吉奥汽车DMS系统-总部端_备件业务.docx

浙江吉奥汽车有限公司经销商管理（DMS）系统操作手册 HZHH-JABJYW-01-20100129编号：HZHH-JABJYW-01-20100129吉奥汽车DMS系统操作手册（备件业务）杭州杭航科技有限公司2010年07月版权声明吉奥汽车DMS系统操作手册的版权归杭州杭航科技有限公司所有。未经杭州杭航科技有限公司的书面准许，不得将本规范的任何部分以任何形式、采用任何手段(电子的或机械的，包括照相复制或录制)、或为任何目的，进行复制或扩散。Copyright 2010杭州杭航科技有限公司。版权所有，翻制必究。Copyright 2010. 杭州杭航科技有限公司 第 2 页 共 89 页浙江吉奥汽车有限公司经销商管理（DMS）系统操作手册 HZHH-JABJYW-01-20100129Z前 言近年来，汽车行业的呈现出空前的发展趋势，竞争同样也日趋激烈。 “21世纪的竞争不是企业与企业之间的竞争，而是供应链之间的竞争”，这句话在汽车行业尤为适用。中国汽车行业正面临不断变化的市场和竞争的环境，利润不断下滑及物流成本的上升，迫使整车厂商开始整合各自的网络资源，厂商之间的竞争正在演变成为供应链与供应链之间的竞争。谁赢得了“供应链”战争，谁就可以在激烈的市场竞争中立于不败之地。 在这样的市场大背景之下，结合吉奥汽车的实际情况，我们特别为吉奥汽车量身定制了这套经销商管理（DMS）系统，为吉奥汽车与经销商、服务站、服务站等上下游合作伙伴之间搭建了一个迅捷高效的沟通平台，由优化的业务流程所贯穿，实现吉奥集团与经销商、服务站之间的整车销售、售后服务、物流管控、索赔服务、信息发布、财务结算、配件销售等销售和服务流程的无纸化协作，及时获取市场的信息，掌握市场脉搏，挖掘潜在客户，增强锁定目标客户的能力，完善产品的销售及服务体系，大大提升吉奥汽车与其合作伙伴之间对市场信息的灵敏度和反应能力，增强了伙伴间协同作战的能力和效率，降低总体财务成本，提升客户满意度，最终提升了整体的市场竞争能力。Copyright 2010. 杭州杭航科技有限公司 第 89 页 共 89 页阅读指南手册目标本手册是吉奥汽车DMS系统总部端整车销售模块的操作说明书，主要介绍系统的功能和具体应用，用以帮助吉奥汽车总部相关人员能有效的使用本系统。阅读对象本手册是为吉奥汽车DMS系统相关人员所编写的，辅助相关人员正确操作本系统。手册构成本手册基本上由十二章组成：第1章，“系统下载与安装”，介绍了软件从下载到安装的全过程。第2章，“基础知识”，介绍了系统中基本的操作常识。第3章，“系统设置”，介绍备件业务中主要参数的设置。第4章，“采购管理”，介绍备件业务中采购相关的操作。第5章，“销售管理”，介绍对销售业务中的操作。第6章，“财务审核”，介绍备件业务中财务方面的相关操作。第7章，“库存管理”，介绍库存管理的相关操作。第8章，“服务站配件”，介绍对服务站配件库存的相关操作。第9章，“调拨管理”，介绍对中心库的相关调拨操作。第10章，“查询统计”，介绍对备件业务中各类查询功能。第11章，“通知公告”，介绍如查看总部下发的通知及公告。第12章，“在线消息”，介绍发何发送在线消息。【注意】注意的意思是请读者注意那些需要注意的事项。目 录前 言3阅读指南4第一章系统下载与安装71.1 软件下载71.2 软件安装71.3 启动系统8第二章 基础知识102.1 窗体说明102.2 常用功能键112.3 其它说明12第三章 系统设置133.1 操作员管理133.2 中心库设置143.3 库区设置153.4 供应商设置163.5服务站设置183.6运输商设置193.7零售客户档案203.8配件目录设置213.9修改密码233.10系统说明233.11系统升级24第四章 采购管理254.1供应商订单254.2 其他出库274.3其他入库294.5总部采购计划统计344.6代理商采购计划344.7形态转换35第五章 销售管理375.1销售订单375.2退货处理435.3代开订单455.4零星销售465.5零售退货475.6月度计划475.7作废单据闭环48第六章 财务审核496.1销售审核496.2调拨审核506.3催款记录516.4服务站往来帐516.5发票管理52第七章 库存管理547.1库存维护547.2库存盘点597.3进出库汇总617.4进出库金额汇总617.5入库统计627.6出库统计637.7库存高低限优化637.8配件报废647.9拆零组装657.10采购员查询66第八章 