[企业管理]UserMenu_142_预收帐款.doc

首首都都机机场场集集团团 财财务务信信息息系系统统 （S SA AP P）操操作作手手册册 版本版本 1.01.0 【财务会计财务会计】分册分册 第 1 页 目录目录 1.预收帐款流程预收帐款流程2 1.1 流程介绍流程介绍.2 1.1.1 流程描述2 1.1.2 预收帐款业务流程图3 1.21.2 SAPSAP 操作步骤操作步骤5 1.2.1 从客户处取得预收款.5 1.2.2 预收帐款未清项查询.16 1.2.3 预收帐款结转有关收入.19 1.2.4 预收帐款与应收帐款结清29 第 2 页 1.预收帐款流程预收帐款流程 1.1 流程介绍流程介绍 1.1.11.1.1 流程描述流程描述 概要描述概要描述预收帐款流程是根据合同规定，核算因销售产品、提供劳务等收取客户的预 收款项的全过程 参参 与与 者者各公司各申请部门、分管领导、财务人员 输输 入入合同、收款和发票开具申请单 输输 出出帐务处理凭证和预收帐款统计报表 控控 制制 点点审核收款和发票开具申请、客户主数据 执行时间执行时间 主要职责主要职责及时取得预收帐款，维护客户主数据 流程接口流程接口 应收帐款流程 第 3 页 1.1.21.1.2 预收帐款业务流程图预收帐款业务流程图 流流程程编编号号: :流流程程名名称称: : 流流转转文文档档业业务务流流程程图图解解负负责责部部门门 是 开开始始 1.4.3 预收帐款流程 收收款款和和发发票票 开开具具申申请请单单 各各公公 司司 申申请请人人 员员 各各公公 司司 财财务务人人 员员 根根据据合合同同规规定定提提出出预预收收款款 和和发发票票开开具具申申请请 各各公公 司司 审审批批主主 管管 各各公公 司司 资资金金管管 理理人人员员 各各公公 司司 财财务务人人 员员 审审核核收收款款文文件件 购购货货合合同同 是否批准 各各公公 司司 财财务务人人 员员 否 是否存在客 户数据 是 维维护护客客户户主主 数数据据 预预收收帐帐款款 到到帐帐 1 2 3 4 银银行行票票据据或或 银银行行对对帐帐单单 5 开开具具收收款款收收据据 审审查查批批准准 6 各各公公 司司 发发票票开开 具具人人员员 或 银银行行转转帐帐 收收到到现现金金或或 支支票票 制制作作预预收收帐帐 款款凭凭证证 否 7 A 第 4 页 流流程程编编号号: :流流程程名名称称: : 流流转转文文档档业业务务流流程程图图解解负负责责部部门门 A 1.4.3 预收帐款流程 结结束束 各各公公 司司 财财务务人人 员员 出出具具收收款款统统计计 分分析析报报表表 各各公公 司司 财财务务人人 员员8 各各公公 司司 财财务务人人 员员 预预收收帐帐款款统统 计计报报表表 结结转转到到有有 关关收收入入 应应收收帐帐款款 核核算算流流程程 9 结结转转凭凭证证 预预收收帐帐款款 清清账账处处理理 第 5 页 1.21.2 SAPSAP 操作步骤操作步骤 1.2.1.2.1 1 从客户处取得预收款从客户处取得预收款 操作步骤描述 进入客户模块，生成预收帐款凭证，定期进行付款统计分析。 SAP路径 SAP标准菜单会计财务会计客户凭证输入预付定金 事务代码： F-29 前期数据的准备 需要查询的客户主数据已经建立 操作步骤 1. 通过路径或者事务代码进入到下面的屏幕： 第 6 页 第 7 页 字段名称字段类型字段用途的描述 凭证日期输入客户开具发票的日期、或对客户付款的日期 凭证抬头文 本 可选输入，建 议输入 对凭证内容的简单说明和概括 公司代码默认输入一般不用输入，如果非默认，再选择更改 货币/汇率默认输入记帐货币，一般为CNY。