酒店财务部各岗工作职责新.docVIP

部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：财务部岗位职责版本状态Version No.01目 录1. 财务部组织架构图第2页2. 财务经理岗位职责第3页3. 会计主管岗位职责第4页4. 成本会计岗位职责第5页5. 审计员岗位职责第6页6. 仓管员岗位职责第7页7. 出纳员岗位职责第8页8. 收银主管岗位职责第9页9. 收银部长岗位职责第10页10. 收银员岗位职责 第11页11. 会计工作程序 第12-18页12. 仓库工作程序 第19-21页13. 采购工作程序 第22-23页14. 报账程序 第24页15. 水悦酒店财务管理制度 第25-35页16. 财务部安全管理规定 第36页17. 交际费用管理有关规定 第36页18. 关于废品的处理规定 第37页19. 收据管理规定 第38页20. 物资库房安全管理规定 第39页21. 仓库防火安全管理规则 第40-42页22. 营业发票的管理规定 第43-45页部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2010-05页数Pages：45主旨Subject：财务部组织架构图 版本状态Version No.02财务部组织架构图审计员（1名）会计主管（1名）财务经理（1名）收银员（8名）收银部长（3名）收银主管（1名）出纳员（1名）仓管员（1名）成本会计（1名）部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：财务经理岗位职责版本状态Version No.03岗位名称：财务经理直接上级：总经理直接下级：会计主管、收银主管、出纳员岗位职责：1在总经理领导下，认真贯彻执行会计法和有关的法律、法规、制度，监督考核酒店有关部门的财务收支、资金使用和财产管理等计划的执行情况及其效果，保护酒店财产，维护财经纪律，对本酒店的财务状况负责。2领导财务部的全体人员认真落实岗位责任制，健全和严格实施经济责任制，建立良好的财务会计工作秩序，并对其工作负责。3通过财务分析，指导开源节流，精打细算，反对浪费，提出挖潜措施，积极开辟财源，不断地提高经济效益，按有关规定处理好国家、酒店、职工三者的经济关系。4组织各部门编制财务收支、成本费用等计划和预算，审查核定计划外重大收支项目，并负责各项经营计划的协调平衡，落实完成计划的措施，对执行中存在的问题提出改进意见。5负责组织酒店的全面经济核算，对重要经济事项作出效益评价，参与主要经济合同的谈判、签署，并监督执行情况。6组织制定酒店财务管理制度和会计核算制度，严格会计监督，支持财会人员依法履行职责，并组织贯彻执行。7控制酒店的采购、收货、库存、发放等工作，建立健全必要的规章制度，确保所有进货价平物美，库存适量和物尽其用。8协调与酒店各部门的关系，并负责与财政、银行、税务和保险机构的联系。9定期向总经理如实反映酒店经济活动和财务收支情况，正确及时地提供管理信息，作为改善酒店经营管理决策的依据。10.负责财务部队伍的建设，制定各级人员培训计划，提高财务部全体员工的业务素质，拟订财务部各部门机构设置和人员配备方案，并实施各级人员任免和奖惩方案。11.负责接待并配合各级外部审计查帐工作，审核检查所有对外编报的数据及财务报表，确保无误方可报出。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计主管岗位职责版本状态Version No.04岗位名称：会计主管直接上级：财务经理直接下属：成本会计、审计员、仓管员岗位职责；1每日审核出纳收支凭证是否合理、合法、正确、有效，审核其手续是否完整，根据审核无误的收支凭证及时进行账务处理。2及时检查银行存款未达帐项余额调节表的编制情况，发现问题及时查找并纠正。3. 按时完成经理交办的一切工作，随时解答财务经理提出的一切问题，正确、 及时地提供一切数据资料。4. 正确计算各种应交税金，及时申报和缴纳。5. 及时做好酒店全盘帐务处理，按时完成财务月报表、年报表。6. 负责组织月末盘点工作，完成每月饮食成本分析报告。7. 负责会计档案的妥善保管与存档，做到存档有记录，调档有手续，并做好经济资料的保密工作。8.负责审核工资表、工资条和保管各类工资报表及资料。9认真核对员工的薪金、费用及按规定划分各部门的工资、税金和各项费用，全面实施经营责任制和工效挂钩的绩效考核控制。10负责下属员工考核工作，并根据他们的表现，提出奖惩意见。针对不同员工的实际需要，设计并实施有针对性的控制。11遵守酒店的规章制度，完成上级分配的其他工作。