研究生工作秘书角色定位和队伍建设初探.docx

研究生工作秘书角色定位和队伍建设初探研究生工作秘书角色定位和队伍建设初探 摘要：随着研究生教育的发展，研究生工作秘书岗位越发重要，他们是研究生培养管理的全程陪护者、直接践行者、信息传递者、信息化建设者、管理规范化的宣传者和守护者。然而目前研究生工作秘书岗位存在着专业队伍尚未建成、岗位角色定位不明确、职业化程度低等问题。究其原因，主要是受功利主义思潮、过度经济化思潮等因素影响。为了建设好研究生工作秘书队伍，提高其工作效率，应该从优化队伍结构、加强职业道德和职业精神培养、建立提高研究生工作秘书业务能力的长效机制、建立研究生工作秘书工作激励机制等方面着手解决。 关键词：研究生工作秘书；角色定位；队伍建设 论文联盟一、研究生工作秘书角色定位和岗位要求 1.研究生培养管理的全程陪护者。称研究生工作秘书为全程陪护者一点不为过，在研究生还是考生时，研究生工作秘书接受考生对本单位研究生招生各个方面问题的咨询；研究生入学后，其培养过程中的每一个环节都离不开研究生工作秘书的组织、安排、督促、审核；研究生毕业后即成为校友，还是通过和研究生工作秘书与母校保持联系。作为全程陪护者，研究生工作秘书是一扇窗，其工作能力和工作态度展示招生单位形象，影响招生单位声誉，不是教师，但也以教师身份出现在学生面前，其言谈举止代表教师形象，对学生起示范作用。因此，一个合格的研究生工作秘书应注重自己工作能力、工作态度、言谈举止等全方位素养。 2.研究生培养管理的直接践行者。院系一级的研究生培养管理工作具体而复杂，研究生工作秘书就是这项管理工作的直接践行者。从纵向看，每一级研究生需要经历从考研，到学习，到申请学位的一系列环节；从横向看，研究生工作秘书需要同时面对不同年级的研究生，他们处于不同的培养阶段，使得研究生工作秘书的工作千头万绪，纷繁复杂。另外，许多工作还具有极强的时效性。面对这样的工作局面，要想将工作处理得有条不紊并不简单，研究生工作秘书如果没有足够的耐心、细心投入工作，如果没有认真探索和总结规律，如果不是本着为师生服务的精神面对工作，就会疲于应付，整个工作状态陷入被动，不仅难以做出成效，还容易出现纰漏。 3.研究生培养管理的信息传递者。研究生工作秘书是研究生培养管理的枢纽，是研究生院、院系领导、导师、研究生之间政策宣传、信息传输、意见反馈、矛盾调解的中心。这就要求研究生工作秘书首先必须具有较强的文字理解领悟力，正确理解文件、政策、通知并据此准确安排各项工作，如果在源头上发生错误，则后面的工作只能是传播错误；其次，研究生工作秘书必须当好主管领导的助手和参谋，一个好的研究生工作秘书除了认真完成领导安排的工作任务，还要能够为领导提供建议和意见，在领导有所忽视的地方要能够提醒注意，要能够把握全局，常规工作自主完成，特殊问题请示领导，这样才能减轻领导负担，真正发挥作为秘书的作用。 4.研究生培养管理信息化的建设者。随着研究生招生规模的扩大，原来人工管理模式远不能适应，很多高校都开始建立起研究生管理的信息化平台，既提高管理效率，也加强管理规范性。如果说技术人员是信息化平台的搭建者，那么研究生工作秘书就是信息化平台的真正建设者，因为网络数据库要投入使用，其有效信息都是由研究生工作秘书录入进去的，同时将在使用过程中会遇到的问题反馈给技术人员以便改善。信息化建设对研究生工作秘书的计算机和网络使用能力的要求大大提高，只有这两方面能力都具备，才能适应现代化快节奏的管理需求。作为研究生工作秘书应该勤于学习这方面知识，苦于锻炼这方面能力，赶上时代的要求。 5.研究生培养管理规范化的宣传者和守护者。