服务站配件678.1服务站库存678.2配件调剂698.3配件月报698.4备件索赔处理70第九章 调拨管理739.1调拨申请739.2调拨受理749.3备件索赔申请759.4备件索赔受理769.5退货处理779.6月度计划79第十章 查询统计8110.1 索赔率分析8110.2 索赔申请报告8110.3 销售查询8210.4 调拨查询8210.5 销售订单审核时效查询8310.6 缺件率查询8310.7 拆分订单材料统计84第十一章 通知公告85第十二章 在线消息86第一章 系统下载与安装1.1 软件下载到指定的地址下载：:808/dms/吉奥汽车经销商管理系统总部端。如下图：图1-11.2 软件安装鼠标双击“吉奥汽车经销商管理系统总部端.exe”的安装程序图标，如图1-2所示：图1-2【注意】安装DMS系统时电脑的日期、时间一定要设置正确。点击下一步按钮，出现另一画面，选择安装目录后点击下一步。图1-3点击下一步按钮，直至安装成功。图1-41.3 启动系统系统安装成功后，如果当前网络是连通的，系统会自动跳出总部端主界面，桌面自动生成“吉奥汽车DMS系统总部端”快捷方式，如下图：图1-5点击“备件业务”，进入登录界面，如下图：图1-6第二章 基础知识2.1 窗体说明图2-1菜单区：用来选择程序的各个功能模块。功能键区：对当前打开的窗口，进行相应的操作。如增加新记录、打开记录进行处理、删除记录、退出当前窗口等。检索区：检索区与功能键区的检索配合使用，在检索区，输入相关的查询要求，点检索，检索出来的记录会显示在网格区中。网格区：以表格的形式来显示各类单据的信息。在某些情况下，在网格区中点鼠标右键会显示附加功能，比如增加记录、修改记录,导出等功能。单据分类区：对检索出来的记录，继续进行分类。通过点击分类区的各个按纽，可以查看到处于各种不同状态的单据。以供应商订单为例，如图2-1，点击检索，则在网格区中会显示订货时间2009-12-28至2009-12-30所有的供应商订单。通过点击分类区的各个按纽，可以查看到尚未受理的订单、已经到货的订单等等。可以通过查看当前窗口的分类区按纽(名称以已或未开的按纽,如未受理, 已受理, 已到货)，可以知道单据需要经过那些流程才能结束。以供应商订单为例，如图2-1为例。可以看到分类区有未受理, 已受理, 已到货, 已验收, 因此可以推算出，在订单制作完成之后（属于未受理），还有受理、到货、验收三个环节走完，该订单才算完成入库分类区的按纽与功能键区的按纽有一定的联动关系。比如，点击了分类区的未受理，显示尚未受理的单据，功能键区的受理可用，可以进行受理操作。但功能键区的验收则为灰色，因为不能对未受理的单据进行验收。本手册以后若有表述“A按纽与分类区按纽B联动。”,则表示，只有点击了分类区的按纽B，功能键区的A按纽才为可用，否则A按纽不可用。2.2 常用功能键以下为功能键区常见按键的说明，如在其它章节中的表述与以下说明相异，以其它章节中的表述为准。检索：指根据检索区的查询条件，筛选记录。如查询条件为空，则显示全部记录。如查询条件输入的越多，则筛选出来的记录越少。导出：指将网格中的记录，导出到本地EXCEL文件中。导入：指将按一定格式EXCEL文件导入到系统中。暂存：有些单据在制作过程中可能不能立即完成，如果取消的话，先前输入的内容又全都没有了。在某些窗体中我们设置了暂存按纽。暂存方式有两种，一是将当前内容暂存到本地文件中（与载入配合使用）。另一种是将内容保存，但状态变为未完成。可通过点击分类区的未完成来找到这条记录，继续进行操作。载入：将暂存的内容重新输入到当前窗口。增加或新建:指新增一条相应的记录，一般会有两种方式。一是在网格中新增一条空记录，在网格中输入相关的信息，点保存新增。另一种会打开新的输入窗口，在新窗口中输入相关信息，点保存新增。修改或编辑:指对某条记录的信息进行修改，一般会有两种方式。一是在网格中选中要修改的记录，点击修改或编辑,直接在网格中修改相关信息，点保存，完成修改。另一种会弹出新的编辑窗口，在该窗口中修改相关信息，点保存，完成修改。撤消:指撤消上一个环节所进行的操作，如审核、受理等等。并非在所有环节都可以进行撤消操作2.3 其它说明 操作员在对订单进行处理时，系统会自动记录操作员的姓名。 操作员在使用本软件时受操作权限约束，只能在规定的权限中使用。本书所介绍的软件功能，如操作员无相关权限将不能使用。