BFV7.5业务培训手册-供货商、合同管理培训资料.doc

BFV7业务培训手册 长益科技 供货商、合同培训资料目录1.供货商管理：21.1界面：21.2操作说明：31.3录入项目说明：31.4其他信息42.合同管理：62.1合同操作说明：62.2合同的基本信息：62.3合同的结算扣款：82.4折扣分摊：92.5合同其它信息：102.6合同订货部门：102.7合同进场费用：102.8合同的结算方式：111.供货商管理：1.1界面： 1.2操作说明：1. 【添加】新增供货商2. 【修改】修改已有供货商的档案3. 【保存】保存新建/修改后的档案4. 【放弃】不保存新建/修改后的档案5. 【审核】审核新增供货商档案，与“往来单位管理”参数关联6. 系统可调参数_往来单位管理：供货单位定义后是否需要审核7. 0:供货单位定义后可以立即使用；1:供货单位定义后需经审核才能使用8. 【状态变动】修改供货商状态，淘汰、暂停进货、暂停付款9. 【显示变动信息】显示供货商的修改变动记录10. 【退出】退出当前操作界面1.3录入项目说明：代码：供货商录入完成在保存时由系统自动产生1. 企业名称：必填项，根据供货单位提供的真实资料进行填写，为必录栏位。2. 统计属性：供应商统计属性，制作商场统计报表时使用。3. 单位性质：必选一项，可多选，系统默认为供货商 供货商：指为商场提供商品的供货单位； 生产厂家：指商品的制造单位，也可在“定义生产厂家”功能中定义； 财务往来单位：与商场在财务上有往来的单位； 批发客户：商场批发销售的顾客。4. 合作方式：必填项，包括经销、代销、联销和租赁等四中合作方式。一个供货商可以选择多种合作方式，然后根据此种合作关系进行相关合同的制作，一种合作方式对应一份合同。5. 通讯地址：为供货商的通讯地址，为必录栏位。6. 传真、E-mail：为供货商的传真号码，E-mail的信箱地址，为二选一的必录栏位。7. 开户行、国税号、账号：为供货商真实的信息，均为必录栏位。8. 注册地址、联系人、电话等内容根据供货单位提供的真实资料进行填写。1.4其他信息1. 记录往来单位的经营情况，如经营主要商品的名称、荣获的名誉称号、该单位与商场的结算付款日、注册/代理的品牌，以及经营大类等。 订货日期：供货商与商场约定的每周订货日，可多选。此设置为“自动订货”的计算数值之一； 送货天数：供货商与商场约定的送货天数。此设置为“自动订货”的计算数值之一； 商品商标：供货商所经营的商标品牌，由系统从“定义商标”中取值，用户根据需要选择录入； 商品分类：供货商所经营的商品类别，由系统从“定义商品分类”中取值，用户根据需要选择录入。2. 应提供的证书记录往来单位已获得的证书信息，包括证书名称、号码以及到期时间等。证书内容由系统从“定义证书模板“功能中取值。在此处，只需为往来单位提供的证书加上拥有标价即可。3. 业务员评述记录业务员对供货商的评价。4. 往来单位业绩描述、往来单位市场调查、往来单位综合评审为在备选供货商时维护，在转正后代到供货商维护中5. 关联属性 记录该往来单位的相关合同、商品等属性信息。 该页面通过界面下方的“关联属性“按钮显示，显示后通过页签进行切换。如下图 关联属性界面中记录的是往来单位与商场发生业务后的信息，即与商场签定合同、建立商品的信息。若该往来单位未与商场进行业务往来，则该界面的记录为空。 相关的合同：该往来单位与商场所签定的合同信息，列表中记录了相关合同的代码、核算方式、起止日期、状态以及签订时间等； 相关的商品：该往来单位在商场里的商品信息，列表中记录了商品代码、商品等信息。 