青岛建设办公用实物资产管理制度.doc

办公用实物资产管理制度编号：QDJSY-ZD-022版本号：A/0主责：综合管理部编写：葛言云审核：王增淇批准：薛丕胜实施日期： 2015.7.11目的为了规范实物资产的管理，明确管理责任和工作程序，保障资产准确和安全，有效发挥资产的使用价值，降低生产经营成本，提高企业经济效益，特制定本制度。2 范围本制度适用于青岛建设一分公司办公用实物资产管理。本制度包括办公用实物资产的定义、申购、编号、验收领用、登记入账、调拨、维护、保管、赔偿、报废、盘点等工作。3 定义办公用实物资产分为办公用固定资产与办公用低值易耗品两类。办公用固定资产，是指企业日常办公使用的，使用期限超过1年，与生产、经营有关的设备、器具、工具等；不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过2年的，也视为固定资产。办公用低值易耗品指企业日常办公使用的，满足下列条件之一，且不属于办公用固定资产范围内的物品：（1）使用年限在1年以下的生产经营用的物品；（2）使用年限在2年以下的非生产经营用的物品；（3）使用年限在2年以上，但单位价值在2000元以下的非生产经营用的物品。4 职责4.1综合管理部(1) 负责建立、完善办公用实物资产管理制度。(2) 负责办公用实物资产的购置、验收领用、调拨、盘点、报废等管理工作。(3) 对各部门、项目部实物资产实物管理进行指导。4.2财务管理部(1) 负责办公用实物资产验收、财务管理信息系统资料录入及调整、报销等工作，协助进行实物资产盘点、报废等管理工作。(2) 对分公司、项目部实物资产账务管理进行指导。4.3 人力资源部负责员工离职或调出单位时资产交接的监交工作，交接完毕经综合管理部确认后方可办理离职手续。4.4各部门、项目部(1)确定本部门（项目部）办公用实物资产管理员，建立本部门实物资产台帐（见附表一）并进行日常管理。(2)负责本部门（项目部）办公用实物资产的申请、验收领用、使用、保管、维护工作。5 管理制度5.1办公用实物资产的分类：5.1.1 固定资产的分类（1）房屋及建筑物：包括房产及其它建筑物；（2）运输设备：各种机动车和非机动车及车辆维修设备；（3）试验设备及仪器：用于工程各项检测和试验的仪器；（4）其他：除以上外用于生产或非生产的其它财产。5.1.2 低值易耗品的分类（1）低值品。包括：1）办公家具：办公桌椅、电脑桌椅、会议桌椅、沙发、茶几、文件橱、衣橱等；2）办公设备：碎纸机、点钞机、保险柜、电暖器、去湿机等；3）电子信息产品：打印机、传真机、复印机、扫描仪、一体机、录音笔、U盘、资料、预算软件加密狗等。（2）易耗品。包括： 1）数码耗材：与数码设备有关配件及耗材，如光盘、DV带等。2) 打印机耗材：打印机使用的耗材，如硒鼓、墨盒等。3）办公用纸：打印纸、传真纸等。4）日常办公用品：中性笔、别针、订书钉、胶水、档案盒、档案袋、文件夹、长尾夹等。5.2 办公用实物资产编号办公用固定资产、低值品由财务管理部统一编号，为该物品的唯一性编号。5.3 办公用实物资产申购5.3.1固定资产的申购（1）固定资产的购置必须由使用部门或项目部提出申请，填写“固定资产申购单”（见附表二），经部门负责人或项目经理审批后（埠外项目也需提前提交申请），提交综合管理部、财务管理部、分管副总、总经理审批，审批通过后由综合管理部统一购置或调配。5.3.2 低值易耗品申购（1）低值品购置由所需部门提出使用需求，并填写“低值品申购单”（见附表三），经部门负责人审批后提交综合管理部、财务管理部、分管副总、总经理审批，审批通过后由综合管理部根据实际情况统一购置或调配。（2）易耗品购置由所需部门向综合管理部提出使用需求，并填写“易耗品申购单”（见附表四），经部门负责人审批后提交综合管理部，由综合管理部根据实际情况统一购置或调配。