分公司管理制度

1 / 24 分公司管理制度 为提高分部员工的组织性、纪律性，加强各分公司 /部的管理，特制定本制度。 一、 环境卫生管理 1、 个人工作区域随时保持整洁，桌椅摆放整齐，物品摆放凌乱或杂物未及时处理者，罚款十元。 2、 衣物、包等非办公用品应放入柜内，扫帚及拖把应放置于指定位置。 3、 各项办公设备须每日擦拭干净（须用专业清洁剂的应用专业清洁剂）。 4、 不参加值日者，一次罚款二十元，值日情况不好者罚款二十元。 二、 安全管理 1、 办公场 所禁止吸烟。 2、 随时检查插座、插头之绝缘体是否脱落损坏。 3、 清理垃圾时，应确定其中无火种等易燃物。 4、 全体人员皆应知道总电源开关及灭火器之位置及使用方法。 三、 设备管理 1、 操作设备应按公司统一规定进行，没有统一规定的，按设备厂商规定方式操作。操作有误者，按公司相关规定予以处罚。 2 / 24 2、 常用物品（图板、尺、钉书器等）存于固定位置，以便其他人使用。 四、 展品管理 相册、饰面板由专人保管，每日下班之前查收，如有丢失 或损坏，按公司相应制度予以处罚。 五、 出勤管理 1、 员工应认真遵守部门值班安排，客户服务等事项应避开值班日。 2、 分部负责人应协助公司人力资源部严格执行公司考勤制度。 六、 着装规定 1、 上班时间内必须在左胸前适当位置佩戴胸卡。 2、 工作时间，员工应着职业装，不得穿运动服、超短裙、低胸衫或其他奇装异服。 3、 员工上班应注意将头梳理整齐，男员工不得佩带首饰，女员工可着淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。 4、 员工违反本 规定的，除通报批评外，每次罚款 20元：一个月连续违反三次以上的，给予留职停薪处罚。 员工礼仪行为规范 一、 公司各级员工必须尊重客户，对待客户热情周到诚恳礼貌不卑不亢，不得怠慢甚至刁难客户。 二、 各分公司人员来总部办事，总部相关部门或相3 / 24 关人员不能置之不理、无故拖延，或提出无理要求，更不能态度生硬，应积极配合各分公司人员办事，遇有问题协商解决。 三、 公司总部员工当月无奖金时，客户投诉时，每次罚款 100 元，设计师、部门经理或主管投诉的，依据情节轻重每次罚款 50 至 100 元。 四、 员工对待本职工作必须积极努力，认真负责，不得草率敷衍，消极怠工。 五、 员工必须遵守公司的保密制度，不得向外界泄露或提供有关公司经营战略、人员、财务以及技术设计等资料。 六、 员工不得利用公司的业务关系、设备、技术等从事与公司业务无关的经济活动，严禁利用公司业务之便获取个人利益。 七、 员工在公司工作期间不得在其他单位从事兼职活动。 八、 员工在工作时间内不得从事任何与工作无关的活动，不得擅自离岗，不得嘻笑打闹，不得看报闲聊。 九、 客 户到公司洽谈，接待人员要主动让座，并为客户倒上饮用水后再商谈，严禁对客户置之不理。 十、 与客人交谈时，要面带微笑，说话要简明、扼要、清楚、明白，要脸面向客人，目光停在客人脸部，但不4 / 24 能直视对方，更不能斜视、侧身或背对客人说话；说话音量、语速要适度。 十一、 除设计室主管或客户指定外，设计师接待客户不得互相推诿，要主动与客户洽谈。 十二、 公司各级员工在工作中不得收客户礼，不吃客户饭，如遇上述情况应婉言谢绝。 办公用品管理制度 一、 办公用品领用需先写申请，统一由行政部 购买 . 二、 如各分公司负责人遇到特殊情况经总经理批示后自行购买的办公用品 ,需在三日內报行政部建档备案 ,如不及时申报的将给予严重过失单处罚。 三、 行政部每月统计办公用品的领用情况及申购时结存情况报部门经理 四、 各分公司 /部领用的拉杆夹每单只可领用一个 ,档案袋每单只可领用两个。 五、 电脑相关配件的购买更换经总经理批示后由行政部购买 ,电脑维护管 员做好相关物品的及时记录 (时间 单价 )并让相关人员签字后方可进行维修更换 ,如电脑物品记录不清将给予电脑维护管 员过失单处罚。 