浅谈如何成为一名优秀的秘书.docVIP

中南林行政秘书与行政文书写作课程论文 浅论如何成为一名优秀的秘书 行政秘书与行政文书写作课程论文学生姓名： 钟园园学 号： 20094649学 院： 政法学院专业年级： 2009级行政管理（1）班题 目： 浅论如何成为一名优秀的秘书 2011年12月摘 要现代社会对于优秀秘书的需求与日俱增，在人才的选拔中，优秀的秘书必须是综合指数比较高的全面人才。一名优秀的秘书不仅可以相对容易的找到适合自己的岗位，而且在工作中可以做到得心应手，游刃有余。在这个拥有极大发展潜力的行业，每个希望在秘书行业有所作为的人才，只要努力加强秘书个人素质的培养，不断提高自身业务能力，积极迎接挑战，就有可能成为行业精英，创造出令领导和组织都为之满意的骄人业绩。关键词：优秀秘书；职能要求；领导助手；复合型人才目 录1.引言(4)2.优秀秘书实例及启示(4)3.现代行政秘书的工作职能(5)4.现代优秀秘书的职业素质、道德、态度和技能要求(5)4.1职业素质职业发展CPU （5)4.2职业道德职业发展的一米黄色安全线 (5)4.3职业态度骏马无须扬鞭自奋蹄 (5)4.4职业技能注重细节、稳妥高效 (5)5.现代优秀秘书须谨防的七大忌讳(6)6.现代优秀秘书须具备的十种能力(6)7.行政秘书如何处理好人际关系(6)7.1与领导相处的艺术 (6)7.2与同级同事相处的艺术 (6)7.3与下属相处的艺术 (6)8.行政秘书如何成为领导的得力助手(6)9.比尔盖茨的秘书露宝的启示 (7)10.关于如何成为一名优秀的行政秘书之总结 (7)10.1敏于行，慎于言(7)10.2先做人，后做事(8)10.3博学不穷，笃行不倦(8)结束语(8)参考文献(8)浅论如何成为一名优秀的秘书1. 引言唐骏在做鲍尔默助理秘书时鲍尔默告诉唐骏的第一句话就是：“学会忍耐 学会说话 学会我的工作方式 哪怕你想杀了我，但你还是要忍耐，因为我会教会你一些对你有用的东西”行政秘书是一个可以积累经验的职业，是一个可以完善和成就自己的事业，是走向管理岗位的一个阶梯。2. 优秀秘书实例及启示：秘书实例：关厂长四十有五，在工作上严格要求是出了名的，谁要在工作上打马虎眼，他粗大的嗓门会叫人受不了。然而，下级有个病痛，他忙到半夜也要亲自探望小陈是厂里新来的秘书，在她之前，已经有3个人因为关厂长的坏脾气而离开。小陈听说了别人对关厂长的看法，虽然大家都劝她不去为好，但她倒想去见识见识这个关厂长。上班的第一天，一切完全是规范化的。第一次见到关厂长，关厂长很礼貌地接待了小陈，交代了一些工作之后，关厂长便急着去忙事情了。关厂长留给小陈的第一印象还算不错。几天后，关厂长通知小陈随他去与外商洽谈技术合作项目，早上9：30出发，同行的有总工和外请的翻译。这个项目I小陈在技术科早就知道了，方案也是她在总工指导下制定的。还不到8：00的时候，她就到技术科准备一些资料。没想到，一阵急骤的电话铃声响起，对方的同事转告小陈，说厂长找她，火气很大。小陈立即赶到厂长办公室，关厂长上来就没有好音：“上班时间串什么门JL?我让你在办公室等着，9：30出发，你到处跑什么?”小陈也火了，不是还不到9：30吗?但还是忍住，沉默着听关厂长“发威”。听到关厂长接下来的话，小陈才知道，原来是总工住院了，翻译也因事不能来，如果因为推迟谈判，对方可能会去找新的合作伙伴。厂长为此事很着急，知道这个情况后，小陈原谅了关厂长的发火。“您对这个项目熟不熟悉?”小陈问。“主要内容清楚，有些细节不很熟悉。”关厂长说。“细节和全部内容我都熟悉，我参加过这个方案的起草。”小陈自信地说。关厂长眼睛一亮，但马上叉暗了下来：“可翻译没有来啊。”“外商不是美国佬吗?”小陈问。关厂长肯定以后，小陈说道：“我认为我能行。”小陈觉得没有必要谦虚。关厂长顿时惊醒万分，也意识到了自己之前的态度不好。他立刻让相关人员做好了准备工作和小陈一起出发了。谈判成功了，在谈判当中，小陈又当翻译又和老外谈技术合作的细节，关厂长把关决断，配合得十分默契。由于小陈对对方的情况十分了解，还适当地称赞了几句对方的技术成就和经济实力，对方代表十分高兴，伸着大拇指用简单的华语说：“关先生，我羡慕您呀!您的秘书才华出众，年轻有为。”回来的路上，关厂长对小陈的表现非常满意，当他在说着夸奖的话的时候，小陈却提醒厂长要去医院看总土，对于关厂长要特设犒劳的邀请，小陈也婉言谢绝了。大家听说厂里新来的秘书把厂长制服了，都很佩服她。可是小陈却认为：领导也是人，在他为难的时候，作为秘书应该亲近一点，热情一点，尽量帮他分忧；在他成功的时候，高兴地时候应该离远一点、冷静一点，尽量使他保持清醒。