上述两部分内容的显示是相互关联的：选择某条合同记录，系统即在商品列表中显示涉及该合同的相关商品信息；同样，选择某商品记录，在界面上方的合同列表里，系统亦会将关标定位在相关合同记录上。2.合同管理：2.1合同操作说明：1. 【添加】新增经销处理合同2. 【修改】修改已有的经销处理合同档案3. 【保存】保存新建/修改后的档案4. 【放弃】不保存新建/修改后的档案5. 【审核】审核新增的经销处理合同档案，与“往来单位管理”参数关联6. 【删除】删除未审核合同的信息记录7. 【取消审核】取消已审核过的新增的经销处理合同档案8. 【终止】提前终止合同的执行9. 【退出】退出界面2.2合同的基本信息：1. 合同号：合同录入保存时，系统自动生成的合同编号。合同编号说明。合同的合同号由系统自动生成，合同号的有关位数具有一定的含义，是合同的有效标记。2. 合同号：在保存合同信息时，系统自动生成合同号。其中，合同号的倒数第三位表示合同类型，0：经销、1：代销、3：联营、5：租赁。例如某合同号为15000，则表示该合同为经销合同。3. 合同组号：每个合同除了拥有一个合同号外，还拥有一个合同组号。系统在保存合同时，自动生成合同号，合同号倒数第三位前的位数即表示合同组号。例如某合同号为15000，则15为该合同的合同组号。4. 合同组号的意义在于，当某合同续签时，系统会根据该合同的组号，将续签的合同归纳为该合同组里。例如合同号为15000的合同续签，则系统生成续签合同的合合同号为15001合同号示例理解了这些含义，在查找合同时，就可以方便快捷调出合同信息进行查阅。5. 手工合同号：指文本合同的编号。6. 采购部门：指合同的签订部门，在本系统里，采购部门是指各营业部。采购部门与登记人的可操作部门有关，操作员只能操作其可操作的部门范围。7. 供货单位：合同签署单位之一，为商场提供商品。与这里所选的供货单位均为“供货商档案管理”之“往来单位档案录入”功能中定义好的单位。8. 合同有效期：该份合同的起始时间到结束时间。必填项，系统默认为一年，可以修改。在这段时间里合同为有效合同，作为业务控制的主要依据之一。9. 添加商品品牌：如果在维护供货商时已定义了商品品牌，则在用此供货商录入合同时，会将商品品牌带入，也可手工添加此合同经营的商品品牌。商品可选品牌在 “定义商品商标”菜单中进行定义。10. 删除商品品牌：从已选的供货单位品牌中删除其不再经营的商品品牌11. 商品分类：如果在维护供货商时已定义了商品分类，则在用此供货商录入合同时，会将商品分类带入，也可手工添加该合同所属的商品分类，商品可选分类 “定义商品分类”菜单中进行定义。12. 采购员：一是手工直接输入人员代码；二是通过鼠标单击“采购员”按钮，调出人员选择对话框进行选择录入，鼠标双击所选记录即可。13. 试销期天数：如输了天数，则合同审核时状态为“试销”。试销期满后，日处理时自动转为正常状态；如不输或输零，则合同审核时自动装为正常状态。14. 是否进口（经销）：只针对经销合同有此选项，如果此合同下的商品为纯进口商品，则选此栏位。15. 特卖合同：只在联营合同中有此选项，指的是临时的专柜合同。16. 是否厂家自收款：只针对租赁合同有此选项，厂家自收款为厂家自己收款的方式，销售流水不过系统。2.3合同的结算扣款：合同的结算扣款分为一般结算扣款和特殊结算扣款两种形式。在合同操作界面中以上下列表的形式体现。合同中设置的结算扣款与结算单息息相关，结算单中的合同扣款项均由此处取值。1. 一般结算扣款取值：列表中包括了扣款项目、扣款类型、扣款比例、扣款金额、扣款限额、累计扣款限额等信息。项目细目说明扣款项目由系统从“定义合同扣款项目”中取值。