规定的协助查询、冻