第三章 系统设置3.1 操作员管理概述：在此窗体下管理总部端_备件业务的操作员。可以新增、删除、修改操作员的相关信息，设置操作员的权限，初始化密码。点击系统设置操作员管理，出现图3-1。图 3-1功能键描述：检索: 用于筛选操作员，程序将根据部门、中心库、姓名、职务四个输入框中的内容筛选操作员。若输入框中无内容，则显示所有操作员。增加:用于新增操作员，输入新增人员的部门信息、姓名、职务、所属中心库，点击保存。则此操作员新增完毕。（见图3-2）图3-2删除:用于删除操作员。在网格中选中某一操作员，点击删除按纽，系统会提示让你确认是否删除，选择是则删除，否则退出，放弃删除。修改:用于修改操作员信息，如图3-2,输入相关修改信息，点保存即可。注销、启用:用于决定该操作员是否能登录本软件。在网格中选中某一操作员,点注销,确认后，则此操作员将无法再次登录软件。若要允许其登录，点启用即可。密码:用于初始化操作员密码。默认密码为888888。权限:用于设置操作员使用软件的权限。在网格中选中某一操作员,点权限,窗体右侧权限设置区会由灰变亮，选择该操作员相应的权限后，点保存即可。相关知识：1、备件业务下的操作员信息与系统管理中的操作员信息是相通的。系统管理中可以看到备件业务下的操作员信息，并可进行密码初始化等相关操作，但无法设置该操作员在备件业务中的权限。 备件业务中可以看到系统管理中的操作员信息(不包括服务站操作员),可以设置在备件业务中的相关信息与权限，但无法删除该操作员。2、操作员若不锁定中心库，将无法进行库存盘点。3.2 中心库设置概述：在此窗体下管理设置中心库信息。可以新增、修改、注销、启用，中心库的记录。点击系统设置中心库设置，出现图3-3。 图3-3功能键描述：增加:用于新增中心库。点击增加按纽，出现图3-4,输入新中心库的代码、名称、地址、联系人、电话等相关信息，保存即可。编辑:用于编辑中心库信息。选中网格中某一条记录，点击编辑按纽，会出现图3-4相同的窗口，相关的中心库信息自动显示在该窗口,修改相关信息，保存即可。注销、启用:用于决定某个中心库是否使用。若该中心库已不在使用，在网格中选中相应记录,点注销,确认后，该中心库将停用。若要重新启用该中心库，点启用即可。设置授权车系：双击授权车系的输入框，会出现选择适用车型弹出窗口，如下图3-4-1，双击其中的车型即可。当服务站像该仓库订货时，将只能按到授权车系相关的配件，其它车系的配件是看不到的。 图3-4-1 图3-4相关知识： 除非具有系统管理员权限，普通操作员通常被限定于只能操作某一个中心库。3.3 库区设置概述：若某个中心库需要将货物按货物类别分别存放。可以启用库区功能。在此窗体下管理设置库区信息。可以增加、编辑、删除库区。点击系统设置操作员管理，出现图3-5。图3-5功能键描述：增加:用于新增库区。点击增加按纽，出现图3-6,在新增的网格行中输入相应中心库的代码、库区号，库区名称、联系电话、地址、联系人等相关信息，点保存即可。 图3-6编辑:用于库区信息。选中网格中某一条记录，点击编辑，直接在网格中修改相关信息，点保存即可。删除:用于删除库区。选中网格中某一条记录，点击删除，确认后，该库区删除。相关知识： 无3.4 供应商设置概述：用于管理配件应商的相关信息。可以增加、编辑、注销、启用、查看该供应商提供的备件。点击系统设置供应商设置，出现图3-7。图3-7功能键描述：增加:用于新增供应商信息。点击增加按纽，出现图2-6,输入相应的供应商代码、简称、名称等等相关信息，点保存即可。编辑:用于编辑供应商信息。选中网格中某一条记录，点击编辑按纽，会出现图3-8相同的窗口，相应的供应商信息自动显示在该窗口,修改相关信息，保存即可。图3-8注销、启用:用于提示某供应商是否提供备件，方便查看。若该供应商不再供应备件，点注销，反之点启用备件: 用于查看某供应商所提供的备件清单。点备件,出现图3-9.图3-9相关知识： 无3.5服务站设置概述：用于设置服务站所属的中心库、订货类别，订货价格、销售价格。点击系统设置服务站设置，出现图3-10。图3-10功能键描述：检索: 用于筛选服务站。程序将查询条件来筛选服务站。若输入框中无内容，则显示所有服务站。设置:用于设置服务站的相关信息，如服务站所属的中心仓库、订货类别、订货价格、销售价格。点击保存。（见图3-11）图3-11相关知识： 服务站所属中心库，在系统管理中的服务站管理，也可以设置。