《公文管理办法》doc版.doc

海量资料 超值下载 0 公文管理办法公文管理办法 l l 目的范围目的范围 1.1 为提高公文管理工作效率，优化对外按章办事、依法行政的形 象特制定本标准。 1.2 本标准适用于以公司名义制发的行政公文的管理，内容包括公 文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档及 借阅等相关工作细则。公司内部以部门名义独自或联合行文(如一般 性的通知、申请、报告、工作要点、函等)可参考本标准中的相关规 定执行。 2 2 规范性引用文件规范性引用文件 GBT9704 国家行政机关公文格式 国发(2000)23 号 国务院关于发布国家行政机关公文处理办法 的通知 3 3 术语和定义术语和定义 公文：本标准规定的公文是公司在行政管理过程中形成的具有 法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工 具。 4 4 职责职责 综合管理部门负责公司公文的归口管理，各部门协办。 5 5 管理内容与方法管理内容与方法 5.1 公文种类 适用于本公司的行政公文种类主要有： 5.1.1 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员， 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 5.1.2 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 5.1.3 通知 适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项； 转发上级机关和不相隶属机关的公文；任免人员。 海量资料 超值下载 1 5.1.4 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 5.1.5 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 5.1.6 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 5.1.7 批复 适用于答复下级机关的请示事项。 5.1.8 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 5.1.9 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批 准和答复审批事项。 5.1.10 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会部门共同遵 守、执行。 5.2 公文格式 公司公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主 送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 5.2.1 公文用纸、 采用国际标准 A4 型(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文用 纸为 A3 型(297mm420mm)。 5.2.2 公文中各常用要素标识规则 a)发文机关标识 文件式公文的发文机关标识由“常德宏鑫机械制造有限责任公 司”后加上“文件“组成；会议纪要的发文机关标识由“常德宏鑫机 械制造有限责任公司”后加上“会议纪要“组成；函的发文机关标识 仅为“常德宏鑫机械制造有限责任公司” 。 1.11-1 海量资料 超值下载 2 b)发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行， 用 3 号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份 应标全称，用六角括号“”括入：序号不编虚位(如“l 不编为 01”)， 不加“第”字。 c)发文字号之下是红色反线。 d)发文字号分类及其用途： (1)“司字”：用于企业战略、企业规划、综合计划及行政指令、 基础管理等； (2)“人字”：用于人力资源开发、人事管理与教育培训管理等； (3)“技字”：用于企业科学技术管理、质量管理、信息化建设； (4)“党字”：用于企业党务、党建，中层管理人员管理，企业 内外宣传，政治思想研究与统战工作； (5)“纪字”：用于企业党的纪律检查、行政监察、烟草专卖管 理； (6)“团字”：用于共青团及青年工作； (7)“工字”：用于密切联系上级工会组织、企业党、政部门和 员工群众，维护员工合法权益； (8)“纪要字”：用于传达重要会议精神、落实会议决议； e)签发人 “签发人”标识仅在上报公文中出现，且上报公文必须标识签 发人姓名，以示对该上报事项负责。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。以红色反线为基准，发 文字号居左空 l 字，签发人姓名居右空 1 字；“签发人”用 3 号仿 宋体字，后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体标识签发人姓名。 D 公文标题 红色反线下空 2 行，用 2 号宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当；除法规、规定名称 1.11-2 海量资料 超值下载 3 加书名号外，一般不用标点符号。 g)主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、 统称；位于标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字，回行仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首 页不能显示正文时，应移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识 方法同抄送。 h)正文 正文位于主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。 正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号宋体字或黑体 字，一般每页排 22 行，每行排 28 个字，特殊情况下可适当调整 (见 5.2.9)。 正文中的结构层次序数，第一层为“一、 ，第二层为“(一)” ， 第三层为“1.” ，第四层为“(1)” 。 正文中的标点符号，除圆括号“()”和下标点“ ”用半角外， 其余均用全角。 i)附件 公文如有附件，在正文下空 1 行，左空 2 字，用 3 号仿宋体字 标识“附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码； 附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 页顶格标识 “附件” ，有序号时标识序号；附加的序号和名称前后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格 标识公文的发文字号并在其后标识“附件”(或带序号)。 j)成文日期 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后的签发日 期为准。用汉字将年、月、日标全， “零”写为“O“。 k)公文生效标识 公文除“会议纪要”外都应当加盖印章。在落款处不署发文机 1.11-3 海量资料 超值下载 4 关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正 文 l 行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行 距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标 识“此页无正文”的方法解决。 1)附注 公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在 成文日期下 l 行。 附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如 “(附注：此件可见报)”、 “(附注：此件可上网)”、 “(附注：此件发至县、 团级)”等等。 m)主题词 主题词是指揭示文件主要内容的规范化词组或名词性词组，把 公文的事由类列和文种作简明的标注。 “主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目 用 3 号宋体字；词目之间空 1 字；词目按类别词、类属词和文种的 顺序排列，数量不超过五个。 n)抄送机关 抄送机关指除主送机关外的其他需要告知公文内容的的上、下 级和不相隶属机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关 位于主题词下 1 行；用 3 号仿宋体标识“抄送” ，后标全角冒号；抄 送机关按党、政、群的顺序排列，其间用逗号隔开，回行时与冒号 后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 原来所用“抄报”已取消，无论上级机关(下级机关不抄送)还 是不相隶属机关均采用抄送形式。 o)印发机关和印发日期 位于抄送机关之下(无抄送机关则在主题词之下)占 l 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关居左，印发日期居右，印发日期以公文印 制完毕的时间为准，用阿拉伯数码标识。 p)打字、校对及份数 1.11-4 海量资料 超值下载 5 此三项要素应以“打字： 校对： 共印份” 的形式居于印发机关和印发日期之下，以示对打印、校对工作负责， 且便于按份数发送文件。各项要素间应均匀排列。 mp 的各项要素之下均加一条反线，宽度同正文。 q)文件页码用阿拉伯数码标识，置于页面右下方。 5.3 行文规则 5.3.1 行文应当确有必要，注重效用。 5.3.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和 报告。 5.3.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送 其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 5.3.4“报告”中不得夹带请示事项，更不得出现“关于要求解决的 请示报告” 。 5.3.5“会议纪要”不得盖章，也不落年月日，同有文件效应。 5.4 发文办理 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、 签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 5.4.1 草拟公文 5.4.2 草拟公文应当做到： a)符合国家的法律、法规及其他有关部门规定。如提出新的政 策、规定等，要切实可行并加以说明： b)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直 述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短； c)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机 关的行文关系确定； d)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后 引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、 月、日： e)应当使用国家法定计量单位； 1.11-5 海量资料 超值下载 6 f)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国 际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现使用注明准确的 中文译名； g)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 5.4.3 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当 主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办 部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可 以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司 领导协调或裁定。 5.4.4 公文草拟应用 A4 型纸誊写或打印，并填写好发文稿纸中的 “主送、抄送、拟稿单位、拟稿人、负责人、校对、标题、出初稿 日期、份数”等若干项目。 5.4.5 审核 公文送签前，一般先由校对者将初稿和发文稿纸交给综合管理 部门文字秘书审核。审核内容包括：是否确需行文，行文方式是否 妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符 合本办法的规定，以及填写主题词等。文稿如需作较大修改，应当 与原起草部门协商或请其修改。 5.4.6 签发 通过审核，对文稿内容达成一致意见后，校对者将文稿交给主 要负责人签发，以示对其负责和批准。 以本公司名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负 责人签发；以本公司名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或 者由主要负责人授权的其他负责人签发。 5.4.7 复核 已经签发的文稿，在正式印制之前应由综合管理部门文字秘书 再作复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全， 1.11-6 海量资料 超值下载 7 格式是否统一、规范等。 5.4.8 缮印 综合管理部门公文归口把关人员将复核后的文稿交打印室缮印， 打印室负责发文字号的编写和文稿的打印、排版、印刷、装订。为 提高文件的形成效率，如原文稿属于在公司局域网内输入计算机的， 打印室可与校对者协商实行网络链接。打印稿产生后，草拟公文的 职能部门应当配合打印室做好校对工作。 由于复核时已定稿，因此校对者只能针对打印中可能出现的错 字、漏字等非原则性问题进行校对，对于公文中的实质性内容不能 随意改动。 校对完毕后，打印室按份数印刷、装订，并移交综合管理部门 机要文书管理人员。 5.4.9 用印、分发 综合管理部门机要文件管理人贝对文件用印，并按照文件要求 主送、抄送的单位进行分发。职能部门在文件分发时有特殊要求的， 可与机要文件管理人员协商解决。综合管理部门按规定在公司网域 网上发布公文。网上公文的发布应有专门的归口人员负责，确保及 时、准确、有效。 5.5 收文处理 5.5.1 收文处理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、批办、 送阅、承办等程序。 5.5.2 文件的拆封 文件拆封是拆开装有文件的信封或文件包，取出文件的过程， 是综合管理部门机要文件管理人员特有的职责，除被授权者外，其 他人员不得擅自拆封。拆封应注意以下几点： a)对来文进行确认，注意拆封的范围，凡私人信件、信封上标 明“亲启“、 “亲收”字样的，应送标明的收信人拆封； b)拆封时要认真仔细，注意保护封内文件的完好，注意把封内 文件倒净： c)拆封后，一般不必保留封皮，但应视情况而定，将信封别在 1.11-7 海量资料 超值下载 8 来信的后面一并处理，以备万一发生差错时重新检查之用。 5.5.3 分类、登记 分类、登记包括按照时间顺序和行业内外和机关级别的不同进 行登记，同时将文件办理过程和转送手续都记载在同一登记簿上。 针对我公司的实际情况，对下列文件、材料必须登记： a)上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件等。 b)重要的带有密级的刊物、资料。 c)其他机关商洽问题和需要答复的文件。 d)上级机关召开会议印发的会议文件材料。 e)根据文件管理要求，有些文件材料可不登记，直接分发处理。 如一般性简报、公开或不带密级的刊物、资料以及纯属事务性的便 条、请柬和一般性的通知等。 5.5.4 批办 综合管理部门机要文件管理人员对来文进行登记、编号后，填 写阅文单，交综合管理部门负责人批办。办理时间紧迫的一般性公 文，综合管理部门可直接批转有关部门办理，事关重大且办理时间 充裕的公文，应归在送阅夹中供公司领导审批。 5.5.5 送阅 机要文件管理人员负责文件的送阅和收回，阅批人应明确签署 意见、姓名和审批日期。 5.5.6 承办 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。 紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。 对不属于本部门职权范围或不宜本单位办理的，应当及时退回综合 管理部门并说明理由。 5.5.7 催办 交有关部门办理的公文，综合管理部门要负责催办，做