5.3.3固定资产、低值品申购统一走网上审批流程。5.4 办公用实物资产验收领用、登记入账5.4.1 办公用固定资产、低值品应在购入后由使用人填写“实物资产验收领用单”（见附表五），提交综合管理部、财务管理部验收。5.4.2 验收领用通过后，财务管理部进行资产登记入账，并在财务管理信息系统中对实物资产进行登记，按照要求录入相关信息，包括：实物资产编号、实物资产名称、单位、数量、金额、使用部门、使用人等。5.5 办公用实物资产调拨5.5.1办公用实物资产管理应本着充分利用、降低费用的原则，由综合管理部根据实际情况做好各部门之间使用调剂。实物资产如需在各部门之间调拨，由需用部门根据资产类别填写“固定资产调拨单”（见附表六）或“低值品调拨单”（见附表七），经审批后，由综合管理部办理调拨手续，财务管理部在财务管理信息系统内进行账目调整。5.5.2 其他单位资产调入时，一律凭调拨单办理。5.5.3 人员离职或调出时，应将所使用实物资产全数交还本部综合管理部，否则人力资源部门不予办理相关手续。5.6 办公用实物资产维护、保管、赔偿5.6.1使用部门和使用人应做好实物资产日常管理及维护保养工作，如因使用或保管不当造成物品丢失或损坏，应予以赔偿。5.6.1.1因使用、保管不当造成损坏、盗抢、丢失的，相关责任人应在第一时间通知综合部（发生盗抢应同时通知公安机关），丢失物品原则上由部门负责人、相关责任人按折旧后的价格予以赔偿。具体赔偿情况及追加处罚意见，由综合部根据实际情况，会同人力资源部、财务部研究确定。5.6.1.2明确为员工个人使用的实物资产，如工作需要，经部门负责人批准带出办公室发生损坏或丢失，公司将根据具体原因追究当事人责任，并给予该物品50%净残值的罚款；如本人私自将办公设备带出发生损坏或丢失，公司将直接追究当事人责任，并对该物品原值予以赔偿。5.6.1.3属于部门共同使用的实物资产，如因保管或使用不当造成办公设备损坏或丢失的，由责任人和部门负责人对该物品净残值进行赔偿，各承担净残值的50%；如出现将实物资产带出办公室发生损坏或丢失的情况时，按上述第（2）条规定处理。5.6.2 所有办公用实物资产，在投入使用后，各使用部门必须将其相关技术资料妥善保存。数额较大的实物资产应同时将相关技术资料副本交综合管理部归档保存。5.7 办公用实物资产的摊销5.7.1 固定资产的摊销：公司或项目部购置的固定资产均按5%计算残值，其中汽车等运输设备按4年使用期限进行摊销，其余固定资产均按3年使用期限来进行摊销。5.7.2低值易耗品的摊销：公司或项目采购的低值易耗品均采用一次性摊销的方式来进行摊销。5.8 办公用实物资产报废（1）办公用实物资产报废的条件：1）达到使用寿命，无法继续使用；2）虽未达到使用寿命，但主体或主要部件自然损坏，经鉴定无法使用的；3）淘汰机型已无配件来源或维修成本较高，无维修价值的；4）因自然灾害或非常事故造成损毁无法修复的。（2）事业部办公用实物资产设指导使用年限，办公家具为5年以上，办公设备为5年以上，电子信息产品为3年以上；项目部的办公家具最低为3年或周转3次以上；（3）办公用实物资产满足报废条件，由使用部门提出申请，根据类别填写“固定资产报废单” （见附表八）或“低值品报废单”（见附表九），经审批同意后予以报废。5.9办公用实物资产盘点综合管理部每半年与财务管理部,成本审计部共同对实物资产进行一次盘点，各部门、项目部应予以配合。盘点中如发现实际情况与账目不符，使用人应以书面形式说明原因；如人为因素造成物品丢失或损坏，按照相关规定予以赔偿。6检查与考核各部门、项目部应根据本制度，加强规范实物资产管理工作，综合管理部、财务管理部可根据工作需要对各部门、项目部实物资产管理情况进行检查指导。