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：成本会计岗位职责版本状态Version No.05岗位名称：成本会计直接上级：会计主管直接下属：无岗位职责；1 每日核对出纳报告，以确保出纳报告每一数据的准确性。2 每月定期或不定期检查出纳库存现金情况，以保证现金的安全与完整，督促检查有价证券的使用保管情况。3 审核营业收入日报表，根据审核无误的收入日报表、收银缴款单等及时进行帐务处理，应收帐款要分挂帐单位或个人逐日逐笔登记明细帐。4 审核仓库上交的每日出、入库统计表和有关发票、收据等，及时核算存货、成本、费用。5 负责应付帐款核算和管理，定期与供应商对帐，制作每笔货款支付凭证。6 及时检查各明细帐项，督促检查往来帐项的核对与催收。7 负责会计档案的妥善保管与存档，做到存档有记录，调档有手续，并做好经济资料的保密工作。8 负责完成及核算每月各部门的物料盘点工作。9 负责酒店固定资产、低值易耗品的核算、管理、盘点工作。10.负责制做工资表和保管各类工资报表及资料。11遵守酒店的规章制度，完成上级分配的其他工作。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：审计员岗位职责版本状态Version No.06岗位名称：审计员直接上级：会计主管直接下属：无岗位职责；1核对各岗各班次收银员报告及营业单据。2审核各收银交款报告表。3查点客用保险箱钥匙。4对照住店客人报表，整理审核挂房帐单。5对照有关报表，查验信用卡签名、授权密码、有效日期等。6对照预期离店客人报表，整理好当天离店客人帐套。7对照挂帐协议，核对挂帐帐单的单位名称、签名模式、挂帐限额等。8登记酒店宴请帐和高级员工用餐帐。9负责更新电脑中有关记录。10编制当日营业额分析表和营业收入汇总表。11派送每日的营业收入汇总报表给有关部门，并将挂帐单送交财务会计处签收。12审核并编制每个部门销售及会员等有关的提成报表。13审核并打印每月水疗技术部及美容部各人员的工资提成及小费款项。14整理有关帐单、装订审计报表、凭证并负责保管。15负责办公室员工的排班、考勤工作。16遵守酒店规章制度，完成上级分配的其他工作。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：仓管员岗位职责版本状态Version No.07岗位名称：仓管员直接上级：会计主管直接下属：无岗位职责：1负责酒店总仓库的物资保管和收、发货工作。2严格遵守酒店各种规章制度，各项工作按规定的程序办理。3收货时要严格按照酒店的收货程序，根据符合签字要求的采购单、申购单，检验到货物品的数量、质量、规格等各项内容是否达标。4严格按照采购单内容要求，办理验收手续。5协助采购部跟踪和催收应到而未到物品。6负责做好采购单据的存档工作。7负责制定货物的最高最低储存量，并对某些常用物品根据使用情况做好自动补货工作。8负责每月存货的盘点工作，并编制盘点报告表。9负责每月编制弃用及流量较少的物品清单，以供上司参考。 10负责每月编制滞销酒水清单报上司。11协助财务部做好成本控制工作，严格把好收货、保管关，将损耗降至最低限度。12负责做好物品、食品、饮品的收、发记帐工作，做到帐物相符，帐帐相符。13负责仓库的消防安全和环境卫生工作。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：出纳员岗位职责版本状态Version No.08岗位名称：出纳员直接上级：财务经理直接下属：无岗位职责：1负责保管酒店的流动资金，以确保酒店日常营业的需要。2计算、汇集及验收收银员每天的现金收款总金额。3负责收入现金、支票和将每天营业收入存入银行。4负责办理费用报销和离职人员的工资结算工作。5负责到银行办理每月职工工资支付及办理开户、清户、冻结帐户等手续。6编制登记现金、银行存款日记账。7负责每日点算库存现金，做好日收入和支出项目帐，并结出现金余额。8负责编制每日出纳报告。9负责做好预收定金及各部门暂支款的辅助台帐，并及时催收暂支款。10定期检查各部门的备用金，并做好检查报告。11负责编制银行存款余额调节表。12负责应收帐款的催收。13负责营业发票的购销和保管。14负责空白支票的购买和保管。15. 负责银行私人印鉴的保管。16积极参加培训，遵守酒店的规章制度，完成上级分配的其他工作。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：收银主管岗位职责版本状态Version No.09岗位名称：收银主管直接上级：财务经理直接下属：收银部长、收银员岗位职责；1以身作责，带领收银组严格执行酒店各项规章制度。2对所属员工进行业务培训，随时掌握员工的思想动态和业务水平。