收发公文流程使用方法.doc

收发公文流程使用方法收发公文流程是电子政务模块内的核心组成部分，它的主要功能是将真实办公环境下的公文管理流程电子化，从而提高工作效率，下面介绍收发公文流程具体操作方法。第一部分：发文处理1. 拟文路径：电子政务综合办公发文管理拟文填写表单各项，选择流程后提交拟文，如下图1、2。第一步，点击“电子政务”模块内的“综合办公”菜单项第二步，点击“发文管理”菜单项第四步，点击“新增”按钮进入新增页拟文首页第三步，点击“发文管理”下的“拟文”菜单项，进入拟文首页图片1 进入拟文页面第三步：全部项填写完毕后，提交该拟文。依次点击“添加附件”、“浏览”来上传附件，最多可以上传4个附件第二步，选择一个工作流程。这里的工作流程都是“流程定制”模块中定制好的流程第一步，进入新增拟文页面后，填写各项内容。带*号的项为必填项。图2 新增拟文2.执行审批流程拟文提交后，执行拟文中选择的“流程类型”里的流程，该流程中选定的人员按流程定义的步骤依次审批该拟文。此时，提交该拟文的用户的“桌面”页内出现“有1份提交并正在审批的公文”通知；需要审批该拟文的用户的“桌面”页内出现“有1份待审批公文”通知，点击通知进入相应页面进行审批等操作。如下图3、4 、5。收到“桌面”通知后，直接点击通知项可以进入相应页面。图3 拟文用户“桌面”通知收到“桌面”通知后，直接点击通知项可以进入审批页面。审批时，当流程某步骤的执行人审批不通过时，流程终止，后面的执行人将不再收到“桌面”通知。图4 流程中选定的用户按流程步骤依次收到 “桌面”通知点击“桌面”通知后出现该页面，点击“审批”进行拟文审批填写各项审批信息，提交后流程继续进行直到流程结束或者中止点击“返回”按钮返回到“桌面”页图5 点击“桌面”通知进入审批页进行拟文审批流程审批全部通过后，拟文用户才能继续进行“新建发文稿纸”。如果流程审批没有通过则拟文用户在“桌面”页的“政务通知”栏里出现“有1份审批未通过公文”通知，如下图6。当流程审批全部通过时，拟文用户“桌面”页通知“有1份审批未通过的公文”当流程审批全部通过时，拟文用户“桌面”页通知“有1份审批已通过的公文”图6 审批结束后拟文用户“桌面”通知3.新建发文稿纸路径：电子政务综合办公发文管理新建发文稿纸当拟文选择的流程通过审批后就可以在 “新建发文稿纸”首页列表中看到该拟文，点击 “新建发文稿纸”链接，进入新建页面，填写表单后提交，如下图7、8、9、10。点击此链接拟文用户进入新建发文稿纸页通过审批的拟文列表图7 进入“新建发文稿纸”页面按要求填写发文稿纸页各项内容填写完后点击“发送”按钮，发送发文稿纸到选中的“接收人”用户图8 新建发文稿纸填写具体信息页点击“选择”按钮来选择“接收人”，弹出的信息框左侧是部门列表，右侧是部门里的人员列表，选好人员后点击“传送”按钮，全部完成后点击“关闭”按钮。一次可将该发文稿纸传送给多个接收人图9 选择传送人选择“局级发文”后，“接收人”项将不可选，只能由办公室人员登记发文稿纸时指派接收人图10 选择发文类型为“局级发文”时，接受人项暂时不可选注意：如果当前新建发文稿纸用户选择“发文类型”是“局级发文”，则选择“接收人”的操作由办公室用户在下一步登记发文稿纸时进行选择。如果当前新建发文稿纸用户选择“发文类型”是“部门发文”，则选择“接收人”后必须经过当前新建发文稿纸用户所在部门的任意用户登记该发文稿纸后“接收人”才会收到消息。4.登记发文稿纸路径：电子政务综合办公发文管理内部发文登记注意：如果是“局级发文”就由办公室用户进行这项操作，如果是“部门发文”就由拟文人所在单位的用户进行这项操作。