每个扣款项目对应一个扣款类型扣款类型月固定扣款每月固定的扣款金额。在“扣款金额”项中填写实际的金额即可；按天调整月固定扣款计算公式为：（扣款金额（月金额）/月天数）*实际在场天数注释：在场：进场月,进场日期至月底退场月,月初至退场日期正常月,月初至月底月：系统的帐期为一个月，非自然月按成本比例扣款和计算公式：(当月销售成本合计(含税)*比例注释：此处的成本指的是扣除各种扣款前的金额,纯进货产生的成本该扣款类型在月底结算时统一扣除,其中成本包含了提前结算部分按销售比例扣款计算公式：当月销售金额*比例,注释：该扣款类型在月底结算时统一扣除,其中销售金额包含了提前结算部分扣款比例选择了“按比例”的扣款类型，即在此项中填写相应的扣款比例。扣款金额选择了“固定”扣款类型，即在此项中填写相应的扣款金额。扣款限额设置合同在当月结算单中某个合同扣款项目的最高限额。若计算出的扣款额超过此限额，则按此限额进行结算。累计扣款限额设置在合同有效期内，合同在结算单中某个合同扣款项目的累计扣款额。若累计扣款额超过此限额，则按此限额进行结算。一般结算扣款设置后，系统将在合同有效期内每月生成经销月底结算单时，自动从此处取值计算。2. 特殊结算扣款取值：列表中包括了扣款项目、起止日期、扣款比例和扣款金额等项。 扣款项目：由系统从“定义合同扣款项目”中取值。 开始/结束日期：此扣款的起止日期。即扣款项目只在某一时间段内进行，而不是在合同有效期内的每个月进行扣款。这也是特殊扣款与一般扣款的最大区别。 扣款比例/金额：根据选择的扣款项目，据实对应填写即可。特殊结算扣款设置后，在特殊扣款区间，系统按特殊扣款的设置在月底结算单中计算合同扣款。若特殊扣款区间与一般扣款同时存在，系统在当月只计算特殊扣款。3. 信用卡手续分摊比例：设置信用卡手续费的比例。系统在月底结算单中，计算 “收款方式”为银行卡(国内/国外)的销售额所涉及的手续费，并按照合同中此处的设置进行相应的扣款。2.4折扣分摊：商场在商品销售时采用的某种优惠方式导致的销售损失，由商场和供应商商定通过合同的形式确定双方关于这部分损失的分摊比例来承担相应的折扣损失，结算时会从结算金额中减去，从而降低商场的销售成本。1. 贵宾卡折扣分摊：对优惠方式为“贵宾卡”销售额(包括所有卡类型)进行统计，在结算时按分摊比例计算其折扣部分的分摊金额。当有对个品牌且分摊比例不一致时，可以通过一般品牌和特殊品牌两种形式来进行设置，并可对折扣上下限、分摊比例、商品品牌等信息进行设置。2. 前台折扣分摊：对优惠方式为“前台折扣”的销售额进行统计，在结算时按分摊比例计算其折扣部分的分摊金额。前台销售的折扣与贵宾卡折扣分摊的设置相同。 折扣分摊计算方法：供应商折扣分摊金额销售折扣金额供应商分摊比例结算金额应结算金额供应商折扣分摊金额 排除卡类型：在此选择的卡类型将不参与折扣分摊。2.5合同其它信息：为合同设置对应的销售部门。所选的部门为系统中定义好的营业部门，根据实际情况选择，并注明合同中的经营面积、经营人员，以便后期分析合同的单位面积产效，人员产效。2.6合同订货部门：为合同设置对应的销售部门。所选的部门为系统中定义好的营业部门，根据实际情况选择，一个合同只能选择一个订货部门（末级销售部门）。2.7合同进场费用：进场费管理，主要处理商场和供货厂家之间在厂家进、退场时的一些扣款费用收取与返还业务。进场费用在供货商与商场签订合同时设置，即分合同录入进场费用项目、扣款期、扣款金额等信息。1. 进场费用汇总：设置合同的进场费用信息，包括扣款项目、扣款期、扣款金额、是否进入结算单、返还天数等。项目细目说明扣款项目由系统从“定义进场费用项目”中取值。