费用报销审批管理制度.doc

费用报销审批管理制度各大区、事业部、职能部门： 为加强费用管理，明确规范及统一财务报销管理制度，经公司研究决定，对各类费用的报销作出如下规定， 望遵照执行。一、 手机费用（一）标准级别管理体系岗位或职务非管理体系手机费1总裁/实报实销2副总裁、副总工程师、财务总监、首席专家、总裁助理/实报实销或者400元/月3一级大区总经理、事业部总经理、工程中心总经理、大项目部总经理、营销中心总经理、人力资源总监、行政总监、财务部经理/300元/月，超过部分按50%报销4省级总经理、大区副总经理、大区总监、事业部副总经理、销售部经理、市场部经理、行政部门正职产品经理、大项目经理300元/月，超过部分不予报销5省级副总经理、一级大区总经理助理、行政部门副职、行政部门经理助理研发经理、高级工程项目经理200元/月，超过部分不予报销6/项目经理、技术支持100元/月7/普通工程人员、技术人员、研发人员、行政人员50元/月8/实习生9备注（二）说明1、各部门需按季汇总手机报销清单，报财务部备案。2、凡手机费用在100元/月以上（不包含100元/月）的人员，在报销时必须提供由移动公司（或联通公司、电信）出具的写明使用者姓名和所使用手机号码的正式发票。用定额发票报销的需同时提供手机费用清单，如使用者姓名不符但所使用手机号码与平时工作联系的手机号码相符的需书面说明原因。3、使用定额发票报销，没有手机费用清单且报销额度超过100元的，按相应标准的70%报销。4、通讯费补贴在100元/月（含）以内的，按核准的金额报销。 5、地级市以上公卫项目经理手机费标准为150元/月。 二、交通费用（一）标准级别管理体系岗位或职务非管理体系飞机火 车出租车汽油补贴硬座硬卧软座软卧动车高铁1总裁二等高铁配车者实报实销、未配车者1000元/月、外派者在杭交通费用实报实销2副总裁、副总工程师、财务总监、首席专家事先申请二等动车3总裁助理、一级大区总经理、事业部总经理、工程中心总经理、大项目部总经理、营销中心总经理、人力资源总监、行政总监、财务部经理事先申请总裁助理大区配车者按额度报销、未配车者600元/月4省级总经理大区副总经理、大区总监、事业部副总经理、销售部经理、市场部经理、行政部门正职产品经理、大项目经理如果打折后购买机票费用总额（包括机场建设费、燃油费附加、保险等）低于其他交通工具费用的（不超过火车硬卧费用、二等动车费用），事先经所在部门总经理、公司分管领导审核同意，可乘坐飞机。连续乘车超过5小时二等动车连续乘车超过5小时，二等高铁5省级副总经理、一级大区总经理助理、行政部门副职、行政部门经理助理研发经理、高级工程项目经理连续乘车超过5小时连续乘车超过5小时，经部门总经理、公司分管领导批准可乘坐连续乘车超过5小时，经部门总经理、公司分管领导批准可乘坐二等高铁1、出差的出租车费报销仅限于以下情况：A.出差时乘坐7：00以前的交通工具B.到达出差目的地的时间在21：00以后 C初次到目的地出差。2、员工加班到21：00以后可报销出租车费。6项目经理、技术支持7普通工程人员、技术人员、研发人员、行政人员8实习生（二）说明1、员工出差前应上报出差计划，购买机票原则上需提前一周由公司前台预订并限7折（含）以下。2、已购机票若办理退票手续，全年超过3次的，从第4次开始员工自行承担退票费用的50%。3、行政人员（包括在外行政人员）上下班可享受50元/月的市内交通补贴，不再报销其他市内公共交通费用。其他人员如申请市内交通补贴，方式及金额需经部门总经理、分管领导审核批准，报财务部备案，不再报销其他市内公共交通费用。4、副总裁及以上未配备公车的人员享受1000元/月交通补贴。外派副总裁视同享受配备公车人员，在杭州的交通费用实报实销。5、销售体系员工汽车费用补贴由营销中心根据销售人员职务及承担的销售指标确定，经公司主管销售领导批准后报财务部备案，不再报销其他相关汽车费用。6、凡已经享受汽车费用补贴的员工，不得额外报销所在地市内交通费，包括公交费用、出租车费、以及停车费、过路费、维修费、保险费之类费用。7、出租车费：员工除规定情况可乘坐出租车外，因特殊原因，需要乘坐出租车的，须事先征得部门总经理同意。并在eoffic系统的“费用说明”中说明起始时间、地点、具体原因，无说明的不予报销。往返机场，乘坐出租车的，只报销机场大巴同等费用。8、公车使用：（1）各地公车应本着节约原则，不得报销私人用途的相关费用。