高校行政管理信息系统的若干问题研究.doc

高校行政管理信息系统的若干问题研究The Research on Several Questions of Management Information System in Colleges and Universities陈芬华浙江师范大学人文学院Tel:E-mail: 21基于校园网络的高等学校行政管理信息系统（MIS）可以大大改善学校教学、科研与管理的基础环境，它的建设与应用程度在一定程度上反映出学校管理现代化的水平。本文对基于校园网络的高校行政管理信息系统的基本问题进行探讨，主要包括高校行政管理信息系统的概念、地位与功能、系统建设和应用中应当重视的若干问题。关键词：高等学校 行政管理 管理信息系统 校园网络1 引言高等学校行政管理信息系统也称学校管理信息系统，它是一个发展的概念，目前人们对此尚未有统一定义。一般说来，高等学校行政管理信息系统是一个以计算机和通信网络为工具，对学校行政管理信息进行全面管理的人机系统，它能准确、及时地反映学校各项工作的当前状态，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助学校各职能部门以及校长来管理学校。事实上，高等学校行政管理信息系统就是通常意义上的计算机管理信息系统（MIS）在高等学校行政管理领域的具体应用。因此，它遵循管理信息系统的一般规律，它的规划、设计和实施等过程都与通常意义上的管理信息系统相类似。另一方面，高校行政管理信息系统的处理对象是高等学校行政管理过程中的各类信息，所执行的是高校中的各项管理事务，这又决定了该系统所具有的特殊性。下面，我们将对基于校园网络的高校行政管理信息系统的一些基本问题进行探讨，主要包括高校行政管理信息系统的地位与作用、系统建设和应用中应当重视的若干问题。2 高校行政管理信息系统的地位从系统学的观点看，高等学校是社会这个复杂大系统中的一个子系统，构成该子系统的要素有人、财、物和信息。其中，人包括教育者与受教育者，他们的相互作用形成了高等学校的教学、管理等一系列活动;财与物是指为满足高等学校的各项活动所需的资金和学校的设施、材料等;信息则是对学校各项活动中的数据经采集、加工后的结果。高等学校的管理工作，就是高等学校管理人员围绕学校基本目标，对学校各项工作、各种因素进行计划、组织、指挥和控制等项活动的过程。高等学校管理工作的现代化，主要包括管理思想、管理方法和管理手段的现代化。学校管理思想的现代化，就是从学校实际出发，确立与现代教育相适应的管理思想;学校管理方法现代化，应该运用系统论、信息论和控制论的理论和方法，借鉴现代化管理科学的成果并加以充实和发展;与此同时，管理手段的现代化也是必不可少的。随着社会经济的发展和我国高等教育规模的迅速发展，高等学校管理过程中的信息量迅速增加，对管理信息处理的时效性要求以及管理的复杂程度都大大提高，在这种情况下，只有应用现代化的计算机技术辅助进行学校管理工作，才能使大量的信息处理能够准确、及时地进行，才能使前述的现代化管理思想和方法付诸实现。因此可以说，计算机技术的应用是高等学校管理现代化的一个重要标志。高校各项工作的管理，都是通过对有关人、财、物等资源的管理信息来实现的，为了实现学校的基本目标，信息始终贯穿于学校的各项活动之中。从这个意义上来说，高等学校的管理过程就是对上述信息进行收集、加工和使用的过程。学校管理人员可以通过收集信息来了解管理对象，通过信息加工处理来制订计划或进行决策，通过指令信息来进行整改控制，通过信息反馈来检查和评价工作结果。这里所说的信息，是指对各项原始数据进行加工、处理后所获得的结果，是对数据的科学解释。学校各行政管理部门是上述各类信息汇集和交流的场所。大量事实证明，学校对上述信息的收集、处理和使用的能力在一定程度上决定了学校的整体管理水平，而提高这种能力的最有效手段，就是应用现代的计算机和网络技术辅助学校进行管理。3 高校行政管理信息系统的分类与功能高等学校是按照管理职能来划分和设立校内行政管理部门的。相应地，可以按照学校职能部门及其工作任务，将学校行政管理信息系统划分成不同的职能子系统（或分系统）。这些子系统共享下列综合型数据库：学生数据库、教职工数据库、图书资料数据库、财产（包括实验仪器、设备和其他固定资产） 数据库以及财务数据库。此外，在每个子系统中还分别设有各自的专用数据库。（1）公文管理系统：支持学校以及各职能部门的公文管理工作，主要包括各类公文的电子起草、审核、会签、批示、签发、传阅等工作，处理公文的发布、反馈、催办、统计、查询、归档、借阅等任务。实现网上协同办公和无纸化办公。（2）教务管理系统：包括学生编班、课程表调度、学籍管理、教学档案管理等功能模块或子系统。（3）实验管理系统：包括学校各项教学、实验设备仪器的采购、使用、维护、更新和报废信息的管理，提供相应的检索查询以及统计汇总功能。（4）学生管理系统：这里的学生管理指的是对学生工作的综合性管理。由于招生、培养、就业是学校教育的三个基本环节，因而该系统通常包括招生管理，学生操行及奖惩管理、毕业分配管理等。（5）人事管理系统：由教职工基本人事档案管理和教师业务档案管理两个子系统组成，主要完成上述档案的登录、分类、检索查询和各种统计报表输出等。（6）科研管理系统：包括科研项目的申报、计划、立项、经费使用、成果登录与评估，以及技术市场和科技服务等方面信息的管理。