SLJZ-LC-CB02工程合同管理办法.doc

工程合同管理流程编号：SLJZ-LC-CB01版号：A/0页码：第 2 页 共 7 页工程合同管理办法(主责部门：成本管理中心/公司造价控制部)编制日期审核日期审批日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人审批人7工程合同管理办法编号：SLJZ-LC-CB01版号：A/0页码：第 7 页 共 7 页1 目标健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，使合同的签订、履行规范化，并最大限度的控制公司经营风险，提高合同审批效率。2 适用范围2.1 适用于公司所有对外签订的工程类合同。3 术语和定义3.1 合同：指本公司在公司所属经营范围内，由公司法人或其授权代表人在授权范围内代表公司与公司外部的法人、自然人以及具有法人地位的社会团体和组织之间所订立的所有契约形式4 职 责4.1 成本管理中心4.1.1 负责组织拟定工程施工类合同标准文本（每年修订），建立合同文本库；4.1.2 负责合同标准文本的全面推广使用；4.1.3 负责对造价控制部进行合同交底及合同条款的解释；4.2 造价控制部4.2.1 参与确定合同合作单位，组织合同谈判，洽谈合同专项条款、合同会签及合同交底；4.2.2 配合合同使用部门解释合同，监督合同履行情况，组织合同履行后评估；4.2.3 负责审核合同变更申请，组织拟定合同变更条款。4.3 合同执行部门（生产部）4.3.1 配合确定合同合作方，配合洽谈合同专项条款，参与审核本部门的各项合同条款；4.3.2 组织并参与合作的供方签订合同；4.3.3 在部门职责范围内，代表公司履行合同，并监督合作方各条款的履行情况；4.3.4 负责按需提出合同变更申请，配合拟定合同变更条款。4.3.5 负责合同履行后劳务队伍综合施工能力评估。5 关键活动描述5.1 合同管理必须遵循以下原则5.1.1 合法性原则：合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。5.1.2 合同书原则：合同必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证及有价请示单事项可另行办理；合同外签证及有价请示单金额在10万元以下的零星工程经公司造价控制部审核、集团成本管理中心终审后及时结清。5.1.3 事前签订原则：施工劳务合同一般情况下应在施工单位或班组进场前签署，特殊情况时造价控制部可以与施工单位先签定工程单价、付款条款的确认单，并报集团成本管理中心审核或备案。一般情况下不允许工程类业务未签署合同即先行施工或进场后再提高工程单价的行为。5.1.4 招标原则 采用三家及以上施工单位议标或招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过三家及以上施工单位或招标方式确定：（1）某项工程、产品已经过公司审批确定了长期合作伙伴关系；（2）某些政府垄断工程；（3）属于工程供方选择管理流程规定的适用情形，经详细考察，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用此方法确定合作方。 合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。5.1.5 利益明晰原则合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。5.2 标准合同文本的编制5.2.1 成本管理中心根据开发进度或同类合同使用的频次制定合同标准文本制定计划。5.2.2 成本管理中心拟制标准文本，填写合同标准文本审批表。5.2.3 合同标准文本审批表会签、审核的程序为成本管理中心发起合同-造价控制部审核-财务审核-法务审核-材料采购中心审核-设计研发中心审核-成本管理中心分管领导审核-总裁审批。标准合同会签时各公司审核部门收到标准合同文本及合同标准文本审批表2个工作日内必须提出审核意见；各部门会签意见的侧重点是：财务管理中心从资金风险的角度，成本管理中心从成本控制的角度，总裁办（法务专员）从法律风险的角度，生产部从工程管理、施工操作和质量控制的角度，材料采购中心从材料管理及质量要求角度、设计研发中心从设计要求角度进行审核。5.2.4 批准后的标准合同文本成本管理中心向造价控制部经理进行交底，造价控制部给项公司执行部门进行交底，然后使用部门开始使用，成本管理中心存档；成本管理中心根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改标准合同文本。按照本流程文件规定的程序进行。