3.6运输商设置概述：用于管理备件运输商的信息,可以在此增加、编辑、删除运输商信息，设置详细的运费信息。点击系统设置运输商设置，出现图3-12。图3-12功能键描述：增加:用于新增运输商。点击增加按纽，出现图3-13,在新增的网格行中输入相应中心库的代码、运输商代码、运输商名称等相关信息，点保存即可。图3-1编辑:用于运输商基本信息。选中网格中某一条记录，点击编辑，直接在网格中修改相关信息，点保存即可。删除:用于删除运输商。选中网格中某一条记录，点击删除，确认后，该运输商删除。运费:用于设置某运输商的详细运费。点击运费,出现图3-14图3-14相关知识： 无3.7零售客户档案概述：用于管理零售客户的信息。可增加、编辑、删除、注销、启用零售客户。 点击系统设置零售客户档案，出现图3-15。图3-15功能键描述：增加:用于新增零售客户。点击增加按纽，出现图3-16,在新增的网格行中输入相应中心库的代码、客户名称等相关信息，点保存即可。图3-16编辑:用于修改零售客户基本信息。选中网格中某一条记录，点击编辑，直接在网格中修改相关信息，点保存即可。删除:用于删除零售客户。选中网格中某一条记录，点击删除，确认后，该客户删除。注销、启用:用于设置零售客户的状态，若状态为注销，则不能对此客户进行销售。选中网格中某一条记录，点注销，则该客户被注销，反之点启用。3.8配件目录设置概述：用于管理所有与备件相关的信息。可增加、编辑、禁用、启用、设置配件图片等功能。 点击系统设置配件目录设置，出现图3-17。图3-17功能键描述：检索:通过在检索区输入条件，可以检索出相应备件的信息，其中零价格，指的是，批发价、零售价、中心库价、供应商采购价为0的备件。新增:用于新增备件。点击新增按纽，出现图3-18,输入备件编号、备件名称等相关信息，点保存即可。 互换件：指的是可与其它备件互换使用，在此输入其它备件的编号，如果多个，用逗号分开。适用车型：与中心库设置中的授权车系是对应的。表明此配件可用于哪些车型，双击输入框后会弹出选择窗口。图3-18编辑:用于编辑备件信息。选中网格中某一条记录，点击编辑按纽，会出现图3-18相同的窗口，相应的备件信息会自动显示在该窗口,修改相关信息，保存即可。禁用、启用:用于设置备件的状态，若状态为禁用，则此备件将不能被订货与销售。选中网格中某一条记录，点禁用，则该备件被禁用，反之点启用。供应商:用于查看、编辑、删除某一备件的供应商信息。选中网格中某一条记录，点击供应商，会出现图3-19，该备件相应的供应商信息会自动显示在该窗口。点增加直接在网格中输入相关信息，保存即可。 采购等级指的是向供应商订货的优先顺序。1最高，2次之，以此类推。 图3-19调价:用于统一调整配件价格。点调价，会出现图2-4，选择要调价的项目、调价方式、调整浮度，点 确定,确认后所有配件的价格会相应的改变。图3-20图片:用于查看与编辑某一配件的图片。网格中选中某一配件，点图片，会出现图3-21，点加载，从本地电脑中为该配件选择配件图片，点保存即可。图3-21条码:用于为某一配件打印条形码。网格中选中某一配件，点条码，会出现图3-22，点，将打印此条码。图3-223.9修改密码概述：用于修改操作员自己的密码。点击系统设置修改密码，出现图3-23。图3-23功能键描述：输入旧密码，新密码、确认新密码，点确定即可。其中新密码和确认新密码必须输入一致。3.10系统说明概述：用于查看本软件的售后支持电话、软件开发企业的联系信息等。3.11系统升级概述：软件不定期会有升级版本，用来增加新功能或修订错误。若有重大改动的话，系统管理员会设置强行升级，即在软件启动时自动升级。此处是手动升级功能。点击系统设置系统升级，出现图3-24。点是即可。【注意】软件升级会重新启动软件，请将正在操作的业务执行完毕或暂存。图3-24第四章 采购管理4.1供应商订单概述：用于向配套厂商下达采购订单，以及该订单的到货、验收入库操作。 点击采购管理供应商订单，出现图4-1。图4-1功能键描述：增加:用于新增供应商订单。打开:用于查询订单的配件清单。受理:用于代替供应商受理订单。当供应商端尚未安装DMS的配套软件时，由总端人员代为受理。删除:对于未受理的订单可以进行删除。到货:确认订单已到货。验收:将订单中的货物验收入库。入库:根据检索区的查询条件，显示备件采购入库明细清单。供应商订单的操作流程为： 新建供应商订单受理到货验收新建供应商订单:点击增加按纽，出现图4-2。 