（7）图书资料管理系统：该系统通常由采编管理、流通管理和报刊杂志管理三个子系统组成，用以辅助学校图书馆及资料室的日常管理业务。（8）固定资产管理系统：主要指除教学、实验仪器设备以外的教学、办公用房、各类家俱及其他固定资产的管理。具备登录，对便用、维护、更新改造和报废情况的记录，检索查询以及统计汇总功能。（9）财务管理系统：通常包括以下四个子系统:计划、预算管理子系统；会计核算子系统；工资核算子系统；财务分析子系统。（10）其他事务管理系统：在高等学校管理中，除了上述六个方面的信息管理以外，通常还应建立：体育、卫生管理系统；学校基建管理系统；校办企业管理系统。此外，各个系以及研究生院（部）等也应该分别建立相应的管理信息系统。高等学校行政管理信息系统各个职能子系统的划分和设置，随着学校的类型、规模、管理结构和管理习惯的差异而有所不同，以上给出的只是一种基本的设置方案。4 高校行政管理信息系统建设与应用的若干问题4.1 高校行政管理信息系统与校园网络必须有机融合近几年来，随着计算机和通信技术的迅速发展，我国各高校纷纷投资建设校园网络，校园网络已经成为高等学校基础设施中的一个不可缺少的部分。在此基础上，高校行政管理信息系统已经将其软件平台从以前的单机、局域网提升到了校园网络上，从而使得学校管理信息系统进入了一个崭新时代。为了使网络传输的优势得以充分发挥，高校管理信息系统与校园网络必须进行实质性的融合。校园网络是一个特殊的Intranet（企业内部网络），必须科学运用Intranet的理念、技术和方法，并结合高等学校管理的特点来建设管理信息系统。4.2 系统应用要硬、软件一起抓高校行政管理信息系统是一个涉及人、机、学校管理体制的复杂系统，它不仅是一个技术系统，在更大程度是一个社会系统。一套完全相同的管理信息系统硬、软件，应用在不同的学校可能会产生截然不同的效果，这样的例子屡见不鲜。从国内已经建成并投入使用的学校管理信息系统来看，或多或少地存在重硬件、轻软件、轻信息的问题，导致在建成的信息系统内只能提供一些最基本的服务功能，而未能实现一个功能完善、简便实用的高校行政管理信息系统。学校内部各部门之间、学校之间可供交换、共享的信息也十分有限。为了保证学校管理信息系统的正常运行和不断发展，学校首先要对此有一个连续的建设、一支相对稳定的技术队伍，以及一笔不断投入的经费。同时，必须调动广大管理人员的应用积极性，国外的“一把手”原则特别值得我们借鉴：只有学校的高层领导重视并亲自来抓，才由可能真正发挥管理信息系统的作用。4.3 必须注重学校信息管理的标准化近年来，各高校和各级教育管理部门逐步建立了自己的管理信息系统，对于方便教育信息的汇总与管理，提高教育管理的效率起到了巨大作用。但是在各个不同系统之间数据共享与信息交换方面却逐渐暴露出越来越多的问题。为了解决这些问题，目前国内一些学者已经着手教学研究，借鉴美国K-12学校的“学校互操作框架SIF”（Schools Interoperability Framework）的设计思想，提出了我国教育管理信息系统标准的基本框架，它们包含三个规范，即：教育管理信息系统体系结构规范、教育管理信息系统数据规范、教育管理信息系统接口规范。这些规范是管理信息系统标准中不可分割的三个部分，只有每个部分都达到了自己的目标，各个不同的学校管理信息系统系统之间才能顺利地进行数据共享和信息交换。4.4 注重信息系统的安全性基于网络的学校管理信息系统，极大的提高了信息的交互和共享程度，在给人们带来方便的同时，也使人们对网络和Internet的依赖程度不断提高，从而系统硬、软件的可靠性与信息的安全性变得更为重要。学校管理信息系统的安全包括网络安全与信息安全两个方面，网络安全涉及线路传输的安全和服务器的安全，主要通过建立可靠的防御体系结构等方式来解决。例如，采用防火墙技术使得内部网络与Internet之间，或者与其他外部网络互相隔离，从而达到保护内部网络的安全。在信息安全性方面，目前人们所做的努力集中在以下三个方面，这就是：严格的身份验证、可靠的信息加密措施，以及收/发信息的不可抵赖性。参考文献1 张剑平. 学校管理信息系统. 中国铁道出版社，1997.2 杨琰华，余胜泉. 教育管理信息系统标准化研究. 现代教育技术研究与应用. 西南师范大学出版社，2001.Management Information System（MIS） based-on campus network in the colleges and universities can improve the basic environment of the teaching and learning, scientific research and management greatly, its construction and degree of using reflect the level on modernization of the universities management to a certain extent . In this paper , probe into to in the colleges and universities management information system basic problem , main including the management information system conception of administration in the