备用金管理制度1.doc

备用金管理制度备用金是公司拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。各部门备用金指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。集团公司备用金实行定额备用金和非定额备用金对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，不得转借，支用后按规定手续报销，补足原定额。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前帐未清，不得继续预支。实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。对于预支的备用金，拨付时可记入“其他应收款-备用金-*”科目的借方；报销和收回余款时记入该科目的贷方。在实行定额备用金制度的单位，除拨付、增加或减少备用金定额时通过“其他应收款-备用金-*”科目核算外，日常支用报销补足定额时，将支用数直接记入有关“成本、费用类科目“ 备用金的核定 使用单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3-5天零星支付所需现金。各使用单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请，财务部依据使用单位的申请及具体业务情况审定备用金额度，并签订备用金管理责任书。 备用金的使用 备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。 备用金的管理 各使用单位领取的备用金应按现金管理办法进行管理，单位所发生的经济往来，除规定的范围可使用现金外，其他应通过银行进行转账结算。 备用金管理包括借支管理和保管管理。 备用金借支管理 1、企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。 2、各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由总经理核准。 3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门，冲转借支款或补充备用金。 备用金保管 1、备用金收支应设置“其他应收款-备用金”账户，并编制“收、支日报表”。 2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。 3、备用金账户应做到按年结清，定期盘点。 4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的票据。 备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。 附：备用金管理细则备用金定额核准表备用金管理责任书备用金定额核准表 年 月 日 ： 单位名称备用金使用部门现金月平均支出现金月平均余额单位申请备用金定额（大写） ￥备用金使用范围：经办人： 年 月 日部门主管经理： 年 月 日财务部核定备用金定额（大写） ￥ 元财务部经理：年 月 日财务总监： 年 月 日总经理意见： 年 月 日第一联：单位回单；第二联：财务作记账凭证附件；第三联：财务留存备查。备用金管理责任书根据备用金管理要求，各公司实行定额备用金，财务部将核定各部门备用金定额，由各公司指定专人专职保管，便于小额零星费用报销支付。为严肃财经纪律，确保备用金的正确使用和安全，现就有关备用金管理责任明确如下：一、该责任书甲方为集团财务部，乙方为各公司。二、甲方根据乙方报送的备用金申请书，核定乙方备用金数额，并及时办理拨付手续。三、乙方在领取备用金时，必须同时签订该责任书，该责任书经双方签字生效后，备用金即被视为已由乙方领取保管。四、乙方单位如需调换备用金管理人，不得擅自转移备用金给其他任何人保管，应经甲方同意后再办理移交手续。五、乙方必须按照甲方要求保管使用备用金，严格执行现金管理制度和公司制定的备用金管理使用办法，保证备用金正确使用和安全。六、乙方申请备用金金额：_元。经甲方审核后，确定乙方备用金金额_元