研究生培养管理必须规范化，对于不符合政策和标准的要求，研究生工作秘书要勇敢而坚定地说不，维护研究生管理工作的规范性和公平性。在工作过程中要做到宣传在先，抗拒不殆。即先要积极努力地向师生们宣传相关政策标准，尽量减少因政策不明而违规，最后在考核时则严抓底线，绝不手软。因此，研究生工作秘书除了要修炼坚定的政治立场，不犯错误，也要提升自己的人际沟通能力，只有良好的沟通，才能得到他人的理解、支持、帮助、配合，从而建立相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。 二、研究生工作秘书岗位现状 1.研究生工作秘书尚未建成专业队伍。跟本科生教学秘书队伍相比，研究生工作秘书队伍尚显年轻，专业化建设时间不长，队伍还不成规模；跟辅导员相比，研究生工作秘书队伍略显杂乱，入职门槛比较 低，不少研究生工作秘书都是由其他工作人员兼职，或者是即将退休的工作人员临时担任。例如很多单位的研究生工作秘书都是由本科生教学秘书或辅导员兼任，兼职容易造成人员流动过于频繁，这对专业化的队伍建设非常不利。尽管研究生工作秘书的工作一般人略经培训都可以做，但要真正做好这项工作，对秘书本身的素质要求相当高，这一点显然没有得到足够重视。 2.研究生工作秘书角色定位不明确。研究生工作秘书究竟在研究生培养管理工作中承担着什么样的角色？无论是研究生工作秘书本人还是其他相关人员，都没有正确定位研究生工作秘书。尽管比较复杂，大致可以分成两类，即同时兼具管理者角色和服务者角色。作为管理者，应该使研究生培养符合国家政策和培养标准，培养流程规范有序；作为服务者，应保持良好的精神风貌，为师生提供耐心、热情、周到的服务。管理者和服务者的角色是相互融合的，管理即为师生提供一种规范性的服务，服务则是通过对师生提供合理的帮助而达到管理的目的。只有同时定位为管理者和服务者并理清二者之间的关系，才能保持二者之间的平衡而不偏向任何一方。 3.研究生工作秘书职业化程度低。作为一个职业，一个岗位应该具有明确的奖惩制度，具有明确的晋升空间，但研究生工作秘书则是一个职业化程度很低的岗位，既不像辅导员那样可以走职称晋升的道路，也不像其他管理岗位那样具有职位晋升的空间。尽管我们提倡从事这一岗位的工作人员应该甘于奉献，但从职业生涯的发展来说，还是无法激励研究生工作秘书的积极性，尤其是加入这个队伍的年轻人。 三、研究生工作秘书岗位存在问题的原因分析 1.功利主义思潮的影响。中国三十年的改革开放，既是经济体制和政治体制激烈变革的时代，也是社会观念发生变革的时代。改革过程中出现的功利主义思潮渗透到社会生活的方方面面，各行各业的人们都无法回避它所带来的冲击。功利主义思潮在社会上表现为功利意识日益表面化、普遍化。在经济手段的刺激下，人们既有了只有通过自己的贡献才能实现自身利益的意识，也增强了个人的物质利益相对于群体利益的独立感，并且日趋注重个人物质利益的满足程度。在利益观念强化的同时，竞争观念明显增强，人们更加重视效益，积极向上，锐意进取。这些精神气质符合时代发展要求，适应改革需求，具有进步意义。但由于社会主义商品经济的长足发展和完善规范的市场体系尚未最终形成，狭隘的功利主义劣根性也展露无遗，这些精神气质深刻地影响到人们职业选择的观念。功利主义的立论基础是自然主义的人性论，即快乐主义的目的论。功利主义确立功利为最高道德原则。功利作为给人们幸福的因素，除利益外，还包括金钱、荣誉、地位和美德。研究生工作秘书岗位作为一个服务性的岗位，作为一个新兴的尚未得到足够重视的岗位，其给人的幸福感明显逊色于其他工作岗位。 2.过度经济化倾向的影响。市场经济的基本要义是自由竞争和利润最大化，要求通过看不见的手对资源进行自由优化配置。