3定期对工作情况进行总结，定期召开员工会议，解决存在的问题，并提出改进意见。4与其他相关部门协调、沟通、密切合作，以提高工作效率。5根据工作中出现的问题负责制定培训员工的计划并组织实施，不断提高收银员的工作水平。6协调与各部门的联系，针对存在的问题进行整改，提高工作效率。 7定期召开收银员全体会议，对一段时间内出现的问题进行纠正。8设立员工考勤、纪律等记录。定期进行评估，表现好的给予奖励，差的酌情扣罚，年终进行总评估。9不定期抽查收银员的备用金，并将检查结果记录下来，上报部门经理，对长短款要及时处理，不允许以长补短。10合理安排班次，灵活调动人员，以保证工作的顺利进行。11负责后台保险箱的管理，定期检查保险箱使用状况，准确记录保险箱使用人员，对特殊的存款箱要开启记录，保证总钥匙的绝对安全。12随时检查未结帐情况，并随时向财务经理反映。13完成上级指派的其他工作任务。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：收银部长岗位职责版本状态Version No.10岗位名称：收银部长直接上级：收银主管直接下属：收银员岗位职责；1严格执行财务制度及其它各项规章制度。2对所属员工进行业务培训，随时掌握员工的思想动态和业务水平。3检查各班现金、票证的上交和保管情况，不定期检查各收款备用金。4检查所属员工对各种设备如：电脑、电脑打印机、计算器、变压器EDC机等的使用和维护保养情况，保证各项设备的正常运转。5检查每日员工到岗情况及工作前的准备情况，发现问题及时处理，并随时向上级主管反映。6随时抽查收银员工作程序的执行情况。7每日检查客人消费超限额情况，依照催收程序对超限额的客人催收，对屡催不付者及时向主管报告。8每天检查迟付帐未结原因，做出及时的处理。9对跑帐或丢帐单等问题要查清原因，追查责任并及时向主管反映处理。10随时检查未结帐情况，并随时向收银主管反映。11协助IT部随时更改菜牌菜价，以保证工作的顺利进行。12及时将有关通知下达到各收款点，并随时检查执行通知的情况13完成上级指派的其他工作任务。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：收银员岗位职责版本状态Version No.11岗位名称：收银员直接上级：收银部长直接下属：无岗位职责；1做好交接班工作及备用金的交接，备好必要的帐单及用品。2准确做好收款工作。3准确、迅速地为客人办理结帐事宜。4对照预期离店客人报表，整理好离店客人的客帐资料，确保帐单相符。5按照规定做好客用保险箱服务工作。6对照当天入住客人报表，查验当天入住客人的预收定金等情况，并予以过帐。7将已过帐的营业帐单，按日期顺序整理后放入房客帐套里。8负责填制有关报表，整理营业单据，移交审计员审核。9严格遵守酒店制定的其他有关收付款制度。10做好交接班工作，清点备用金，并保持下一班有足够的找换零钱。11积极参加培训，遵守酒店规章制度，完成上级分配的其他工作。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计部工作程序版本状态Version No.12一、现金袋投放及交接程序1每天所有的收银员及其他负责现金交款的人员，将所收到的现金和缴款单放入现金袋中，并投入保险柜中。2收银员或交款员应将各自的交款情况记录在现金袋投放登记报表上，登记报表应包含下列栏目。 日期、营业点、时间、收银员姓名及签章、见证人姓名及签章、收件人姓名及签章3出纳员需与收银主管、审计员三方的在场的情况方可开启保箱柜，清点列在现金袋投入登记报表上的现金袋数目。（保箱柜的钥匙开启需出纳员与收银主管同时开启）4出纳员应确保实收现金袋数目与列在现金袋投入登记报表上的现金袋总数相吻合。5出纳员应在收银主管或前厅主管在场监督下，打开所有的现金袋清点现金。二、总台结帐程序 1散客结帐： 1)核对帐目及确认(1)当客人到前台结帐时，确认客人姓名是否正确，并准确称呼客人的姓名。 (2)收款员主动收取房间钥匙，并讯问客人是否在短时间内有其它的消费。 (3)客人结帐的同时，收款员要及时与客房服务中心联系，检查客房内酒水的消费情况。(4)清楚打印客人帐单，交由客人检查核对，经其认可后在帐单上签字，确认付费方式。(5)在结电脑帐的同时要清理客人帐袋，将入住登记单及各种单据整理，与帐单一并钉好以备查。(6)客人要求提前清付帐目，但要晚些离店时，收款员应特别注意客人的消费情况，待客人离店时应再通知客房服务中心。2)结帐 (1)在客人结帐时要查看电脑中所注明的特殊注意事项。 (2)确认一切手续，如无特殊情况，应在二分钟内完成结帐手续。(3)有礼貌地为客人迅速准确办理离店手续，并表示欢迎客人再次光临本酒店，祝其旅途愉快。