如选择的是非CNY的外币，再进 入输入，如需采用当日即日汇率，输入汇率。 凭证编号不用输入凭证保存时系统自动生成凭证号 换算日期默认输入一般不用输入，如果非默认，再选择更改 参照可选输入凭证单据张数 公司往来凭 证号 默认输入一般不用输入 2客户： 字段名称字段类型字段用途的描述 科目输入 客户代码，录入或点选择。 特别总帐标 志 输入输入：A 操作技巧操作技巧 如要查询指定的客户科目，可以： 在如图的查找框中输入你要查找的代码的开头，公司代码+ *(根据客户命名规则，第一至 四位为公司代码)，如：1001*，一般输入 1001 后就会出现曾输入过的历史记录清单，如 果有，选择即可。 如果历史记录清单没有，录入关键字公司代码*，如 1001* 再点击 ，出现： 第 8 页 选择菜单栏上的后，出现： 选中要选择的客户，双击或先单击客户再点菜单栏上的，回到原凭证首项界面。 举例的输入如下： 第 9 页 3 银行数据： 字段名称字段类型字段用途的描述 科目输入银行存款或现金科目 金额输入支付的银行存款或现金额 文本可选输入收*客户预收款或更长、更详细 分配输入收到的客户的银行支付信息 举例的输入如下： 第 10 页 4按回车键后出现项目 2/定预收定金界面，可以看到出现了客户的名称，总帐目已显示为预 收帐款科目。 第 11 页 字段名称字段类型字段用途的描述 金额输入预收客户帐款的金额 到期日输入预收帐款到期日 分配输入给客户提供的发票号码 文本可选输入收*客户预收款或更长、更详细 举例的输入如下： 操作技巧操作技巧 如果金额与收到的现金银行存款的金额相同，输入*即可出现金额数。 在输入完后点击，即可进入现金支付界面，可进行现金流量项的输入，并进行模拟。 第 12 页 输入举例的现金流量表信息后如下： 5. 点击工具栏上的后出现以下模拟凭证状态： 第 13 页 如果未用在现金支付界面，输入现金流量表项，而是直接进行模拟，则可以看到 001 项为 蓝色，表明此行有未完成项目。 第 14 页 双击 001 项进入： 因为现金银行科目有现金流量表项，所以要点击： 第 15 页 有两种选择：一是直接输入现金流量表代码 1111，并同时选择行业，点击菜单栏上的； 二是按输入框旁的下拉按钮进行查询选择，出现选择界面，选择现金流量项，最后点击菜 单栏上的： 点击菜单栏上的,出现如下界面： 此为确认的模拟凭证界面。 5凭证保存为正式凭证，点击或总菜单栏上的凭证过帐。页面下方出现凭证已顺利保 第 16 页 存的绿色对勾和凭证号，表明凭证已保存。 凭证：借：银行存款(现金) 贷：预收帐款 1.2.21.2.2 预收帐款未清项查询预收帐款未清项查询 为保证结转的金额和项目正确，在结转前进行有关的客户的未清帐帐目查询工作： 操作步骤描述 进入预收帐款帐户模块，查询有关未清项数据。 SAP路径 SAP标准菜单会计财务会计客户帐户显示/更改行项目 事务代码： FBL5N 前期数据的准备 有预收帐款数据的存在 操作步骤 1 通过路径或者事务代码进入查询未清项界面： 第 17 页 字段名称字段类型字段用途的描述 客户帐户输入录入或选择要查询未清项的客户 公司代码输入客户所属的公司代码 状态选择输入分未清项目、已清项目、全部项目三种。未清项目为到 目前为止还未结清的所有项目，已清项目为已完成清帐 的项目，全部项目包含未清项目和已清项目的的所有项 目。 类型选择输入根据需要，此处要加上选择特别总帐业务。普通项目是 指客户主数据上指定的统驭科目。 举例的选择如下： 第 18 页 2. 按执行键后出现如下查询结果： 3如果想看具体的凭证，选中行项目后，双击出现此行项目所属的凭证如下： 第 19 页 点击总揽此凭证的所有项目 第 20 页 4 按工具栏上的键返回查询界面。 