矿山作业指导书采购业务操作手册.doc

北京艾克斯特科技有限公司Microsoft Dynamics Ax采购业务操作手册编写 ： 唐小洋 日期 ： 2008-9-16 版本 ： V1.0 文档信息客户名称：祁连山水泥股份有限公司项目名称：祁连山水泥股份有限公司信息化系统系统名称：Microsoft Dynamics AX文档控制本文档是北京艾克斯特科技有限公司专为祁连山准备，属北京艾克斯特科技有限公司和祁连山共同拥有的重要技术文档，未经北京艾克斯特科技有限公司和祁连山认可不得将其内容以任何形式泄露给第三方。修改记录日期编写人员版本备注2008-09-16唐小洋1.0审阅记录日期审阅人员版本备注分发记录序号日期接收人员版本备注12.022.0目录:文档信息2文档控制21. 修改记录22. 审阅记录23. 分发记录21概要54. 1.1用途55. 1.2范围56. 1.3前提52基础设置67. 2.1基本参数设置62.1.1概述62.1.2具体设置62.1.2.1更新设置72.1.2.2汇总更新设置92.1.2.3分类帐和增值税设置102.1.2.4信用等级设置122.1.2.5结算设置132.1.2.6价格设置142.1.2.7AIF设置152.1.2.8库存维度设置152.1.2.9编号规则设置168. 2.2供应商档案设置182.2.1概述182.2.2业务流程说明182.2.3表单记录192.2.4操作说明192.2.4.1录入供应商档案操作192.2.4.2供应商模板创建操作209. 2.3采购贸易协议222.3.1概述222.3.2贸易协议设立流程232.3.2.1流程说明242.3.3贸易协议操作流程242.3.3.1流程说明242.3.4操作说明242.3.4.1采购贸易协议设置242.3.4.2采购贸易协议建立262.3.4.3采购贸易协议修改282.3.4.4采购贸易协议查询3210. 2.4过账模板设置342.4.1概述342.4.1.1采购发票模板设置342.4.1.2暂估入库、原料标准差异模板设置353业务流程3711. 3.1采购订单概述373.1.1业务说明:373.1.1.1新建采购订单373.1.1.2过磅称重393.1.1.3火车运输货物入库393.1.1.4采购结算423.1.1.5采购发票423.1.1.6磅差的处理443.1.1.7采购入库数量错误的处理443.1.1.8采购发票错误的处理461 概要甘肃祁连山水泥集团有限公司ERP项目（一期）共包括集团公司在内的六个生产基地分公司，五个销售公司，以及两个粉磨站和两个混凝土搅拌站等实体公司机构和合并公司账套。项目一期实施范围包括财务、销售、采购和库存管理。1.1 用途应付模块培训文档用于培训关键用户使用了解的Dynamics AX系统的使用功能。甘肃祁连山水泥集团采购管理方面的业务流程，功能需求和Dynamics AX4.0的实现方案, 以及有关Dynamics AX4.0实现方案的附加要求或修正要求。1.2 范围采购管理业务流程分析的目的是用于确认双方对采购管理关键的业务处理方法和流程的理解一致；此分析过程及文档由业务流程的拥有者以及业务顾问共同完成。本文档包括列明必须的客户化定制功能及其所影响业务的区域、关键业务流程、并且提供面向使用者的需求说明。1.3 前提因为应付管理涉及财务方面的知识比较多，所以要想较好的掌握该模块的内容，需具备相应的知识作为基础。此业务流程分析文档基于如下事实：业务拥有者提供的所有信息都准确真实以及为最新的信息。2 基础设置此章节包括有关采购管理的基础数据档案说明, 以及设置明细数据；有些数据由其他部门维护，列在此文档以说明设计方案。基础数据设置包括： 基本参数设置 供应商设置 过帐模板 付款设置 供应商汇总账号2.1 基本参数设置 2.1.1 概述参数设置包括采购管理、应付帐款系统的前期运用设置；2.1.2 具体设置进入方法：【应付帐款】【设置】【参数设置】图例：操作：点击常规页面图例：参数说明：字段说明设置采购类型创建订单时默认的订单类型，可以选择采购订单、总订单、采购日记账等类型。