农村商业银行股份有限公司信贷档案管理制度.doc

*农村商业银行股份有限公司信贷档案管理制度第一章 总 则第一条 为加强*农村商业银行股份有限公司（以下简称本行）信贷档案的管理，规范信贷档案的收集、整理、归档、保管和利用行为，保证信贷档案的有效性、安全性和完整性，依法维护银行债权，防范和化解信贷风险，根据中华人民共和国档案法及上级部门的规定，特制定本制度。第二条 本制度所称信贷档案是指本行在过去和现在办理信贷业务过程中，形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的具有保存价值的文件、凭据和图表等资料。主要由信贷客户的基本信息资料、融资业务资料、登记簿、台帐及相关法律文件等组成。第三条 本制度所称信贷档案管理是指本行对信贷档案进行收集、整理、保管、借查阅、立卷归档等基础管理的过程。第四条 本制度所称信贷业务包括表内信贷业务（本、外币贷款、进出口贸易融资下贷款、贴现、银行卡透支、信用垫款等）和表外信贷业务（信用证、银行承兑汇票、担保、贷款承诺等）。第五条 本制度所称借款人，是指在我行办理信贷业务的企事业法人客户及自然人客户。第六条 信贷档案管理须坚持“统一领导、规范管理，责任到人、加强监督”的基本原则。第二章 组织管理体系第六条 信贷管理部为负责信贷档案管理的职能部门，负责制订信贷档案管理办法，承担对信贷档案管理进行辅导、监督和检查的职责，同时参照本制度的要求负责全行各类信贷汇总报表、信贷审批资料、信贷检查资料、上报资料等方面档案的管理工作。第七条 各支行负责本单位所办理信贷业务档案的管理。各支行主持工作行长对本单位的信贷档案管理负领导责任；信贷人员负责对所分管信贷客户信贷档案资料的收集、整理、立卷和日常维护工作，对信贷档案资料的真实、完整、有效、保密等负责，并以一个信贷客户（含除农户小额信用贷款外的自然人信贷客户）为单位，实行 “一户一档”的管理方式；各支行须配备一名兼职信贷档案管理员，在信贷档案移交后负责信贷档案资料的整理、立卷、归档、保管工作，对信贷档案资料的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。第八条 稽核审计部负责信贷档案管理的稽核监督。第三章 信贷档案的分类第九条 信贷档案分为五类：（一）信贷客户基本信息资料类：指信贷客户的基本信息资料及贷款担保法律文件等资料（内容详见附件一）；（二）融资业务资料(法人客户、个人客户)（内容见附件二）；（三）信贷报表资料类：指支行按月、季、年编制的各类报表；（四）重要文件类：协议书、起诉书、执行书、裁定书，呆账贷款核销材料等。（五）信贷登记簿、台账类：主要是指各类信贷登记簿、台账。第四章 信贷档案管理的基本要求第十条 信贷档案的管理须达到内容完整、资料齐全、科学排列、整洁美观、便于利用的要求。第十一条 档案盒必须用专用铁质文件柜按编号顺序立式存放。第十二条 他项权证、有价单证等须及时移交会计人员入库保管，并填写“重要物品交接登记簿”，信贷人员与会计人员分别签名盖章，办理交接手续。第十三条 信贷人员应按信贷管理的要求，对“一户一档”中信贷业务办理完毕及过时的档案资料及时进行清理；对借款人年检资料、变更文件和重大事项等方面的资料要及时进行收集和补充。第十四条 信贷档案资料要用黑色墨水钢笔书写，有关统计报表、资料等只能用圆珠笔、复写纸套写的，要将最清晰的一联归档保存；传真件应复印后保存。第十五条 卷内档案资料以左边、底边对齐，要去掉金属物，对规格小的资料（借据、凭证等）、破损的资料应托裱；字迹已扩散的应复制后与原件一并立卷。案卷采用三孔一线的方法装订，不立卷装订的材料，应逐件用细线装订。第五章 信贷档案的管理第十六条 信贷档案资料年度内的收集、整理和保管（一）信贷人员负责所分管信贷客户信贷档案资料的收集和整理工作，并按户建档（法人客户），信贷客户的基本信息资料及贷款抵押、担保资料一律用本行统一印制的档案盒保存，按要求排序并用电脑制作档案盒内文件目录，在档案盒脊背上标明编号（3位数）、借款单位等项目，档案盒封面标上编号、编制单位、借款人、建档日期、经办人等项目。法人客户融资业务资料用铁夹夹住，按发生时序排列用档案袋保管，中长期贷款相关资料单独装订保管。个人贷款资料按户、按科目、按发生时序排列用档案袋保管。（二）信贷人员也负责日常自身所编制信贷报表资料、记载的各类信贷登记簿、台账及与所分管信贷客户有关的重要文件（协议书、起诉书、执行书、裁定书，呆账贷款核销材料）的收集和整理工作。第十七条 信贷档案资料的归档和立卷（一）信贷人员各自在年初对上年度内信贷业务办理完毕及具有保存价值的信贷业务档案料(如过期的营业执照、超期限的抵押、保证合同等)，按年按户按保管期限分别收集整理。法人客户档案按信贷客户信息资料、融资业务（含银票签发）资料（以发生时间为序），一户一卷（一户多卷）或一类一卷（多类一卷）进行装订；个人客户贷款资料按科目大小顺序多类一卷或一科目一卷（一科目多卷）进行装订，用号码机在资料右上角逐页打上页码，用电脑制作档案卷内文件目录，统一用本行印制的信贷档案卷皮纸为封面，按卷装订。在档案卷脊背上标明档案号、年号、档案名称等项目，档案卷封面标上档案号、年号、档案名称、编制单位、经办人等项目。