人员外出办事管理制度

1 / 8 人员外出办事管理制度 一目的 为了进一步规范员工外出流程及报销，加强差旅费及有关费用的控制和管理，特制定本制度。 二范围 适用于公司全体员工。 三定义 1 员工外出分为外勤和出差二种。 2 因公出差，于本市或本地区范围内，当天往返的，视为外勤。 3 因公出差，不能当天往返，且发生住宿的，视为出差。 四审批程序、权限和流程 1 员工因工作需要出差时，填写出差申请单。并交由厂长审批，总工批 准。 2 研发部人员因工作需要出差时，填写出差申请单，由总工审批，并报请总经理批准。 3 项目组人员因工作需要出差时，填写出差申请单，报请总经理批准。 4 公司总部人员因工作需要出差时，须填写出差申请单，由人事部审批，报总经理批准。 5 员工出差国外一律由总经理批准。 2 / 8 6 工厂各部门将填写好出差申请单交由前台处，前台确定签批完整后，扫描电邮至相关人员，并第一时间通知到出纳及人事行政部。（经电话申请总经理批准的，须注明。） 7 出纳收到出差申请单，根据出差日期及出差人员级别购买火车票 /飞机票。若火车售票系统内车票不足或无票情况下，需要更换出差日期，应第一时间通知到相关部门负责人。 8 员工外出时，必须严格按照上述流程操作。因特殊情况未能履行出差审批手续的，可由部门负责人或相关人员代为填写或出差后补办。否则，作旷工处理。 五外出人员管理原则 1出差人员必须采用高效、经济、安全、便捷的交通工具、路线和时间出行，反对浪费行为，提倡节约。 2外出人员公干时，应随时保持热情、礼貌、友 好，自觉维护公司形象。 六差旅费构成 1 长途交通费：飞机 、火车、轮船、高铁、长途大巴产生的费用 2 市内交通费：公交、地铁、出租车产生的费用。 3 住宿费；异地出差因过夜住宿产生的费用。 4 餐费补贴：按地区标准和职务，限额计发补贴。 3 / 8 5 通讯费用：因工作需要电话沟通产生的费用 6 其它费用：传真、复印、邮寄等公共费用。 七具体规定如下： 1外勤人员外出时，须在外勤人员登记表上登记签字即可。外 勤人员报销待定？建议：公司这边边只报车费，工厂除了报车费，另外报销餐费和住宿费。但是没有出差补贴。外勤写外出单，出差写出差单。餐费按 15 元 /餐补贴中 /晚餐。 2出差人员选择交通工具一般以火车 /长途大巴为主，火车行驶 6 小时以内，乘坐硬座； 6 小时以上为硬卧。管理级人员或研发部人员可乘坐高铁 /飞机出行。特殊情况下，出差人员选择飞机出行，必须由总经理批准后方可执行。出纳也可综合市场票价，择优选择交通工具。 3 普通员工一线城市餐费补贴 40 元 /天，二三线城市餐费补贴 30 元 /天；主管级以上人员一 线城市餐费补贴 60元 /天，二三线城市餐费补贴 50 元 /天。另：早餐占日限额的 20%，午晚餐占日限额的 40%。（补贴标准待商议） 4部门负责人可根据出差具体情况（如工作量、工作环境等），为外出人员申请出差补贴，补贴标准为 10天。 5因工作需要产生的通讯费，出差负责人每月可享受 100 元 /月补贴，特殊情况，可酌情增加报销费用。出差4 / 8 人员出差时间不足一个月情况下，也可按此标准执行。 6普通员工住宿费用报销一般不超过 120 元 /晚，管理人员不超过 150 元 /晚。超出部分自理。由三 霞根据一线城市和二三线城市来定具体标准。 7 因特殊情况需要乘坐出租车的人员，须事前征得部门负责人同意后方可执行。否则不予报销。 8 因公务出差，严格从事与工作无关的事项。因特殊情况，确实需要办理私事时，应提前向厂长 /总工申请，同意后方可办理。否则按旷工处理。 9 出差人员中途改变路线时，应提前向部门负责人申请，同意后方可执行。 10 员工出差必须每天以邮件 /电话形式向部门负责人汇报工作，不能以邮件形式汇报的，应每天记录当天工作内容，并于返回后以电邮形式发放至 相关人员。重要人员出差返回 5 天内应向总工和相关人员提交出差报告。 11 出差人员需要借款时，填写借款单，并经相关负责人签字后方可领取。 