企业人员档案如何管理

1 / 8 企业人员档案如何管理 人事档案在人的一生中扮演着十分重要的角色。它是记载人生轨迹的重要依据。本文从人事档案的特点、重要性，人事档案管理中存在的问题及建议等几方面来论述如何做好人事档案管理工作。 一、人事档案的概念及特点 人事档案是人事管理活动中形成的，关于个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。员工出国出境、计算工龄、工作流动、晋升职 务、转正定级、职称申报、办理各种社会保险等都需要使用个人档案。其主要特点有： 人事档案收存员工的履历、考核材料、入党入团、奖励、处分、任免、工资、职称评审、继续教育等各方面的文件材料。它是员工个人信息的储存库，全面反映了员工全貌。 由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事部门正确使用人才、合理解决职务晋升、职称评定、工资变动等一系列问题的重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。 2 / 8 这是人事档案 现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务和有用参考。 人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的 “ 时间差 ” ，并要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。 人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用。在工作中必须坚持 “ 档随人走 ” ，在员工调走 后的一定时间内，必须将其人事档案转往新的管理部门。 人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人 (包括家庭成员 )言及的内心隐秘等等。因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。 3 / 8 二、人事档案的重要性 企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘 每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，能了解到每个员工的历史和工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。 人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。如专业技术职务晋升和聘用、选派技术人才挂职锻炼、任期考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同 员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而员工考核、考察需要有大量的档案记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。 人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。现代化的人事档案管理手段可以实现人力资源信息的共享，促进人才在各地区、行业、4 / 8 组织之间的合理流动，使人力资源在一定范围内得到最佳的配置。 三、目前人事档 案管理工作中存在的问题 由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。企业领导人事档案概念淡化，思想上重视不够。一是因为客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。二是因为人事档案中个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，而失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。因此领导在招聘、录用人员时不注 重调档、查阅档案，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差错即可。 缺乏专门的人事档案室，部分企业人事档案和文书档案、技术档案一起存放，甚至混淆存放，部分企业直接把人事档案存放在行政、 人事办公室，安全、保密措施不到位。5 / 8 档案柜、档案盒以及各种人事档案管理设备陈旧，很难满足人事管理日常工作要求。 很多企业并未设置专门的人事档案管理人员，而是由办公室或人事部门工作人员兼任。他们往往缺乏专业知识，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，对档案材料的收集力度不够，人事档案的全面性、动态性难以保障，严重影响了人事档案管理工作。 传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，往往出现人、档不在同一个城市的现象。人力资源管理部门要想查阅一个人的档案，就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。 四、人事档案管理改革的措施 强领导 单位领导应高度重视人事档案管理工作，真正把人事档案工作作为人事部门的一项重要基础性工作来抓。支持人事部门对人事档案工作的投入和创新。建立与完善适合本部门质量 考核体系，对工作进行量化与考核，出台相应的奖惩6 / 8 制度，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性。促进人事档案管理向标准化、科学化迈进。 加大投入，进一步夯实档案基础工作。确保人事档案工作经费落实到位，特别是对人事档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不 失密、不泄密。 建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上 ;档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归 档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取 “ 重点收集与普通收集相结合 ” 、 “ 集中7 / 8 收集和经常性收集相结合 ” 、 “ 上门收集 ” 等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。 对于员工入职的基本信息以及工作经验的真实性，人事部门一定要进行核对。可以采用电话访问的方式，也可以查询相关的社保记录或者离职手续等等。对于在职员工的档案资料，管理人员一定要及时记录归档保存，并定期进行核对，对于不真实的，可以通过询问本人或者周边同事等方式尽可能 补全。 置专职人员，落实人员待遇 随着时代的发展，社会的变化，科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。因此要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的专业人员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，定期参加业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极 性和创造性。 人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于8 / 8 人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。一是实行现代化管理。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息