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情景录象题解答技巧小析总体注意事项：录象分析题以具体实际操作技能为重点，考点涉及面积广，较分散。一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。二、其他要注意的问题：1、选择题量很多，120道题目要求在90分钟内完成。选择题发题型包括单项、多项、不定项、中性选择四项。2工作务实题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活，如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。3、录象分析题只要找出录象中的正确或错误的地方即可，不需要加以分析（这是近及期考试的形式）。每个级别分别都有两道录象题，每道在5-10分钟。试卷要求找出15个正确或错误的地方即可，但是每道录象题中至少有15-20个错误和正确的地方，甚至更多。 大家都可以写下来简答题1现有一页A4幅面的文稿，欲使用静电复印机进行原样复印，应如何操作？ 参考答案：操作如下： （1）开机预热。 （2）放置原稿。 （3）设定份数。 （4）选择与安装A4复印纸。 （5）开始复印。 （6）复印结束后，取出复印品和原稿。 2通知与通报有哪些区别？ 参考答案：它们的区别如下： （1）发文目的不同。 （2）内容不同。 3）发送对象不同。 3收藏网址有哪些步骤？ 参考答案：收藏网址的步骤如下： （1）打开该Web站点，选择“收藏添加到收藏夹”命令。 （2）在弹出的“添加收藏夹”窗口中，选中“允许脱机使用”复选框。然后单击“自定义”按钮，进行设置。 （3）把“下载与该页连接的1层网页”改为适当的层数，如4层。然后单击“下一步”，直至完成。www.xamda.CoM考试就到考试大 （4）IE浏览器会自动将Web站点的内容下载到硬盘上，很快用户就可以断线，慢慢地浏览该站点的全部页面。1计算机显示器的维护和保养应注意哪些问题？ 参考答案：计算机显示器的维护和保养应注意的问题有： （1）注意防磁，不要把带磁性的物体靠近显示器。 （2）注意环境卫生，经常擦拭显示器表面。 （3）注意电源线插头与显示器电源接口紧密接触。 （4）善用屏幕保护程序。当屏幕上内容长时间不变化时，屏幕上某点会长期点亮，将使这些点的荧粉老化，利用屏幕保护程序，可消除这种危害。 2以新浪网为例，简要说明接收电子邮件有哪些步骤。 参考答案：（1）进入新浪网主页后，在“代号”栏里输入名字，并在“密码”栏里输入密码，然后点击“登录”。 （2）进入下一界面后，点击“进入您的免费邮箱”。 （3）点击“未读邮件”或收件夹，即可进入收件夹。 （4）点击“东南菱帅汽车即将上市”，即可进入下一界面。 （5）阅览邮件。 3传真机接通电源后，报警声响个不停，如何检查处理故障？ 参考答案：（1）检查纸仓里是否有记录纸，且记录纸是否记录到位。 （2）纸仓盖、前盖等是否打开，或合上时是否不到位。 （3）各个传感器是否完好。 （4）主控板是否有短路等异常情况。录像人物：秘书初萌（女）、销售部张伟、公关部李力、天地公司职员（声音） 加入收藏 物品：电脑、热感传真机、一份白纸打印的文件（两页，上有回形针），一份深色纸打印的文件（两页，有回形针）、一卷未拆封的传真纸、传真纸卷轴、一份物品领用申请表、两本复印纸、笔、“库存记录”本 场景：秘书办公室，要求有桌椅、电脑、传真机、沙发、储藏柜、电话等。 情景一 初萌身着职业装，坐在电脑前打文件。桌面零乱，传真机上压着一大摞文件。（镜头扫过周围环境，能够看出电脑屏幕没有对着门口，坐在沙发上亦无法看到屏幕）。 销售部的张伟走进来，手里拿着一个文件夹。他从中拿出两份文件。 张伟：“初萌，帮忙给天地公司发一份报价单。我们打了两份，你看哪份发过去效果会更好些？”考试大整理初萌：“我看看。”初萌接过原稿，将深色的文件还给张伟，扬着手中的文件说：“就发这份吧！你在沙发上等会儿。”张伟在沙发上坐下。 初萌将传真机上的文件放到桌子上。然后插上传真机的电源，传来报警声，红色报警灯闪烁，初萌看了一眼液晶显屏，自语道：“可能没纸了。” 初萌打开传真机，从中取出纸卷轴。转身从储藏柜中拿出一卷新的传真纸，拆开包装，顺便用手指甲在纸的一面划了一下，出现黑色的划痕（特写）。初萌将传真纸装好，盖上面板。 初萌取下原稿上的回形针，磕齐后正面朝下放入传真机中，然后拿起话筒，拨号码。初萌：“你好！我是宏远公司的初萌，要给你们经理发一份传真，请给我一个信号。”（画外音）“好的。”听筒中传来信号音。初萌按下“开始”按钮，然后放下听筒，传真机开始发送传真（特写）。 传真发送完毕，初萌再次拨通对方电话：“你好！我是宏远公司的初萌。请问传真收到了吗？字迹清楚吗？”对方：“收到了，很清楚，谢谢！”初萌：“不客气。再见！”对方：“再见！”（画面淡出） 情景二 公关部的李力拿着一份“物品领用申请表”走进办公室，“初萌，领点儿复印纸。”考试大整理初萌接过申请表将其放在桌子上。（特写：领用人、主管都未签名，日期也未填写） 初萌转身去储藏柜中拿出两本复印纸递给李力。李力说：“再给我们点儿笔吧，办公室总找不到笔用。”“没问题！”初萌说着又拿出几支笔递给李力。“谢谢啊！”李力接过物品转身走了。 初萌坐回办公桌前，从文件夹中找出“库存记录”，打开，进行登记。（画面淡出） 设为首页 参考答案： 1.秘书着装正确，符合职业标准。对 2.办公桌比较零乱，不整齐。错 3.电脑放置位置符合要求（屏幕背对门口，背对沙发）。对 4.不应在传真机上放置任何其他东西。错 5.选择原稿正确，白色或浅色的纸发送效果好。对 6.应提前接通电源，做好工作准备。错 7.能够正确处理传真机报警故障。对 8.能够区分传真纸的正反面。对 9.能够正确安装记录纸。对 10.能够检查原稿，取下回形针。对 11.能够正确放置发送原稿。对 12.电话用语正确。对 13.发送传真过程正确。对 14.能够对传真进行确认。对 15.领用物品需要填写申请表。错 16.物品领用申请表中主管、领用人等未签字。错 17.物品领用申请表中未填写日期。错 18.发放物品的名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加。错 19.能够及时更新库存记录。对 工作实务题 加入收藏 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条钟苗： 以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动： 上午参加经理主管会议； 上午给参加员工培训课的新员工讲话； 中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐； 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原； 下午会见丽康公司销售部经理张建。 请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。 