公司采购制度和流程

1 / 7 公司采购制度和流程 公司采购制度和流程 为规范公司采购工作，提供公司采购工作的计划性、科学性，保障公司生产和经营活动的正常进行，特制定本采购业务流程和管理制度。 为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。 各部门工作所需的生产资料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及工程所需的配件、材等 . 应部 负责对各类物资的采购工作 . 务部派专人负责需采购物资的复审工作 . 部门每月 5 日前将所需常规或急购物料按照品名、数量、规格、型号等项填列于月度采购申请表内，报部门经理初审签字后，转报分管领导签字核准，再经总经理签署批示后，由供应部及时与相关的业务单位联系 ,落实物料、质量和价格 , 并进行比较后，再及时组织物品的购入 ,物料到位后 ,及时发放有关部门或现场或通知有关部门领用，接收或领用人员必须签字；需入库的及时入库，并2 / 7 办理入库手续。 急购物品 ,使用部门可提出并填写临时采购申请表，供应部要按使用部门临时采购申请表要求的时间及时采购 .(特殊情况可先购后批，并按采购流程补办手续 ),确保公司及各现场的正常运转 . 一些规格、型号、技术要求高的特殊配件和物资的购买 ,可请示总经理批准 ,委派工程、技术人员共同外出配合购买 ,以便确认规格、型号、鉴别质量 . 格选择采购渠道 ,无论是否采用招标方式，均应选择至少三家以上供应单位，进行生产资质、质量、价格及供货期限等比较，不得擅自变更 . 一些 单一品种物资的选择 ,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则 ,签订供应意向 ,以保证长期稳定的关系 . 常规物品尽可能参照周期使用需求量 ,做到计划购买 ,防止库存积压 . 第 2 / 5 页 一些大宗物资要索取 “ 三包 ” 手续 ,签订三包条款以保证包修退换的执行 ,必要时留 10%尾款 . 大宗物资的采购 ,必须由二人操作 ,并由财务部安排一人参与，从询价到落实 ,从质量到价格均由三人共同负责完成 . 3 / 7 应部采购员要负责对物料使用随时回访 ,了解物料的使用情况 ,质量是否合格、优良 ,如发现质量问题 ,及时与供方联系退换 ,对确不守信誉、质量无保证的渠道 ,不再合作 . 提高资金利用率 ,便于质量低劣物品的退换 ,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约 . 管员要对物资质量把关 ,对手续、证件不齐或不合格的产品，有权拒绝入库或者在入库单上注明质量不合格的情况，确保对不合格物品的退换起到监督作用 . 应部采购员要及时报帐 ,核销物品采买的手续 ,不许拖拉压票影响财务部结帐 . 采购工作要有高度的责任感和事业心 ,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳，提高工作效率 ,当日的工作当日完成 ,不拖拉 ,不借外出购物办私事 ,否则一经发现严肃处理 . 第 3 / 5 页 购员要刻苦钻研有关业务知识 ,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等 ,分析掌握市场行情 ,把握市场脉搏，做到心中有数、业务熟练，以保证最大限度的降低采购单价和成本 . 购员要认真填报物料结算统计表 . 管员应认真填写物料入库单 ，并经采购员、4 / 7 库管部门负责人三方签字交由供应部，作为报销依据。 立敬业爱岗精神 ,遵守财经纪律 ,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责 . 绝损公肥私、中饱私囊 ,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误呵和经济损失者 ,由当事人负责赔偿 ,并处罚款 ,同时申报企管部立即与其解除劳动合同 . 流程和制度自公布后实施 . 布实施后，由供应部和生产保障中心领导监督执行。 库房管理制度 为了加强对物资的管理、核算、监督物资的入库验收、在库养护、出库复核 ,特制定本管理规程 . 第 4 / 5 页 本规程对库房物资管理作了具体规定 ,适用于物资库管员 . 管员负责库房物资的验收、养护、复核工作 . 5 / 7 资的验收入库 购员购回所需的物资后 ,应及时地把采购申请单、发货票和必要的规格型号数据、质量 合格证、保修卡等连同物资一并交于库管员进行把关验收 . 管员应从数量、规格、型号、质量包装、产地及价格等方面详细核对 ,对一些贵重物品 ,质量要求系数严、规格型号细的物品 ,可由库管员直接请工程技术人员验物 . 一些确实无法提供合格证的产品 ,为了确保产品质量 ,库管员应填写产品质量检验合格证明 ,经技术员或使用人认可 ,部门经理核准方可入库 . 资验收合格后 ,把发货票转交物资调拨员填写入库单 . 管员在办理完入库手续后 ,应及时反馈 于请购部门 ,以备及时领用 . 库养护 管员应熟悉掌握物资的性能、特性、分类情况 ,妥善保管各种物资 ,并要分类上架存放 ,做到摆放整齐 ,仓位通畅 ,对不宜架存的物资要堆垛整齐 ,并采取防潮措施 ,便于发放 . 6 / 7 所管物资要熟悉存放位置 ,经常检查 ,防止霉变、生锈、虫蛀、鼠咬及差错事故 . 行物卡管理制度 ,卡物相符对位 . 天上班后要清扫库房卫生 ,做到物架、物资、地面无尘土、无污迹、无杂物 . 返回 的废旧物资及时填废旧物资回收清单 ,以便统一处理 . 对库存的物资 ,要经常分析库存结构 ,掌握库存动态 ,对超储积压物资要定期填列超储积压物资报告单 ,注明原因 ,呈报大厦总经理酌情处理 . 库存短缺的常规备用物品 ,按月列出请购单 ,补充库存 . 库核实 资出库必须凭物资调拨员开据的出库单 ,凭票发物 . 品出库时 ,应对品名、数量、规格、型号再次核实 ,防止错发 . 工作急需 ,对 “ 物到票未到 ” 的 无价格物品 ,经经理认可后 ,可由对方打欠条 ,暂领走 ,待办理入库手续后及时转办出库手续 . 管员对逐项业务票据 ,对照核实无误后及时记入保管明细帐 ,如