公司员工外地出差制度

1 / 16 公司员工外地出差制度 公司员工外地出差制度 1 定义 有因工作关系离开广州地区须在外地住宿一晚以上的视为出差。 出考察、培训、招待不被视为出差。 职员如到外地考察、培训、招待，经分管总监批准及行政及信息管理部确认可报销有关费用，包括：培训费、交通费、住宿费、招待费等。 2 出差的审批程序 差的职员均需填写出差申请表，交由部门主管和分管总监批准 部门经理 (含副经理 )以上的职员出差需由地区总监批准 后，再交行政及信息管理部 审核备案。 工出差统一由企业发展部安排有关的酒店及票务事宜，特殊紧急情况下，员工可自行安排酒店，但必须预订指定的酒店或符合公司规定价格标准的酒店和票务，且必须事后提交书面的说明交部门主管和分管总监签批后，交财务部作为报销的依据，并应抄送给行政及信息管理部备案。 工离开工作地必须取得部门主管同意，否则将被视作缺勤，特殊情况下员工出差未能提前书面提交申请表的，可向部门主管和分管总监请示并征得同意 (副经理级别以上的员工应经地区总监同意 )，且应在员工出差 2 个工作2 / 16 日内通知人力资 源部、行政及信息管理部。员工出差回来后，应按 规定补办出差申请手续。 3 出差费用 出差时公司支付下列与工作有关的费用： 差津贴 贴标准 (以人民币为单位 ) 职级国内出差香港或国外出差 高级经理以上 150 元 /天 300 元 /天 (副 )经理 100 元 /天 150 元 /天 主任以下职员 80 元 /天 150 元 /天 差津贴以过夜计算，当天往返不计为出差，出差期间不另计加班费。 则上职员享受上述津贴后，公司不再另行报销餐费、洗衣费等支出。对由于接待任务或工作所需支付的其他费用，需另行申请并得到分管总监的批准方可报销。 通费 指按实际工作需要乘坐交通工具所花费的费用。 乘坐飞机仅限于经济仓。 职员在出差地的市内交通费用，如特殊原因需乘坐出租车的车费应实报实销，并得到部门主管和分管总监签批，且每日限额 50 元以内。 员出差在外地，不得私自更改机票、车票日3 / 16 期、航班等，如有 特殊情况，须事先口头经部门主管和分管总监批准，并在出差回来后提交书面的说明交部门主管和分管总监签批后，交财务部作为报销的依据，并应抄送给行政及信息管理部备案。 宿费 指与公司签定合同的或三星级酒店标准，房价人民币400 元以下的 (境外除外 )酒店 /宾馆的费用。 销住宿费时必须提交酒店开具的发票和住宿清单，公司不支付因非工作原因发生的费用。 外出差由公司企业发展部统一预订酒店。 务联络通讯费 指根据工作需要 进行业务联络通信的费用，包括长途电话费 (须提供电话号码及电话单 )、传真费、必要的上网通讯费等。不包括公司已有配额的手机话费。 输费 指根据工作需要运送大件物品所需的运送费、手续费及其他实际费用。 证费 指职员因出差而需办理护照、签证、边防证或其他必须证件的费用。 4 出差费用的报销 员出差返回后，无特殊原因，应在一周内向部4 / 16 门主管和分管总监提交出差业务报告。 差可申请预借款，申请额度视是次出差情况而定 ，并须符合公司财务部有关预借款项，否则财务部有权取消或减低其出差申请额度。 关费用报销必须严格遵守公司财务规定，使用国家规定的工商税务发票、票据，特殊情况没有发票的，须获得分管总监以上批准。 员须凭正式单据、出差申请表和付款申请表 (发生特殊变动的还需附经批准的 ” 书面说明 ”) ，在补贴标准的范围内向财务部实报实销出差补贴费用。 员工出差管理制度 必定有一份相关的管理制度 其对员工管理制度也不同 ,以下的公司出差管理制度 ,仅供参考 . 第一章 总 则 第一条 为了规范公司员工出差审批流程，加强出差 费用的预算和管理， 合理控制差旅费开支， 特制定本办法。 第二条 本制度适用于公司正式员工、试用期员工及 特聘员工。 第三条 本制度参照本公司行政管理、财务管理相关 制度的规定制定。 第二章 审批程序和权限 5 / 16 第四条 公司员工出差，必须经过其主管上级经理批 准。 1、出差批准的权限划分： 1）境内出差：各副总经理 出差， 报总经理批准； 各总监及总经理助理、 各部门经理、 外地分 /子公司 经理和境外公司经理， 报分管副总经理或总 经理批准；北京公司其他员工出差，报分管总监批准，无 分管总监的，由部门经理批准；经年外地公司员工出差， 由其公司经理批准。 2）境外出差：员工的境外出差报分 管副总经理或总经理批准。 3）境外常驻员工出差：境外 员工出差分为本国异地出差、他国出差和回国出差三种。 