六、 办公用品各部门、各分公司 /部负责人统一领用管理 ,并记录好办公用品明细帐 ,以备员工离职时的交接工作。 5 / 24 七、 一旦员工离职 ,离职员工必须持部门负责人对其办公用品交接情况的签署意见前往人力部及行政部 ,待核实清楚后准许离开并领取工资 ,如没有部门负责人的签字则一律不予办理。 八、 调职员工 ,在调往其它部门或岗位前须交接好办公用品。由负责人签字待行政部核实后方可调职 ,如交接部门人员双方在未交接清便已调职 ,一旦发现交接不清情况责任由交接双方及部门负责人共同负责。 九、 办公用品的报销手续为报销人拿着办公用品申请批示单 (或确切使用去向 ),购买的发票上附支出凭证 ,且支出凭证上备注清楚后报销 ,报销时间为每周三、周四。 十、 行政部将不定期对办公用品的使用 ,保管情况进行抽查 ,如发现部门管理较好为公司节省办公用品费用的 ,由行政部报总经理将给予部门奖励 ,反之管理不善 由行政部报总经理将给予部门相应处罚。 印章、证书管理规定 为加强公司印章、证书的规范化管理，特制定本规定： 一、 公司印章、 各类证书由行政主管负责保管。每日行政主管负责安排公司印章、证书保管，确保上班时间正常使用。如因安排不当而影响正常工作，给予行政主管一般或严重过失单处罚；如因保管人临时外出而未转交其他人保6 / 24 管的，给予保管人一般或严重过失单处罚。 二、 各部门需使用公章时应向保管人说明用途，经保管人审核同意并登记后方可使用。 三、 开工证明由项目经理凭开工单领取。其他情况需使用各类证书、证明的，须经总经理批准并在保管人员处登记后方可使用。 四、 对违反上述规定的员工，将视情节给予一般或严重过失单，并 承担公司的一切损失 计算机安全管理制度 一、 由于电脑已成为我公司工作中不可缺少的重要工具，为了加强对公司总部、分公司、设计分部的所有电脑及配套设备的管理， 特制定本制度。 二、 各部门经理、电脑负责人应确保所使用的电脑及外用设备始终处于整洁和良好的状态。 三、 对关键电脑设备，应配备必要的断电保护设施。 四、 公司指定专人使用的电脑未经本人同意，他人不得擅自使用。 五、 公司所有电脑不得安装游戏软件。 六、 打开电脑时应按步骤开机，首先 接通显示器电源，接通打印机等配套设备电源，最后再接通主机电源。 七、 外来软盘在使用前，必须确保无病毒。 八、 使用人在工作完成后或下班时应按步骤退出系7 / 24 统或关机，首先按系统提示关掉主机，后关掉打印机等配套设备电源，最后关掉显示器电源不得非正常关机。 九、 当天工作完成后、下班前应将电脑及配套设备的一切电源关掉。 十、 C 盘作为系统盘不能存放任何个人文档。 十一、 电脑使用人不能删除 C 盘的系统文件和应用程序文件，以及 更改电脑的各种设置。 十二、 任何人不能使用公司电脑光驱播放各种 盘。 十三、 电脑需安装程序软件时必须由公司电脑维护人员许可后再安装。 十四、 除公司电脑维护人员负责硬件维护外，任何人不得擅自拆卸所使用的电脑或相关的电脑设备。 十五、 公司电脑维护人员拆卸电脑硬件时，必须采取必要的防静电措施。 十六、 公司电脑维护人员在作业完成后准备离去时，必须将所拆卸的设备 复原。 十七、 所有带锁的电脑，在维护工作完毕后或离去前必须上锁。 十八、 公司电 脑维护人员必须每两周检查一次所管8 / 24 辖的电脑及外设的工作状况，及时发现和解决问题。 十九、 公司总部、分公司及各部门的电脑须指定专人负责管辖。 二十、 各部门所辖的电脑设备（及后加设备）必须有配置清单，一式两份，一份由行政部备案存档，一份由使用部门保管。使用者离职时需按配置清单交接办理离职手续。 二十一、 另需配置软硬件的，须写出书面申请上报总经理，由总经理批准后方可购置、安装。 二十二、 部门电脑主机箱上的封条必须保持完好，未经行政部允许，不得私自开封。 