《文件管理制度》doc版.docx

文件管理制度1、 目的受控文件是质量活动和施工的依据，对其加强管理，以保证公司各职能部门、人员在质量管理活动和施工全过程都能使用相关受控文件的有效版本，是确保质量保证体系有效运转和工程质量的需要。2、 适用范围本制度适用于质量保证体系文件、外来文件（包括法律、法规、安全技术规范、标准，锅炉出厂文件和设计文件，安装监督检验报告，分供方产品质量证明文件和资格证明文件）等文件的管理。3、职责3.1 质量保证体系文件、安装监督检验报告的管理归口质控安全部.。3.2 规范标准、锅炉出厂的技术文件、分供方产品质量证明文件和资格证明文件的管理归口技术工程部。3.3 行政文件的管理归口综合办公室。3.4 相关受控文件实行相关质控系统责任人负责制。4、管理程序4.1 质量保证体系文件4.1.1 文件的编制a.质量保证体系文件的编制由总经理负责，具体由质保工程师组织各质控系统责任人和有关技术工艺人员按照与锅炉安装改造维修相关的法律、法规、规范、标准要求和本公司的实际情况进行编制。b.质量保证体系的其它文件与质量保证手册要协调，不得与质量保证手册的要求抵触。c.文件的文字表达应简明、准确、易懂，编制格式要尽可能统一。4.1.2 文件的标识文件均要进行标识，有醒目的标题和文件编号。4.1.3 文件的审核批准a.质量保证手册由质保工程师审核，总经理批准颁布执行。b.管理制度由相关质控系统责任人审核，质保工程师批准。c.作业（工艺）文件由相关质控系统责任人审核，其中通用工艺和焊接超次返修工艺还要经技术负责人批准。4.1.4 文件的发放a.文件发放时均要有发放编号和注明受控状态。b.文件发放时按发放范围由持有者在JL0401-2008文件发放、回收记录上签收，持有者应妥善保管，不得涂改和外借，如有遗失应及时向管理部门报告与申请。c.质量保证手册和管理制度的发放范围为公司领导层成员、各职能部门负责人、各质控系统责任人、检验与试验人员等。d.作业文件根据工作需要发放到有关职能部门和项目部。4.1.5 文件的修改和修订再版a.质量保证体系文件遇有下列情况之一时，应及时准确地修改：(1)文件不适应单位实际情况，可操作性不够；(2)组织机构与管理职责有重大变化时；(3)相关的法律、法规、规范、标准有较大变化时；(4)内部质量审核和管理评审对体系提出必要改进要求时。b.文件修改均应填写JL0402-2008文件更改许可单，作为更改原因记录予以保留。c.文件的更改申请、起草、审核、批准，一般情况下与原文件编制、审核、批准程序相同。d.当更改涉及到二份以上文件时，应考虑到受其影响的所有部门与活动。在实施更改前应评估对其它部门的影响程度并通知受影响的有关部门。e.文件修改审批后，将更改后的文件按规定的发放范围发放到位，原作废文件及时收回并及时在JL0401-2008文件发放、回收记录上登记。f.当许可证有效期满8个月前，对质量保证体系文件要全面修订再版，以利于在换证评审时按再版的质量体系文件提供各质量要素控制的工作见证。4.2 法律、法规、规范、标准4.2.1 设计与工艺质控系统责任人要留心掌握法律、法规、规范、标准的动态，与有关标准机构、出版社、杂志社取得联系，按照公司需要及时采集新的法律、法规、规范、标准，常用的要多购一些。4.2.2 利用各级特种设备安全机构组织的宣贯、研讨会，派出对口合适的人员参加学习的同时收集新的规范、标准。4.2.3 常用的规范、标准，按工作需要发放到有关部门、相关质控系统责任人外，公司资料档案室至少要保存一套完整的法规、规范、标准供查阅。4.2.4 新的法律、法规、规范、标准颁发后，视其内容，分别由技术负责人、质保工程师及相关质控系统责任人组织宣贯，质量保证体系要及时下发JL0403-2008新标准贯彻实施通知单，明确开始执行日期。4.3 锅炉出厂文件和设计文件锅炉出厂文件和设计文件按ZD0701-2008图样资料审查制度、ZD1203-2008开箱验收制度执行。4.4 锅炉安装监督检验报告 锅炉安装监督检验报告由检验与试验质控系统负责人和质检员负责收集归入工程资料归档和移交。4.5 分供方的资格证明和产品质量证明文件4.5.1 由材料质控系统责任人主持对分供方的质量保证能力进行评价出具评价报告，建立合格供方名录，分供方的资格证明文件作为评价报告的附件保存，按年度归档。4.5.2 分供方的产品质量证明文件，由材料检验员归入材料（零部件）检验台账中保存，按年度归档。4.6 文件的保管和保存期4.6.1 发放到个人和部门的文件，由持有者和部门负责人负责保管。4.6.2 质量保证体系文件和法规、规范、标准公司资料档案室至少各要保存一套完整的文件。4.6.3 质量保证体系文件只要再版了，原文件就作废,按原发放范围及时收回，由主管部门办理销毁手续，经质保工程师批准后执行。若需留用备查的，由档案室和质保工程师保管，须作出标识。4.6.4 相应的法律、法规、规范和标准修订再版后，新的文件就取代了原文件，执行新文件的同时原文件自然淘汰。4.7