在外大区公车费用由行政副总负责，司机出车前填写经相关领导确认的出车单交行政副总，汽车维修前需报请行政副总及公司综合管理办同意。加油费用必须在eoffice系统“车辆管理”下录入公里数等相关数据，数据不全或者明显不合理且无正当理由者，不予报销。汽车费用报销除正常流程外增加行政副总签字确认。 （2）汽车违章罚款非公司专职驾驶员因公驾驶公司车辆，违反交通规则而受到的罚款，员工个人承担50%。公司专职驾驶员一年内违章罚款3次（含）以内的，个人承担罚款的50%，3次以上的个人承担罚款的100%。（3）非公务用车发生的任何责任及费用由责任人自行承担。9、公司不鼓励员工驾驶私人汽车去外地出差，特殊情况经主管副总批准，综合管理部备案后，可报销相关费用。三、出差补贴1、工程技术研发人员：2007年1月1日后入司的本地化员工，以其工作所在的地级市为中心，地级市内的出差无补贴。其他省内出差补贴为30元/天，省外为40元/天（包括伙食补贴和驻勤补贴）。部门有权在此标准内下浮出差补贴标准，但需事先申请并报财务部备案。华南大区暂按原规定执行。2、销售人员：以地级市为中心，地级市内的出差无补贴，其他出差补贴标准为30元/天，报销招待餐费的扣除15元/天补贴。3、普通行政人员：以地级市为中心，地级市内的出差无补贴，其他出差补贴标准为30元/天，报销招待餐费的扣除15元/天补贴4、当年列入公司管理体系的人员，不享受以上出差补贴（包括伙食补贴和驻勤补贴）。5、到异地参加安排食宿的会议、培训班等无差旅补贴。6、实习生不享受出差补贴。7、员工如发生调动，应以调动后所在地为驻地发放出差补贴。四、 误餐补贴工作日每人每天10元，已经享受餐费报销的人员以及在公司食堂签单人员无误餐补贴。 五、 住宿费标准级别管理体系岗位或职务非管理体系省会城市地级市县级及以下城市1总裁2副总裁、副总工程师、财务总监、首席专家350元/天3总裁助理、一级大区总经理、事业部总经理、工程中心总经理、大项目部总经理、营销中心总经理、人力资源总监、行政总监、财务部经理3002702404省级总经理大区副总经理、大区总监、事业部副总经理、销售部经理、市场部经理、行政部门正职产品经理、大项目经理2502201905省级副总经理、一级大区总经理助理、行政部门副职、行政部门经理助理研发经理6项目经理、技术支持二人：200一人：170二人：170一人：140二人：140一人：1107普通销售人员、工程人员、技术人员、研发人员、行政人员8实习生六、1、同性别员工出差应同住，费用标准可按级别较高者确定。长期出差由部门出资就近租房解决。2、外地员工因公回公司总部，住宿由总裁办统一安排落实。 3、员工出差目的地公司有宿舍的，住宿时间2天以上（含）的，原则上住宿舍，否则，需要向综合管理部申请并需得到宿舍地负责人签字的无法入住的证明，无证明的，住宿费用按标准的50%报销。4、住宿费用报销时必须在eoffic的“费用说明”中写明住宿人员名单，住宿标准，否则审核不予通过。六、 探亲及节假日加班1、劳动合同签订后工作满1年且员工配偶或父母在员工工作地外的，已婚员工每年可报探望配偶费用1次，未婚员工每年可报探望父母费用1次。费用报销上限为工作地到目的地的硬座火车票金额（无火车的，以汽车票金额为准），超过5小时车程的可报销硬卧火车票。探亲的市内交通费用由员工自行承担。2、节假日加班：需事先得到部门总经理、公司分管领导审核批准，人力资源备案后按国家规定发放节假日加班费用。七、 招待交际费1、招待交际费用是公司为业务经营的合理需要而支付的费用。2、销售人员招待费用在预算额度内据实报销，但1000元以上需事先报营运分管领导批准。报销时附经批准的申请表。销售体系人员超过预算且超过年度可用费用额度的，由员工自行承担，不予报销。3、工程人员原则上不安排招待客户。如有发生，需归入销售费用并得到销售费用归属人同意，否则不予报销。4、行政人员，1000以内需事先经部门分管领导同意，1000元以上需事先报公司总裁批准。5、招待交际费（包括客户礼品费、客户招待费、客户考察费、客户其他费用等）需在eoffic的“费用说明”及报销单说明中写明主要客人的单位、名字、人数、本公司陪同人员名字、归属项目，否则审核不予通过。6、300元及以上的消费要求有明细消费清单并刷公司统一办理的招商银行商务信用卡。因特殊原因无法刷卡消费的，要求附消费清单（如点菜单，超市小票等）或者事先向公司总裁申请。不符合要求的，不予报销。7、客户考察费必须事先经部门责任人、销售分管领导、营运分管领导批准。