人事档案保管办法

1 / 6 人事档案保管办法 人事档案保管办法 1 目的 为规范医院档案管理，加强档案控制，提高档案利用率，并确保医院机密，保障医院的利益，特制定本办法。 2 范围 适用于与医院资料管理有关的部门及人员。 3 职责 政人事部负责档案室的管理。 案室档案管 员负责医院行政人事资料管理，同时，对各涉及资料的人员进行工作指导。 4 具体管理办法 料分类 政资料，包括各种证书资质原件、报 表、行政支出费用统计、行政合同、房屋、车辆、固定资产资料、医院规章制度、通知、会议纪要和其他行政资料。 织资料，包括医院营业执照、印章、医院章程、会议决议，重要岗位责任书，法律诉讼资料等。 类管理、技术书籍、杂志、光盘等资料。 它资料。 料存档 部门相关资料应定期存档，存档文件一般为原文或原件。 2 / 6 理周期较长，使用频繁的资料，可以以 1 年为周期存档，但不得迟于次年第一季度末。 理周期较短，使用较为频繁的资料，如固定资产统计资料、医院通知、会议纪要等资料，应按季度进行存档，存档时间不迟于次季度首月 30 日。 月进行统计的资料，如各种月报表、行政收支费用等应按月进行存档，存档时间最迟于次月 30 日。 密文件及其他临时性资料应随时存档，如资质文件、对帐单、诉讼资料、固定资产附带资料、重要行政合同、书籍等，应随时存档，存档时间不迟于 15 天。 部门应自觉主动按期将资料存档，档案室应按部门建立目录台帐，按时催要各 类资料 ;资料存档时，管 员应注意检查资料真伪是否齐全，有无相关部门负责人签字。存档时，档案室应开具档案室移交清单，交存档人留存。 料管理 . 案室内应保持干燥通风，安全、消防设施齐备，一般人员不得随意出入。档案管 员应定期对档案室进行整理，保持室内整洁。 案管 员应将资料分类存放，进行存档编号，做好目录台帐，以方便查阅。 司资料应分为 ” 受控 ” 和 ” 非受控 ” 两大3 / 6 类，管 员应严格 “ 受控 ” 文件管理。 案室和各部门应建立管理台帐，各部门在存档和借用时，应持部门管理台帐与档案室管理台帐相互签字。 案室每半年应持管理台帐对各部门资料借用、领用情况进行核对，要每季度末核对一次。 料保密 院资料按密级可分为绝密、机密、秘密和一般四个等级 ; A。属医院绝密资料的有： a)。医院的资金情况 b)。医院的利润率 c)。医院的预算、决算 D。属于公司机密资料的有 a)。医疗成本 b)。外购药品进货渠道、价格 属于医院秘密资料的有 a)。医院员工名单、家庭地址、电话 b)。未公开的人事安排 c)。医院员工的收入 密级、机密级的资料限于总经理、院长、财务部门等相关人员使用。 4 / 6 密级的资料限于总经理、院长、行政人事部等相关人员使用。 阅人事档案，必须经总经理批准 (总经理不在时，可由院长代批 )，在档案室内查阅，不得带出室外。 如确需带出，须经总经理特别批准，并查清外带页数，签字备查。严禁涂改、勾划、撤换档案材料，不得向无关人员泄漏档案内容。 借用的档案必须妥善保管，不得交无关人员翻阅。 从档案中摘抄的材料，要进行认真的校对签字，禁止往记录本上摘抄或拍摄人事档案材料。 制绝密、机密资料须经董事长批准，复印秘密级资料须经人力资源部总监批准，档案室掌握。 降密级、解除密级的工作每年进行一次，由总经理批准。 料领用发放及收回 料领用者应经相关主管部门负责人审批，持有关申请批复或通知到档案室领取，领用时应持部门管理台帐。 产用图和工艺文件的领用由技术部统一进行，领用时应持部门管理台帐，技术部在发放图纸时，也需办理借用手续，并于每季度末对图纸和工艺文件进行整5 / 6 理。 料发放时，应经相关主管部门负责人审批或通知，同时在双方管理台帐上做好记录。 料持有人在离职时、岗位调动时，管 员应根据管理台帐做好资料回收 I 作并进签回记录。 料持有人因资料严重破损应需更改时，应填写资料作废申请、经相关部门领导人批准后，持原资料到档案室更换。更换时，应在双方管理台帐上做好记录。 料的借用、复制。 何人不得在借用资料上乱涂画改，不准将公司资料私自外借，不得私自复制医院资料。 部门借用、复制资料应由各部门负责人或负责人指定专人进行，不得随意调阅，借用医院资料。 何人不得调阅、借用和复制非相关部门人员的人事档案、薪资记录 ;任何人不得调阅其本人的人事档案。 年年底前，档案室应全部收回外借资料，包括各类资料、图书。 料的作废与销毁 案管 员应定期清整所有失效或作废资料，报行政人事部批准后盖 ” 作废 ”