谢谢 行政经理：苏明 2007年3月15日 参考答案：苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：经理工作日志（2007/3/19星期一）时间 内容 地点 9：0010：00 处理日常事务：如阅读文件、处理信件等 办公室 10：1511：15 经理主管会议 董事会会议室 11：3012：00 给参加员工培训课的员工讲话 员工培训中心 12：30 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐 王朝酒店2楼西域厅 14：0015：00 会见丽康公司的销售部经理张建 会客室 15：45 前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原 阳光公司 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 加入收藏 便条 高叶： 为了进一步开拓产品市场，增强产品的市场竞争能力，扩大产品销售，需要掌握大量的有关信息，作为分析研究、制定策略的基础。因此，请你完成下面几项工作： 1.说明信息收集的范围。 2.说明信息开发的形式。 3.说明你准备采用哪种形式开发信息。 4.开发的信息材料要复印5份给相关部门，请说明复印应注意的事项。 谢谢 行政经理 苏明 2006年9月9日 参考答案： 1.本题满分15分。 2.信息收集的范围包括市场信息、产品信息、消费者信息和各种贸易信息。 3.信息开发的形式有：剪报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查报告。 4.准备使用的信息开发方式：调查报告。 5.复印注意事项：使用复印机前，开机预热；盖好盖板；保持复印机玻璃台清洁。 情景录象一 1、 不应在办公室补装（X） 2、电话应接及时，语言规范。（V） 3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。（V） 4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。（V） 5、在向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。（X） 6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。（X） 7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。（X） 8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。（X） 9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。（X） 10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X） 11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。（X） 12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。（X） 13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。（X） 14、能够正确敬茶，姿势规范。（V） 15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。（X） 16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。（V） 情景录象二 1、 宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X） 2、宴请选择的地点合适，安静。（V） 3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V） 4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。（X） 5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V） 6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X） 7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。（V） 8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。（X） 9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。（X） 10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。（X） 11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。（X） 12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。（V） 13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。（V） 14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。 15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V）怎么答题 假如题型如下: 便 条 陈晓秘书： 公司（温州市市点秘书事务所）将在今年2月20日在王朝大酒店举行廉政监督员年会，本次年会的会议记录将由你负责，请你将会议记录有关内容和涉及要点在今天下午下班前发送到我的电子邮箱里。 行政部经理：王小丫 二OO五年三月二十日 我们这样进行答题: 解： 收件人： 抄送： 密送： 标题：会议记录有关内容和涉及要点 附件：无 内容： 王经理： 您好！会议记录有关内容与涉及要点有关内容已经整理好了，现将内容发送给您，请您审阅。 陈晓 会议记录有关内容与涉及要点内容如下： 一、概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。 二、特点：一是真实性，是对会议情况的客观记录。二是资料性，是分析会议进程、研究会议义程的依据；是编写会议简报和撰写会义纪要的重要资料；还可以作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时查阅。 三、结构：标题+正文+尾部 1、标题 （1）会议名称+文种。如“温州市市点秘书事务所廉政监督员年会会议记录”。 （2）文种。如“会议记录”。 2、正文。正文的构成是：首部+主体+结尾 （1）首部。会议概况，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等。以上6项应在主持人宣布开会前填写好。 （2）主体。会议内容。包括： 会会议议义题。如果有多个议题，可以在议题前分别上序号。 发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。 