人们在职业选择的时候受一种过度经济化倾向的影响，所谓人往高处走，水往低处流。通过对一些年轻的研究生工作秘书的了解，大家坦陈：都是同期毕业的同班同学，大家在同样的学校就读，都花了同样的代价去求学读书，并不见得工作能力有多大差别，没有理由让大家享受的待遇有如此悬殊的差别。市场面前人人平等，在市场面前谁也不愿意为自己的奉献埋单，因此换个更好的单位或岗位就成了人之常情。 四、加强研究生工作秘书队伍建设建议与策略 1.优化研究生工作秘书队伍结构。一支结构合理的研究生工作秘书队伍包括学历结构、年龄结构、职称结构。学历结构是指研究生工作秘书队伍中各种学历所占比例。研究生工作秘书属于高等教育管理人员，一方面因为研究生管理本来就是属于高层次的管理；另一方面因为研究生管理工作越来越复杂，科学化、信息化、规范化要求越来越高，提高研究生工作秘书学历层次也是其胜任现代化管理的必然要求。目前研究生工作秘书学历总体水平较低，本科以上学历人员很少。年龄结构是指研究生工队伍的年龄分布状况，它制约着这支队伍管理工作的活力和潜力。尽管近年来有少量年轻教师加入研究生工作秘书队伍中，但总体上，研究生工作秘书年龄偏高，中年骨干缺乏，青年补充人员不足。合理的年龄分布应该是青、壮、中、老的分布依次减少，比例合理，平均年龄要低一些，这样才能保持这支队伍的活力，保持较高的工作水平和效率。职称结构是指研究生队伍中高、中、初级职称的比例关系，它体现和反映了师资队伍的基本素质，制约着师资队伍的建设与发展。研究生工作秘书中拥有中、高级职称或职级的比例非常低，很难吸引或留住具有中高级职称的人才，调整这支队伍的职称结构是稳固队伍的重要手段。 2.加强研究生工作秘书职业道德和职业精神培养。研究生工作秘书的职业道德和职业精神概括起来主要有两个方面，一是责任意识，二是服务意识。责任意识首先就是要培养对本职工作高度负责的精神，尽管日程工作纷繁复杂，却不允许在任何环节上出现任何差错。其次，责任意识还体现在把自己的工作视为提高我国研究生培养质量不可或缺的重要组成部分，不要认为提高研究生培养质量是导师的事情，与自己无关，从高处来看待自己的工作，高度提升责任意识。服务意识从浅层次来看，指的是研究生工作秘书树立高度的服务意识，意味着要为师生提供热情周到的服务。从深层次来看，研究生工作秘书必须从服务者角度出发去安排所有的工作，周密考虑怎样安排才会最节省别人的时间和精力，相反，把麻烦和劳累留给自己。 3.建立提高研究生工作秘书业务能力的长效机制。研究生工作秘书只有不断学习，与时俱进，才能适应研究生教育管理新形势的需求，因此要多进行专业培训和定期交流。专业培训包括培训研究生工作秘书的计算机操作能力和网络使用能力、文字处理能力、人际交往能力。定期交流是指通过各种形式定期将大家聚集在一起，互相交流，分享经验，消除误会，增进理解，促进大家更好地开展工作。 4.建立研究生工作秘书工作激励机制。首先，要提高研究生工作秘书的待遇。奖金分配中要体现多劳多得；其次，要开展评优秀评先进活动。对于表现突出的研究生工作秘书要给予表彰。再次，要建立研究生工作秘书的职业晋升制度，使其在职业发展上有一定的提高空间。 参考文献： 徐翠华，葛志芹.当代研究生培养管理的特征分析J.扬州大学学报（高教研究版），2007，11（3）：90-93. 雷雪芹.对高校研究生培养管理工作的思考J.黑河学刊，2007，（1）：94-96. 王计生，吴俊川，蔡秀梅.对研究生培养管理工作的思考J.高等教育研究，2006，（3）：40-41. 徐翠华.高校硕士研究生培养管理现状调查及对策研究J.黑龙江高教研究，2007，（12）：62-65. 刘少林.构建研究生培养管理工作新机制J.