某醫院醫療資源管理系統專案計劃電子公文的改善與規劃

某醫院醫療資源管理系統專案計劃 - 電子公文的改善與規劃,姓 名：湯淑娟、林欣儒 班 級：醫管四B 指導教授：鄭惠珠 實習機構：義大醫院 實習時間：95年06月26日至95年07月28日,義 守 大 學 醫 務 管 理 學 系 學 生 實 習 專 題 報 告,動機及目的,動機 在一般的行政作業中，以人工方式來處理、傳遞公文，但人工作業有種種缺失，說明了人工的作業方式已不符時代潮流所需。 醫院對公文之作法與處理，迭加改革，力求簡化，以期達到提高行政效率的目的。 參與電子公文，以期在目標醫院推動電子公文，盡一份心力。 目的 藉由探討公文過去、現況及未來了解電子公文始由。 使目標醫院電子公文系統之流程、操作更為流暢及簡略。 藉由參與至專題，協助目標醫院推動電子公文。,專案目標醫院之簡介,目標醫院其願景為成為第一流的重症醫學中心，並以提昇醫療品質、培養卓越文化做為使命，而完整的電子公文系統應該是達成這兩項使用的重要基本因素。 而醫院的電子公文系統從購置、策劃至修改、測試才五個月不到的時間，至今仍為測試階段，對於常接觸公文者對於電子公文系統有許多的期許。,專案製作工具,本專案採用之製作方法主要有兩種，分述如下： 文獻分析法 一般電子公文資料 : 政府機構、學校電子公文相關資料。 該院電子公文相關記錄：會議記錄、電子公文教育訓練的Power Point。 訪談法 訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關執行人員，做更深入了解，所得資料正確性、可信度及全面性也較高。,專案內容,一、紙本公文處理,1.1 流程介紹,1.2 紙本公文使用上困擾,公文傳送時間不易掌控與時效性低。 公文存取及搜尋不便。 加會簽不便。 公文傳送流程不易管理。,二、電子公文,電子公文系統：一套軟體程式，將傳統人工公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編制、傳遞）皆由電腦來完成，此電腦化之公文系統稱之。 電子公文從系統來看 公文內容本身。 公文傳送流程。 電子公文對象來看 醫院內部。 醫院外部。 目標醫院的電子公文:目標醫院當初在設計電子公文流程時，是依照紙本公文的傳送流程下去設計的，因此電子公文流程與紙本公文流程之間是沒有任何顯著差異。,2.1 介紹,電子公文的優缺點,三、目標醫院,向某區域醫院購置且院方擁有50向賣方提出客製化需求。 同是區域醫院。 向廠商購置成本高，且不一定符合需求。 由於是購置，所以並非完全符合目標醫院需求，所以必須院內逐步修改。 初步之修改由院長室及資訊處負責測試。 即將上線時，再由高階主管參與測試。 過程中每隔一段時間需報告並教育訓練。 使各單位人員了解電子公文之進度及使用方式。 提出問題與意見，並予以解決、修改。 在實習之初，目標醫院電子公文已有大致上的雛形，也是之後所稱的第二版電子公文。,3.1第一版電子公文,3.2電子公文的改善,第二版電子公文,問題與解決方案,第二版電子公文,問題與解決方案,第二版電子公文修正,問題與解決方案,第二版電子公文修正,第二版電子公文修正,問題與建議,問題與建議,問題與建議,問題與建議,問題與建議,問題與建議,問題與建議,問題與建議,統整,結論,11項問題與建議的提出：包含了功能、系統，及流程。 成效： Key word 功能建立。 夾帶“傳閱附加文件”功能建立。 系統錯誤修正。 電子公文流程精簡化。 其餘皆因實習結束，未能持續追蹤。 公文管理的發展流程： 紙本公文第一版電子公文第二版電子公文目標醫院電子公文。 電子公文實行的必要性及急迫性： 更正紙本的缺失： 存取不易。 容易壓文。 收發不