境外公司经理的本国异地出差，可自己根据工作需要安排 并报分管副总经理或总经理备案； 他国出差和回国出差须 报分管副总经理或总经理批准。其他员工的本国异地出 差，由公司经理批准；他国出差和回国出差须由公 司经理 先报分管副总经理或总经理同意后，方可批准。 2、因公需要出差时，所有员工须填写出差审批单 6 / 16 (两联 )，注明出差地点、事由、时限、人数和所乘交通工 具 (飞机、火车、汽车、公司车辆 )，报经本条第 1 款规定 的批准后，方可出差。 3、凡因工作需要，由北京公司聘用并派往境内异地 或境外长期工作的，被外派常驻员工须填写外派常驻审 批单 ，由外派部门 /单位经理和 /或分管总监审核同意后， 报公司人事总监确认并报分管副总经理或总经理批准。 4、凡未经批准而擅离职守的，一律按 旷工论处。在 此期间其所发生的一切费用均由员工个人承担， 公司不予 报销任何费用。 第五条 员工出差时限由派遣部门 /单位建立和 /或分 管总监予以核定。几人一起出差的，由主办业务部门或人 员填写。因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前 可以短信和电子邮件方式报批，回来后补办手续。 第三章 出差管理及流程 第六条 除总监及以上公司高层管理人员外，其它员 7 / 16 工出差前应将审批后的出差审批单 (两联 )报行政人事 部备案。 第七条 出差期间生病、 遇意外或因工作实际 ,需要延 长出差时 间的，应向出差审批人请示，不得因私事或借故 延长出差时间，否则其差旅费不予报销。 第八条 出差员工返回公司后，不晚于次日（节假日 顺延）须到行政人事部按抵达日期（凭交通工具票据等） 销差。当超出原审批期限时，须持原出差审批单 (两 联 )， 经原各审批领导签复审意见后， 再办理销差手续。 出 差审批单一联留行政人事部存档，记录考勤；另一联报 销时出示给财务部门。报销结束，由财务人员签字后交回 行政人事部转信息部。 第九条 由行政人事部订购飞机票的，要向出差人提 供机票行程 单并签字，报销时交财务部门。 第十条 自销差之日起，必须在三天内向各审批领导 提交出差总结报告或口头汇报。按时到财务部门完成 8 / 16 报销事项。 第四章 国内出差费用标准 第十一条 异地交通费，包括以公路、铁路、船舶、 飞机等交通方式往返公司和出差目的地之间发生的各项 交通费用。 1、除总监及以上高层管理者外，公司员工原则上 乘 坐火车及长途汽车出差。 从当日晚 8 时至次日晨 7 时乘车 6 小时以上或连续乘车 12 小时以上的，可以乘坐汽车卧 铺或火车硬卧铺。 2、因紧急公务或特殊情况需要必须乘飞机或火车软 卧者， 应事先经总经理批准方可凭票 （公司订购飞机票的， 凭行政人事部签字的，其他电子机票，凭登 机牌）报销。 第十二条 市内交通费，包括公司所在地本市及出差 目的地的公交车费（汽车、地铁、轮船） 、出租车费、及 租用自行车费等。 9 / 16 1、出差期间尽量乘坐公交车，凭票报销。 2、特殊 情况 ( 陪同客人、无公交车地段、早晚不在 公交车辆时间内 )需乘坐出租车时，须背书事项、起止地 点。 3、对出差时间较长，有租用自行车条件的，鼓励租 用自行车。 第十三条 食宿费，除总监及以上高层管理者外，规 定如下： 1、短期出差至无办事机构地区的住宿费标准为（人 民币元） ： 地区类别 标准 一般地区 不超过 200 元 /标准间 发达地区 不超过 300 元 /标准间 性员工按两人一间标准间住宿。 般地区住宿费为每天不超过 200 元 /标准间。 达地区（如上海、广州、深圳、珠海、厦门等） 视情况为每天不超过 300 元 /标准间。 特殊情况超支部分需列明情况，请示总经理批 准，方可报销。 10 / 16 宿费按出差应住宿天数总额计算。 差期间伙食补助标准： （ 1）当天能往返的短途 出差， 按 35 元 /天发放差补。 不再享受日常误餐补贴。 （ 2） 当天不能往返的长途出差， 每满一整天的按午餐及晚餐各 35 元标准发放食补。 （ 3）凡出差期间有经批准的商 务招 待的，每报销一次扣减 35 元差补。 （ 4）不满一整天的， 返回公司当日视到达时间扣减午餐和 /或晚餐补贴。 （ 5 ） 出京和返京时间以车票和机票行程单上载明的时间为准。 2、短期出差至有办事机构地区 备住宿条件的，要求入住公司的住所，房租、 水电费、煤气费等均由公司承担。 