二十三、 凡有 下列行为之一的，直接责任人给予严重过失单处分罚款 200 元，电脑负责人罚款 50 元。 （一） 私自安装和使用未经许可软件的（含游戏软件） （二） 专人使用的电脑未使用密码功能的。 （三） 关机未按程序关机而造成系统程序文件损坏的。 （四） 下班后没有关机，切断电源的。 （五） 擅自使用个人专用电脑的。 （六） 在系统 C 盘存储个人文档的。 （七） 随便删除系统 C 盘上的系统文件和应用程序9 / 24 文件而造成计算机不能使用的。 （八） 更改电脑设置 ，而造成电脑和网络不能使用的。 （九） 没有及时检查或清洁电脑及配套设备的。 （十） 月底前没有将电脑的使用、现状情况上报公司计算机维护员的。 （十一） 使用不当造成硬件损坏的。 二十四、 凡有下列行为之一的扣除当事人当月奖金，公司并根据实际情况追究当事人及其直接领导的责任如数赔偿损失。 （一）擅自开启机箱拆卸硬件的。 （二）保管不当造成硬件丢失的。 （三）违章作业造成系统崩溃或硬件损坏的。 （四）使用外来盘没有查毒使电脑感染病 毒而造成系统损坏的。 二十五、 公司将根据检查的结果，按年度对认真执行本制度的部门电脑负责人给予 200 元的奖励。 办公家具管理制度 一、 办公家具购买须先写申请，经总经理批示后统一由行政部购置。 二、 各部门、分公司 /部所保管的办公家具，负责人须在行政部建立的家具清单上签字。 10 / 24 三、 如有办公家具增加、损坏、更换等情况须在三日内报行政部建档，如不及时报行政部，造成清查时与所建档案不符，则由部门、分公司 /部负责人承担相应的责任并给予严重过失单一张。 四 、 行政部将定期（三个月）或不定期进行检查核对办公家具情况报总经理，对办公家具 管理较好的部门并给公司节省办公家具费用的部门、分公司 /部，由行政部报总经理将给予部门奖励；对管理不善损坏率高、造成办公家具费用增加的，由行政部报总经理将给予部门处罚。 五、 如部门、分公司 /部负责人调换、离职，前任负责人须与接任的负责人按办公家具清单交接清楚后方可调职或办理离职手续，如交接不清的由交接双方责任人共同承担。 1、分公司建设（新建、变更、撤销）管理规定 第一章 总 则 第一条 为规范有限公司分公司下称（ “ 分公司 ” ）建设管理，明确分公司工作的内容、原则及要求，确保公司战略目标的实现，达到服务促进销售，提升分公司价整体运营水平，特制订本制度。 第二条 本制度适用于分公司（新建、变更、撤销）等的组织实施。 11 / 24 第二章 组织机构和职能 第三条 设立分公司要具备的以下条件 （一 ) 必须有固定的工作办公场所。 （二）必须选择具有良好业务管理能力且销售经验丰富的管理人员担当分公司经理。 （三）必须有专职财务人员。 （四）分公司必须配备能很好开拓、管理市场的销售队伍。最低配备标准为 1 个分公司经理， 1 名会计， 1 名出纳， 2 个业务员、 2 个物 流员、 1 个业务内勤。 第四条 分公司的审批 （一）分公司具备上述条件后，由总部派人实地考察后，上报总公司批准。 （二）分公司的设立，需要总公司总经理办公会会议决定后，上报总公司股东会批准。 （三） 分公司自行负责分公司的注册备案工作，总公司负责提供注册备案所需的相关资料。 第五条 分公司职能 各分公司设置专职工作人员，负责公 司总部相关部门具体工作的落实。 第三章 分公司（新建、变更、撤销）管理规定 第六条 分公司新建、变更、撤销原则 公司总部将会根据公司整体战略发展需要本着 “ 因时因地制宜 ” 的原则12 / 24 设立新的分公司；总部所设立的分公司必须完成公司总部下达的销售计划及各项销售指标，分别分月、季、年进行考核，对连续两年未完成总部下达的经营指标的单位将给予变更或撤销分公司资质。 2、分公司内部管理规定 第一章 总 则 第一条 为规范有限公司分公司下称（ ” 分公司 ” ）内部管理流程、提升业务运营 效率特制订本制度。 