选择相关的订货方式，默认为常规定货，鼠标双击供应商号输入框，会出现供应商选择框，双击选择即可。此时在供应商备件区，会显示该供应商所提供的备件。双击某一配件，输入采购数量后保存。可以通过点击删除来删除已进入采购备件区的备件。在窗口中点确认，则该订单制作完成。见图4-3图4-2图4-3受理:选中网格中某一条记录(订单状态为未受理)，点击受理，出现图4-4，在该窗口中点受理，确定供货数量，点确认后，该订单成为已受理状态。图4-4到货: 选中网格中某一条记录(订单状态为已受理)，点击到货按纽，出现图4-5, 在该窗口中点到货，确定到货数量，点确认后，该订单成为已到货状态。图4-5验收:此按纽与分类区按纽已到货联动。在网格中选中已到货的订单，点击验收按纽，出现图4-6, 在该窗口中点验收，确定验收通过的数量，点确认后，该订单的备件就进入仓库了。 验收窗口其他按纽说明：验收单打印验收单。缺货查询该订单中缺货的备件。 位置码网格中选中某一备件，点位置码会可以设置或查看该配件在仓库中的位置。 补发对于验收数低于到货数的备件，生成补发订单。 图4-64.2 其他出库概述：适用于非销售订单的出库。 点击采购管理其他出库，出现图4-7。图4-7功能键描述：略 其他出库的操作流程为： 新建其它出库单审核审批出库新建:点击新建，出现图4-8。 选择相应的出库类型，领用部门、领用人，选择出库备件后，点击确认，完成制作。 图4-8审核: 网格中选中处理状态为未审核的记录，点打开。在弹出的窗口中，在审核通过上面打上勾，点审核，则通过审核。见图4-9。图4-9审批: 网格中选中处理状态为已审核的记录，点打开。在弹出的窗口中，点审批，则通过审批。出库: 网格中选中处理状态为已批准的记录，点打开。在弹出的窗口中，点确定，则该笔其它出库单完成出库。点出库单可将该出库单打印出来。4.3其他入库概述：适用于非采购订单的入库。 点击采购管理其他入库，出现图4-10。图4-10功能键描述： 略 其他入库的操作流程为： 新建其它入库单审核入库新建其它入库单:点击新建，出现图4-11。 选择相应的入库类型，入库部门、入库人，选择入库备件后，点击确认，完成制作。图4-11审核: 网格中选中处理状态为未审核的记录，点打开。在弹出的窗口中，在审核通过上面打上勾，点审核，则通过审核。见图4-12。入库: 网格中选中处理状态为已审核的记录，点打开,点确定，则该笔其它入库单完成入库。点入库单可将该入库单打印出来。图4-124.4总部采购计划概述：用于制订采购计划，在做采购入库单时，通过选择采购计划来关联，最后可以输出采购计划的执行情况统计。点击采购管理总部采购计划，出现图4-13。图4-13功能键描述：新建:用于新增采购计划。打开:对已制作好的采购计划进行审核、完成、查看详情。入库单:根据选中的计划，新建入库单。可以在此入库单输入采购计划中没有的配件，但该配件不会纳入采购计划完成率的计算。入库单打印:打印入库单。 总部采购计划的操作流程为： 新建采购计划审核（新建当月入库单）完成计划新建采购计划:点击新建，出现图4-14。 通过输入备件编号首字符、或供应商代码,将备件信息筛选到备件选择区的网格 中。通过双击网格中的记录，备件信息会自动进入已选中备件区,手工输入采购数量。当完成计划时，点击确认保存计划。 在新建计划窗口中，点提取，可根据库存信息，将低于安全库存的备件，自动生成采购计划。图4-14审核: 网格中选中处理状态为未审核的记录，点打开。在弹出的窗口中，在审核通过上面打上勾，点审核，则通过审核。完成计划: 网格中选中处理状态为已审核的记录，点打开,出现图4-16，点完成,则该计划完成，不能再根据此计划新建入库单。图4-164.4采购入库单概述：与总部采购计划在同一界面进行操作。采购入库单新建保存后，可以修改或删除入库单。在财务对入库单审核完成后，则不能继续修改。新建入库单：网格中选中处理状态为已审核的采购计划，点入库单,出现图4-15，新建入库单。通过输入供应商代码，来选择相应的配件,点确认完成入库。 如果入库厂家选错或备件编号选错等原因造成的入库错误，可以直接编辑入库单修改错误，也可以通过再次新建入库单，入库数中输入负数，来修正。 图4-15入库单打印：点击采购入库明细，使用鼠标选择要打印的入库单，点入库单,或在入库单号处输入要打印的入库单号，点检索,再点入库单,可将入库单打印出来。见图4-17。图4-17入库单修改与删除：选中某一张入库单,点击删除按纽则可以删除入库单。