集体伙食的，要求短期出差人员在办事处就 餐，发放差补每人每天 35 元人民币，但是，出差人员须 将差补全部交给办事处内勤人员作为伙食费。 第十四条 通讯费 1、除 总监及以上高层管理者外，其它人员在出差期 间的长途话费、漫游费等，凭话费清单实报实销。 11 / 16 2、因公产生的传真费、上网费和复印费等实报实销。 第十五条 招待费 1、因公需要招待有关人员，餐费按 60 /餐 /人 的标准控制。 12 / 16 2、因公需要向有关人员赠送礼品，根据实际情况申 请。 3、任何招待费用需纳入预算，事先请示，经主管副 总经理或总经理批准后方可实施。 并事后在发票上注明事 由和参加人数等信息，待确认后方可报销 。 第五章 第十六条 境外出差相关规 定 异地交通费 1、出国人员要选择经济合理的路线，所选航线应优 先选择价格较优惠的班机，并尽可能购买往返机票。 2、出国人员均乘飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬 卧，特殊情况超标准的，需经总经理批准后方可乘坐。 第十七条 出国补助 1、境外差补计算起始时间为抵达、离开境外目的港 / 机场之日，以机票或行程单上载明的时间为准。 2、蒙古国和缅甸国境内，每天差补按午餐 20 美元 / 晚餐 20 美元 /人的标准发放。每报销一次经批准的商务招 待，扣减 20 美元。 3、非洲各国 境内、俄罗斯及其他独联体国家境内， 每天差补按午餐 30 美元 /晚餐 30 美元 /人的标准发放。每 报销一次经批准的商务招待，扣减 30 美元。 第十八条 住宿费开支标准（美元） 13 / 16 国 别 蒙古国 不超 40 缅甸国 不超 40 非洲各国 不超 70 俄罗斯 /独联体 各国 不超 70 每人每天 因特殊情况超过上述标准的，须事先请示并经批准后 方可入住。 第十九条 其他规定：市内交通费按第十二条执行， 通讯费按第十四条执行，招待费参照第十六条执行。 第二十条 报销办法 1、未超过 预算标准的可凭票据实报销。 2、出国人员根据出访任务需要在一个国家城市间往 来，应事先在出访计划中列明，其城市间的交通费可凭有 效的交通票据实报实销。特殊情况临时增加的，须事先向 主管上级请示，经批准后的方可报销。 3、出国人员回国报销时，必须凭有效票据，同时各 种报销凭证要用中文注明开支内容、日期、数量、金额、 汇率等，并由经办人签字。 第二十一条 地域参照执行。 第六章 借款及报销 出差至上述之外的国家及地域，按相近 第二十二条 出差借款，要坚持 “ 先预算、后开支 ”的费 14 / 16 用控制原则。 出差人员要根据实际需要做好预算 , 填写 出 差费用预算核定审批表 ,由所属上级经理核定， 财务部审 核，并报主管副总经理或总经理审批。 第二十三条 出差人员需要借差旅费的，需持经批准 的 出差审批单 及 出差费用预算核定审批表 填写 借 款单 ，列明用款金额，主管副总经理或经总经理批准后， 到财务部办理借款手续。 第二十四条 国内出差所需差旅费借款，一般以网银 支付，因特殊需要现金借款，超过 5000 元以上，应提前 一天向财务部预约。国外 出差所需差旅费借款，应提前两 天向财务部预约， 并在预约时提供已签证的护照原件及身 份证复印件。 第二十五条 差旅费借款，本着 “ 前帐不清、后账不付 ” 的原则办理。 第二十六条 出差人员要严格执行预算，不得超支。 对没有事前报批的超支部分，不予报销。 第二十七条 因极特殊情况需要超支，应事先向批准 其出差的上级经理请示。在报销前对超预算支出的费用， 在出差费用预算核定审批表中列出各项超支金额及说 明，报原审批领导进行超支审批后，方予报销。 第二十八条 出差 返回公司后，应于一周内办理报销 15 / 16 手续。 特殊情况可适当顺延。 报销时填写 报销单 及 出 差结算单 ，附出差审批单 、 出差费用预算核定审批 表 ,经批准其出差的上级经理审核， 经主管副总经理或总 经理批准后，到财务部办理报销手续。 第七章 其他事项 原则上不允许单人自驾车到公司所在 第二十九条 地城市之外的城市出差。公司专职司机驾车随同出差的， 可随出差人员食宿。 第三十条 参加本地区培训或会议， 除会务组特殊要 求外，原则上不住宿。 第 三十一条 员工出差参加各种会议 /培训， 统一安排 食宿的，凭会议 /培训通知，按统一安排标准报销。无统一 安排的，按正常标准实报实销。 第三十二条 因陪同公司客户出差或其它特殊情况， 差旅费用超支或超规格乘坐交通工具等， 均需事