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计工作程序版本状态Version No.133)付款方式及方法(1)现金结算：本酒店只收人民币现金和港币现金。收入现金时要当客人面点清楚，并做到唱收唱付。(2)信用卡结算：应有礼貌地请客人出示信用卡及有关证件。A：验卡a：查看客人的信用卡是否本酒店所接收的种类。目前本酒店可接受的信用卡有：国外卡：1.维萨卡 2.万事达卡 3.运通卡 4.大莱卡国内卡：1.长城卡 2.牡丹卡 3.金穗卡 4.龙卡 5.有银联标识的国内卡 b：辨别信用卡的真伪：检查信用卡的整体状况是否完整无缺，有无任何挖补、涂改的痕迹；检查防伪反光标记的状况；检查信用卡号码是否有改动的痕迹。c：检查信用卡的有效日期及适用范围。d：检查信用卡号码是否在被取消名单之列。B：收受a：检查持卡人的消费总额是否超过该信用卡的最高限额，如超过规定限额要铵EDC电子结算系统申请授权或电话授权。申请授权时向银行或信用卡公司详述以下资料：特约商户帐号及名称；持卡人姓名和卡号；信用卡有效期；消费总额；持卡人证件号码；交易性质。b：授权批准后压印签购单：要求将信用卡上全部资料清楚地压印在每联签购单上。c：填写签购单：按签购单上的各项要求进行填写，做到字迹清楚，数字准确。e：请客人签名：将签购单上的名字与信用卡背面的签样进行核对，如不符，可以请客人再签一次，如还不相符可向银行查询。f：将持卡人一联连同帐单和发票一起放入信封交给客人。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计工作程序版本状态Version No.14(3)电脑入帐。4)转帐结算：客人结帐时，其帐目由其他住店客人或公司代为支付，需经付款人填写帐目承付单，并请客人在帐单上签字认可后才能转入付款人帐上，客人的消费签单应全部附在帐单后面。2团客结帐 1)将结帐团队的名称、团号通知客房服务中心，以便检查客房酒水的使用情况。2)查看团队预订单上的付款方式以及是否有特殊要求，做到公付、自付分开。3)电脑操作：(1)使用团队结帐程序，打印该团所有客人帐目。(2)为有帐目的客人打印帐单、收款。(3)客房消费的酒水应及时输入电脑，并打印帐单。4)结帐过程中，如出现帐目上的争议，及时请结帐主管人员或大堂副理协助解决。5)重点提示(1)收银员应保证在任何情况下，不得将团队房价泄露给客人，客人要求自付房费，应按当日门市价收取。(2)团队延时离店，须经销售经理批准，否则按当日房价收取。(3)凡不允许挂帐的旅行社，其团队费用一律到店前现付。(4)团队陪同人员无权私自将未经旅行社认可的帐目转由旅行社支付。 部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计工作程序版本状态Version No.15三、保证金的收取和退还程序缴纳保证金是为了保障酒店的权益不受损害而向客人预收的款项。1保证金的收取：(根据客人结帐方式选择)1)现金：计算方式应收保证金=(房费+服务费)保证金比率天数保证金比率在店停留一周之内50在店停留二周之内30在店停留一个月之内202)信用卡：客人最终以信用卡结帐，请客人出示信用卡，预先压印签购单。若是国内信用卡，请客人在签购单上签名并抄下有效证件号码，凡作为担保的信用卡签购单，要登记造册集中保管。4)免收保证金：免收保证金的客人，需经有关人员进行担保，在入住登记单上签字。2保证金的结算：结算的原则是“多退少补”，如客人的保证金不足以清偿在酒店的消费，应向客人收取补付的部分；如客人的保证金在清偿费用后尚有余额，应退给客人。3保证金的退出：1)退款的原则：收现金退现金；收支票退支票，(不到支票起点金额可退现金)。2)如需退给客人保证金，收款员应填写退款凭证，注明退款的日期、房号、金额、原因，并请客人签字，同时收回所押保证金收据，按实际消费额开据正式发票。如遇收据丢失，请客人在退款凭证上注明。3)退支票应在收入支票五天以后。4) 保证金退款无需签批，只需收回保证金收据然后打印平帐、帐单即可。5)电脑入帐。4预支垫款：只为住店客人提供此项服务，并保证此款项的收回，目的是为了解决客人的临时性现金应急需要。 1)填写现金支出凭证，注明付款原因，并请客人签字。2)如使用信用卡提现(小额)，应额外收取5的手续费，作为其它收入，填写凭证请客人 签字。(此条应在部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计工作程序版本状态Version No.16客人急需时使用)。3)必须得到财务经理和总经理的批准。4)将现金支付给客人。 注：对于持信用卡者，应同时将提现金额和手续费从其卡中划出。