注：只有财务未审核以及删除入库单后不会造成负库存的入库单才允许删除。选中某一张入库单，点击打开按纽，出现下图。点击修改按纽，则可以对入库单进行修改，除了入库单号、入库日期、入库人不能修改以外，其它的都可以进行修改。如果要删除某一个配件的入库数，选择该配件，点鼠标右键，会弹出删除按纽，点击即可。如果要修改入库数，双击选中的配件，再输入数量即可。入库单查询： 首先确定入库日期，在检索范围之内，再输入入库单号或原始单号，再点检索按纽，可以查询入库单。也可以选择审核、未审核框来筛选财务是否已审核过的入库单。4.5总部采购计划统计概述：用于对当月采购计划的执行情况，进行统计。 双击计划作业号的输入框，会出现采购计划选择框，选中相应的采购计划后，点点击统计,出现图4-18。图4-18说明：1. 计划品种数:指该计划单中的配件种类。2. 计划完成量：指该计划单中的配件总数量。3. 计划内入库品种：入库单中配件的品种被包含在该计划单的品种数量。4. （计划内）品种所占比例:计划内入库品种/计划品种数5. 计划内入库数量:计划内入库的配件的总数量。6. （计划内）数量所占比例:计划内入库数量/计划完成量7. 计划外入库品种: 入库单中配件的品种被没有被包含在该计划单的品种数量。8. 所占计划品种比例：计划外入库品种/计划内入库品种。9. 计划外入库数量：计划外入库的配件的总数量。10. (计划外)数量所占比例: 计划外入库数量/计划内入库数量4.6代理商采购计划概述：根据中心库最近三个月的备件消耗平均值，做出来的统计，供总部参考。 点击采购管理代理商采购计划，点击统计,出现图4-19。其中计划数量就是平均值。可单独选中某中心库查看图4-194.7形态转换概述：通过使用此功能将某一种配件的库存数强制转换为另一个配件的库存数。此功能慎用，使用不当，会造成库存混乱。 点击采购管理形态转换，出现图4-20。图4-20功能键描述： 略形态转换的操作流程为：新建形态转换单审核新建形态转换单:点新建,输入相关的信息，点确认完成转换。注意图4-21，在该例子中，曲轴止推片5个，强制转换成曲轴正时皮带轮4个。曲轴止推片的库存数减少5个，曲轴正时皮带轮库存增加4个图4-21审核:网格中选中状态为未审核的记录，点打开,在弹出的窗口中，点审核即最终完成形态转换。第五章 销售管理5.1销售订单概述：用于处理服务站上传上来的备件订单。对订单进行受理、审核、发运等操作。点击销售管理销售订单，出现图5-1。图5-1功能键描述：打开:用于查看订单信息，进行初审、受理、备料的操作。 打开与单据分类区的待初审、已审核已受理联动。即，当订单处于待初审状态时，点击打开按纽，可以进初审。当订单处于已审核状态时，打开订单，可以进行受理。当订单处于已受理状态时，打开订单可以进行备料操作。作废用于对单据进行作废。只满足以下条件的订单，才可以作废。1、受理前订货数全部为0；2、受理时受理数全部为0；3、备料后供货数全部为0打回可以将尚未受理的订单打回服务站。因某些原因，如服务站订错、少订等，可将订单打回服务站。删除可以将尚未通过财务审核的订单删除。审批对已初审的订单进行审批。销售对已备料的订单进行销售。发运对已销售的订单进行发运。备件对备件的销售进行查询和统计。点击备件，出现图5-2 可在此查询中心库的接受订货情况、服务站的订货情况,按月份统计备件的订货情况、实际销售情况等。图5-2出库查询已发运出库的备件信息。统计按日统计每日订单数、品种数、订货金额。查询网格中选中某个订单，点查询可以看到上传订单的服务站的基本信息。销售订单的操作流程为： 服务站上传订单初审审批审核（财务）受理备料销售盖章登记发运服务站验收5.1.1订单初审网格中选中订单状态为初审的订单，鼠标双击打开，或点功能键区,出现图5-3。可以在此修改订单的数量。点完成初审。图5-35.1.2订单审批网格中选中订单状态为已初审的订单，点功能键区,出现图5-4。可以在此选择审核通过或不通过，并可输入审核的情况供财务审核时参考。图5-45.1.3财务审核财务部对该服务站的帐户金额进行审查，具体操作请看第六章财务审核中的“销售审核”；只有财务审核通过后备件科才能对该订单进行受理、备料等后续操作。5.1.3订单受理财务部对该服务站的帐户金额进行审查以后，如果是审核通过的订单，则备件科可以进行订单的受理操作。双击订单状态为已审核的订单，进行受理，如图5-5所示界面。