12 管理人员因个人原因需要参加会议、学习、培训期间，公司提供有薪假，但每月不超过二次，每次不超过一天。公司不承担任何食宿和交通费用。所产生的一切费用自理， 13 员工因病、因事需要在当地请假，可由出差负5 / 8 责人批准，并知会相关人员。出现无出差负责人或请假 超过二天以上者，须报请厂长 /总工批准。 14因生病（需要住院）可按标准支付出差补贴，不报住宿费、餐费和市内交通费。住院期间出差补贴不超过 10天。结果待讨论 15 出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任务；若遇到出差单位公休无法办公，可安排休息。 16 超期停留：出差过程中，因生病（未住院）交通中断或其它不可抗力因素造成超过预定期限停留的，在核清事实基础上，按实际差旅费报销。 17 出差结束后回深圳（公司）的交通费用，实报实销；出差地请 事假 /病假，不直接回深圳的，按出差地到深圳的交通费用（火车硬座 /硬卧）报销；出差时遇法定节假日放假，不直接回深圳的，不矛报销。 18员工出差期间因工作需要加班按国家规定加班费计算。出差在途遇周六日可计作加班或安排调休。销售人员/技术人员 /研发人员 /管理人员出差期间的加班费和休息时间怎么定？ 19 外出时借道探亲访友须经部门负责人批准方可，相关费用不予报销，探亲访友期间公司不予发放任何补贴。 八出差费用报销审核 6 / 8 1 出差人员按相关标准范围内实报实销，超支自理。 2 出差住宿费用的审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附有出差时间、出差地点一致的有效住宿凭证发票，超过限额标准部分，个人自理。住宿一般由出纳负责预订，相关出差人员离开入住酒店后，领取并保管好发票。待出差返回公司后上交至出纳处即可。 3 同性人员一起出差的，应以标准间为主，且报销费用只允许一人报销。严禁重复报销。 4 外勤人员无特殊情况，一律不准报销住宿费用；外勤人员外出范围包括深圳市内、广州、惠州、东莞、珠海等深圳周边城市和地区。因特殊情况需要住宿的人员必须经总工批准。 5 乘坐火车以硬座或硬卧为原则；高铁以二等票为原则；轮船以三等仓为原则；乘坐飞机以经济仓为原则，总经理级以上可乘坐商务仓。 6 外出人员返回后应于一周内办理报销手续，并交到财务部。报销人员应填写出差报销单按财务要求粘贴好票据，否则财务部可以不予办理。出差报销单应由部门负责人审批，由总经理批准。 7 财务应遵循 “ 前帐不清，后帐不借 ” 原则办理报销手续。 8外出报销尽可能提供正规发票。住宿费用 100 元7 / 8 以上或乘坐长途大巴时，必须提供正规发票，否则不予报销。结果待 商议，建议遇到特殊情况将情况进行书面说明。 9 出差人员负责保管好各项票据，若有遗失，财务不予报销。严禁借 /买其它日期相关票据代替。 10 由接待单位免费提供食宿和交通工具的，公司一律不予报销任何费用和发放餐费补贴。 11 搭乘公司提供交通工具者，不再报销交通费用。 12 出差人员在外有酗酒导致斗欧，或其它与公司无关事件发生意外伤害的，公司不承担任何费用。 13 外出人员应严格遵守国家法律法规和公司规章制度，如发现从事违反法律法规规定的其它情形，一 经发现，立即按相关规定解除劳动关系，并不予经济补偿。 九差旅费报销违规追究 1 出差人员应实事求是原则，严禁虚报！一经查出，责令退回虚报金额，并以虚报额三至五倍金额，贡献员工成长基金。虚报金额，一次超出 500 元，或年终累计超 2000元以上者，公司根据相关规定，解除劳动关系，并不予经济补偿，并向其追究公司损失。 2 各级审签人员把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实收回的，审签人员须贡献 50 元员工成长基金，当月考核扣 5 分，年终考核扣 1 分。情节严重的，贡献员工成长 基金 100 元，当月考核扣