每个扣款项目对应一个扣款期扣款期月固定扣款合同生效后，每月固定收取的费用。此费用在每月月底结算单中固定扣除进场前供货商进场前需要收取的费用退场后供货商退场时需要收取或返还的费用扣款金额若扣款期为“月固定扣款”，则此处填写的是合同有效期内的扣款总额；若扣款期为“进场前/退场后”，则此处填写的实际的扣款金额还返标记所设置的扣款项是否需要返还给供货商。若设置为“”标记，则在录入进场费用返还单时，系统将对合同中所有带返还标记的费用进行检查清算已扣款金额根据维护好的进场费用收取单，系统将已收取的金额自动取值显示在合同的“已扣款金额“项目中。注释：“月固定项目”类在系统生成月底结算单时自动生成，此处的金额为所有扣款月份的总额。“进场前”、“退场后”类进场费用则需要通过手工录入收取单。已返还金额根据维护好的进场费用返还单，系统将已返还的金额自动取值显示在合同的“已返还金额“项目中是否进入结算单控制进场费是否进入结算单返还天数控制在合同退场后要在一定天数后方可返还进场费2. 进场费用明细：此列表是针对扣款期为“月固定扣款”的扣款项目而言。上文中已介绍过在“进场费用汇总”中，月固定扣款的扣款金额是合同有效期内全部扣款的总额。对应的，在“进厂费用明细”即维护其每月的扣款明细金额。 扣款项目：由系统从“定义进场费用项目”中取值； 扣款年月：在合同有效期内，“月固定扣款“项实际的扣款月份； 扣款金额：扣款月份对应的实际扣款金额。扣款金额的总和应等于“汇总”列表中所定义的扣款额。3. 已扣款金额：根据系统每月自动维护好的进场费用收取单，系统将已收取的金额自动取值显示在合同的“已扣款金额“项目中。此处的金额为对应扣款年月的当月值。2.8合同的结算方式：1. 经销结算方法：经销合同的结算方法包括：预付货款、帐期付款与月帐期付款。 预付货款: 商场进货前预付给供货单位的款项。处理等同于帐期天数为0的帐期结算合同；即商场向供货商预付进货货款。“预付货款”合同审核生效后，商场选合同。 帐期付款: 指商品按正常进货流程进仓后，商场可随时手工抽取符合帐期天数业务单据生成结算单。抽单时，进仓单受帐期天数控制, 退货单、进价变价单、临时扣款单，不受帐期天数的控制，单据审核后，即可抽取。在此必须输入帐期付款天数，不输时系统默认为0。 月帐期付款：商品按正常进货流程进仓后，每月底由日处理将本月的业务单据抽取，产生结算单。平时不能抽取业务单据。付款时，按付款天数抽取结算单产生付款单例：系统月底日期为25，付款天数为15，则付款单抽取结算单的日期是25+15，即下月的10日才能生成付款单。在此必须输入帐期付款天数，不输时系统默认为0。2. 代销结算方法：代销合同的结算方法为：每月以实际销售按进价金额结算。3. 联营结算方法：联营合同结算方式，如下表所示：结款方式结款方式填写说明备注实销实结（纯扣率）根据销售金额与结算扣率实销实结，无保底无目标固定毛利额填写合同期内的总毛利额，然后作月度计划分解。结算扣率为0%；固定毛利额将从结算金额减去。有保底销售无目标销售填写合同期内保底销售，然后作月度计划分解，只有保底销售无目标销售。保底销售额：合同有效期内制定的保底销售总额有保底毛利无目标毛利填写合同期内保底毛利，然后作月度计划分解，只有保底毛利无目标毛利。保底毛利额：合同有效期内制定的保底毛利总额有保底销售有目标销售填写合同期内保底销售，然后作月度计划分解，有保底销售和目标销售。目标销售额：合同有效期内制定的目标销售总额保底销售结算扣率：目标销售以下部分的结算扣率实际销售金额当月目标销售金额有保底毛利有目标毛利填写合同期内保底毛利，然后作月度计划分解，