举办会议发生的所有费用、客户考察所发生的所有费用（包括交通费用、招待费用、礼品费等）均应归属于“会务费”、“客户考察费”科目。8、部门活动费除年末及中秋的各100元外，给予员工每人每年200的部门活动费，其他不得再另行申请。八、 固定资产、办公用品、房租及集体宿舍设施1、电脑配备：电脑配置分笔记本与台式机公司本部、各办事处、分公司的文秘、职能部门普通员工如有需要，经批准配备台式机，购置的上限标准为3500元/台。其他员工笔记本电脑配备标准：笔记本原则上由公司统一配备，型号、标准配置由公司统一安排。普通员工购置的上限标准为4000元/台，中层管理人员购置的上限标准为5000元/台，高层管理人员购置的上限标准为6000元/台，研发部门在此基础上增加500元/台。部门领导有责任配合公司综合管理部调剂使用电脑。2、归属营运口子的部门，购置单价在500元以上，5000元（含）以下的公司自定义的固定资产、低值易耗品及办公用品，在预算范围内的需经营运分管领导审核批准后方可购买。固定资产、低值易耗品及办公用品购入后，必须在综合管理办办理库手续，财务部根据经批准的申购表、发票和综合管理办的入库单办理报销。3、归属营运口子的部门，购置单价在5000元以上的固定资产、办公用品需经公司总裁事先批准。4、职能部门购置单价在500元以上的公司自定义固定资产、低值易耗品及办公用品，需事先经部门负责人、公司总裁批准。5、单价在500元以下的办公类费用需事先经部门行政副总、部门总经理批准，报销时需经综合管理办办理入库手续。6、员工名片由公司综合管理办按规定格式统一印制，数量从紧掌握。7、各地区办公及集体宿舍的租赁事宜参照关于公司各大区租房的若干暂行规定。集体宿舍标准为10平方米/人。8、各地区集体宿舍，本地化员工公司提供床、电风扇等基本生活设施，床上用品标准为200元/人（作为员工自行购置床上的补贴）其他日用品不再予以列支。宿舍中属于公司的物品，由大区文秘统一管理，本着节约原则，视需要添加或更换，报销时需附购物小票。集体宿舍（非办公混用）的水电、煤气、电话费、上网费用等由个人承担，公司对长住集体宿舍的员工（超过1个月）按照每人每月30元给予补贴，有其他部门临时住宿人员的，由公司按每人每天3元的标准补贴宿舍费用。长住人员和临时住宿人员的补贴以宿舍水电、煤气、电话费、上网费用费用报销的形式发放。办公住宿混用的，报销70%的水电、煤气、电话费。宿舍费用报销时需附长住人员和临时住宿人员签名的住宿清单。9、员工遗失公司财物，需按财物折旧后的剩余价值赔偿。九、 超标费用交通费用、住宿费、招待交际费、固定资产、办公用品、房租及集体宿舍设施费用等超过公司规定标准或超过申请额度，得到大区总经理同意的，可予以报销，超额金额归入大区总经理“超标费用额度”，如超标费用累计超过此额度的，总经理承担超额部分的30%。未得到大区总经理同意的超标费用员工个人全额承担。十、 保证金招标组织单位已发出中标结果明确告知未中标的项目的投标保证金,在招标公告规定的期限内（招标公告中无明确退回期限的，在正式标中标结果公布后15个工作日内），退回公司帐户。超过期限,实际经办人(保证金的责任人)每月扣发10%工资,一直到保证金返回或扣发的工资等于保证金金额。保证金返回的，退回扣发工资，但需扣除保证金总额的10%作为延期返回保证金的利息。实际经办人离职,此笔保证金的责任人转为所属区域销售总监。转为履约保证金的，应及时把凭据交于财务，如因特殊情况无法取得凭据的,应及时向营运中心申请并说明原因,经公司分管领导签字同意后交财务备案.履约交保证金到期后的处理和投标保证金一致。 十一、工程项目费用超过项目责任书的费用总额或项目规定的时间期限时，出差补贴与提成的扣减参照工程中心相关规定。十二、销售人员的累计费用超过累计预算拨付金额时，不再报销出差补贴、通讯补贴、招待费用等费用。十三、销售人员费用超过当月预算时，可申请修改预算，如得不到批准，则不再报销。十四、因个人原因报销凭据遗失,但有证据证明费用的真实性,经公司分管领导批准按50%报销.十五、所有发票（包括报销发票、采购类发票、代理发票等）的抬头都必须为：“杭州创业软件股份有限公司”如果发票不符合上述要求，造成费用无法在所得税前扣除而需额外交纳15%的企业所得税的，由员工自行负责（即员工承担发票额15%的费用）。十六、合同中包含的代理、采购等成本需在合同录入eoffic系统前申请并得到公司分管领导批准，合同正式签定后20天内，将费用申请报告交公司