电子商务平台网络系统项目用户需求分析报告.docxVIP

系统项目，用户需求分析报告XXXXX项目用户需求分析报告文件状态： 草稿 正式发布 正在修改文件标识：iABCD-ECM-05-07当前版本：1.0作 者：完成日期：2015-05-07版 本 历 史版本/状态作者参与者起止日期备注目录1.合同管理项目现状调研和需求分析的目标61.1调研现状61.2需求分析的目标62.现状调研和需求分析的范围和方法82.1现状调研的范围82.2现状调研的方法83.需求分析点-组织机构93.1企业组织机构及角色93.1.1 ABCD组织机构图93.1.2 总部机构图103.1.3独立事业部机构图103.1.4分子公司机构图113.2合同业务部门113.3合同审核岗位153.4合同用户角色及权限163.4.1角色及权限分析173.4.2功能说明174.需求分析点-合同业务174.1现有合同类别174.2现有合同模板184.2.1合同模版184.2.2合同模板分析194.2.3条款及款项194.2.4条款及款项分析204.3现有合同内部管理规定215.需求分析点-合同业务流程225.1合同业务相关流程225.1.1国内销售物流管理流程225.1.2国内采购流程235.1.3国外销售流程255.1.4国外采购流程265.1.5重大合同论证流程275.1.6重大合同审核流程285.1.7整套合同文件审核及交接流程295.2合同管理流程分析305.2.1合同创建305.2.2合同协商315.2.3合同审批315.2.4合同执行325.2.5合同变更325.2.6合同关结325.2.7合同续签325.2.8其它326.需求分析点-主数据维护326.1 供应商信息326.2 产品信息327.系统集成需求33本文档中用到的简称对照表全称简称有限公司XXXXEmptoris Contract Management（合同管理软件）ECM1. 合同管理项目现状调研和需求分析的目标1.1调研现状随着业务国际化、信息化的发展，XXXX在传统国际贸易模式中融入电子商务元素，于2011年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单网的为ERP系统。但是随着公司业务量的扩大，XXXX在2014年下半年，企业管理部调研公司3649个销售、3806个采购的合同评审、付款审批流程、权限，通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分环节存在失控、执行不到位的问题。而且当前XXXX国际贸易有限公司的合同都是线下审核， 虽然有流程规定说明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏， 在会审的业务上， 或者出现层层重复审核的情况， 或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提升管理效率，避免人为失误的控制漏洞。1.2需求分析的目标需求分析的目标是为了通过对合同管理软件系统及ERP系统改造优化，通过合同的结构化管理、标准化管理，订单的系统排程、进度提醒和控制，实现合同的在线制作、变更、审批与在线控制，固化合同管理全流程，最终达到系统防控合同管理风险的目的。合同管理软件项目要实现的目标为：1、降低风险：通过合同标准化，条款款项结构化管理，实现合同文本的规范，降低制作、审核过程中的差错和遗漏；通过合同的在线管理，有效保存合同执行过程中的历史痕迹记录， 避免有人随意变更条款但却没有说明， 审核人没有审核变更条款的情况；避免审核版本混乱不清的情况；合同审批通过之后才能出现打印按钮， 避免线上线下内容不一致；通过系统对合同的分类分级、风险点的组合判断， 触发不同审批流， 降低合同管理风险；通过合同管理， 有效的实现风险预警管理， 包括：应收账款逾期、逾期收货、增值税票未收等， 从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范及事中的有效控制。2、提高效率：（1）通过合同标准化，条款款项结构化管理，审核内容按岗位进行区分， 大大降低审核时间， 提高审核效率； 审批权限合理下放， 减少领导层审批瓶颈。（2）审批及审核合并；减少审批、审核中的重复环节；（3）合并重大业务论证、审核到合同管理平台中，实现重大业务管理的在线化； （4）通过合同在线对比功能，审批人可将变更的条款及原条款做出清晰的比对；（5）通过系统自带的报表功能，可快速配置内部所需报表。