食品企业管理文档之007非生产用物品采购管理制度.doc

采购计划提报制度山东惠发食品有限公司发布2011-6-26实施2011-6-26发布非生产用物品类采购管理制度受控状态：发放编号：编 制：采购部审 核： 批 准： Q/SHF-GCG-007-2011Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准 2 / 2非生产用物品类采购管理程序文件编号：Q/SHF-GCG-007-2011 版本/修订状态：A/0 非生产用物品类采购管理程序开始申请部门采购部使用部门库房根据使用部门的要求制定采购标准 采购申请的下达 供应商的选择、供应能力的评审年度采购方案的确定（季节性原料的采购）供应商的选择供应能力的评审 采购方案确定 采购方式符合招标要求不符合标书的编写、发放、会收采购价格的产生 合同签订不合格 不合格物品的处理结束采购订单的下达、跟踪 合格非生产用物品的规格、型号、技术参数非生产用物品的验收根据研发制定的采购标准制定验收标准非生产用物品入库非生产用物品类采购管理制度第一章 总则第一条 目的明确非生产用物品类采购操作流程，提高采购工作效率，使采购工作做到有据可依。第二条 适用范围适用于集团公司各分公司所有非生产用物品的采购管理；内容包括：五金、基建、劳保、促销品、配件、耗材、化验室用品、小家电、办公家具和非库存物品。第三条 职责（一) 采购部：供应商的开发、供应商的选择、采购方案的制定、采购招标、价格产生、合同的签订、订单的下达、跟踪、供应商的考核评定；年度、月度物品需求计划的编制，日采购申请的下达。（二) 申请部门：非生产用物品的采购标准的制定和修订。（三) 使用部门：非生产用物品规格、型号、技术参数的提报。（四) 库房：非生产用物品入库办理。第四条 术语和定义（一) 红冲：红字冲账法的简称，红字冲账法又称红字更正法,是指用红字冲销或冲减原有的错误记录,以更正或调整记账错误的方法.红字冲账法按照其冲销错账的程序不同,可分为全额冲账法和差额冲账法两种。（二) 统采物品：总部采购部在集团范围内统一实施采购的物品。价格的产生及供应商的确定由总部采购部负责，分公司负责具体的采购实施。（三) 分采监管物品：分公司采购部实施采购，采购申请和采购价格由总部采购部审核监管的物品。（四) 分采物品：分公司采购部自行实施采购的物品。第二章 程序说明第五条 供应商的评审、物品的评选（一) 采购员依据申请部提供的物品采购标准，负责新增供应商、非生产物品的开发和供应商供应能力的评审，采购员向供应商索要评审所用的资料。（二) 供应商评定审核小组负责根据采购员转来的供应商资料，对供应商力进行评审；由供应商管理专员负责编制合格供方名录。（三) 每种非生产用物品要求匹配3-5家供应商，采购员根据当前的供应商匹配情况，有针对性的开发供应商。（四) 除急用非生产用物品，可由采购员先进行采购，严格控制零星采购。（五) 正常使用的非生产用物品申报部门必须提供非生产用物品的采购标准，无标准的，采购部可以拒绝采购。第六条 采购方案的确定每月26日前，总部和各分公司采购主管，根据申报部门提供的月度非生产用物品类需求计划，制定出月度采购方案，发至总部采购经理处。每月28日前，经采购部经理审批通过后，集团公司采购部、各分公司参考。采购经理有权根据集团总部、各分公司所报月度采购方案中抽查实际采购方案的执行情况。第七条 标书的编写、发放、回收(一) 采购员在招标前，要明确此次招招标价格的有效期和应邀供应商等信息。(二) 招标审批通过后，采购员方可向应邀供应商发放标书。采购员在编写标书时应注意：1、 标书编写原则上按标书固定格式执行。2、 标书应报采购经理进行审核，分公司报分公司总经理，否则不予开标，特殊情况必须调整标书固定格式的，应报财务部审核同意后方可执行。3、 保证金是否收取、收取的数额由采购经理裁决，标书中必须明确规定选择合作供应商数量、配额分配方案、付款方式、质量标准、价格有效期等，特殊情况由采购部裁定，分公司由分公司负责人裁定。4、 我方强势的采购物品，需让供应商按规定格式进行拆分报价；设备类产品让供应商按固定格式报配件明细及价格。5、 标书中的采购数量为预估数量，必须在标书中列明“该数量仅供参考”，实际以具体书面订单为准”；6、 标书中的质量要求须与合同签定保持一致。(三) 标书的回收由采购招标员负责，采购招标员收取标书时作好如下工作：1、 如发现标书中出现涂改，在涂改处须有授权人签字或盖章；2、 记录标书送达时间(超过规定时间标书作废)；3、 审核保证金收据（并将收据号凳记在相关表单中、保证金电汇凭证、从货款扣除证明，扣除证明要有采购员签字确认货款是否满足保证金）；4、 技术标书和商务标书是否分开（没有分开的标书让供应商在规定时间内修改或作废）；5、 在收到标书发现有异常情况时必须第一时间通知采购员。(四) 标书的开启与招标价格备份必须为一人操作，另外一人监督、复核。(五) 对于已缴纳的标书，投标方在未开标前想修改标书内容，必须由其授权人出具相关身份证明后方可预以修改，同时要求其在修改处签字并注明修改时间。