采购订单默认退货处理设定默认的退货原因。选择最常用的退货原因采购订单池默认的采购订单池。选择采购池的编号指定供应商和发票账户时提示在创建采购订单时系统会提示供应商的信息。 未勾选将采购标记为失效将订单标记为失效而不是删除，如果是失效，只是将单据状态项打上失效标记，而不是真正物理的删除。 勾选零星供应商账户确定是否一次性供应商。录入一次供应商的编号采购订单价格/金额是否在采购订单上打印价格和金额。 勾选免税编号要求是否免税。无请购物料采购申请单无正式的物料编号的物料。空2.1.2.1 更新设置操作：点击更新页图例：参数说明：字 段说 明设置接受超交： 选中此复选框可允许将欠交接受为最终交货 勾选接受欠交： 选中此复选框可通过采购入库单更新接收多于采购订单行中订购数量的物料。 勾选已开票订单的订单安全级别： 是否对已经开完发票的采购订单进行修改的控制。l 无：可以进行修改，比如增加采购行等；l 警告：提出警示信息，仍然可以操作；l 已锁定：不可以进行操作。警告采购入库单记入分类帐： 选中此复选框可以在更新采购入库单时将物理库存交易记录的库存价值过帐到分类帐。 勾选查找使用的采购入库单编号： 检查每个供应商是否有相同的采购入库单编号。l 拒绝重复项l 拒绝同一会计年度内的重复项l 接受重复项l 在出现重复项的情况下警告拒绝重复项重取贸易协议：过帐采购入库单时价格是否重新更新最新的贸易协议价格。 勾选删除所有开票的采购订单行：选中此复选框可以删除完全开票的采购订单行。 未勾选开票后删除采购订单：选中此复选框可以在删除所有采购订单行后删除采购订单头。要使此删除生效，还必须同时选中“删除所有开票的采购订单行”复选框。 未勾选使用供应商的单据日期：如果希望供应商交易记录和相关税使用过帐发票时指定的单据日期，请选中此复选框。 未勾选贷方通知单的结算类型：选择在“采购订单”窗体中创建贷方通知单时要使用的标准结算类型。 未勾选过帐到分类帐中的费用账户：选中此复选框可将费用帐户过帐到分类帐中。 未勾选用于更正的贷方通知单：选中此复选框可将贷方通知单作为更正过帐到分类帐中。分录将过帐到发票同侧位置，但带有负号（冲销条目）。此复选框仅指示过帐贷方通知单的默认方法。您可以在更新贷方通知单时更改该默认方法。 勾选检查使用的发票编号：检查重复发票编号。l 拒绝重复项l 拒绝同一会计年度内的重复项l 接受重复项l 在出现重复项的情况下警告拒绝重复项免税编号要求：选择要求提供免税编号的国家/地区，之后才能过帐发票无2.1.2.2 汇总更新设置操作：点击汇总更新页图例：参数说明：字 段说 明设置汇总更新的默认值： 应同时过帐多个销售订单时，请选择汇总更新的默认值。l 无： l 发票账户： l 订单：l 自动汇总： 发票账户订单容错： 选择对“订单”类型进行汇总更新期间，如果订单不符合“汇总更新参数”中设置的条件，此时所显示的错误消息类型。l 接受：有错误时允许操作；l 警告：提出警示信息，仍然可以操作；l 错误：不可以进行操作。接受采购订单： 选中此复选框可以在过帐时为每个订单行交货地址生成一个采购订单。 未勾选下达单取贸易协定：下达采购订单是否取贸易协定金额 勾选2.1.2.3 分类帐和增值税设置操作：点击分类帐和增值税页图例：参数说明：字 段说 明设置过帐模板： 输入或选择默认供应商过帐模板的短名称。每次更新供应商交易记录时必须指定过帐模板。GEN （一般过帐模板）主收货过帐： 选择是否将主收货过帐附加到物料或供应商。选择按照 物料 或者 供应商物料主折扣过帐方式： 选择过帐单行折扣时，是在物料上还是在供应商上查找主折扣过帐方式。