有限公司，2015Page 36 of 362. 现状调研和需求分析的范围和方法12.1现状调研的范围合同管理项目调研的范围包括企业组织机构，合同涉及的业务部门，及合同用户角色及职责，权限管理；合同类别，合同模板及合同的内部管理规定；合同全生命周期（合同起草，合同协商，合同审批，合同签订，合同变更，合同终止，合同续签，其他）的合同业务流程及功能描述；主数据（供应商，物料，合同模板，合同条款等）维护流程和功能需求；ERP系统与ECM系统关系及集成需求。表格总结如下：调研项备注企业组织机构，合同业务部门，合同用户角色及职责，合同用户权限4项合同类别，合同模板，合同内部管理规定3项合同全生命周期的业务流程及功能描述7项主数据维护流程和功能需求4项ERP系统与ECM系统关系及集成需求1项需求调研涉及到的部门为信息技术部，各个事业部，市场部，风控部，企管部，供应链部，法务部，物流部，财务部，人力资源部等各大部门。2.2现状调研的方法现状调研的工作方法主要依据IBM提供的合同管理项目需求调研模板，采用问卷调查法进行。问卷调查是一种结构化的调查，其调查问题的表达形式、提问的顺序、答案的方式与方法都是固定的，是一种文字交流方式，且问卷调查的结果便于统计处理与分析。但是也存在一些潜在的问题，如问卷调查经常由客户自己填写问卷，所以调查结果的质量会有一些得不到保障。此次的问卷调查我们滚动式的进行，将信息点分开收集，信息收集上来以后经过多次整理并发给客户确认，最后输出XXXX合同管理调研信息整理文档。XXXX合同管理项目需求调研分析过程如下：3. 需求分析点-组织机构3.1企业组织机构及角色3.1.1 ABCD组织机构图【点击拖动可看大图】3.1.2 总部机构图【点击拖动可看大图】3.1.3 独立事业部机构图【点击拖动可看大图】3.1.4分子公司机构图【点击拖动可看大图】3.2合同业务部门合同管理相关的业务部门及岗位信息如下表：分支机构部门合同相关业务部门相关岗位一分公司副总经理塑料事业部塑料事业部客户经理销售经理销售助理业务部门经理事业部总经理助理装饰材料事业部瓷砖部销售经理业务项目经理装饰材料事业部灯具项目组销售经理业务部门经理装饰材料事业部吊顶及隔墙部销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理装饰材料事业部人造板材部销售经理业务部门经理业务项目经理装饰材料事业部五金制品部销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理装饰材料事业部装饰材料事业部事业部总经理事业部总经理助理二分公司副总经理独立事业部燃料分公司燃料分公司事业部总经理事业部总经理助理销售经理销售助理业务部门副经理业务部门经理业务项目经理燃料分公司业务总监独立事业部冶金煤分公司冶金煤分公司客户经理事业部总经理事业部总经理助理销售经理销售助理业务部门经理业务总监一分公司钢材事业部钢管部采购经理销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理钢材事业部卷板部采购经理采购助理销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理钢材事业部型钢部采购经理销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理钢材事业部钢材事业部事业部总经理事业部总经理助理二分公司建材事业二部防水材料部采购经理销售经理业务部门经理业务项目经理建材事业二部家居产品部销售经理业务项目经理建材事业二部金属工程部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理建材事业二部再生材料部采购经理销售经理业务部门经理业务项目经理二分公司建材事业二部建材事业二部业务部门经理独立事业部建材事业四部电线电缆项目组销售经理业务部门经理建材事业四部复合材料部销售经理业务部门经理业务项目经理建材事业四部冶炼材料项目组销售经理销售助理业务项目经理建材事业四部建材事业四部事业部总经理事业部总经理助理一分公司建材事业一部采购部采购经理采购助理建材事业一部节能产品部销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理建材事业一部铝箔部销