第二条 本制度适用于分公司内部的所有管理。 第二章 销售目标管理 第三条 分公司经理全面负责分公司的经营目标的完成工作，全面负责分公司内部的日常业务管理。 第四条 分公司首先必须全面完成公司总部下达的“” 品牌年度销售任务，差价扣除税费后全额上缴总公司；其次必须完成公司总部所下达的各分公司所在地集团内企业产品自有品牌产品的销售量，此部分产品销售产生的利润由分公司在符合各项财经制度规定的前提下自主支配；最后分公司必须配合公司总部自采的销售工作。 第五条 各分公司的销售业绩直接跟销售指标及销售利润挂钩。 第七条 公司总部将根据各分公司销售指标及利润情况发放奖金。 13 / 24 第三章 日常考勤、出差管理 第八条 为规范分公司员工的上下班作息时间，确保出勤的准确统计，维持部门正常的工作秩序，特制定网络事业部考勤管理制度。 本考勤管理制度适用于除分公司经理外所有人员。 （一）工作时间 各分公司根据自身实际情况制定工作时间安排表，保证八小时工作制，上报公司总部后执行。 任何员工如因特殊原因不能按时 到岗或提前离岗的，必须书面或电话提出申请，并通过分公司经理批准方可有效。 （二）请假管理 分公司员工请假需填写请假申请表，经部门经理批准后方可有效。无审批私自休假者视为 “ 旷工 ” 。如有特殊情况以短信形式申请请假的，回公司后要补填请假申请表。 请假期间务必保持通讯工具畅通有效。 第九条 为规范分公司员工出差申请及出差期间行为，确保出差办公达到预期效果，确保分 公司员工出差的工作秩序，特制定分公司出差管理制度。 （一）出差申请 分公司员工出差必须填写出差申请表，经分公司经理批准生效后方可离开。若部门经理出差，可交考勤负责人请示分公司经理后代为存档。无特殊原因，14 / 24 出差申请表需出差本人填写，不得他人代填。如有特殊情况以短信形式申请出差的，回公司后要补填出差申请表，经分公司经理确认后备案，否则视为旷工。 （二）出差期间 分公司员工出差前应合理规划出差路线，出差期间尽量减少对分公司日常经营的影响，不得出入高档娱乐场所，餐饮、住宿等要符合公司的相关规定，力求以节约、务实的方式达成出 差的预期目的。 （三）出差总结 出差时间在两天（含）以上，出差归来后需向分公司经理提交出差报告，详细介绍出差的行程及达到效果；出差时间不足两天的，可以以口头形式向分公司经理进行汇报。 第四章 分公司财务管理 第十条 分公司会计从业人员具有会计从业资格证书，具备一定财务知识，熟悉财经法规，懂得税法，熟练使用计数机和用友软件记账。 （一）分公司在当地依法办理总分机构税务登记注册，根据总分机构相关规定，分公司在当地税务机关购买、使用发票 后，在当地依法缴纳企业流转税及其他附加税费，企业所得税由总公司汇算清缴。 （二）根据集团的要求，分公司实行全面预算管理，上一年度末要根据总公司年度预算要求编制下一年度财务15 / 24 预算，编制预算分公司要按照总公司批准的预算执行，按月考核，年底算账。在预算内支出分公司可自主支配，预算外支出应报总公司批准。 第十一条 分公司承担分公司运营期间的全部经营成本，包括 :注册分公司发生的相关费用、税费、分公司日常开支和上缴总公司的管理费、以及分公司经营方面发生的相关费用等全部费用。 第十二条 费用报 销，各分公司可根据自身实际情况制定费用报销制度，报总公司批准后执行。但各项费用报销分公司经理必须要为 发生的费用的真实性和必要性负责。 第十三条 分公司严格按照会计法、集团、公司总部有关财务制度的规定，制定财务部门及财务人员岗位责任制，建立健全内控制度，加强资金管理办法和资金使用工作流程，及时回收货款，保证资金安全、高效运行。 第十四条 分公司使用集团统一的财务报表，必须于每月 28 日前将分公司当月财务报表公司财务部、销售报表报公司销售部，以便公司总部汇总。 第十五 条 分公司必须在月末年终将本月本年的销售利润返还总部（有限公司）。 