（二）信贷人员各自在年初将上年度信贷报表、信贷登记簿、台账及所分管的重要文件（协议书、起诉书、执行书、裁定书、呆账贷款核销材料等）等信贷档案资料按年按类别收集整理后，移交兼职信贷档案管理员，由兼职信贷档案管理员负责，按一类一卷（多类一卷）的要求进行归档和立卷。第十八条 信贷档案资料的保管。（一）信贷人员应于次年1月底前信贷档案资料整理立卷装订完毕，移交兼职信贷档案管理员。由兼职信贷档案管理员负责登记信贷档案登记簿，于次年2月中旬前入综合档案室保管。（二）信贷档案的保管期限根据信贷客户与支行的信贷关系分为短期、长期、永久三类。短期保管期限为五年（信贷客户还清支行贷款（银票）结束信贷关系后，在五年内未与本行发生信贷业务的档案资料）。长期保管期限为15年（信贷客户与本行保持信贷业务关系的，其相关的信贷资料）。（三）信贷报表、信贷登记簿、台账及与重要文件（新开户贷款呈批表、协议书、起诉书、执行书、裁定书，呆账贷款核销材料等）为永久保管。第十九条 信贷档案的保密和利用（一）信贷档案保管人员要对信贷档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期对信贷档案的保管情况进行检查，发现问题，及时整改。（二）各支行要建立信贷档案的调阅登记制度，内部人员需调阅信贷档案的，需填制“信贷档案调阅单”，并经主持工作行长签字同意，方可调阅。公安局、检察院、法院等国家执法部门需调阅信贷档案时，必须持有调阅公函，由支行指定专人负责陪同调阅。调阅人可对所需的档案可以进行复印，但不得抽走原件。第二十条 保管期满的信贷档案要按照以下程序进行销毁（一）支行提出销毁意见，编制信贷档案销毁清册，列明销毁档案的名称、册数、起止年度和应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）经总行分管信贷副行长同意，并在信贷档案销毁清册上签署意见。（三）信贷管理部、稽核审计部共同派员监销。监销人员在销毁信贷档案前，应按照销毁清册上的内容进行清点核对正确。销毁后，要在销毁信贷档案清册上签名盖章，并将监销情况向总行分管信贷行长汇报。第二十一条 奖 惩（一）对于信贷档案管理成绩突出的单位和个人，总行将给予一定的精神和物质奖励。（二）对于未按本管理办法规定履行职责，造成信贷档案损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造信贷档案和擅自透露信贷档案信息的行为，一经发现，视情节轻重，严肃追究当事人的经济、行政责任，触犯法律的移交司法部门追究法律责任。第六章 管理文件（一） 合规文件1、贷款通则2、中华人民共和国档案法3、*省档案管理条例4、*省农村信用社信贷档案管理办法（暂行）5、保密管理规定6、抵（质）押物凭证管理规定7、员工违规违纪处罚管理规定8、稽核处罚管理规定（二） 记录清单1、法人客户基本信息资料及贷款抵押担保等备查资料目录2、法人客户融资业务资料（排列顺序）3、信贷业务档案资料清单 4、信贷业务档案交接清单 5、信贷档案案卷封面 6、信贷业务档案资料出借单 7、信贷业务档案借/阅登记簿8、信贷档案卷内资料目录9、信贷档案销毁清单 10、信贷业务档案案卷封面 附件1：法人客户基本信息资料及贷款抵押担保等备查资料目录（档案盒保管资料）企业营业执照（复印件） -1企业法人代码证（复印件） -2法人代表身份证（复印件） -3法人代表履历、履约信息资料 -4企业章程（原件） -5工商注册验资证明（原件） -6税务登记证（复印件） -7公司股东签字样本（原件） -8特殊行业生产经营许可证（复印件） -9开户许可证（原件或复印件） -10贷款卡复印件 -11新开户贷款呈批表 -13产品质量证书（复印件） -14企业改制、改组等相关资料 -15企业资产负债表 -16企业损益表 -17现金流量表 -18贷款五级分类认定表（五级分类报告） -19贷款风险分析季度报告表 -20年度授信报告及相关资料 -21企业资金银行结算流水帐 -22企业年度审计报告书 -23企业资产评估报告书 -24企业承诺书（抵押、还款等） -25全年产品销售合同 -26其他资料 -27借款合同 -28贷款抵押合同（原件） -29抵押物清单（原件） -30他项权证（复印件） -31董事会同意抵押意见书（原件） -32股东最高额保证合同（原件） -33最高额保证合同（原件） -34董事会同意担保意见书（原件） -35担保人当期资产负债表 -36担保人当期损益表、 -37担保人当期现金流量表 -38附件2：法人客户融资业务资料（排列顺序）一、贷款业务企业申请借款报告书 -1董事会同意借款决议书 -2企业还款承诺书 -3贷前调查报告 -4贷款呈批表（含电子准贷证 ） -5原料采购合同 -6增量贷款责任状 -7信贷咨询系统查询责任状 -8贷款用途监督卡 -9贷款到逾期催收通知书 -10还贷证明单 -11（如上述贷款是一次性，应附借款合同、抵押、保证合同及相关资料）二、签发银行承兑汇票业务企业申请签发银行承兑汇票报告书 -1董事会同意申请签发银行承兑汇票决议书 -2签发银票业务调查报告 -3银票业务呈批表（含电子准贷证） -4银票保证金协议书 -5原料采购合同 -6银票敞口担保合同 -7董事会同意担保意见书