点击受理按钮，填写真实的受理数量和预计发货日期，点击保存按钮，即可保存受理情况。图5-5若有部分配件不能满足供货，系统提示是否拆分订单，如图5-6。图5-6点击是，显示如下图 5-7所示：图5-7您可按需要选择拆分后订单的供货仓库，再点击确定，系统自动将缺货部分备件生成一份订单，且生成后的订单状态是“已审核”，可以立即进行受理，若受理后还是有部分配件不能满足供货，还可以再拆分订单，从另外的仓库供货。5.1.4订单备料双击订单状态为已受理的订单，进行备料，如图5-8所示界面。点击备料按钮，填写真实的供货数后，点击保存按钮即可进行备料并完成操作。图5-85.1.5订单销售选中订单状态为已备料的订单，点击销售,进行销售操作，如图5-9所示界面。点击确定后，可以开票和打印销售单和通知单。图5-95.1.6订单盖章选中订单状态为已销售的订单，点击打开,进行盖章登记操作，如图5-9所示界面。点击盖章即可。5.1.7订单发运选中订单状态为已销售的订单，点击发运。如图5-10所示界面。输入运输公司、运费等相关信息后，点确定,此订单状态变为已发运，等待服务站验收。图5-105.2退货处理概述：用于服务站的配件退货。服务站端无退货申请功能，由总部全程操作。点击销售管理退货处理，出现图5-11。图5-11功能键描述：打开:用于对已制作好的退货单进行审核、验收的操作。此按纽与分类区的各个功能键联动。当分类区选择未审核时，点击打开，可以执行审核操作。当分类区备件部已审核时，点击打开，可以进行领导审核操作,以此类推。退货处理的操作流程为： 新建退货单备件部审核领导审核总部验收。新建退货单:点击新建。如图5-12所示界面。输入服务站号，退货说明、退货备件等信息，点击保存图5-12备件部审核: 双击网格中选中某一退货单，显示如图5-13所示界面。点击审核,输入备件部意见，是否通过，点保存,完成备件部审核。领导审核与验收: 与备件部审核类似，不再详述。另验收时可以输入实际验收数量。图5-135.3代开订单概述：此功能主要是用于服务站还没有使用我们的服务站端的软件的时候。由总部人员代替服务站制作订单。可在此新建订单，并查看该订单相关的处理信息。订单新增后，回到菜单销售管理销售订单中继续进行处理。点击销售管理代开订单，出现图5-14。图5-14功能键描述：新建:用于新建订单。打开:查看订单的详细信息。与鼠标双击订单效果一样。新建订单: 点击新建。如图5-15所示界面。输入服务站号，回车，系统将自动将服务站名称、到货地址填充到相应的输入框中。输入备件编号，备件数量，点确认后,完成新建订单。图5-155.4零星销售概述：此功能主要是用于对服务站以外的客户进行销售。点击销售管理零星销售，出现图5-16。图5-16功能键描述：打开: 用于对已制作好的订单进行审核、备料、出库的操作。网格中选中某一条记录，点打开,进行相应的处理。零星销售的操作流程为：新建零售单审核备料盖章登记出库具体操作与销售订单操作类似，不再详述 。5.5零售退货概述：此功能主要是用于处理零星销售的配件产生的退货。点击销售管理零售退货，出现图5-17。图5-17功能键描述：修改:尚未审核的退货单可以进行内容修改。打开: 用于对已制作好的订单进行审核、退货的操作。零星退货的操作流程为：新建零售退货单审核退货 具体操作与销售退货类似，不再详述。5.6月度计划概述：对服务站每月上报的月度采购计划，进行确认和统计。参考统计出来的结果，规划总部备件的采购计划,用以提高供货满足率点击销售管理月度计划，出现图5-18。图5-18功能键描述：打开:查看月度计划的详细信息。确认:确认已收到服务站上报的月度计划。统计: 根据服务站上报的月度计划，与实际的供货情况进行统计。 此按纽与分类区的按纽联动。如当选中了分类区的品种符合率，点统计时，显示的就品种符合率的统计结果。计划备件统计：用于统计计划中总共订了哪些备件、多少数量。计划满足率： 实际订货数量/计划订货数量。紧急订货比率：紧急订单数/总订单品种符合率：实际订货的配件种类与计划中的配件种类符合率。项次符合率: 与计划中的相同零件的实际订货数量/月度计划中的零件数量5.7作废单据闭环概述：对已经作废的单据进行闭环处理，使数据库中的信息进行闭环。点击销售管理作废单据闭环，出现图5-19,点是即可。图5-19第六章 财务审核6.1销售审核概述：用于对服务站的订单，进行资金审核。点击财务审核销售审核，出现图6-1。图6-1功能键描述：打开:查看订单的详细信息。审核:对选中的订单进行审核。