人事档案利用制度

1 / 5 人事档案利用制度 一、外单位人员查阅我校人事档案，须是两人以上中共正式党员并持有查阅干部档案介绍信，经校办公室领导审批后方可查阅。摘抄的档案材料，需经档案管理人员核对盖章，方能带走。 二、学校领导、纪检、监察、审计、组织人事部门的中共 一、查阅内容 1、教工人事档案包括学校南、北、东校区和珠海校区校本部在编人员、离退休人员、附属医院中层领导干部以及 1997 以来已故人员的个人档案。 2、因教工入党、出国、任免 、考察、审查、复查、甄别、工作调动、组织处理、逝世写悼词等需要，可查阅人事档案的相关内容；因编史修志需要通过个人档案了解学校已故教工的经历，仅提供查阅档案中简历和自传方面的内容。 二、查阅手续 1、档案利用者必须是中共正式党员。利用档案需办理完备的借阅手续，包括填写中山大学人事档案利用审批表、出示本人工作证并履行利用登记手续。 2、任何人不得查阅本人及其亲属和主要社会关系的人事档案。 2 / 5 3、档案利用者不得查阅本单位领导干部的档案 经党委组织部批 准。档案利用者只能查阅本单位教工档案，确需查阅外单位教工档案的，须经档案馆领导批准。 4、档案原则不外借。因特殊情况外借需办理有关审批手续。外借中层干部档案，须经组织部批准；外借其他人员档案，须经档案馆领导批准并严格办理借用登记手续。外借档案，借期最长不超过一周。严禁外借档案转借他人。 三、查阅要求 1、查借阅人事档案一般限在人事档案阅览室内。如有特殊情况需要外借，须经批准并履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案室说明原因。 2、寒、暑 假期间人事档案停止外借，已经借出的档案在放假前应一律归还入库。 3、阅档人应严格遵守保密制度，确保档案的安全。所借档案不得带到宿舍或公共场所，不得转借他人或向他人泄露档案内容。阅档时如须摘录档案内容，必须摘录到保密本上，并由党委（总支）在适当时候予以销毁。 4、未经人事档案部门批准，一律不得复制人事档案材料。 5、阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认3 / 5 真负责。不得涂改、添注和勾划档案内容，不得随意抽出或增加档案材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，以防装错或丢失。发现档案 有问题，不得擅自处理。应及时报告，由档案管理部门按有关规定处理。 6、因出国或升学需复印成绩单，须经主管部门批准后由党委（总支）秘书负责办理复印手续，不允许将档案借出私自复印。 1、查阅人事档案，必须持有单位介绍信和本人证件。 2、查阅人事档案必须是两名以上的党员干部，需填写查阅人事档案审批表。 3、查阅人事档案必须按照人员管理权限，经单位主要领导或分管领导签字同意。 4、查阅人必须严格遵守保密纪律， 严禁向外泄露档案内容，经批准摘抄复制的材料要妥善保管，用后自行销毁。 5、严禁查阅人对材料进行涂改、圈画、打叠、抽取、撤换、增添和污损。 6、严禁用电话查询和答复档案内容。 7、任何个人不得查阅和借阅本人或与本人有直接关系人员的档案。 8、人事档案一般不外借，因特殊情况需要借用的，要履行审批手续，严格保密、妥善保存、不准转借，不准本4 / 5 人和无关人员翻阅，用毕及时归还。 则 的：为了进一步加强公司员工人事档案的管理，使之更加 规范化和科学化，结合公司实际情况，特制定本制度。 义：员工人事档案是指公司员工在工作中形成的记载个人 经历、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，也是企业档案工作的重要组成部分，因而必须建立健全人事档案资料管理制度。 用范围：全公司范围内适用。 则 工人事档案管理办法 司人事部指定专人负责员工人事档案的建立、完善及保管， 形成档案材料的部门 、公司应主动配合，积极支持，在形成资料后的当日，按要求将材料送交行政部归档。 动送交档案材料归档是档案材料形成部门的职责和义务， 是不可缺少的一道重要工作程序，任何个人不得擅自保存档案材料，更不得据为已有。异地公司在当地招聘人员5 / 5 须建立详细的个人人事资料存档备查，并将所聘人员的主要个人资料整理汇总后交行政部存档。 了使员工档案全面真实地反映职工的历史和现实情况，档 案管 员必须同有关部门保持密切的联系，经