7 记录序号记录名称记录编号收集部门保存部门保存期限1实物资产登记表QDJSY-ZD-022-01综合管理部资产使用部门长期2固定资产申购单QDJSY-ZD-022-02综合管理部申请部门、财务管理部、综合管理部长期3低值品申购单QDJSY-ZD-022-03综合管理部申请部门、财务管理部、综合管理部长期4易耗品申购单QDJSY-ZD-022-04综合管理部申请部门、综合管理部长期5实物资产验收领用单QDJSY-ZD-022-05综合管理部申请部门、综合管理部、财务管理部长期6固定资产调拨单QDJSY-ZD-022-06综合管理部综合管理部、财务管理部、调入单位、调出单位长期7低值品调拨单QDJSY-ZD-022-07综合管理部综合管理部、调入单位、调出单位长期8固定资产报废单QDJSY-ZD-022-08综合管理部综合管理部、财务管理部、申请部门长期9低值品报废单QDJSY-ZD-022-09综合管理部综合管理部、财务管理部、申请部门长期13附表一： QDJSY-ZD-022-01实物资产登记表机构名称： 金额单位：人民币元序号名 称规格计量单位单价账 面 原 值实际清点数盘 盈（+）亏（-）备注说明数量金额已提摊销净 值数量金额净值数量金额(净值）附表二： QDJSY-ZD-022-02 固定资产申购单 年 月 日申 请申请部门经办人使用人所需产品描述及预计金额申请原因申请部门经理意见审 核综合管理部意见财务管理部意见成本审计部意见领导意见备注注：此表一式三份，分别由申请部门、财务管理部、综合管理部留存。单件物品金额超过五万元以上的须经集团领导审批。附表三： QDJSY-ZD-022-03低值品申购单 年 月 日申 请申请部门经办人使用人所需产品描述及预计金额申请原因申请部门经理意见审 核综合管理部意见财务管理部意见成本审计部意见领导意见备注注：此表一式三份，分别由申请部门、综合管理部、财务部留存。附表四： QDJSY-ZD-022-04易耗品申购单 年 月 日序号名称数量单位备注123456789101112131415161718部门负责人意见综合部意见注：此表由综合管理部留存。附表五： QDJSY-ZD-022-05低值易耗品验收单年 月 日 使用部门： 资产编号资产名称型号单位数量单价（元）金额（元）备注：签收人：综合部意见：财务部留存财务部意见： 注：1.如验收种类和数量较多，可附明细；2.本验收单一式二份，一份报销留存财务部，一份综合部保管,使用部门留存复印件。低值易耗品验收单年 月 日 使用部门： 资产编号资产名称型号单位数量单价（元）金额（元）备注：签收人：综合部意见：综合部留存财务部意见：注：1. 如验收种类和数量较多，可附明细；2.本验收单一式二份，一份报销留存财务部，一份综合部保管,使用部门留存复印件。 附表六： QDJSY-ZD-022-06 固定资产调拨单年 月 日 金额单位： 元实物资产编号名 称规 格(型号)单位数量原 值已 提折 旧净 值未提折旧年限转让收入合计（大写）: 备 注调出单位（部门）：负责人：实物负责人：调入单位(部门)：负责人：实物负责人：综合管理部：负责人：经办人：财务管理部：负责人：经办人：成本审计部：负责人：经办人：注：本调拨单一式四份，分交综合管理部、财务管理部、调入单位、调出单位存查。附表七： QDJSY-ZD-022-07 低值品调拨单 年 月 日申 请资产名称单位数量调出部门调入部门原使用人现使用人经办人调拨原因调入部门经理意见调出部门经理意见审 核综合管理部意见财务管理部意见成本审计部意见存 档提交综合管理部办理实物调拨，并由财务管理部、成本审计部进行账目调拨。注： 本单一式三份：分别由调入部门、调出部门、综合管理部留存。 附表八： QDJSY-ZD-022-08固定资产报废单申报单位(部门)： 年 月 日 实物资产编号 资产名称单 位规格型号使 用 部 门购置时间规定使