(五)客用贵重物品保险箱的使用和管理 1为客人建立保险箱 1)请客人出示房卡或钥匙牌，证明其为住店客人。只有住店客人方可免费使用贵重物品保险箱。 2)交给客人一份空白保险箱登记卡，请客人在登记卡上逐项填写。包括房间号码、印刷体姓名(中文或英文)，开箱日期、离店日期、使用人签字。 3)收款员检查登记卡，保证无漏填项目后，将钥匙号码填写在登记卡上，同时签上自己的名字，用保险箱的母钥匙和客人的子钥匙一起为客人打开保险箱。向客人讲清要保存好子钥匙，如钥匙丢失，应付500元人民币的赔偿费。4)若两人或两人以上共用一个保险箱，需所有使用者预留签字。2存档：将第一联登记卡放入客人帐袋内，第二联登记卡按箱号顺序存档。3登记：收款员在保险箱登记本上逐项登记日期、箱号、客人姓名、房号、开箱日期(时间)并签字。4客人存取物品 1)按照箱号找出登记卡请客人在此卡背面的使用栏中签字。 2)核对客人的签字和登记卡上的签字，二次的笔迹相符方可开箱取物。 3)替客人打开保险箱。 4)收款员在卡上签字、注明时间、日期。将此卡放回存档处后退出室外。5客人取消保险箱1)按照箱号找出客人的登记卡，请客人在此卡背面“结束使用保险箱”处签字认可。2)核对客人前后签字笔迹相符后方可开箱。3)客人在保险箱内取完物品后，收款员应再次检查保险箱，确保客人的物品全部取走，然后锁上保险箱，将子钥匙放回存放柜中。4)收款员在客人取消的登记卡背后右下角签字，注明日期、时间，并在登记卡中间的空余栏目中划上“Z”，部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计工作程序版本状态Version No.17取消其使用空间。5)在保险箱登记本上注明该箱取消日期、时间、并签字。6)将登记卡存档，至少保管半年。6核查钥匙每班工作人员在接班时应填写“客人保险箱日报表”，接班人员应根据此表进行复查并签字，此表随每班报告上交。(九)客人延时离店的处理程序与要求1客人的结帐时间是下午14点之前，在下午18：00点之前离店应收取半日房租，超过下午18：00应收取全日房租.2客人事先声明要延时离店。收款员无权批准客人晚离店，应将此事向大堂副理或前厅部经理汇报，若获批准由大堂副理以上人员填写延时离店通知单，标明免费、半费或全费，请客人签字后，收款员可免收或半价收取房费。3客人未事先声明。1)客人办理结帐手续时，应向客人耐心解释酒店关于晚离店的规定。2)若客人对上述规定表示异议，收款员需耐心有礼貌地向其解释，必要时及时通知当班主管人员或大堂副理协助解决。3)电脑操作：加收半日或全日房费应填制杂项调整单，写明房号，按电脑中的房价计算房费，用费用代码在该客人帐中加入房费。(六)交接班程序与要求 1阅读记事本 1)每日在交接班时应先阅读工作记事本，掌握记事本记载的各项事宜。 2)读后将安排处理有关问题。 2处理记事本记载的待解决事宜 1)本岗可以解决的问题在尽量短的时间内妥善解决。 2)如需与其它部门联系协同解决，上报财务部经理，由经理与该部门协商解决。 3记录处理结果：处理完毕时在记录本上将处理情况做如实记录并签字。 部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：会计工作程序版本状态Version No.184记录班次情况：在记录本上记录有待下班次人员解决的问题并签字。5清点备用金，有问题及时报告。6交接保险箱钥匙并一起复查。(七)冲减费用的程序 1如需调整帐目，须填写杂项调整单，注明原因，请经理以上人员签字批准，方可调整电脑，入帐时运用费用代码。 2当日发生的费用，如有错误只能以相同费用代码输入负数来调整，不能使用调整费用代码，否则影响当日收入。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：仓库工作程序版本状态Version No.19 一、收货程序： 1、验收人员：仓库收货员、物品采购员、使用部门负责人、供应商；2、到货时收货员必须根据审批后的采购申请单、合同或厨房每日市场订单进行收货。没有以上审批手续，不予收货。3、 收货时首先将供应商送来的发票或送货单与采购申请单、合同、厨房每日市场订单核对。核对其数量、规格、价格、质量等，确认无误后，即可在供应商的送货单上签名表示接收。4、 对收货中不合格的则要立即指出，或处理到合格；否则有权不收该货品。5、 所有购进的货物必须经仓库收货员，验收后出具验收单或直拨单。6、 收货单上必须填上供应商名称、收货日期、采购单号码、单价、收货数量、单位、金额及使用部门，有特别说明的可在备注栏注明。7、 在收货时需通知有关使用部门验收员或主管在场一起验收。收货员和部门验收员或主管都有权对不合格的货品拒绝收货。