思考与启示：人际关系的协调是秘书职能的重要方面。该材料主要反映的是秘书与领导者关系的协调。秘书人员与领导者的关系是对立统一的关系：秘书活动源于领导活动的需求而产生，又伴随领导活动的进行而展开，两者相互补偿，不可或缺。秘书人员与领导者的关系是一种上下级关系，秘书人员要遵从领导指挥，领会领导意图，为领导活动服务，不可固执己见乃至越职越权，成为领导者的得力助手。上述材料中，秘书小陈在追求一致与积极适应的原则下，正确处理了与关厂长的关系，积极发挥参谋作用，协助关厂长谈判成功。由此可见，人际关系协调在秘书工作中处于非常重要的位置，所以，秘书人员要加强人际关系协调能力，增强公共关系意识。秘书协调与领导关系的原则：第一，服从原则；第二，尊重原则；第三，请示原则。3. 现代行政秘书的工作职能： 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 接待事务（来访接待、安排服务等） 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 行政事务 信访事务（顾客的投诉处理或员工意见等） 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 写作事务（各种文体的写作） 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 4. 现代优秀秘书的职业素质、道德、态度和技能要求4.1 职业素质职业发展的CPU忠诚秘书的职业生命诚实聪明莫被聪明误谦逊职业发展的护身符自信我的地盘我做主忍耐学板桥“难得糊涂”4.2 职业道德职业发展的一米黄色安全线保密人事是密中之密守信言必行，行必果守纪以服从领导为天职廉洁常在河边走，保证鞋不湿道歉伸手不打笑脸人4.3 职业态度骏马无须扬鞭自奋蹄主动无须扬鞭自奋蹄认真细节决定优劣自律自己做自己的老板上进没有最好，只有更好4.4 职业技能注重细节、稳妥高效接打电话让领导对外部沟通更加顺畅接待客人公司形象的兼职代言人整理资料及时吐故与纳新会务工作事无巨细，疏而不漏公文写作滴水石穿非一日之功综合能力经验与智慧的结晶5. 现代优秀秘书须谨防的七大忌讳1、起草材料忌拼凑。2、安排活动忌偷懒。3、迎来送往忌贪欲。4、下达指示忌添醋。5、出谋划策忌固执。6、领导会谈忌插嘴。7、首长家事忌掺和。6. 现代优秀秘书须具备的十种能力1遇到问题能设法自己找答案。能为老板设想出合理的方法，通俗而言是要上司做选择题而非是非题。2有情绪能自行排解。专业秘书必须能克服自身情绪问题，做到成熟稳重。3随时准备加班。老板是秘书工作的重心，即能“随传随到”。4不断给自己找机会。要具备化被动为主动、化危机为转机的能力。5言简中听。秘书必须考虑到老板多是十分忙碌的人，因此在回答前能认真思考。6有分寸感。专业秘书要避免过度反应，并善于揣度老板的心意。 7具备洞察能力和同理心。要适应环境而非环境适应你；要改变自己而非改变他人。8是资源整合者。秘书是办公室资讯的整合者，因此秘书往往拥有最多也最完整的资源，必须具备整合资源的全局思维。9能扮演黑白脸。大多数会议和谈判的场合都需要你配合老板完成工作，所以沟通协调应变能力极其重要。10公共关系能力。市场导向或顾客导向时代，秘书势必涉及很多顾客服务以及外部联络工作，因此公共关系是必要的专业能力，甚至有时还要扮演公关经理人甚至发言人的角色。7. 行政秘书如何处理好人际关系要想成为一名优秀的办公室秘书首先必须具备做人的优秀品质，“做事先做人”，只有做好了“人”才能做好“事”，尤其是当一名办公室秘书更应该是一名德才兼备的人。7.1 与领导相处的艺术秘书的工作是参与不是干预，是服从但不能被动，作为秘书在为领导者决定事项提出的意见时，一定要为方案的准确性和科学性负责，选定哪个方案是领导的怎人，秘书不能干预领导的决策，同时要抓住领导的思路，这样才能更好的配合领导，推动公司的发展。7.2 与同级同事相处的艺术与同级同事的相处要真诚，真诚是人际交往的最基本要求，所有的人叫交往不光是秘书都要真诚的对待别人，其实，每个人在交往过程中都希望对方可以接受自己，承认自己的价值，那么相对的就应该承认别人的价值，这是人际交往的相互关系。7.3 与下属相处的艺术有部分秘书认为自己是领导身边最亲近的人，就从某种意义上认为自己有特权，比别人职位要高，其实秘书在与下属的相处中药平等交往才能赢得别人的认可，从而见效工作的阻力，还要匡蓉带人，关心互助，让团队更有凝聚力。 