选择按照 物料 或者 供应商物料本票：本票的过帐模板BCD（签发汇票模板）汇款本票：汇款本票的过帐模板发票结汇：发票结汇的过帐模板混和型付款方式：选中此复选框可以在付款方案针对同一日志行返回多种付款方式时接收警告。 未勾选预付款含增值税：选中此复选框可以从具有预付款的付款中扣除增值税。 未勾选预付款过帐模板：预付款的过帐模板；选择过帐模板以指示向其过帐已支付的预付款和预付款增值税的汇总科目。仅当选中“预付款含增值税”复选框时才计算该增值税。如果此字段未填写，则使用供应商的过帐模板。交货开票期间：选择付款期间；该期限对应于采购订单交货和采购订单开票之间的标准期间。开票期：选择付款期间；选择代表将来采购（预算行和未结采购订单）的交易记录日期与供应商预计开票日期之间间隔的值。例如，如果供应商通常在交货三天后发送发票，应将付款期限选作“净时间+3 天”。付款期限：选择付款期间；该期限指示从发票日期到发票付款到期日期之间的标准时间间隔。结算期间：选择付款期间；该期限指示到期日期和付款日期之间的标准日期间隔。结算科目：与供应商付款结算的缺省会计科目；选择默认的流动性科目以用于现金流量预测中的供应商付款。除非已在“结算科目”查找字段中为“过帐模板”窗体中的未来交易记录过帐模板选择了特定结算科目，否则使用此帐户。分配参数：选择期间分配参数；选择要使用的分配参数，以根据采购订单减小预算在现金流量预测中的影响。增值税过帐的时间：选择发票登记簿 或者 发票审核日志；选择是在发票登记还是发票审批之后过帐增值税。发票登记簿2.1.2.4 信用等级设置操作：点击信用等级页图例：参数说明：字 段说 明设置信用额度类型：( 您可以在“供应商”窗体中为每个供应商指定信用额度。在更新采购订单、采购入库单或采购发票时，如果超过该供应商的信用额度，系统将会提醒您。)l 无 - 不执行信用额度检查。l 余额 - 信用额度检查等于所有已过帐发票的总和。l 余额采购入库单 - 信用额度检查等于所有已过帐发票和所有采购入库单的总和。l 余额+所有 - 信用额度检查等于所有已过帐发票、所有采购入库单和所有采购订单的总和。无2.1.2.5 结算设置操作：点击结算页图例：特别注意：此处最大尾差和最大超额支付或支付不足全部设置为空，按照中国的方式，凭证金额是正确唯一的金额，不需要自动增减金额或超额支付参数说明：字 段说 明设置自动结算： 选中此复选框可以在更新付款或贷方通知单时自动结算未结发票。 勾选现金折扣管理： 指定在结算发票时，如果未正确扣减现金折扣，是否应将可获得的现金折扣视为某个科目上的付款/付款不足。不指定最大尾差： 指定结算采购发票时，付款与任选发票数合计之间的最大尾差。如果尾差等于或小于此字段中指定的尾差，该尾差将自动过帐到“系统帐户”窗体中指定的尾差会计科目编号。最大超额支付或支付不足：输入可接受的超额支付或支付不足的金额。有更旧的结算：选中此复选框可允许在编辑已结算交易记录时引用 Microsoft Axapta 2.5 之前产品版本中进行的结算。 未勾选2.1.2.6 价格设置操作：点击价格页图例：参数说明：字 段说 明设置折扣： （选择一种方法，在某一采购订单行既适用单行折扣又适用多行折扣的情况下，确定如何计算总折扣。）l 行 仅基于单行折扣计算折扣。多行 仅基于多行折扣计算折扣。l MAX（行，多行） 基于两种折扣中的较大值计算折扣。l MIN（行，多行） 基于两种折扣中的较小值计算折扣。l 行多行 将两种折扣相加，然后计算折扣。l 行多行 基于单行折扣计算折扣，然后基于多行折扣计算折扣。行查找主要杂项费用： 选中此复选框可以在创建采购订单时自动分摊主要杂项费用。如果并未定义自动杂项费用，清除此复选框可提高性能。 未勾选查找行的杂项费用： 选中此复选框可以在创建采购订单行时，自动分摊为订购物料设置的行杂项费用。如果并未定义自动杂项费用，清除此复选框可提高性能。 未勾选自动计算总折扣：选中此复选框可以自动计算总折扣 未勾选2.1.2.7 AIF设置操作：点击AIF页图例：参数说明：字 段说 明设置日志名称： 为传入的电子采购发票单据选择默认的发票登记簿。