8、 在验收工程部货物时，须与工程部代表共同验收，若工程部人员对来货表示合格后，其必须在原始单据上签名同意收货。10、如果货物未到、未齐，收货员必须在收货后最短时间内，把明细列出来，清单一式四联，分别交采购部、有关厨房或部门、成本会计、仓库。11、 物品验收合格后，即送使用部门，不得长时间停留在收货部。12、 收货单填写、计算、审核、签名确认完毕之后，由收货主管盖上收货章后，收货单分发相应的部门。13、 所有退回的物品，收货部必须通知采购部继续跟进，退货单由收货人员用红色笔填写收货单的数量、单 价、金额。二、入库存放： 1、物品入库时需按其用途，分类别存放在百货仓、食品仓、工程仓、布草仓等。2、仓管员依据收货单将每一种物品登记相应的物品记录卡，如是新入货的则开新的物品记录卡。 部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：仓库工作程序版本状态Version No.203、存入仓库的物品必须有领货单、退货单或外出维修单，方可出库。4、酒类入库需每一瓶仔细检查，并在背面的贴纸上签名确认入库。5、香烟需有独立的柜子存放，并确保环境干燥。6、对部分易发霉、变质的物品要分批进货的方法，定期拿出晾晒。7、物品必须摆放在货架上或在地上加放垫板，做到离地、离墙、离天花。堆放物品要注意安全，不要超标准堆放。并且易清点。8、 堆放物品不能挡住库内的消防设备，并经常检查库内的消防设备，有不合格的应立刻通知保安部以便及时更换。9、离开仓库要关灯；并保持库内的清洁卫生。10、仓库的温度：餐料的保存温度在22左右；酒水的保存温度在10-22左右；冻库保鲜的保存温度在5-10左右；冷冻的保存温度在-18左右；化学品的保存温度在22左右；这些温度可作为相应物品储存的参考。三、保管与抽查： （1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。 （2）抽查： 仓管员要经常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对； 材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。 四、领发物资 1、发货与领货 1）各部门的领货要求专人负责； 2）领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并呈部门负责人签名，财务经理审核，总经理审批之后，仓管员凭单发货； 3）领料单一式三份，领料部门自留一份，仓管员一份，凭单入账；成本会计一份，凭单记明细账； 部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：仓库工作程序版本状态Version No.21 2、货物计价： 1）货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出。 需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。五、盘 点： 1、仓库每月末最后一天为盘点日，对每个仓库进行一次实际盘点存货，盘点将以两人组的形 式进行清点，由成本人员及仓管员一起盘点。2、 盘点日仓库不办理发货，故在月末前三天由财务部通知（包括时间、人员的安排），发出各部门，让部门月末前一天多备货物。3、第一次盘点由成本提供空白的盘点表，盘点时由一人清点一人记录的方式；按仓库、货架、货物摆放的顺序记录在盘点表上。以后将由成本人员编印盘点表，表上会以第一次盘点时的物品顺序为主，加上新增加的物品。4、核对后，出现差异的物品或报废物品需进行解释，并将清单一式三联上报财务经理，对差异进行调整将会由财务经理审核、总经理批准后作出相应调整。未有批准时不得作调整，报废的物品也不能随意丢弃六、仓库锁匙：1、仓库锁匙有两套；一套封存放在前台保险柜，作应急用；一套由仓库人员每天领用。2、领用：上班前由仓库人员在前台的锁匙登记本上签名后，才获领用锁匙；下班后由仓库人员将锁匙存放回前台。3、锁匙领用后不得随意交他人保管、借用4、仓库锁匙如有遗失需立即通知财务经理、保安经理，且通知工程部立即更换门锁。 部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：采购工作程序版本状态Version No.22采购工作规则： 酒店采购整个过程由以下环节组成:计划 申购 审核 定价 批准 采购 收货为了划清各个环节的职能,加强各个环节的协调,使用及相互监督关系，特制定有关程序及规定。 职能划分：各部门主管及仓库主管：履行所有物品的申购、补仓、保管、验收职能；采购主管：履行选择供应商及组织采购过程安排职能。