进入“内部发文登记”页面，从该首页列表中点击“状态”项中的链接，进入“发文登记”页面，填写表单后提交，登记完毕文件被传送，如下图11、12。点击此列中“未发送”链接，进入发文登记表单页面图11 内部发文登记页面填写好各项后点击“发送”按钮，发文登记完成，文件被发送。当该发文稿纸为“局级发文”时，此页内还需填写“接收人”项。图12 填写内部发文登记内容第二部分：收文处理5.收文登记已登记的发文稿纸中的 “接收人”项中选择的用户将从“桌面”页的“收文管理”处接到“有1份待登记的收文”通知，点击链接进入收文登记页面，填写表单各项信息后提交，如下图13、14、15。收到“桌面”通知后，直接点击通知项可以进入登记收文页面。图13 已登记发文的接收人的“桌面”通知信息点击“登记”链接进入收文登记详细信息填写页面。图14 要登记的收文列表页按要求填写各项信息填写好后点击“提交”按钮完成收文登记图15 登记收文详细信息页6.收文处理路径：电子政务综合办公收文管理收文管理登记后的收文显示在“收文管理”模块首页的列表中，点击链接“送审批或查阅”进入“新建文件处理单”页面，填写表单各项后提交，该收文进入发布前的审批或者查阅阶段，如下图16、17。注意：“送审”项选择的人员是对文件进行审批或查阅的用户。在收文处理页列表中点击“收文处理”项的“送审批（传阅）”链接，进入收文处理单填写页图16 收文处理列表填好各项后点击“提交”按钮，该收文被发出“送审”或者“传阅”选择该收文的处理类型，为“审批”或者“传阅”点击“选择”按钮选择要审批或传阅该收文的用户图17 填写收文处理表单7.审批文件已送审批或传阅的收文中选择的用户将从“桌面”页的“收文管理”模块中接到“有1份待审批收文”通知，点击链接进入审批页面，填写表单各项后提交，完成审批或传阅过程，如下图18、19、20。要审批或传阅该收文的用户收到“桌面”通知后，直接点击通知项可以进入审批。图18 审批或传阅收文用户的“桌面”通知点击“审批”进入审批收文页。图19 带审批的收文列表填好后点击“提交”按钮，收文流程结束。填写审批意见各项图20 审批收文页面8.公文办结当所有的审批人都审批完成后，创建“文件处理单”的用户将从“桌面”页的“收文管理”模块得到“有1份待办结的收文”通知，点击链接进入文件办结页面填写相应表单后提交，如下图21、22、23。注意：这里有三种方式：一是点击“公文办结”按钮进入办结的页面，填写表单后提交，表示这份文件的处理过程完结。办结后这份文件整个收发文过程完毕。二是点击“公文承办”按钮进入送交承办的页面，选择要承办的人员提交。承办人员会在桌面的“待承办的收发文”中接到消息，点击链接进入查看承办文件页面，按要求办理收文内容。三是点击“选择”按钮将该收文再次送审批给其他用户，被选择的人员将从桌面的“待审批收发文”中接到通知，点击链接进入审批页面，填写表单后提交，该收文将再次送审批，直到相应用户全部审批完后，收发文流程处理结束。收到“桌面”通知后，直接点击通知项可以进入收文办结页面。图21 创建“文件处理单”用户的桌面通知点击链接进入“公文办结”页面，提供三种办结方式图22 待办结的收文列表选择抄送方式后提交，收文再次进入审批流程选择“抄送”，收文再次进入审批流程。选择“送交承办”，承办用户继续处理收文。选择“公文办结”，收发文处理完毕。图23 选择办结方式，提交处理结果9.公文转发当文件处理完成后，“新建文件处理单”的用户将从“桌面”页的“收文管理”模块接到“有1份待转发的收文”通知，点击链接进入文件转发页面，选择需要查看该收文的接收人后提交，公文发布成功，如下图24、25、26、27。要查看该收文的用户将从“桌面”页的“收文管理”模块收到“有1份待