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理建材事业一部铝材部销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理建材事业一部数码产品项目组销售经理业务部门经理建材事业一部建材事业一部事业部总经理事业部总经理助理四分公司建筑机械事业部工程机械部技术工程师销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理建筑机械事业部模板工程部技术工程师销售经理销售助理业务项目经理建筑机械事业部重型装备部技术工程师销售经理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理建筑机械事业部建筑机械事业部采购经理事业部总经理事业部总经理助理二分公司水务工程事业部球墨铸件二部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理水务工程事业部球墨铸件一部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理水务工程事业部水务工程事业部事业部总经理事业部总经理助理独立事业部新业务开发事业部PE塑料制品部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部玻纤产品部销售经理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部第五业务部销售经理业务部门经理新业务开发事业部高温工程部采购助理销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部胶粘带部销售经理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部新产品部销售助理业务项目经理3.3合同审核岗位根据合同管理审核要素表,按照其中岗位的最大子集整理的审核岗位信息如下:序号部门审核岗位备注1总经理2风险控制部风控总监3风险控制部风险控制部经理4风险控制部进口风险控制科长5风险控制部合同审核主管6风险控制部信保主管7法务部法务部经理8法务部法务主管9物流部物流部经理10物流部货权控制科科长11物流部仓储监管科科长12物流部商务科长13单证部单证部经理14单证部单证主管15供应链管理部供应链管理总监16供应链管理部供应链管理部经理17供应链管理部质量主管18市场部市场部经理19财务部财务总监20财务部财务部经理21财务部资金科科长22财务部资金主管23财务部付款主管24财务部授信主管25财务部会计核算部经理26财务部会计核算主管27业务副总经理28事业部总经理29业务部门经理3.4合同用户角色及权限调研示例表格如下：权限角色（合同创建者）合同审阅合同审批合同创建合同编辑合同审批3.4.1角色及权限分析在合同管理软件中，权限设计对系统的运行与操作非常重要，是系统成功运行非常重要的组成部分，每个用户在系统中都拥有一定的操作权限完成相应的系统操作，“权限”既包括应该具有的权利，也包括应该受到的限制两个部分。要通过权限设计保证用户能够进行正常的业务操作，也要限制用户在系统中的操作本不属于他的业务。要通过权限设置限制机密信息被不相关的人查看。权限分配的结果是用户所得到的权限应该正好够用，既不多也不少。配置合同管理软件时，会依据实际业务岗位创建对应的用户组，然后为用户组赋予合适的权限，并将用户和用户组或角色关联。3.4.2功能说明按照XXXX合同管理软件需求说明书中4.5小节的说明，参考如下：1、支持树型多级结构。2、支持分子公司管理，支持集团式组织结构管理。说明：XXXX与分子公司分别使用独立的ERP业务系统，属于集团组织管理架构。 3、在ERP中维护组织架构，包括增删改停启用等操作，都能同步到合同管理软件中。单向维护，ERP合同。4、支持组织机构、人员的调整，如合并、撤销（离职）、变更、调动等，对客商、合同等相关权限进行同步调整。5、支持持单点登录功能。4. 需求分析点-合同业务123454.1现有合同类别根据5月5日XXXX初步反馈，合同类别划分如下：合同分类合同类型公司主体部门其他属性合同采购国内国贸总部事业部物流部其他部门无锡产品一部产品二部产品三部国外德国产品一部产品二部产品三部阿联酋销售国内国贸总部事业部物流部其他部门无锡产品一部产品二部产品三部国外德国产品一部产品二部产品三部阿联酋4.2现有合同模板123455.15.24.2.1合同模版序号名称模版文件备注1国内采购合同2国外采购合同3国内销售合同Aris系统下载4国外销售合同5职能合同4.2.2合同模板分析合同模板可以用来创建合同实例。