价格/折扣协议： 为传入的电子价格/折扣协议单据选择默认日志名称。2.1.2.8 库存维度设置操作：点击库存维度页图例：参数说明：字 段说 明设置采购订单行（库存维度仓库）： 选中采购订单行旁复选框，可以在采购订单行的概览中显示所选维度。在“库存维度”列表中选择要使用的维度，然后选中此复选框。 勾选2.1.2.9 编号规则设置操作：点击编号规则页图例：参数说明：字 段说 明设置参考： 查看可为其选择编号规则的参考参数。编号规则代码： 选择与引用关联的编号规则。见下例图示增值税账簿部分： 选择存储参考参数的交易记录的增值税帐簿部分。只有在选择意大利 Configuration Key 后，此字段才可用。跟随：如果您希望所选的引用跟随为其他引用指定的编号规则，请选中此复选框。跟随可以被跟随的引用：如果选中“跟随”复选框，此字段包含自其复制编号规则的参考参数。操作说明：编号规则编号规则代码（鼠标右键单击位置1）；转到主表窗体（鼠标左键单击击位置2打开窗口3）；进入编号规则主窗口进行维护。（具体编号规则代码设置参考【基本设置】【设置】【编号规则】【编号规则】操作说明）2 1 32.2 供应商档案设置2.2.1 概述供应商档案管理，属于基础工作，由于以前各公司的核算账套分散，账套内物流与财务也断开使用，数据分散，起不到管理和监控作用，为统计和应用，本次系统设计时，采用集中应用的模式，由集团派专人负责，增加供应商基础资料。由于供应商档案是系统共享的，故其维护需按一定的流程进行控制，以保证数据的唯一性、完整性与准确性。由于在系统中供应商档案的内容涉及订单、送货、应付款、付款等多方面的内容，建议采用供应商模板增加新的供应商。2.2.2 业务流程说明1） 采购员根据年度招标会议确定采购合同；2） A.集团采控处供应商管理员填写供应商资料表；B.如果是分子公司的进行的采购业务不涉及三角贸易的，由采购部门采购员填写供应商资料表。3） 采购部供应商管理员在系统中按照选定的供应商模板录入供应商档案，并对供应商资料的完整性进行检查，检查通过后激活供应商档案；4） 供应商资料表统一由采购部保存；5） 财务部对供应商信息进行检查。2.2.3 表单记录供应商资料表供应商资料表年 月 日供应商名称电话邮 编地 址经营范围开户银行账 号税 号税 率币 种所属供应商组所属采购员组是否承运商是否含税价是否零星供应商付款方式付款期限 备注制表人： 财务审核人： 2.2.4 操作说明2.2.4.1 录入供应商档案操作1. 进入方法：【应付帐款】【供应商】 2. 鼠标左键点击【供应商】，打开供应商主表进行维护。此处对应的供应商组一定要设置正确，现组总共有五类，分别对应五个会计科目。如果组设置错了，那么过账发票的凭证科目也会挂错。凭证过账后不能修改，那只能在总账中进行调整了。3、如果新建的供应商有重复且已经被使用，则仅保留一个供应商正常使用，另外一个供应商需进行关闭，避免以后又选错供应商。要停止供应商请到供应商常规页签。在已停止后选择全部，这样在以后做订单或凭证时就无法选择此供应商。2.2.4.2 供应商模板创建操作进入方法：【应付帐款】【供应商】1. 选择需要保存的供应商模板：这里以30002永昌电厂为例；2. 鼠标右键点击下图位置1，弹出菜单；3. 鼠标左键点击菜单位置2，打开记录信息窗口；214. 鼠标左键点击下图位置3，进行模板保存选择；选择公司账户模板（此模板为整个集团公司的共享模板使用）或用户模板（次模板为该用户自己使用）35. 选择公司账户模板或用户模板后打开创建模板窗口（如下图）；输入保存模板的名称和描述，点击确定；6. 保存好模板后，进入新增供应商界面会弹出为供应商选择模板窗口；见下图位置4详细说明。上面显示模板名称；下面对应显示描述。三种图标分别代表空白、个人、公司模板。根据使用频率设置为默认模板打勾。 