通知: 对于审核不通过的订单，用此按纽打印催款通知单。销售审核：检索出待审核的订单，选中，点审核,出现图6-2,财务人员根据实际情况，选择是否审核通过。如果审核不通过，系统自动的给出催款提示，向对应的服务站发送在线信息。图6-26.2调拨审核概述：用于对中心库的调拨申请，进行资金审核。点击财务审核调拨审核，出现图6-3。图6-3功能键描述： 略调拨审核：检索出待审核的订单，选中，点打开,出现图6-4,财务人员根据实际情况，选择是否审核通过。其中的重算按纽，可以将配件的价格自动从配件目录中再次同步过来。图6-46.3催款记录概述：用于查看催款记录。点击财务审核催款记录，出现图6-5。.图6-5功能键描述：打开:查看某服务站的详细催款记录。查询:查看某服务站的基本信息。6.4服务站往来帐概述：用于查看、维护，与服务站之间的往来帐。并可以查询所有服务站的余额，以及打印对帐单。点击财务审核服务站往来帐，出现图6-6。.图6-6功能键描述：打开:查看某服务站的详细催款记录。查询:查看某服务站的基本信息。新建:录入服务站往来帐信息。统计:查询所有服务站的余额信息。打印:输入服务站号，选定日期范围，点击该按纽，可以打印对帐单。6.5发票管理概述：用于新建、查看销售发票。点击财务审核发票管理，出现图6-7。图6-7功能键描述：新建:登记一张新的发票。修改:未寄出的发票可以进行修改。删除:未寄出的发票可以删除。打开:查看发票信息并可打印销货清单。新建开票 点新建按纽出现下图6-8。图6-8类型框中有三个选项，分别是销售、调拨、零售。相对应的，选择销售时，开服务站销售订单的发票,双击服务站号输入框，选择相应的服务站;零售，开零售发票，双击服务站号输入框，选择相应的零售客户；调拨，开调拨发票,双击服务站号选择相应的中心库。（本软件中调拨专指中心库向总部仓库的往来） 输入相关的服务站号，点检索后，会出来需要开票的相关订单。输入发票信息，点确认即完成发票登记。第七章 库存管理7.1库存维护概述：查询、维护备件库存信息。点击库存管理库存维护，出现图7-1。图7-1功能键描述：修改: 修改配件库存属性。删除:可删除库存数为零的配件。汇总:如具有最大权限，可将所有中心库库存汇总查看。封存:封存后配件将不能被销售，除非解除封存。统计:统计库存中所有配件总数、所值金额。呆滞:根据检索区中设置的呆滞天数，显示呆滞的配件。该按纽右侧的呆滞按纽，可统计呆滞的配件种类、金额。台帐：显示某一配件的详细进出库记录。进出库：显示某一配件的全部进出库记录。查询：查询封存配件的具体情况。修改库存属性: 选中某一配件，点击修改，显示如图7-2，修改对应的数据后，点击保存即可。图7-2配件封存与解封：选中某一配件，点击封存，显示如图7-3，输入“备件数量”后，选择“封存”或“解封”，再点击确认即可对配件进行封存或解封。图7-3缺货查询：点击缺货，显示如图7-4，仓库中所有低于安全库存的备件都显示在网格中。图7-4呆滞查询：在呆滞输入框内，输入呆滞天数，点击呆滞，显示如图7-5，仓库中所有低于安全库存的备件都显示在网格中。图7-5点击右测的呆滞,可以统计各中心库的呆滞备件，如图7-6。图7-6台帐查询：点击台帐，显示如图7-7，输入要查询的中心库号、备件编号，选择起止时间，点确定就可以查询该备件详细的进出库记录，如图7-8。图7-7图7-8进出库查询：点击进出库，显示如图7-9，输入要查询的中心库号、备件编号，选择起止时间，点确定就可以查询该备件详细的进出库记录。如图7-10图7-9图7-10查询封存备件：点击查询，显示如图7-11，输入封存天数，点确定就可以查询仓库中所有封存备件的信息。如图7-12图7-11图7-127.2库存盘点概述：对指定仓库的备件进行盘点。点击库存管理库存盘点，出现图7-13。图7-13功能键描述：抽取: 新建盘点单。删除: 仅用于删除状态为未盘点的盘点单。库存盘点的操作流程为：抽取盘点单盘点考核审核抽取盘点单：点击抽取，显示如图7-14，图7-14选择相应的盘点方式，点确定,出现图7-15图7-15点击抽取、确认后完成盘点单的生成。并可在此打印盘点单。盘点：选中未盘点的盘点单，点击打开，显示如图7-16。输入实际的盘点数量，点击盘点,完成盘点。图7-16考核：选中已盘点的盘点单，点击打开，显示如图7-17。输入实际的盘点数量，点击考核,完成盘点单的考核。图7-17审核：选中已考核的盘点单，点击打开，在弹出的窗口中，点击审