1.2.31.2.3 预收帐款结转有关收入预收帐款结转有关收入 预收帐款清帐分二种：1)预收帐款结转有关收入 2)预收帐款与应付帐款清帐。 操作步骤描述 进入预收帐款清帐转帐模块，生成清帐转帐凭证。 SAP路径 SAP标准菜单会计财务会计客户凭证输入其他-清帐转帐 事务代码： F-30 前期数据的准备 有预收帐款数据的存在 操作步骤 1 通过路径或者事务代码进入过帐并清帐输入界面： 第 21 页 字段名称字段类型字段用途的描述 凭证日期输入客户开具发票的日期、或对客户付款的日期 凭证抬头文 本 可选输入，建 议输入 对凭证内容的简单说明和概括 清帐说明输入说明清帐原因和有关事项 要处理的业 务 选择选择转帐并清帐 2 点击工具栏上的，出现如下界面： 第 22 页 字段名称字段类型字段用途的描述 公司代码输入公司代码 科目输入 客户代码，录入或点选择 特别总帐标 志 输入输入：A 标准未清项选择说明：系统默认选择标准未清项，指带出客户主数据上 的统驭科目，如果不想显示标准未清项目，可以取消对 勾。如果未选择标准未清项，特别总帐标志也为空，则 查询不到。 举例输入如下： 第 23 页 操作技巧操作技巧 如客户未清项很多，系统提供了多种查询未清项的方法。 选择，系统将默认选择时间最早的未清项。 选择，系统将自动匹配预付款金额相等的未清项。 在右图中选择相应的项目， 点击，系统将要求输入相应的值，如下图 第 24 页 输入之后点击，系统自动选择符合条件的项目列示出来。 3清帐界面：按回车键或选择菜单栏上的、或点击工具栏上的，出现如下： 4. 可以看出，此客户下一共有三个行项目数，下方已分配的金额也是四个行项目的合计数 370000，但此次不全部清帐，因此首先确定此次要清帐的项目，假设为第二项24000， 将其他 不清帐的行项目的CNY总额处用鼠标双击，可以看到结果是金额的颜色由蓝变黑，最后只剩下 要清帐的行项目是蓝色，下方已分配的金额也变为24000元了。 全选 取消激 活项目 应清账金额 已为清账选 择的金额 清账差额 第 25 页 操作技巧操作技巧 如供应商未清项很多，系统默认为全部激活。此时，点击全选按钮，然后点击 取消全部激活按钮，可取消全部激活，然后双击需激活的金额。 上述选取操作是从菜单页的“标准”下进行的，也可在进入“剩余项目”页面进行操作， 选取剩余项目以后出现如下： 第 26 页 同样双击不准备清帐的项目，可以看到支付金额栏里的金额消失，最后与标准下出现相同的结 果 上述选取操作是从菜单页的“标准”下进行的，也可在进入“剩余项目”页面进行操作， 选取剩余项目以后出现如下： 假如只准备结清 24000 中的 14000，则在对应的剩余项目栏中输入剩余额-10000(因为净值金额 是以-24000 体现的)： 第 27 页 可以看到下面的已分配额变为-14000，则说明此次只结 14000 元。 由于我们要结的是 24000 全额，故将刚才输入的-10000 去掉并回车。则变为正常的-24000 元。 5 点击工具栏上的键或键，出现如下界面： 第 28 页 操作技巧操作技巧 点击菜单栏上的凭证模拟，又可以回到清帐的操作界面进行修改。 6.录入下一行项目界面： 字段名称字段类型字段用途的描述 记帐码输入输入总帐借项代码：50 科目输入要清帐转入的收入科目 举例的输入如下： 第 29 页 6 输入完后按回车键进入下一界面： 字段名称字段类型字段用途的描述 金额输入结转收入的金额，可按* 利润中心输入选择或录入收入要归集的利润中心 分配输入简单说明清帐内容 文本输入详细说明清帐内容 8. 如果想模拟看凭证，直接点击菜单栏上凭证-模拟，会出现以下界面： 第 30 页 操作技巧操作技巧