8. 行政秘书如何成为领导的得力助手 平时详细观察领导的习惯，应可大概地判断领导将会于何时、以何种方式交由你去代行职务，而你有所心理准备，到时候就不致惊慌失措而能够从容地去应付 要以领导的立场作出精确的判断，并有勇于承担一切责任的自觉。如果遇到非常棘手的事情，而那件事情又是领导未曾事先允许你去做，而被迫非决断不可的时候，按常理来说，可向领导的领导请示，请求他给你适当的指示。 努力做到出力而不“越位”。强调处理与领导关系要防止越位，并不是说干工作可以不出力。出力，对于任何人在任何时候，永远是绝对必要的。问题是社会分工所决定的出力方式是有差别的。不承认或违背这种差别，就会影响整体效能。因此，在处理与领导的关系中，我们强调要防止越位，是一种积极的措施，而不是一种消极的限制。 勤于请示，积极汇报。信息的交流对于缩小你与领导之间的心理差距，消除一些误解，具有举足轻重的作用。如果你的领导不喜欢主动去接近你，你就应该主动去接近他。你现在所做的工作的发展情况或你所做出的成绩、你所遇到的难题，都需要领导及时地了解。 雪中送炭胜于锦上添花。在关键时刻，在领导最需要的时刻，你能够及时而勇敢地、得体而巧妙地站出来，为他解除尴尬、窘迫的局面，这往往会取得出人意料的效果：你会突然发现，原来比较一般的关系更加密切了；原来只是工作上的关系，而现在增加了感情上的色彩；原来对你的评价一般，而现在一下子发现了你更多的优点，你原来的缺点也似乎得到了“重新解释”。 9.比尔盖茨的秘书露宝的启示每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，他们的名字往往不被人们所关注和提起，譬如世界首富比尔盖茨的秘书露宝，比尔盖茨曾说“微软的成功有她的一份功劳”。 露宝给我们的启示有：1、有平常心。 秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人“一人之下”的错觉。正因如此，秘书才要保持一颗平常心：“我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作。”2、强化工作能力。 爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。不是花瓶，不是女招待，惟一的标识就是你的能力。总而言之，老板聘用秘书的目的是在找一个得力的助手，一个可以信任的左膀右臂。3、举止得体。 无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。4、口风要严。 不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉“知道的越少越安全”，不要向同事卖弄你的消息灵通，也不要把同事的秘密说给上司听。 5、有亲和力。 形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接受你、喜欢你，首先要有一颗亲善别人的心。成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。10. 关于如何成为一名优秀的行政秘书之总结10.1 敏于行，慎于言“敏于行”即要手勤、腿勤、设想周到，起到拾遗补缺的作用。“慎于言”即一定要以高度的责任感管好自己的言语，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。秘书要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中点点滴滴的小事及时准确地处理到位，确保单位各项工作正常有序地开展。同时秘书要做到办事得体，在领导与群众之间、各部门之间、对外事务之中发挥良好的沟通协调能力，起到“桥梁”的作用。10.2 先做人，后做事要想成为一名优秀的办公室秘书，必须首先具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上才能谈到认真“做事”。俗话说：“做人像水，做事像山”。“水往地处流”意味着在为人上一定要谦虚谨慎，虚心地向他人学习，切不可骄傲自满。“做事像山”则意味着在工作中要不畏困难、勇往直前，具备登山的精神和毅力。10.3 博学不穷，笃行不倦是否勤于学习，善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之。”做个“多面手”“复合型人才”才能适应新形势对秘书工作越来越