会议决议。决议事项应分条列出。有表决程序的要记录决的方式和结果。 （3）结尾。另起行，写明“散会”并注明散会时间。 3、尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 一、 便 条 钟苗： 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。 谢谢 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格； （2）日程安排； （3）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请时间、地点、标准、人数； （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点； （2）活动内容； （3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费； （2）餐饮费； （3）住宿费； （4）交通费； （5）参观费； （6）其他不可预见费用。 二、 备 忘 录 发自：行政经理 苏明 发给：秘书 钟苗 日期：2003.11.21 内容： 公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。 谢谢 参考答案： 我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是； 1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。 2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。 3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。 4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。 5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。 6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 三、 便 条 钟苗： 一些员工对信息存储过程不 太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。 行政经理 苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、登记： （1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型； 总括登记，对存储信息按批分类登记； 个别登记，按信息存储顺序逐件登记。 （3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 2、编码： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。 （2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 （3）编码的两种方法： 顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； 分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。根据下文提供的材料，拟写一份公文（20分） 要求：1、文种使用正确；2、标题规范；3、正文内容前后有序 事由：北京市公安局公安交通管理局准备对108国道部分路段采取交通管理措施 序号：二四年第16号 正文主要内容： 108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。特此通告。为了保障108国道的交通安全畅通，根据中华人民共和国道路交通安全法的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取交通管理措施。发布时间是二四年九月二十三日。 参考答案： 北京市公安局公安交通管理局 关于对108国道部分路段采取交通管理措施的通告 二四年第16号为了保障108国道的交通安全畅通，根据中华人民共和国道路交通安全法的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取以下交通管理措施： 一、108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行； 二、108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。 特此通告。 北京市公安局公安交通管理局 二四年九月二十三日 评分标准： 1. 本题满分20分。 2. 在叙述中出现错字、别字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。 3. 标题：4分，发文机关1分；介词1分；事由1分；文种1分； 4. 发文序号：2分 5. 正文：12分，发文缘由4分；通告事项6分 ，必须分条写，若没有分项，正文部分扣6分 ；尾语2分。 6. 落款：2分，发文机关、日期各1分。发文机关须写全称，日期须用汉字书写，否则扣1分。写错、缺项均扣分。位置颠倒或将发文机关与日期平行写扣2分。一、操作题 1、 备 忘 录 至：秘书高叶 自：行政经理苏明 主题：新产品展销订货会安全检查 公司定于2008年2月8日在市会议中心举行新产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展整顿。现在要求你接手这项工作，并请就检查的主要内容和主要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。 行政经理 年月日 2、 便 条 高叶： 公司目前需要编制下一年度采购预算，请你介绍编制采购预算的一般程序。 总经理 年月日 3、根据下文提供的材料，请代京诚公司拟写一份公文。 要求： 1、按照公文正式格式撰写 2、确定发文范围，正确使用文种。 3、可适当填加内容使之完整 【材料】 1、根据实施工作目标督查考核暂行办法，经检查考核和认真评选，培训中 心、企划部、销售部、第四分公司被评为2007年度业绩突出部门。 2、为总结工作经验，表彰自身建设，公司决定评选2007年度政绩突出部门。 3、经公司董事办公会议，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元 4、主送单位是各分公司，中心、部 5、附件是4个部门的先进事迹。 6、发文时间为2008年1月20日 1. 参考答案： 1. 着装符合职业要求。（） 2. 能提前到会场做准备。（） 3. 会前要求调节会议室温度，注意通风。（） 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（） 5. 能提醒领导准点开会。（） 6. 能事先通知与会人员开会的主题