42.3 采购贸易协议2.3.1 概述对于年初签订年度采购合同的供应商，系统用采购贸易协议来管理合同的数量和价格，采购物料的详细价格及折扣协定在采购订单录入时，系统自动提取贸易协议中的价格及折扣，如果遇到价格变动则通过修改贸易协议的来完成，修改贸易协议用贸易协议日记账来完成。贸易协议的种类别分为：货物贸易协议和运费贸易协议l 贸易协议日记账关键信息：币种、供应商、物料、开始时间、结束时间、价格币种：设为人民币：RMB；供应商：选择对应供应商；物料：针对主要已经在合同中规定价格、连续供货的物料；开始时间：合同中规定的开始时间结束时间：合同中规定的结束时间价格：合同中规定的价格。l 运费贸易协议前提，在采购中交货方式为自提的物料。关键信息：币种、承运商、提货地点、开始时间、结束时间、价格币种：设为人民币RMB；承运商：选择对应承运商提货地点：由于涉及运费问题，须要指明。开始时间：合同中规定的开始时间结束时间：合同中规定的结束时间运费价格：合同中规定的运费价格（元/吨）。2.3.2 贸易协议设立流程2.3.2.1 流程说明1) 采购员与供应商确定采购合同；2) 采购员根据合同录入贸易协议日记账，对应录入供应商、生效时间、物料名称、价格等相关信息；3) 采购员判断是否需要自提。若自提进入流程04，录入运费贸易协议，否则进入流程05。4) 如果需要自提，则还要录入运费贸易协议日记账；录入运费贸易协议日记账时，选择承运商、提货地点、指定开始时间、结束时间，运费价格等信息；5) 采购负责人审批采购员录入的贸易协议日记账（存在自提情况下，同时审核运费贸易协议日记账）；6) 过账贸易协议日记账（存在自提情况下，同时过账运费贸易协议日记账）；贸易协议生效后，采购员在录入采购订单时，价格会自动带出到采购订单上。2.3.3 贸易协议操作流程2.3.3.1 流程说明1) 供应商发价格调整通知单到企业采购部门（或承运商通知企业采购部门运费调整）；2) 采购人员收到供应商价格调整通知（或收到承运商运费调整通知）；3) 采购员查找原贸易协议日记账，输入结束日期；（建议由系统自动处理）4) 增加新价格的贸易协议。关键信息供应商（或承运商）生效时间、物料名称（运输费名称）、价格等相关信息；5) 采购负责人审核。审核通过继续本流程，审核不同意，返回流程修改贸易协议。6) 采购负责人过账贸易协议日记账；新贸易协议生效。2.3.4 操作说明2.3.4.1 采购贸易协议设置1) 启用贸易协议1. 进入【应付账款】【设置】【价格/折扣】【启用价格/折扣】； 2. 在启用价格/折扣窗口对价格/折扣计算方式定义； 价格/折扣设置说明：采购贸易协议中价格的设置采取一一对应，既对具体一个供应商对应一种物料定义价格。2) 建立贸易协议日志名称1. 进入【应付账款】【设置】【价格/折扣】【贸易协议日志名称】；2. 概览页增加两种贸易协议日志名称，如图所示； 2.3.4.2 采购贸易协议建立1. 进入【应付账款】【日志】【价格/折扣】【价格/折扣协议日志】；2. 单击【价格/折扣协议日志】进入协议日志；（见下图例）3. 在概览 页新增协议日志，在名称处选择点击按钮，选择新增贸易协议；4. 在描述栏位置输入贸易协议内容简介；5. 点击右边行按钮；6. 进入贸易协议日志行窗口7. 输入协议内容；协议内容字段说明：字 段内 容 说 明关系： 必须选择 价格（采购）账户编码： 必须选择 表账户选择： 协议中具体的 供应商编码物料代码：必须选择 表物料关系：对应的 物料编码地址选择：需要对应收货地址，此处必须选择 表地址编号：对应的 收货地址仓库：缺省的收货 仓库代码原币金额：协议规定的 单价币种：缺省为 RMB(人民币)包到价：此价格是否是包到的价格运费价格：对应于地址编号的运费单价开始日期：协议生效的日期结束日期：协议失效的日期数量：最小购买数量，既最少购买多少数量，协议规定的价格才生效单位：采购计量单位查找下一个：在有多条贸易协议时是否查询下一条8. 