浅谈央企文件材料归档范围和档案保管期限表编制.docx

浅谈央企文件材料归档范围和档案保管期限表编制 【摘要】本文重点针对企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的程序中，通过让各个部门负责编制本部门所产生的文件材料归档范围和档案保管期限的方法，确保收集的文件材料范围齐全，同时成立专业审核小组，加强对编制文件材料归档范围和档案保管期限表的审核工作，严格按照国家档案局10号令及上级单位的要求，对文件的分类和保管期限的划分进行把关，保证了重新编制的文件材料归档范围和档案保管期限表指导企业的实际归档工作。 下载 【关键词】归档范围；保管期限；10号令 一、文件材料归档范围和档案保管期限表编制意义 （一）文件材料归档范围和档案保管期限表是开展文书档案工作的前提。文件材料的收集和整理是档案管理部门的基础工作，科学规范的文件材料归档范围和档案保管期限表能够有效建立企业文书档案的框架，指导文件材料变成文书档案，使企业文件材料的归档范围及保存年限划定制度化、规范化，保证室藏文书档案的质量，确保企业档案利用和服务的水平。 （二）文件材料归档范围和档案保管期限表是做好文书档案工作的保障。企业的文件材料归档范围和档案保管期限表确保档案工作顺利开展。企业文书档案的整个生命周期都与其息息相关，档案工作人员根据文件材料归档范围和档案保管期限表对有价值的文件进行收集，按照范围和期限来分类、整理、装盒、上架，确保归档工作的系统性和规范性；档案管理部门根据文件材料归档范围和档案保管期限表来开展档案检查工作，作为考核文书档案整理是否符合规范的依据；档案销毁时也需要通过文件材料归档范围和档案保管期限表来鉴定定期保存的文书档案的存毁。 二、文件材料归档范围和档案保管期限编制程序 （一）学习规范性文件和参考资料。组织企业档案管理人员和各部门负责整理文件的人员认真学习相关制度、规定，以国家档案局发布的第10号令和上级单位的文件材料归档范围和档案保管期限表为参考，结合企业的实际工作情况，开展编制工作的前期准备。文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作不仅仅是档案部门的事，也是业务部门的事，需要充分发挥业务部门作用。业务部门在梳理文件材料内容、确定档案保管期限过程中常常发挥着重要的作用，编制过程中应充分吸收业务部门人员参与。有条件的企业应成立文件材料归档范围和档案保管期限表编制领导小组和编制办公室或工作小组。领导小组由分管档案工作的企业负责人任组长，档案部门负责人任副组长，职能部门负责人、业务部门负责人为成员。领导小组负责批准文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划，审定文件材料归档范围和档案保管期限表，协调编制工作中的重大事项；如有下属单位，领导小组还应负责所属单位文件材料归档范围和档案保管期限表的审查。编制办公室或工作小组由档案部门、职能部门、业务部门人员组成，职责是：制定文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划；具体组织文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作；起草文件材料归档范围和档案保管期限表；负责文件材料归档范围和档案保管期限表的宣贯；如有下属单位，还应负责指导所属企业开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作。 （二）征集各部门意见。很多企业的档案管理部门在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，都存在一个共同的难题不熟悉企业的实际业务情况，编制文件材料归档范围不够全面。为了编制适合本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表，档案管理部门需要对企业内各个部门进行意见征集，确保归档的文件材料范围齐全。各个部门根据本部所产生的文件材料，按照模板的格式，认真编制归档的范围和保管的期限，编制完成后由档案管理部门统一收集整理。档案管理部门收集齐全后，按照企业部门的排列顺序整理编排，并根据规范进行修改，最后报上级单位审核。如“表1”所示： （三）审核工作。企业应把审核批准作为一项重要的工作任务开展。上级单位要集中企业中有经验的档案管理人员组成审核小组，对上报的文件材料归档范围和档案保管期限表要逐字逐句进行阅读审核，及时发现存在的问题反馈给编制企业修改，直到符合要求为止。 三、编制文件材料归档范围和档案保管期限注意事项 （一）保管期限尽量高划而非低划。编制人员在划分文件材料的保管期限中，要严格按照国家档案局10号令、上级单位文件材料归档范围和档案保管期限表等规定进行编制，定为“永久”的档案不能擅自改成“定期”；但是定为“定期”的档案，可以根据企业的实际情况延长保管期限。 （二）明确归档主体。在实际工作中，经常出现由多个部门联合办理的文件材料，往往容易出现归档责任不明确的问题，导致编制文件材料归档范围和档案保管期限表时发生归档责任不明确的事情，并产生大量重复的文件材料，浪费人力和资源。因此，应该根据文件材料产生的主体来确定归档责任，按照谁主办谁归档的原则，由主办部门进行归档。 （三）归档范围应全面考虑未来业务发展情况。企业内各个部门在编制文件材料归档范围时，不能只局限于当前的业务进展情况进行编制，应当尽可能将本企业各个发展时期的文件材料详细列入归档范围中。例如企业的海外项目暂时还没开展，没有产生海外投资项目的相关文件，但是海外业务部门在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，也应该把海外投资项目管理的文件材料编制入表，以适应企业将来文件材料的归档需求。 四、结束语 通过严格按照统一的格式和国家档案局及上级单位的规定，重新编制企业的文件材料归档范围和档案保管期限表，准确界定归档范围和保管期限，解决了文件材料收集不齐全和整理不?范的问题，使企业文件材料的收集都能有表可依，按表归档；同时规范了文件材料的分类和保管期限，防止各个部门随意划分保管期限，大大减轻了专兼职档案管理人员收集和整理文件的难度，确保企业