财务经理：负责全部采购过程审批，包括数量、名称、质量、定价的确认签署；总经理：负责采购过程的最后审批。 供应商选择原则：A、价格优先原则 B、质量保障原则 C、先大公司、后小公司、个体户的原则 D、先市内、后市外、国外原则 申请时间及最低储备：当各种物品储备达到最低储备限度时，应提出补仓申购，最低储备量规定：A市内进货物品最低储备量为7天日用量；B市外进货物品最低储备量为15天日用量；C国外进货物品最低储备量为21天日用量；D自购物品最低储备量为5天。 最高储备量每次采购批量，原则上受如下规定控制：A 市内进货物品，每次进货量不超过30天耗用量；B 市外进货物品，每次进货量不超过60天耗用量；各主要材料储备应按上述规定，充分考虑供应商制作及运输条件等因素，制定各自最高、最低储备量。 采购部负责酒店所有物品的采购，其他部门不得进行任何形式的采购活动，但对所购物品的型号、质量及厂家要求，有权向采购部提供参考性建议。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：采购工作程序版本状态Version No.23（7）月采购计划A. 使用部门按照要求填写“月采购计划”，并注明品牌、规格要求、数量及到货时间，数量以整包装统计。B. 由部门将“月采购计划”传至仓库，由仓库人员确认采购数量。C. 采购数量确认后由仓库于每月25日下班前将“月采购计划”传至财务部采购人员。D. 采购人员负责市场询价、对比、提供样板。E. 待样板确认后报财务经理、总经理审批。F. 审批合格后的物品，采购人员将负责按照部门需求时间分批采购。（8）日常采购计划A. 使用部门按照要求填写“采购申请表”，并注明品牌、规格要求、数量及到货时间，数量以整包装统计。B. 由部门将“采购申请表” 送至行政部进行初次审批。待初次审批合格后传至仓库，由仓库人员确认采购数量。C. 数字确定后由使用部门交由采购人员负责采购。D. 采购人员负责完成询价工作，待与使用部门确认样板后，由采购人员负责将“采购申请表”送至财务经理、总经理审批。E. 一般采购人员负责三天内完成采购任务，如为紧急采购将尽量安排人员，确保在最短时间内负责采购回来。另如为紧急单请使用部门申请时在“采购申请单”的右上角注明“加急”字样。 审批程序：采购申请由申请部门签认后，按如下程序办理报批手续：使用部门 仓库主管 采购主管 财务经理 总经理部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：报帐程序版本状态Version No.24程 序 ： 一、 各项借款与费用报销的审批应严格按照规定的程序和权限执行，并填写公司规定使用的借款审批单和费用报销单，有关原始凭证应使用合法凭证，并整齐粘贴在费用报销单后、注明原始凭证张数(若发现有关凭证用订书机装订的,应退回报销人重新粘贴后,方可报帐)。1、借款：借款人填写申请单部门负责人审批财务经理审批总经理审批董事长加批财务出纳付款2、报销款：报销人填写报销申请单部门负责人审批财务会计审核财务经理复核总经理审批董事长加批财务出纳付款3、采购报销：由采购人员填写费用报销单（附已批准的采购申请单、收货单/直拨单、供货发票/收据），财务会计审核财务经理复核总经理审批董事长加批出纳处报账。4、供应商申请支付货款，必须凭采购单、收货单和发票或收据到财务部与成本会计对账，核对无误后填写货款申请支付凭证，由财务经理审核总经理审批董事长加批出纳处报账。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：财务部管理制度版本状态Version No.25根据江门市财务管理法规，结合本酒店实际情况，现拟定本酒店财务管理制度如下：一、 现金管理现金，包括人民币现金和外币现金，对于不同币种的现金应分别设置现金日记帐记载。现金的收付和保管应由出纳人员负责，严禁会计和出纳由一人兼任。1、 为了提高资金的使用效益，保障库存现金的安全，对出纳库存现金核定最高限额。限额标准：按照银行规定限额标准。超过限额标准的现金应于当日存入银行，限额不足时，可从银行提取补足。2、 酒店使用现金支付的业务范围如下： 支付给员工的工资、奖金、补贴、福利补助费、差旅费等款项； 向不能以银行转帐结算的单位购买物品，接受劳务供应和在农贸市场购买鲜活商品以及支付给个人的劳务报酬。3、 不准坐支现金。即不准用收入的现金直接支付报销的支出。特殊情况下，需报总经理批准后方可坐支。4、 现金的收付手续： 出纳在收付现金时必须认真、仔细审查原始凭证是否真实、合理、合法，填写内容是否完整，大小写金额是否一致，费用报销单及借支单是否有领款人、部门负责人、会计主管、财务经理、总经理等相关人员签署。 