复核并过帐2.3.4.3 采购贸易协议修改1. 进入【应付账款】【日志】【价格/折扣】【价格/折扣协议日志】；2. 单击【价格/折扣协议日志】进入协议日志；（见下图例）3. 在概览 页修改协议日志，在名称处选择点击按钮，选择修改贸易协议；4. 在描述栏位置输入修改贸易协议内容；5. 点击右边行按钮；6. 进入贸易协议日志录入窗口，点击选择按钮进行过滤查询出需要修改的协议记录；7. 进入选择贸易协议过滤窗口，定义查询条件，点击选择按钮进入过滤窗口过滤内容字段说明：字 段内 容 说 明关系： 必须选择 价格（采购）；日期： 过滤的贸易协议时间段，按从日期到日期之间进行过滤；类型： l 库存 选择后按照物料编号、物料组过滤查询；l 供应商 选择后按照供应商编号、供应商组过滤查询；l 客户 选择后按照客户编号、客户组过滤查询。（客户为销售贸易协议 条件，此处不用）账户关系：l 全部 是否在全部供应商贸易协议中查询； l 组 是否在价格组贸易协议中查询； l 科目 是否在具体供应商账户贸易协议中查询； 所有都需要勾选 8. 进入按物料编号、物料组过滤查询窗口，条件位置输入对应物料编号，点击确定按钮结束查询；9. 或者进入按供应商编号、供应商组过滤查询窗口，条件位置输入对应供应商编号，点击确定按钮结束查询；10. 选择需要修改的协议日志行，在结束日期位置录入原协议结束日期；11. 新建一条贸易协议日志记录，录入新的贸易协议内容和新的协议开始日期；12. 复核无误后过帐2.3.4.4 采购贸易协议查询1. 进入方法：【应付帐款】【供应商】 2. 选择对应供应商记录；3. 点击右边贸易协议按钮，弹出菜单选择采购价；4. 打开该供应商贸易协议显示窗口查询；2.4 过账模板设置2.4.1 概述过账模板是每一类业务生成会计凭证模板，是物流和财务的桥梁。2.4.1.1 采购发票模板设置过账模板描述表/组汇总科目GEN一般过账模板组NB内部供应商2121.01应付账款内部供应商组GN国内供应商2121.02应付账款国内供应商组GW国外供应商2121.03应付账款国外供应商组QT其他单位往来218101其他应款其他应付单位款组GR职员218102其他应付款其他应付个人款此处是供应商组，每一组供应商对应一个会计科目，在业务系统生成凭证时自动调用此处的会计科目。在总账中做供应商往来凭证时，自动调用此处会计科目，会计科目可以在日志行上进行修改。如果有各别供应商对应的会计科目和上述组中定义的会计科目不相同，则可以在账户编码列中指定表，选择供应商，然后再指定汇总科目注：A、 预付工程款在总账核算，不在物流中增加物料组。B、应付暂估款，进行合并生成，在实际过账暂估明细账中可以查看到下挂的供应商。2.4.1.2 暂估入库、原料标准差异模板设置进入库存管理-设置-过账-采购订单，采购入库单-对方科目就是暂估入库的科目，现在全集团统一均为2121.04暂估应付款。标准成本收益和标准损失是按原料分组对应的材料成本差异科目。标准成本价对方科目是按原料分组对应的原料成本科目。在暂估入库凭证中可以看到暂估应付款对应的供应商,如下图所示.在库存管理-期间-实际过账，选择相应的凭证，点击右面的凭证交易记录，进去以后在帐号列可以查看到暂估应付款下对应的供应商。3 业务流程3.1 采购订单概述由于Microsoft Dynamics AX4.0系统的采购业务以采购订单为主要线索来进行管理，按照供应商采购订单送货、收货时按订单收货、结算时按采购订单进行结算，结算发票上都要求供应商填写采购订单号码。订单变更时需按订单变更流程运作，采购部门可按采购订单号为依据查看物料订货、到货、未完成情况。采购订单相关数据也将作为供应商评估的主要数据来源。因此，每一项采购业务必须要有采购订单；3.1.1 业务说明:3.1.1.1 新建采购订单进入应付账款-采购订单，进行新建订单，订单类型选择采购订单，在供应商账户中，选择供应商，如果是集团公司内部单位，则此处内部公司会自动打上钩，且在后面显示内部公司账套。