第八条 采购价格的产生(一) 采购招标员依据采购价格产生管理制度中的相关规定产生价格，价格产生后，招标汇总表转采购员，由采购员逐级上报招标结果。(二) 采购员根据审批后的招标结果，采购经理审核审批，如采购主管或以上级别人员，对此价格有疑问，可进行内部沟通，要求提报人作出合理解释；若确定属于错误的，可直接驳回。(三) 分公司采购人员对统采物品、区采监管物品、授权采购物品价格调整必须报总厂采购部批准；同时统采物品和议标软件产生价格后，分公司不允许再与供应商二次议价。第九条 合同的签订(一) 只要有合作的供应商必须要有相应的采购合同，采购员在下达订单前要核对该供应商是否签订有效的采购合同。(二) 合同编写原则上以固定格式合同为依据，以标书要求、商谈内容为根据编写，超出以上内容部分必须给采购负责人汇报后方可加入编写内容。分公司须报分公司负责人同意。(三) 在签订合同时，应注意：1、 供应商所供的所有物品，必须在合同清单中列全，不允许有漏项；商品清单中原物品名称必须按我公司的原物品验收标准名称。2、 合同甲、乙双方落款处应将信息尽量填写完整，例如：经办人签字、盖章处甲乙双方的信息等，不能只加盖合同章。3、 所有合同内容的填写只能使用签字笔；(四) 采购员必须在合同到期前15天续签新的合同，新签订的合同采购员须及时交合同管理员处归档管理。(五) 合同具体签批流程按合同评审表执行。(六) 总部的固定格式合同，经财务部审核、采购部经理审批后即可完成，企管部予加盖合同章。非固定格式合同，法务部、采购部总经理审核后，必须报总经理审批后，企管部方可给予加盖合同章。(七) 分公司的固定格式合同，经分公司负责人审批后即可完成，财务给予加盖合同章在加盖合同章时，两页（含）以上的，必须加盖骑缝章。第十条 采购订单的下达(一) 采购员每日必须登录网上采购平台查看当天计划下达的采购申请情况（凡超过当天中午12：00提报的采购申请视为第二天的采购申请），确保订单下达的及时性。(二) 采购员要审核采购申请中要求的到货日期、批量，如果不能满足此物品所要求的采购周期或最小批量，要及时与计划员沟通。若确实无法达到采购周期、最小批量的，采购员应首先与供应商联系，落实供应商能否按计划员要求的周期、批量供货及对成本是否有影响，将落实的结果及时反馈提报申请的计划员。若对成本有影响的注明成本变化，经采购部经理及相关领导同意后，采购员方可接单。(三) 采购员将订单以传真的形式发送给供应商，要求供应商收到传真后必须书面（或电邮）确认回传，以避免供应商没有收到或是否认收到订单影响正常到货。供应商订单的回传，如无法盖章确认，可由供应商提供授权书指定其授权人，由授权人签字确认，授权书上必须加盖供应商公章原件，授权书由采购员保存；如采购员选择通过电邮给供应商发订单，可由供应商提供指定电邮地址的证明也可，同样，此证明也必须加盖供应商公章原件，由采购员统一保存。(四) 非库存物料每月5日（节假日顺延）统一到货，货由供应商以部门为单位包装并送至各部门，各公司需求部门设有专人对物料进行收货，并对到货的数量与保管确认。(五) 为避免人为操作不当等原因造成漏单现象，统当天审批通过的采购申请与当日已采购订单一一核对，确认有无漏分配的申请；为确保采购申请能够及时的转化为采购订单并发送至供应商处，采购员每天上班后、下班前均应对系统中的采购申请、采购订单与供应商回传的订单进行核对。(六) 采购员不允许由于工作疏忽出现漏下订单现象，如发现采购员漏下订单，给予以下处罚：发现一次处罚50元；两个月内出现两次罚款200元；两个月内出现三次以上（含），给予辞退处理。第十一条 采购订单的撤销、变更、终止(一) 因计划变动原因造成的采购申请或采购订单撤销、变更，采购申请部门必须书面形式，经采购经理审批后，采购员方可执行。经审批过的采购申请应注意：未传真采购订单的，在撤销或变更此采购申请时，必须通知采购员，以避免采购员虽未传真订单，但已通知供应商的情况。(二) 采购订单的撤销、变更、终止，采购员要及时与供应商进行沟通，如供应商同意，采购员以订货单形式将需的订单号、物品名称、订货数量、到货时间等信息列清楚，加注“此订单撤销，请贵公司确认”字样，由供应商确认回传。如供应商由于种种原因不同意调整，采购员要及时反馈，进行下一步的处理方案。第十二条 物品的入库采购员需通知供应商到货时携带相应的订单，到货物品无异常情况，由仓库给予办理入库手续。第十三条 不合格材料处理(一) 如到货物品经品控检验有异常情况，按原辅材料退货管理制度进行处理。(二) 对于已办理入库的物品，由于质量问题、滞库原因等需做退货处理的，采购员在退货时必须先报至财务部审核，如果货款大于等于退货货值的，按退货程序给予办理；如果货款小于退货货值的，采购员要及时上报，拿出合理的解决办法。(三) 退货需由供应商书面授权委托人拉回，授权书中应注明所委托人的姓名、身份证号、提货的车牌号等信息，原件由采购员留存（如为传真件，必须注明“传真件有效”字样），复印件交仓库保管员一份，经保管员验证后由委托人在退库单上签字。以上