第五章 分公司销售管理 第十六条 分公司销售人员全面负责合同的审批、签16 / 24 订、付款、发货、结算的全流程管理和服务工作。分公司销售人员必须遵守预签订合同通报表制度。 （一）、分公司自采自销部分，每单合同的采购、销售，必须向总公司销售部进行通报，经总公司核准后方可执行。 （二）、分公司 “” 品牌采购、销售部分，每单也必须向总公司销售部进行通报，经总公司核准后方可执行。对于 “” 品牌的销售采销部分，公司总部将收 取 品牌管理费（品牌管理费将会按年随时进行调整），品牌管理费将在销售价格中进行体现，并且在月末财务 报表中体现收益。 （三）、 “” 品牌销售。首先，公司总部有优先销售“” 品牌的权利；其次，分公司必须确保 “” 品牌销售价格不得低于分公司所在地企业自有品牌的销售价格，否则公司总部将有权将 “” 品牌进行单独销售。 （四）、分公司进行外采销售或者淡季储备。首先分公司必须通报公司总部，公司总部核准后方可执行；其次，若分公司自有资金不足，公司总部将会给予资金支持，但公司总部将会考核资金使用成 本；最后，在销售获利后公司总部与分公司将会按照三七分成的原则进行分成，公司总部所获利润月末上缴公司总部。 （五）、公司总部进行自采的销售，可全权委托分公17 / 24 司进行操作。公司总部提供资金给分公司，分公司具体负责采购、销售、结算事宜，所获收益月末上缴公司总部。 第十七条、销售结算管理。首先，分公司应建立完善的客户档案信息资料（银行开户许可证复印件、营业执照副本复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件）；其次，分公司结算日为每月 25 号，分公司结算需严格按照相关财务制度进行，开具的销售发票需要 详细注明客户资料信息（单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户银行与账号等信息；反之，供货单位向分公司开具的发票信息也应具备上述信息 )。 第十八条 分公司销售人员必须增强市场信息敏感性，及时捕捉瞬息万变的市场信息为销售决策提供信息依据。 第十九条 公司销售人员必须在积极调研市场的基础上，确保销售区域内产品市场占有率不断提高，产品品牌美誉度和知名度不断上升。 第六章 分公司物流管理 第二十条 分公司物流人员必须与销售人员紧密配合，合理规划物流半径，发挥各种物流渠道的优势 ，实现分公司利益最大化。 第二十一条 公司总部自销 “” 品牌部分和公司直接与各企业进行采购销售部分，各分公司物流人员必须给予紧18 / 24 密配合，同时做好相关服务工作。 第二十二条 分公司物流人员在仓储方面首先选择好相关仓储措施，切实做到 “ 防潮、防火、防盗 ” ；其次，做好物流台账，确保账目清晰，货物出入库准确；最后，杜绝卸过程中野蛮装卸，降低装卸过程中货损。 第七章 分公司信息管理 第二十三条 市场调研方面，信息员紧密与销售人员沟通、同时加强分公司内部及与总部之间的交流互动，实现掌握 第一手市场资料，为分公司经理及销售人员提供信息参考。 第二十四条 市场信息汇总方面，信息员必须要真实、准确地将 分公司的采、销、存信息及时以日报的形式发送给总部信息部门。 第二十五条 信息周报方面，信息周报主要分为两部分内容，第一部分为区域市场动态，其内容包括但不限于以下内容：（ 1）负责区域内各主要肥种的价格走势；（ 2）市场供需情况说明；（ 3）区域内货运情况；（ 4）区域内主要企业及贸易商经营动向；（ 5）经营单元本周经营业绩。 第二十六条 其他销售信息报表参照 业统一销售信息管理办法执行。 司 19 / 24 第一章 总则 第一条 为加强对 有限公司（下称公司）分公司的规范运作，维护公司的合法权益， 根据中华人民共和国公司法、中华人民共和国证券法等法律、行政法规、部 门规章及规范性文件，以及公司章程（下称等有关规定），制定本制度。 