所收进付出的现金，必须认真清点，既要点大数，也要点细数，对外收付的现金，应坚持唱收唱付，当面点清。 现金收付后，必须在有关单据或凭证上加盖“现金收讫”和“现金付讫”的印戳。 借支现金:现金借支要严格控制，一般情况下不允许借支,特殊情况需借支现金应先填写借款单，部门经理签字并报经财务经理、总经理审批，同意后方可借给。 5、 现金的清查：出纳人员应根据审批后的原始凭证逐日逐笔序时登记现金日记帐，从银行提现的业务，填制银行付款凭证，并据以登记现金日记帐，每日终了，出纳人员应结出现金余额，并与库存现金核对，保证帐款相符，严部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：财务部管理制度版本状态Version No.26禁以白条抵库；严禁挪用现金，发现现金长短款，应立即查明原因，及时报告。为了保证库存现金的安全完整，会计人员定期或不定期地检查核对库存现金的情况，检查的基本方法是实地盘点，检查中如发现帐款不符，要查明原因及时更正，对现金长短款应及时入帐，不得以同时间的长短款相抵补。6、外币现金的管理：外币现金和人民币现金必须分别记帐，分别保管，不得相互混淆，严禁私自兑换，外币收款以当日酒店规定市场调剂价折算。一、 银行存款管理 银行存款即酒店存放在银行的货币资金，银行存款帐户应分不同的开户银行，不同的币种，按银行帐号分别设置。1、银行帐户是酒店为本身业务需要而开设的，严禁借给外单位或个人使用。2、在对外业务活动中，收到对方单位的支票等银行结算凭证时，应首先认真审查其合法性和有效性，如出票日期是否在有效期内，单位名称、开户银行和开户帐号是否正确、大小写金额是否一致、印戳是否清楚地盖在指定的位置、票面有无涂改等。出纳人员收到对方银行票据后，必须在24小时内到银行进帐。3、款项付出，必须通过完整的审批程序，即：付款申请人付款部门负责人 会计主管财务经理总经理董事长。4、出纳人员不得发出空白支票，为方便采购工作，准许发出半空白支票，即必须填写签发日期、受票单位全称、用途和支付限额，同时，一个外勤或采购人员领用支票不得超过两张，凡领用的支票，必须在三天内报帐。5、发出支票时，必须登记支票登记簿，领用人需在支票票头和支票登记簿上签名，以示责任。对作废的支票，应随存根一起妥善保管。6、银行存款的管理，应严格贯彻内部牵制制度，即支票和印鉴必须分管。7、银行存款日记帐，应坚持日清月结，每日终了出纳应及时将各开户行的余额分币种列表送财务经理，以便及时了解资金状况。月底将各明细帐户余额结出后，与各开户行的银行对帐单进行核对，对未达款项应编制“银行存款余额调节表”，对于一个月以上的未达款项，应查明原因，尽早作出处理。部门Dept.：财务部编号No.：A/C 2011-05页数Pages：45主旨Subject：财务部管理制度版本状态Version No.27二、 应收帐款的管理：应收帐款是酒店对外营业，提供签帐服务所形成的尚未收回资金，一般情况下，酒店各有关部门应坚持在营业及服务提供完毕时立即付款。对于经过资信状况调查，给予信贷待遇的有签单协议的合约客户，允许签单挂帐，但至月底，不论金额大小，都要定期向客户寄发签帐月结单，同时必须在次月10日以前核对完毕并予以结帐支付。（因特殊原因其他客人临时要求签单的，必须在经理级以上管理人员同意担保后方可予以签单挂帐，但应在一个月内结清签帐。逾期不付的由担保人个人负责结付或以工资抵付。）如果发生坏帐，必须经审批后方可转销。注：资信担保以30,000元以上押金为标准。三、 存货管理存货是酒店流动资产的重要组成部分，包括各种原材料、物料用品、客人用品、印刷品、外购商品等。搞好存货管理，对于加速资金周转、降低成本、节约费用、提高经营效益具有重要的作用，因此，存货的采购要有计划，存货的储备和耗用要有合理的定额。采购、提货、验收、入库、领用、发出和内部转移，要有严格的验收、计量制度。四、 仓库管理规则仓库分设：食品仓、酒水仓、百货仓等。仓库管理工作主要包括： 严格执行财务制度，办理仓库物品的收、发、领、退手续和工作，建立健全仓库的明细帐卡，根据货物的数量、金额逐项登记入帐，结出余额，设立每一用品使用最低存货标准量； 各种物品发出的实际成本采用先进先出法计算。 建立科学的仓库保管制度，货物按要求分类分摊存放，并设卡登记，仓库存货定期盘点检查，发现盘盈盘亏，毁损等情况，必须查明原因，书面报告，做到小的调整，大的调查，经批准后及时处理。 做好仓库货量的补充工作，及时进货补仓，确保能满足各有关部门需要的存货量。 及时报告处理积存物品情况，在满足需要的前提下，设法降低存货量提高存货周转率，每月完成月终各仓库盘存明细报告和慢移动品报告。 切实做好防盗、防潮、防火等安全工作，保障各项仓库管理工作的正常进行。五、 建立领料、发货监控制度：