合同模板的正文可以由多个条款模板组成。合同模板可以带入一个合同所需的大部分信息，包括合同正文的初稿、合同中包含的关键变量、合同的审批流程等.合同模板设计的优劣，将直接影响合同管理模块实际应用的效果和效率。合同模板的设计目标：1. 能准确有效提取定义好的条款库内容，并保持不同模板建立时定义的排版格式；2. 根据合同模板管理要求，灵活但严格设置权限管理，保证模板的规范性及统一性；3. 抽取通用信息，加入合同模板，方便每个合同的编辑处理工作。合同模板的设计原则：统一合同格式，简化合同编辑。目前只有国内销售和国内采购示例合同，没有按照业务部门划分的合同示例，或者没有客户已经归类好的合同模板。4.2.3条款及款项合同条款序号名称条款内容备注1通用条款2协议条款3特殊条款合同款项序号款项类别变量/要素备注1付款条件金额、时间2品质条件3物流条件44.2.4条款及款项分析合同条款是组成合同正文的基本元素。通过对合同现有模板的分析整理，形成可应用于各类合同模板的合同条款，将有助于提高未来合同管理业务的效率。合同条款的设计目标：1. 某些针对特定内容（例如法务）的条款具有很高的通用性，并且需要在合同制作/协商过程中保持标准性。此类条款通常会由固定的负责人维护。如果引用这些条款的合同在制作/协商过程中对条款进行了修改，则需要由对应的条款负责人进行审批。2. 根据以往的系统使用和项目实施经验，一个合同中含有过多的条款容易导致一些不好的结果：a、条款维护过程比较复杂，b、合同编辑比较麻烦，c、容易产生合同正文格式错误。所以尽量简化合同的条款组成。根据现有的合同模板进行对应的合同条款，这个合同条款包含合同正文的主要内容。这样一个合同一般包括3到4个条款。3. 对于用合同正文中用表格表示的信息尽量采用行条款。因为行条款能够定义所用信息的数据类型，能获得更好管理的控制性、并便于程序自动处理。4. 通过对已有合同模板中款项及关键信息的筛选，建立通用的款项，为后续系统设计、报表开发及合同执行管理等做好准备。合同条款的设计原则：1. 确保实现特定条款由特定负责人维护，条款在具体合同中被改动后要由对应的负责人审批。2. 简化合同的组成结构。需要根据收集上来的合同范本来分析合同条款。4.3现有合同内部管理规定序号阶段说明管理规定备注1合同签订论证审核Aris下载2合同执行风险控制（物流和财务等要素）Aris下载3合同归档归档分析Aris下载5. 需求分析点-合同业务流程678910115.1合同业务相关流程5.1.1国内销售物流管理流程5.1.2国内采购流程国内采购订单审核子流程5.1.3国外销售流程5.1.4国外采购流程5.1.5重大合同论证流程5.1.6重大合同审核流程5.1.7整套合同文件审核及交接流程5.2合同管理流程分析流程是一个公司业务运作的基础，合同管理的规范化要求必须通过流程来实现，围绕规范化构造端到端的业务为核心，实现合同管理各个阶段的有效衔接，达到持续改善和优化的目标。对于合同管理业务，主要的业务过程包括：合同起草、合同谈判、合同审阅、合同发布、合同签署、合同执行、合同变更、合同关闭等。从合同全生命周期管理角度出发，项目组结合XXXX现有的合同管理流程、实际业务特点以及Emptoris合同管理模块的系统功能，梳理了8个合同管理业务流程，见下表。序号流程编号流程名称1BPD_1合同创建管理流程2BPD_2合同审批及发布管理流程3BPD_3合同执行管理流程4BPD_4合同变更管理流程5BPD_4.1合同变更申请审批管理流程6BPD_5合同关结管理流程7BPD_6合同模板（条款）管理流程8BPD_7合同续签管理流程具体的流程设计会在后续的XXXX国际贸易合同管理项目详细设计报告中给出。5.2.1合同创建类别起草人员动作描述国内销售客户经理起草合同，提出申请国内采购采购经理建立国内采购订单，提请申请国外销售销售经理制作，上挂相关文件国外大宗采购客户经理起草合同，提出申请国外非大宗采购采购经理建立采购订单，提请申请一般合同客户经理重大合同业务部门经理起草合同，提出申请5.2.2合同协商合同起草人负责与合同各方对合同条款进行协商，修改。