第二条 本制度所称分公司是指根据公司发展和规划，为提升公司竞争力的需要而依法设立 的具有独立法人资格主体的公司， 包括全资分公司。 第三条 公司与分公司之间是平等的法人关系。公司依法对公司享有资产受益，重大决策， 选择管理者权利。 第四条 本制度适用于分公司及公司分公司。公司委派至各分公司高级管理人员应该严格执 行本制度，并应依照本制度及时、有效地做好管理、指导、监督等工作。 第五条 遵守公司关于公司治理、信息披露、财务管理等方面的各项管理制度，做到诚信、 公开、透明。 第二章 规范管理 第六条 公司通过股东决定股东大会行使股东权利。公司依据对公司规范 化运作以及行使对 分公司的重大事项监督管理权，对被投资企业依法享有投资收益、重大事项决策的 权利。同时，负有对分公司指导、监督和相关20 / 24 服务的义务。 第七条 公司向分公司推荐高级管理人员候选人员由分公司董事会确定或提名。 第八条 份公司须及时向公司报告重大业务事项、重大财务事项以及其他可能对公司产生重 大影响的信息，并严格按照授权规定将重大事项报公司董事会或股东大会审议。分 公司须及时在董事会或股东大会会议结束后当日向公司董事会秘书报送董事会决 议、股东大会决议 等重要文件，通报可能对公司产生重大影响的事项。 第九条 分公司的董事、监事、高级管理人员应当严格遵守法律、行政法规和公司章程的规 定，对公司和任何分公司负有忠实义务和勤勉义务，不得利用职权为自己谋取私利， 不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占任职分公司的财产，未经公司 同意，不得与任职公司订立合同或者进行交易。 上述人员若违反本条规定造成损失的，应当承担赔偿责任，涉嫌犯罪的，依法追求法律责任。 第十条 分公司的董事、监事、高级管理人员在任职期间， 应于每年度结束后 30 日内，向公 司总经理提交年度述职报告，在此基础上按公司考核制度进行年度考核，连续两年 考核部符合公司要求者，公司将提请分公司董事会、21 / 24 股东会或股东大会按其章程规定予 以更换。 第十一条 分公司应建立劳动人事管理制度。分公司管理层的人事变动应向公司汇报并备 案。 第三章 财务风险管理 第十二条 分公司与公司实行统一的会计制度。分公司财务管理实行统一协调、分级管理， 由公司财务部对分公司的会计核算和财务管理等方面实施 指导、监督。分公司应 按照相关法律、法规完善内部组织机构及管理制度，并参照公司的有关规定，建 立和健全分公司的财务、会计制度和内控制度，并报公司财务部备案。 第十三条 分公司需每月向公司递交月度财务报告或报表（包括但不限于资产负债表、利润 表、现金流量表、向他人提供资金及对外担保报表），每一季度向公司递交季度 财务报表。分公司应在会计年度结束后一个月之内向公司递交年度报告，年度报 告包括但不限于资产负债表、利润表、现金流量表、向他人提供资金及对外担保 报表。 第十四条 未经公司董事会或股东大会批准，分公司不得提供对外担保，也不得进行相互担 保。 第十五条 因经营发展和资金统筹安排的需要，分公司需对外借款时，应充分考虑对贷款利 息的承受能力和偿债能力，在征得公司同意，并按照分公司相关制度的规22 / 24 定履行 相应的审批程序后方可实施。 第四章 内审管理 第十六条 公司可定期或不定期实施对分公司的审计监督。内容主要包括：经济效益审计， 工程项目审计，重大经济合同审计，制度审计 及单位负责人任期经济责任审计和 离任经济责任审计等。分公司应当做好接受审计的准备，并在审计过程中应当给 予主动配合。 第十七条 公司内部审计制度适用于分公司内部审计。 第五章 运营管理 第十八条 分公司的运营及发展规划须服务于公司的发展总体战略规划。 第十九条 分公司应完善投资项目的决策程序和管理制度，加强投资项目的管理和风险控 制，分公司进行投资前，需经分公司股东