中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目自采流程.doc

中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 1 页 共 29 页 中国铝业中国铝业电子商务系统采购平台电子商务系统采购平台 实施服务项目实施服务项目 自采流程自采流程 国际商业机器全球服务（中国）有限公司国际商业机器全球服务（中国）有限公司 2010 年 8 月 版本号：版本号： 1.0 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 2 页 共 29 页 文档控制文档控制 版本更新纪录版本更新纪录 前一版本日期(yyyy-mm-dd)版本更新日期(yyyy-mm-dd) 版本号更新日期更新简述作者/修订者 VxYyyy-mm-dd 审核审核 该文档需要经过如下人员审核 姓名签名角色/职务日期 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 3 页 共 29 页 目目 录录 1.查看目前物料是否自采查看目前物料是否自采4 2.创建创建 ERP 采购申请采购申请.4 3.PR 传输电子采购平台（上线后将实现系统自动传输）传输电子采购平台（上线后将实现系统自动传输）.6 4.编辑电子采购平台采购申请编辑电子采购平台采购申请 7 5.电子采购平台采购申请审批电子采购平台采购申请审批 9 6.创建寻源单据创建寻源单据10 7.寻源单据审批寻源单据审批14 8.供应商报价供应商报价15 9.接受供应商报价接受供应商报价 17 10.报价审批报价审批19 11.询价确认函供应商确认询价确认函供应商确认 20 12.标准合同分配标准合同分配.21 13.ERP 依据合同产生订单依据合同产生订单 .22 14.合同文本创建合同文本创建.25 15.将合同作为附件上传到采购平台。将合同作为附件上传到采购平台。 30 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 4 页 共 29 页 1. 查看目前物料是否自采查看目前物料是否自采 操作人为分子公司采购业务经办人。 点击一级菜单【采购需求】中二级菜单【采购模式申请】查看物料集采情 况，如该不在此表中，则其状态为自采。 2. 创建创建 ERP 采购申请采购申请 操作人为物配人员。 在 ERP 中创建采购申请，使用事务代码 ME51N。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 5 页 共 29 页 采购申请审批 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 6 页 共 29 页 3. PR 传输电子采购平台传输电子采购平台（上线后生产环境将实现系统自动传输）（上线后生产环境将实现系统自动传输） 操作人为物配人员。本步骤在系统上线后的生产环境不需要操作（除非人 工干预），仅在测试环境测试使用。 输入 SE38 选择 BBP_EXTREQ_TRANSFER 传输。 输入【采购申请】编号，传输日期，点击执行按钮，完成传输。 注：【传输日期】要晚于采购申请中所有物料的【交货日期】。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 7 页 共 29 页 4. 编辑电子采购平台采购申请编辑电子采购平台采购申请 操作人为分子公司采购业务经办人。 按步骤点击相应按钮，找到采购申请，点击【SRM 采购申请编号】进入 SRM 采购申请编辑界面 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 8 页 共 29 页 点击【编辑】按钮，进入编辑状态，可对采购申请进行修改。 点击【明细】进行内容录入。 注：有“*”标记为必填项，如下图。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 9 页 共 29 页 填写完毕后，点击下一步，最终确认后，点击提交，页面上方显示提示信 息。 5. 电子采购平台采购申请审批电子采购平台采购申请审批 操作人采购部门负责人、分子公司主管副总. 登陆平台进入【待办事项】查找需要审批事项，点击相应的【任务描述】 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 10 页 共 29 页 进入审批页面后可进行审批，如需查看详细情况，可点击【采购申请编号】 进入查看采购申请明细。 6. 创建寻源单据创建寻源单据 操作人为分子公司采购业务经办人。 进入【寻源】一级菜单选择【分配货源】输入 SRM 采购申请号点击搜索 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 11 页 共 29 页 查到号码选中该行项目点击下一步 如需添加其他公司的项目，点击【前一步】，操作步骤同上。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 12 页 共 29 页 点击【创建寻源类型】选择寻源模式 选择业务类型后，点击【创建并编辑】，进入【编辑凭证】界面。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 13 页 共 29 页 进入编辑界面后，按不同类型填写必要信息。 检查无误后点击【发布】按钮，在页面上方提示栏中显示发布成功。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 14 页 共 29 页 7. 寻源单据审批寻源单据审批 操作人为分子公司采购业务经办人。 招标为两级审批（协采分子公司采购部门负责人、分子公司主管副总）， 非招标为一级审批（协采分子公司采购部门负责人） 登陆平台进入【审批列表】查找需要审批事项，点击相应的【任务描述】 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 15 页 共 29 页 查看结果完毕后，进行审批，审批通过后供应商即可看到所发布的信息。 8. 供应商报价供应商报价 操作人为供应商。 供应商登陆采购平台点击一级菜单【投标接受和拍卖】，找到相应的寻源 编号，点击进入。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 16 页 共 29 页 进入显示界面后，点击【参与】并点击【创建回应】，进入报价界面。 点击【项目】，在每个行项目中输入必要信息，检查无误后，即可提交。 9. 接受供应商报价接受供应商报价 操作人为分子公司采购业务经办人。 点击一级菜单【寻源】中二级菜单【战略货源】搜索到寻源单号。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 17 页 共 29 页 进入寻源单显示页面后，选择【询价确认】进行确认 进入【询价确认】页面后，选择【报价比较】、【比较所有报价】 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 18 页 共 29 页 点击【编辑】按钮后，选择接受的供应商报价，确认后【提交】。 10. 报价审批报价审批 接受完报价后,结果根据各分子公司规定依据采购金额大小确定审批层级 最多为三级,采购部门处长和分子公司副总和分子公司总经理。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 19 页 共 29 页 11. 询价确认函供应商确认询价确认函供应商确认 操作人为供应商。 报价结果审批后,自动发送给中标供应商,供应商登陆平台查询自己的报价单 号,点击进入确认函界面。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 20 页 共 29 页 进入确认函界面后，选择相应的反馈意见。 12. 标准合同分配标准合同分配 操作人为参与协采其他分子公司采购业务经办人。 进入首页后选择【合同发布】，搜索相应的合同编号，点击进入。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 21 页 共 29 页 点击【编辑】选中行项目中的【分配分布】。 选择对应的【采购组织】，点击【确定】。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 22 页 共 29 页 检查无误后，点击【下达】，即完成 SRM 中的电子合同。 13. ERP 依据合同产生订单依据合同产生订单 操作人为分子公司采购部业务经办人。 使用事务代码【me57】进入如下页面，输入采购申请号，点击【执行】按 钮。 选择行项后，点击【自动分配】，找到相应合同，进行确认。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 23 页 共 29 页 合同分配成功后，选择该行项，点击【分配】。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 24 页 共 29 页 双击行项后，选择确认按钮。 选择申请号后，点击【采用】按钮，对内容检查无误后，即可保存，生成 订单。 14. 合同文本创建合同文本创建 操作人为分子公司采购业务经办人。 进入【合同文档管理】页面，选择【合同管理】【协议】【我的协议 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 25 页 共 29 页 和合同文档】 进入【我的协议和合同文档】界面后，查找电子合同编号。 进入该合同后，可对其基本信息进行查看，选择【编辑】按钮。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 12:49 下午 版本：V1.0文件名： 714397f45522f0e9596820edd98c7dba.pd f 第 26 页 共 29 页 检查更改各页签内容后，选择【操作】【创建合同】。 选择【合同模版】后，点击【下一步】