5.2.3合同审批1、合同审批流程类别审批流程审批要素国内销售国内采购见下图见图中描述国外销售国外大宗采购国外非大宗采购一般合同重大合同示例：国内采购合同审批流程2、合同审核要素： 5.2.4合同执行具体的流程设计会在后续的XXXX国际贸易合同管理项目详细设计报告中给出。5.2.5合同变更同上5.2.6合同关结同上5.2.7合同续签同上5.2.8其它同上6. 需求分析点-主数据维护6.1 供应商信息供应商主数据在ERP中维护，同步到合同软件中。6.2 产品信息产品分类和产品信息在ERP中维护，同步到合同软件中,同步信息包括产品名称、产品单位、产品规格属性，产品规格属性值等信息。7. 系统集成需求按照XXXX合同管理软件需求说明书及ECM软件功能清单，筛选出总共11条需做系统集成定制开发。功能序号一级功能二级功能ERP系统Emptoris Contract Management描述备注补充2基础数据同步产品信息ERP维护，导入到ECM 通过产品自带的接口，可以定时由ERP推送产品信息同步信息包括产品名称、产品单位、产品规格属性，产品规格属性值等信息。产品分类（4级分类）、产品信息、规格信息，规格信息因产品不同可以自定义，且产品和产品规格支持中英文，以适应国内和国外合同需要3基础数据同步客户信息ERP维护，导入到ECM 通过产品自带的接口，可以定时由ERP推送产品信息客户名称、地址、电话、传真、授信额度（信保及公司内部授信）、已占用额度、授信余额1.ERP录入客户信息=市场部审核将要启用的客户信息（客户信息生效）=同步到合同软件中2.在ERP中进行客户余额初始化（考虑币种、增减节点）、赊销额度设置，以供合同管理软件调取3. 公司总赊销控制ERP系统对客户信息进行审核及客户余额初始化;公司总赊销额度;4基础数据供应商信息ERP维护，导入到ECM 通过产品自带的接口，可以定时由ERP推送产品信息，定制开发接口供应商名称、供应商代码、授信代码、授信额度、企业性质、法人、地址、银行账户信息、供应商预付款授信余额、注册地址所在国家、注册地址所在城市、联系电话同步到合同管理软件中1.在ERP供应商信息中初始化供应商余额、授信代码和授信额度;（考虑币种、增减节点），确保合同管理软件调取2.采购合同保存时根据当前余额与合同付款方式、合同支付金额对比进行提醒，合同生效阶段，要进一步根据余额控制生效。3.涉及合作订单情况腾退的问题，业务部门自行解决，如需特殊审批需向风控总监进行申请。4.公司总授信控制新供应商业务部门在ERP供应商中心注册，供应链管理部审核，通过后，相关信息如上图，自动导入到合同管理软件5基础数据合作伙伴信息通过产品自带的接口，可以定时由ERP推送产品信息客户说暂时不考虑8系统组织架构组织架构维护ERP维护，导入到ECM 通过产品自带的接口，可以定时由ERP推送产品信息在ERP中维护组织架构，包括增删改停启用等操作，都能同步到合同管理软件中单向维护，ERP合同。9系统组织架构组织机构、人员的调整通过产品自带的接口，可以定时由ERP推送产品信息支持组织机构、人员的调整，如合并、撤销（离职）、变更、调动等，对客商、合同等相关权限进行同步调整。14合同池及模板管理标的信息ERP导入到ECM 第1条不支持，其他通过编写插入式的User Exit代码实现1.合同标的支持产品图片显示。（NO）2.从ERP调取标的信息显示在条款和表格中（按产品整理合同显示要求，比如分组要求、行等）。2.1ERP产品、规格型号、备注等标的信息同步至合同软件，合同软件根据合同模板展现规则的要求进行展现在合同软件中。2.2合同模板要求如下：a)普通（每个产品的名称规格型号描述等信息在不同标的明细行中显示）;b)带图片（标的明细行中显示图片）;c)按规格分组（指定用以分组的几种规格，从合同的产品中，挑选出分组规格相同的产品放到一组中展示，标的明细行中展示这些产品不同的规格属性）在ERP订单信息中：新增=选择产品=选择产品显示类型、分组规格=保存退出=合同软件中按所选显示类型及分组规格展现产品。16合同池及模板管理款项库ERP导入到ECM 2.通过系统现有的接口，可以在ERP中调用合同管理接口1.支持自定义款项库2.支持从ERP订单中调取相应的款项值3.支持结构化的收付款方式、交付/收货方式、发票开具/接收方式从ERP传过去作为条款，并同时记录条款中的数字作为跟踪款项4. 根据款项搜索统计相关合同（NO）3.1在ERP中新建订单，填写订单信息，选择付款方式（如下图1），填写该付款方式的比例与天数，补充其他订单数据，保存