5.3 合同的起草、定稿、谈判5.3.1 未制定标准合同文本的劳务合同，由造价控制部负责相关合同的草拟、定稿及谈判，工程分包合同，应在保修服务条款明确：在工程保修期间，若承包商有下列情况之一，可另行委托其它承包商处理。a) 接到维修通知（口头或书面）拒不到现场处理问题；b) 超过规定的到场时间后4小时仍未赶到现场；c) 超过规定的时间仍未完成有关工程维修任务，且不主动报告；d) 因维修人员服务行为造成客户强烈投诉。5.3.2 已经制订了标准合同文本的则直接进行谈判工作。5.4 合同的审核审批5.4.1 各项目公司审核审批主体工程合同的时间限定在15个工作日内完成，一般工程合同限定在12个工作日内内完成；集团成本管理中心审核审批要在5个工作日内完成。合同的审核审批流转程序及责任，参见责权手册。5.4.2 合同签署的原则a) 合同原则上由对方优先签字盖章。b) 合同审批原则上应按顺序依次作业，由相应具有审核、审批权限的人员，在合同审批表上完成必要的签字，特殊情况下经审批人同意，各级审核人可同步作业，或由审批人召集会议审批。5.4.3 合同审批时必须具备的完整合同资料应包括：a) 一份乙方已确认的合同。b) 甲、乙双方审核确定的合同预算书。c) 招标的合同应附上招投标全过程内容（招标文件、施工单位投标书、决标备忘）（详见招投标管理文件）。d) 不进行招投标的工程合同，应附上三家以上单位约谈情况的具体资料及情况说明。e) 若发生工程单价须在下一项目中延用的情况，主办人必须以公司请示单的形式上报分管领导和项目公司总经理审批，经领导审批同意后方能延用。在主办人上报合同审批时将该请示单作为合同附件一同上报。5.5 合同的编号、分发、登记、保管、存档5.5.1 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。5.5.2 合同文件一般共七份，其中正本二份，副本五份；乙方执正副本各一份。5.5.3 施工类合同文件必须采取印刷装帧方式。5.5.4 合同文本正本（包括合同文本、相关补充协议）应由综合管理部统一妥善保管；财务部门为正本、造价控制部、生产部应备有合同文本等资料的副本或复印件。5.5.5 造价控制部应全面运用成本管理软件，设立合同管理台帐，系统地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。5.5.6 项目合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用印章，并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；非印刷装帧的合同文件承发包单位要盖骑缝章。5.5.7 合同编号a) 合同应该由专人连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容）；合同有关部门皆应采用统一编号。b) 合同编号次序为：项目名称及期或区-分类-流水号（按订立日期编制流水号）。如“升龙凤凰城-一期-施工-001号”等。c) 关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照公司相关规定执行。 5.6 合同的交底、执行、反馈与总结5.6.1 合同交底：在合同签订之后，一般要求造价控制部至少就主体合同填写工程合同交底书，发至各部门，并向生产、成本、项目公司等有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底，可只填写工程合同摘要表发送到相关部门的有关人员，以便执行。5.6.2 合同执行：合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行，执行部门、造价控制部、财务部三方相互复核和监督。5.6.3 合同付款：各公司的合同执行部门必须按上月完成量及合同约定的付款比例审批工程进度款；特殊情况下若超过合同约定比例付款时，需要报总裁批准后执行。具体操作依照工程付款管理流程、工程结算管理流程等文件的要求执行。5.6.4 合同工作总结及标准合同文本修订a) 成本管理中心是工程类标准化合同的管理部门，根据各部门对合同执行情况反馈，组织持续评审、改进标准合同文本。其他部门的意见和建议由成本管理中心负责评审和确认。b) 当政府当局有强制性规定时，应加入格式化的补充条款以充分表达与公司格式合同文本之间的差异。c) 标准合同文本的优化采取双向意见反馈的模式，合同使用部门在乙方履约管理过程中，如发现因合同内条款不明确而对工作造成影响的，应在三个工作日内主动向成本管理中心发起合同反馈单。成本管理中心每半年向各个合同使用部门发起征询，要求各使用部门对现有合同进行梳理，以合同反馈单形式向成本管理中心提出标准合同范本优化建议。5.7 合同变更、补充协议的签订5.7.1 合同经办部门负责组织合同变更、补充协议的