在订单录入界面录入订单信息，如物料、数量、单价，指定仓库等。特别提示：对于大宗原材料一般都要过磅，在行中只能录入一个物料。对于不需过磅的物料可以录入多行。主数据说明：【采购订单】：采购订单编号是用于标识采购订单的唯一字段；创建采购订单时必须指定它。如果指定采购订单编号规则，系统自动生成采购订单编号。此字段最多包含 10 个字母数字字符。【供应商帐户】：单击方箭头从所有现有供应商列表中选择供应商。系统从“供应商”表中检索各种基础数据，然后根据供应商帐户更新“物料”统计。【发票帐户】：如果要支付的供应商帐号不同于采购订单时的供应商帐号，则使用发票帐户。系统从“供应商”窗体的“发票帐户”字段（如果已填入了该字段）中访问发票帐户。或者，将供应商帐户设置为默认值，但可以更改建议的帐户。为供应商更新物料统计，并且使用发票金额贷记发票帐户。【采购类型】：从此查找字段中选择一种采购订单类型。如果创建并保存了总订单，则不能将总订单更改为另一种“采购类型”。必须删除该总订单，然后创建一个新的采购订单。采购类型分为以下六种选项： 记帐日志：相当于订单的草稿，它不会影响库存。 报价：报价单在库存交易中产生一个报价单明细，在主计划运算时是一个可选项。 预订：当该订单开完发票时，状态会自动变为打开。 采购订单：常规的订单。 退回物料：退货单。 总订单：总订单不影响库存，可以创建多个具体执行的子订单。【状态】：将自动更新订单状态并指示采购订单在其周期中的进度。包括以下四个选项： 未结订单：在创建新采购订单时，订单状态将设置为“未结订单”。 已收到：所有订单行都已由供应商交付。 已开票：所有订单行都已支付。 已取消：所有订单行均已返回，并且已更新和关闭贷方通知单。3.1.1.2 过磅称重进入库存管理-过磅称重进行过磅称重节的操作。（详细操作请见磅秤操作说明）选择采购订单，称出毛重，过出皮重，自动算出净重，最后进行点右边的“过账”按扭进行过账入库。3.1.1.3 火车运输货物入库进入应付账款采购订单选择需要入库的采购订单如果没有需新建订单，此时订单状态为未结订单，在订单行的当前接收量位置输入入库数量，点击过帐采购入库单，进入过帐窗口，（1）进入过帐界面，参数设置位置的数量选择当前接收量，概览位置显示表示可以正确过帐；显示表示过帐数量或参数有误；（2）确认无误点击确定，完成过帐。这时采购订单的订单状态仍然是未结订单；（3）二次到货过帐：继续重复操作16，直到采购订单数量到货累计数量，则此订单过帐结束，采购订单的订单状态变为已收到；（4）完全过帐：参数设置的数量选择全部，点击确定，过帐完毕。采购订单还有剩余交货数量，需要结束此订单，点击按钮功能剩余交货量1. 修改剩余交货数量点击确定，可以修改采购订单总采购数量，但是修改数不能大于该物料的超交数量，否则系统不予过帐；2. 直接点击取消数量，则直接删除剩余交货数量，完成采购订单结束操作，采购订单的订单状态变为已收到。3.1.1.4 采购结算进入应付账款-期间-采购订单更新-结算单，在限值处可以输入数量和金额的限值，在自动筛选入库单时按照入库单顺序由前往后进行筛选，直到限定值为止。点击选择按钮可以设置选择条件。3.1.1.5 采购发票进入应付账款-期间-采购订单更新-发票,进到其他页签，把结算单后打上钩，在下面的选择结算单。如果是补录发票，则点合计按钮查看发票金额、税额、余额等数据是否正确，如果不正确。如果增值税不正确，则点击增值税按钮进到增值税调整界面进行调整。在增值税调整界面，点到调整页签，在行中已调整的金额处输入实物发票上的增值税额（也可以直接在头上调整后增值税总额处录入增值税额），最后点击应用按钮，这样增值税就调整好了。点击合计按钮查看发票金额是否正确，如果不正确，需要算出与实物发票的差额，然后根据差额在下面的行页签的含税金额处用含